企业档案管理数字化建设思考

企业档案管理数字化建设思考
摘要：档案管理是企事业单位日常工作中必不可少的环节，特别是对于生产型企业而言，其技术资料的保存、生产日志的管理、人员信息的采集和调用往往消耗了管理者大量时间和精力。

因此企业档案管理工作走向数字化建设，是适应新时期经营管理持续发展和新时代社会发展的需要。

关键词：企业档案管理；数字化建设；控制措施
1导言
目前，企业档案工作对于数字化建设的重视度越来越高，档案数字化建设主要是将纸质档案实现数字信息化的转换，利用计算机保存，这样可以通过计算机操作来完成对档案的管理。

这一种数字化档案，在满足共享需求的同时，可以提高企业管理水平，奠定改革发展的基础。

2企业档案数字化的优势
第一，有利于档案原件的保护。

企业档案的价值在于开发与利用，在安全生产、经营管理、法律诉讼等方面都需要档案资料的支持。

但是因为传统载体或多或少会产生限制，一旦反复借阅，就可能会引起老化与损坏的现象。

为了保持实体档案的长期稳定使用，企业需要耗费大量的维护资金。

在实施档案数字化管理之后，不但能够规避传统载体的缺陷，同时也能够保护档案的安全性。

第二，有利于档案资源的开发利用。

科学化的检索，可以实现档案信息资源的开发与利用，检索的快慢，对于开发资源以及后续的有效利用会产生较大的影响，让原本的纸质档案和实物档案能够实现数字化的处理，并且在档案管理系统之中加以存储，这样就可以通过智能检索的基本优势，实现快速、充分、合理、有效的利用。

档案数字化，也能够提高档案信息资源利用的实际效率，让办公室人员能够更加便捷地查阅资料。

同时，实现档案数字化处理，能够将原本的档案管理部门转化为数据存储管理中心，最终转变单一的馆藏结构模式，找准企业改革发展的基本方向，提升档案信息资源开发的层次与质量，最终利用丰富的档案内容，满足企业改革发展利用档案的实际需求。

3影响数字化档案建设管理的因素
3.1档案传输问题
档案数据利用网络即可实现存储、管理等功能，借助计算机设备可以在网络世界中实现端到端的交互模式，同时在信息传输过程中具有隐蔽性的特点，消除数据泄露的风险。

如果网络系统被恶意入侵或者个人数据被不法分子通过系统漏洞进行盗取，就会严重威胁到档案数据的安全性。

但期望实现档案资料的数字化发展就无法脱离网络系统。

因此，实现档案数据的数字化体系首先要从信息传输的安全角度来考虑。

3.2档案介质问题
由于网络技术已经是档案数据采集、传输的主要载体，所以以计算机设备为核心的硬件组成能否满足系统安全要求以及是否可以抵御外部干扰，也成为档案管理的重中之重。

如果档案存储的硬件设备无法抵抗外力影响，就会在遭遇自然灾害时导致内部存放的数据资料出现丢失或破损问题，致使企业或用户受到严重的损失。

此外，如果开展档案信息维护的技术
人员不能履行好自身职责，或者在工作中出现懈怠等问题，就会由于误操作造成档案系统中
数据缺失，难以恢复，甚至还会造成档案管理系统崩溃等情况。

4企业档案管理数字化建设途径分析
4.1建立档案数字化建设制度
第一，基于企业的实际情况分析，制定合理的日期，并且采取提前归档的模式，针对没
有按时进行归档的人员，需要针对性处理。

第二，在年终的绩效考核中纳入企业各个部门的
档案管理工作。

第三，落实档案管理责任制，要求在初始档案的建立阶段，就能够细分工作，落实相关资料的整理、收集、上交以及保存，这样才能够完善其保障措施，并且在相互之间，可以将监督与提醒的基本作用完全发挥出来，最终形成良好的档案管理习惯。

另外，在保管
档案的环节，也需要落实收集、加工、标引、检索等相应的环节，需要通过系统性的工作秩
序建设来进行针对性的改善。

4.2积极应对数字化档案的安全问题
首先，需要提高档案管理人员的责任意识，履行好具体职责。

因为数字化档案资料较为
脆弱，不管是人为影响还是环境破坏都有可能出现丢失、损坏等问题。

这就要求管理人员在
实际档案存储、交互以及共享过程中，树立起完善的安全观念，严格按照标准化的操作流程
进行管控，防止档案数据出现不必要的损失。

另外，要落实保管双套体系。

保证企业运行过
程中，可以将档案资料分别进行数字化和纸质化备份，建立起相应的长期存放机制。

最后，
还需要建成档案管理异地存放模式，防范出现档案数据丢失后无法复原的问题。

企业可以通
过建立起国家数据库的方式，搭建出异地数据备份系统，将重要等级较高的数据信息进行异
地备份。

4.3注重数字化档案信息数据库建设力度
在开展企业档案数字化建设的进程之中，最为核心的部分是档案数据库建设，其直接关
系到数字档案管理的有序实施。

所以，需要增强档案信息资源数据库建设力度，具体来说，
还需要考虑到：第一，检索型的档案信息数据库，主要是对于开放性的档案，提供相应的目录、范围以及检索。

第二，文件型档案信息数据库，主要通过档案文件的顺利载入，提供网
络方面的档案信息服务，并且最为关键的在于广泛的档案信息数据库类型的有效使用。

另外，对于电子文档系统建设力度的加大。

一直以来，电子文档管理系统都是基于数字化的模式存在。

对于各种电子文档，其本身都会拥有录入、修改、归档、查询等配套的功能，这一系统，其本身拥有相应的数码摄像与扫描功能，并且还能够将原本的纸质信息内容实现数字化方面
的转化，然后针对转化之后的电子文件，可以开展相应的科学化管理，其包含了签发、起草、归档、审核等诸多事项，最终才能够实现对存储情况和使用情况的监控。

4.4明确企业数字化档案管理的指导思想
档案对于企业最重要的意义是保存技术文件和生产日志，便于查阅以掌握企业生产的情况，同时保证人事和干部的管理。

因此档案的管制制度要从封闭走向开放，要让档案资料活
起来，在日常生产和管理中发挥作用，而不是仅仅为了保存而保存。

因此要塑造高效、便捷
的档案查询与查阅途径，鼓励管理和生产人员养成查询档案的良好习惯，实现档案资源共享，为企业的经营决策提供重要依据。

让储藏的信息资源能能够更好地提供给各方面的需求者。

4.5加强档案数字化的加工处理
针对企业数字化档案的加工处理原则，还应该考虑到纸质档案数字化加工的基本原则，
能够确定数字化处理范围，从理论上来分析，需要将档案数字化建设目标彻底实现，并且需
要满足纸质档案的数字化处理。

但是在实际的应用环节，这一种加工处理模式还需要耗费较
长的时间，针对部分不重要的档案信息，没有必要实施数字化的处理。

所以，在相关要求制
定环节，需要考虑到档案整理、档案扫描、档案备份、档案存储等，这样就会导致加工处理难度进一步加大。

所以，在实际的加工处理中，需要对应的支持，才能够将其实现。

结束语
总之，档案的数字化建设一直是各个行业无法回避的问题，其涉及跨专业的融合，也关系到企业在当前大数据背景下的生产经营。

所以，得到企业管理者、信息技术人员和档案专业人员的重视。

随着数字化时代的不断发展，信息技术为档案管理带来极大的便利条件，数字化档案建设已经成为必然，并且也是当前各个企业都需要面临的挑战。

针对数字化的档案建设与管理，需要通过不断的努力，才能够在实践之中去探索，才能够实现数字化档案的安全、高质量、有效管理，最终促进档案管理的创新与可持续发展。

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