第三个专题工作分析

第三个专题
工作分析是指系统全面的确认工作整体，以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集、分析和综合的过程。

工作分析在人力资源管理中的位置，如下图所示：
◎岗位不要设置很多，数量要尽可能少◎如何才能符合最低数量原则? 其确认过程:
生产岗位的员工主要从事企业生产第一线工作。

例如制造业的生产岗位主要是指直接从事制造、安装、维护及为制造做辅助工作的岗位。

主要是指行政或者服务性的工作岗位。

执行岗位的员工根据领导的安排执行自己的任务。

指部门科室、办事处等岗位，执行监督有关工作。

例如审计部门、监察部门，或者其他受董事会或股东会委托、监督企业各项工作的人员。

指各部门、科室的主管或者经理，或者是某个单位的负责人。

他们的职责是管理一个小单位。

指公司的高级管理层岗位。

例如企业的总裁、总经理、副总经理或分管各个业务的总监等。

在企业既定发展战略的指导下，对企业的组织结构进行设计和职能的分解，根据企业需要设置岗位，确定企业的编制，然后再确定执行岗位工作的具体工作人员，这一过程叫做企业的定员定编。

岗位和人员是两个不同的概念。

一个岗位不一定是一个人，可能是几个人。

岗位相同，从事该岗位工作的人员的职责也相同。

另外，也有可能是一个人同时负责好几个岗位。

例如一家小公司的人力资源部就可能有好几项工作。

如果公司刚刚成立，规模不大，就没有必要设几个员工：企业发展了，业务量大了，再添加人员。

要素是指工作活动中不能继续分解的最小单位。

例如速记人员速记时，正确书写各种速记符号。

工作任务是指在某一有限的时间段内，为达到某种特定目的所进行的一系列活动，它由一个或多个工作要素组成。

工作任务是工作活动中达到某一工作目的的要素的集合。

例如打印一封英文信，打字员必须做到：
（1）熟悉每一个英文单词
（2）在计算机中拼出相应的单词
（3）辨认和修改语法错误
（4）输出打印内容
职责是某人担负的一项或多项相互联系的任务集合。

例如：人事管理人员的职责之一是进行工资调查。

这一职责由以下任务所组成：设计调查问卷，把问卷发给调查对象，收回调查问卷，分析调查结果，将结果表格化并加以解释，把调查结果反馈给调查对象等。

职位是指某一时间内某一主体所担负的一项或几项相互联系的职责集合。

例如，办公室主任同时担负单位的人事调配、文书管理、日常行政事务处理等职责。

职位一般与职员一一对应，即一个职位一个人。

职务是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。

例如：某企业设两个领导岗位，一个分管企业生产，一个分管企业供销。

就其工作内容来说，两个人的职责内容不尽相同。

但就整个企业来说，职责相当，谁也不比谁重要。

因此，这两个职位可以统称为“部门经理”。

与职位不同，职务与职员并非一一对应，一个职务可能由几个人分担，即可能不止一个职位。

职业是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。

例如：会计、工程师等。

每个单位的会计与工程师的具体工作的内容与数量不尽相同，但他们彼此所担负的职责以及对他们的任职要求却是相似的。

工作分析也叫职务分析，是对一项职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究过程。

具体地讲，工作（职务）分析是指对组织中某个特定的工作目的、职责、隶属关系、工作环境、任职资格等相关信息进行调查与分析，并用一种文本格式把与这种职位有关的信息描述出来，从而使人们能了解这种职位的过程。

工作分析主要是研究某一工作岗位的六个方面，即
工作岗位（Where）工作内容（What）5W和1H 为什么工作（Why）
工作时间（When）由谁去工作（Who）如何工作（How ）
并对此进行书面描述（工作描述和任职资格描述）。

工作分析后，一般要进行工作描述和工作规范（任职资格说明书）的编写。

即编写工作（职务）说明书，对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作对人身安全危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。

1、为工作设计提供基础信息
2、为人力资源规划提供前提保证
3、为招聘、选拔、考核工作提供客观尺度
4、为报酬管理提供依据
5、为员工的培训开发提供指导
6、促进组织激励机制的有效形成
1、工作要素
2、工作任务
3、工作责任（职责）
4、职位：
5、职务（又称工作）
6、职业
1.横向分类：
在岗位（职位）分析的基础上，根据岗位工作的性质的相似程度，将岗位（职位）区分为岗类、岗群（岗组、职组）、岗系（职系）等。

将工作性质完全相同的岗位归为岗系，工作性质相似的若干岗系归为岗群，若干工作性质大致接近的岗群，又可划归为一个岗类。

以一家水泥厂为例：
岗类岗群岗系
岗位工人岗位生产操作岗位采矿工看火工
粉磨工包装工
辅助岗位配料工运输工、
库工装卸工搬运工
后勤服务岗位医疗卫生宿舍
浴室食堂、保育
干部岗位工程技术岗位设计工艺试制
管理岗位人事销售行政.财务综合
其他岗位教育培训图书
2.纵向分类：
依据工作的量的相似程度，即按责任大小，工作轻重、难易（劳动强度），所需任职资格条件的高低（劳动技能高低）等，将岗位划分为岗级（职级）、岗等（职等）。

岗级:
是将同一岗系中的所有岗位，按工作的繁简难易程度、责任轻重程度，以及所需人员的资格条件高低十分相近的划分为同一级别，即岗级，实施同样的管理、同样的工资和考核标准。

凡差别大的岗系，其划分的岗级多；反之则少。

第三岗等
岗等：
为了比较不同岗系间岗位的级别，必要区分岗等。

它是指工作性质不同，但工作的繁简难易、责任轻重、所需资格等相同或相近的岗级归为同一岗等。

如：
第三岗级的工人岗位
第一岗级的财务和人事管理岗位
第二岗级的行政岗位和销售岗位
它们的劳动报酬也应大致相同。

1．系统原则2．能级原则3．最优化原则4．标准化原则
2．
1、基本信息：
职位名称、任职者名字、任职者主管
2、设立岗位的目的：
3、工作职责和内容：
4、职位的组织结构。

5、职位的权力与责任：财务权、计划权、决策权、建议权、管理权、经济责任等。

6、与工作关联的信息：就是这个职位在企业内部和外部，包括与政府机关、供应商、客户之间发生怎样的沟通关系、沟通的频率和方式怎样。

7、职位的任职资格
（1）从业者的学历、专业要求（2）工作经验（3）专业资格要求
（4）专业知识要求
（5）职位所需技能：沟通能力、领导能力、外语水平、创意能力等。

（6）个性要求等
8、职位的工作条件9、职位所需使用的设备、工具10、劳动强度、工作饱和度11、工作特点等
工作分析的方法:
1、工作实践法
指工作分析者实际从事所研究的工作，在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料。

适用于短期内可掌握的工作。

对需要大量训练才能掌握或有危险的工作不适应。

2、典型事例法
典型事例法是对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述。

优点：可揭示工作的动态性。

缺点：归纳整理资料耗费时间；难以完整把握整个工作实体。

3、观察法
观察法是工作分析者通过对特定对象的观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程度、目的等信息记录下来，最后把取得的工作信息归纳整理为适用的文字材料。

应注意的问题：
避免机械记录，应主动放映工作的各有关内容，对观察到的信息进行比较和提炼；观察力求结构化，确定好观察的内容、时间、位置和问题。

4、座谈法
座谈法是通过工作分析者与工作执行者面对面的谈话来收集信息资料的方法。

工作分析者不应该消极的记录工作执行者对各种问题的反映，而应通过积极地引导来获取完整的信息。

注意：尽量使座谈结构化；保持友好亲善的态度。

优点：良好的可控性；可以获得观察法无法获取的信息（工作经验、任职资格）；特别适合对文字理解有困难的人。

缺点：容易导致信息失真。

5、写实法
写实法与观察法不同，属于客观的描述方法，但不像观察法那样亲临现场观察。

写
实法主要通过结构化的问卷来收集信息。

常见的方法有：职务调查表法、工作日志法和核对法。

5（1）职务调查法
根据工作分析的目的、内容来编写结构性调查表，由工作执行者填写后回收整理，提取工作信息。

一份完整的职务调查表包括：基本资料、工作时间要求、工作内容调查、工作责任调查、任职者所需知识技能调查、工作的劳动强度调查、工作环境调查。

问卷可以设计为开发式或封闭式。

优点：费用低、速度快、调查范围广。

缺点：易产生信息误差；受被调查者态度的影响大。

5（2）工作日志法
就是按时间顺序记录工作过程，然后经过归纳提炼，取得所需工作信息的一种工作信息提取方法。

优点：信息的可靠性高、费用低。

缺点：使用范围小、信息整理工作量大。

适用于工作循环周期短、工作状态稳定的职位。

6、核对法
根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况进行核对，获得有关工作情况的一种方法。

优点：减少了信息收集的工作量。

缺点：拟定工作清单比较困难。

工作分析结果的表现形式：
工作分析结果的表现形式主要有：工作描述、资格说明书（工作规范）、工作说明书（职务描述书）等。

1、工作描述
工作描述主要是对工作环境、工作要素及其结构关系等相关资料的全面记录与说明。

主要包括：
2、资格说明书
又称工作规范，是工作分析结果的一种表达形式。

主要说明任职者需要具备什么样的资格条件及相关素质才能胜任某一工作岗位的工作。

3、岗位（职务）说明书
职务说明书是工作分析结果中最为完整的一种，它包括工作说明书与资格说明书中所有甚至更多的内容。

包括：
工作状况、工作概要、工作关系、工作任务与责任、工作权限、考评标准、工作过程与方法、工作环境、任职资格条件、福利待遇及其他说明。

以某企业秘书工作说明书为例：
一、职责总述
在一般监督之下，完成文书工作。

包括准备各类数据资料，并编辑、汇总分类；草拟各种报告、请示、文件、通知、公告、工作总结，速记会议发言等
二、工作时间
在正常工作时间内完成，无须加班加点。

三、资格条件
1、学历：至少高中毕业，中专毕业更为理想。

2、经历：至少担任低一级岗位工作三年以上。

3、熟练度：具有较好的工作熟练度，如打字每分钟至少45字。

所谓能级原则就是一个岗位在组织结构中处于什么样的等级，起什么样的功能，也就是岗位在管理中所具有的能量等级。

在规范化体系里面，每一个岗位在企业里所发挥的作用不一样，也就是说能量不一样。

通过对岗位的分析和研究，最后使岗位设置、岗位职责的分配最优化，达到企业所有资源整合的最优态。

通过岗位分析以后，对各要素应该制定出统一的标准。

例如任职条件，有一个统一
标准，凡是部门经理级的一定要有本科以上文化程度；凡是担任技术总监的一定要有高级职称等。