关于城市项目工程建设档案管理的探讨

关于城市项目工程建设档案管理的探讨
摘要：随着城市建设基础设施规模的不断扩大、工程项目数量的增加以及工程
类型的多元化，使得城市项目工程建设档案管理日益复杂，为了充分发挥其城建
工程档案的作用，本文阐述了建设工程档案的重要性以及城市项目工程建设档案
管理的主要作用，对城市项目工程建设档案管理存在的问题及其策略进行了探讨
分析。

关键词：建设工程档案；重要性；城市项目工程建设；档案管理；作用；问题；策略
一、建设工程档案的重要性
建设工程档案是在建设项目管理活动之中形成的一种原始、图物符合的资料。

也是国家和社会发展历程中有着一定要求的文献载体，同时也是建筑工程在建设
过程中的精确记录，作为十分珍贵的信息资源，在城市建设发展具有重要意义。

在建设项目管理过程中形成的各种文档和材料，其范围一般包括有土建、文件、
水电设备安装工程等等文件资料，这些档案资料可以将建筑工程的建设全貌反映
出来，对于工程质量评定和竣工后的管理维护具有重要意义。

二、城市项目工程建设档案管理的主要作用
1、城市项目工程建设档案是管理进行城市建设的基础。

城市项目工程建设档案是保证城市的建设、土地开发、利用等合理进行的前提和基础。

同时，城建规
划是实现城市的社会经济发展目标的综合性手段。

在城市建设和管理的实践中，
城市项目工程建设档案逐渐发展壮大起来。

编制城市的总体规划必须体现出尊重
现实、尊重历史、保护文化遗产和保证人民利益的原则。

还要尽一切可能，以最
大的限度来满足人民对城市提出的基础设施、公用设施和环境质量等等一系列要求。

2、城市项目工程建设档案管理是城市规划管理的依据。

城市规划管理工作如果没有一份完整、准确、系统的城市项目工程建设档案，那么，这个城市规划管
理就是盲目的。

尤其是在进行地下管线和一些非常隐蔽的工程中，更加需要城市
项目工程建设档案来作为依靠，提供依据，城市项目工程建设档案中，一些建设
竣工信息材料的提供，能够更好地保证城市建设的顺利进行。

城市的现代化进程
不断地加快，城市中许多地面和空中的设施、管线等逐步转入到了地下，这样一来，地下的建设物、构筑物等隐蔽的工程也就越来越多。

三、城市项目工程建设档案管理存在的主要问题分析
城市项目工程建设档案管理存在的问题主要体现在：（1）内容不全。

由于城市项目工程建设档案工作的特殊性，很多建设单位存在重工程、轻档案的问题，
没有形成完善的档案管理工作机制，工程档案不全等现象普遍存在，甚至有假档案、假资料等问题。

（2）收集困难。

很多建设单位对工程档案重视不够，没有
落实专人负责，以工程紧、任务重为借口，不及时形成、提供档案材料，不注重
收集具有保存价值的文字、图片、音像等档案资料，甚至工程项目竣工很久也没
有提供相关档案。

（3）服务滞后。

很多建设单位忽略了工程档案的重要作用，
无论是新建工程还是改造项目，往往没有提前查阅档案，依据档案制订工程方案，造成盲目施工。

四、加强城市项目工程建设档案管理的策略
1、全面准确收集相关资料。

城市项目工程建设建设由于时间较长、室外工作多、涉及面广、单位分散，档案收集存在诸多困难，很容易造成资料积累残缺不
全。

要健全档案收集机制，充分发挥各方面的工作积极性，形成共同关心档案、
共同收集档案的工作合力，从源头上保证文件材料无遗漏、无差错。

一方面，要
强化跟踪。

档案工作人员要积极、主动、全面掌握工程进度，根据工程进度，及
时督促有关科室或项目部收集档案，并做出相应的技术指导。

另一方面，要强化
协调。

对一些规模较大的城市项目工程建设，项目建设单位和档案管理部门，应
高度重视档案收集工作，加强与施工单位档案员及监理等单位的联系，及时掌握
工程进展情况，根据工程进度进行催收，必要时采取一定的强制性手段，避免档
案原始材料的散失。

2、健全完善城市项目工程建设档案管理机制。

城市项目工程建设建设涉及面广，档案工作从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交等，需要参与工程
项目的建设、设计、施工、监理等多个单位的共同努力，缺一不可。

做好城市项
目工程建设档案工作，首先必须健全管理机制，明确各相关单位的档案管理责任
和工作要求，每个项目的每个参与单位都要设立专职档案员，负责本单位的档案
工作，实行档案管理与工程项目的建设同步进行、同步督导、同步检查。

在各单
位内部，要健全档案联动机制，各业务科室和项目部都要把及时上报档案材料作
为本职工作的重要内容，做到普通档案资料定期上报，重要资料随时上报，切实
保证档案资料的时效性和完整性。

3、严格城市项目工程建设档案的编研工作。

一是利用摄影、录像等多种数码处理和载体记录城市发展，并将其编制成专题片、画册等，这种生动、直观、说
服力强的编研成果更能适应快节奏的社会，为处于“读图时代”的广大群众所接受。

二是围绕经济发展和城市建设做好编研。

这应始终是编研选题的重点。

城市建设中，开展了专题资料汇编工作，先后汇编了道路改造工程、供热供气管理建设工程、“拆墙透绿”工程等专辑，为规划建设管理部门以及专业技术人员提供极具价
值的参考资料。

三是体现出地方特色。

城市项目工程建设档案含有深厚的文化底蕴，反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等，对现代设计业、建造
业有极高的参考借鉴价值。

4、保障城市项目工程建设档案的延续性。

城市项目工程建设建设为了适应城市发展的速度，需要在原有发展的基础上做出快速的更新与转变，而城市项目工
程建设档案在城市建设过程中发挥着极其重要的作用，这就对城市项目工程建设
档案的质量及管理水平提出了较高的要求，需要不断提高档案管理人员的业务技
能和素质水平，为城市项目工程建设建设水平的提高提供可靠的信息依据。

城市
项目工程建设档案在管理过程中需要从城市发展的实际情况出发作出相应的改变
和创新，如城市的点、线以及面等方面发生了较大的变化，城市项目工程建设档
案管理人员也要在此基础上有所创新，确保档案的延续性，以便城市项目工程建
设建设人员能够在实际工作过程中有的放矢，从而实现提高城市建设水平的目的。

5、加强档案管理信息化建设。

当前要加强城市项目工程建设档案管理，首先要加强城市项目工程建设档案信息现代化建设。

一是加强信息资源建设工作。

从
文件目录做起，将现有档案数字化，并及时建立、逐步充实和完善档案信息数据库。

二是加强计算机网络设施建设。

加强计算机配备，并实现计算机连结上网，
实现档案信息快速传输检索和利用。

做好计算机软件的选用和设计，从档案管理
的实际出发，综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本
功能，以满足档案管理的要求。

三是加强信息化管理人才。

城市项目工程建设档
案信息化建设，要求档案工作者既要掌握档案学基础理论的档案管理知识，还要
掌握一些计算机技术、网络技术和操作技能。

结束语
综上所述，城市项目工程建设档案管理对于城市建设具有重要作用，随着城
市项目工程建设竣工档案的不断增多，城市项目工程建设档案工作亦发生了深刻
的变化。

为了充分彰显城市项目工程建设档案管理的作用，加强对其存在的问题
及其策略进行分析具有重要意义。

参考文献：
[1]柴军艳.探究关于建设项目工程档案管理的思考[J].东方企业文化，2015（01）
[2]黄桂华.刍议城建档案管理工作的重要环节[J].江西建材，2017（01）
[3]李喻晓.关于如何提高城建档案质量的思考[J].办公室业务，2017（11）。