第5章 Excel基础

• 单元格区域是用两个对角（左上角和右下角） 单元格表示的多个单元格。例如，单元格区域 A1：C2表示A1、A2、B1、B2、C1、C2六 个单元格。
5.2 工作簿文件的建立与 管理
• 主要介绍在Excel 2010 系统中如何新 建工作簿文件、打开工作簿文件、保存 工作簿文件和关闭工作簿文件等基本操 作。
• 1. 可以使用工作表标签切换到某个工作表
• ① 单击以下按钮，将想要切换到的工作表标签显示出来。 • ：单击此按钮，可以显示第一张工作表和其后的能够显 示的工作表标签。
• ：每单击一次此按钮，工作表标签将向右移动一个。 如果工作簿底端最左端显示的一个工作表标签是 Sheet2的话，按一下此按钮最左端的工作表标签将 变为Sheet1。 • ：单击此按钮，工作表标签将向左移动一个。 • ：单击此按钮可以显示最后一张工作表和其前的能够 显示的工作表标签。 • ② 当想切换到的工作表标签显示出来后，单击那个 工作表标签，即可将其切换到当前状态。
• 3. 单元格与单元格区域
• 单元格是组成工作表的最小单位。工作表中每 一个行列交叉处即为一个单元格。在单元格内 可以输入并保存由文字、字符串、数字、公式 等组成的数据。 • 每个单元格由所在的列号和行号来标识，以指 明单元格在工作表中所处的位置。如A2单元 格，表示位于表中第A列、第2行。
• 由于一个工作簿可以有多个工作表，为了区分 不同工作表的单元格，可在单元格地址前加上 工作表名来区别，例如，Sheet3!B3表示该单 元格为Sheet3工作表中的B3单元格。
图5.6 提示信息对话框
• 3．退出系统
• 退出系统时，应先关闭所有打开的工作 簿，然后选择“文件”选项卡中的“退 出”选项或单击右上角的关闭按钮。如 果没有未保存的工作簿，系统关闭；如 果有未关闭的工作簿，或工作簿有未保 存的修改内容，系统将提示是否要保存。
5.3工作表的建立与管理
• 在Excel中，工作簿相当于文件夹，工作 表则是存放在文件夹里的表格。本节主 要介绍在工作簿中建立与管理工作表， 其中包括建立工作表以及工作表的各种 编辑操作等。
• 2. 使用快捷菜单也可以切换到用户希望 编辑的工作表
• 在工作表标签栏左端的任意一个滚动按 钮上单击鼠标右键，显示如图5.9所示 的快捷菜单，在快捷菜单中选择要切换 的工作表名称选项即可从当前工作表切 换到所选工作表。
图5.9 切换快捷菜单
5.3.3插入和删除工作表
• 1. 插入工作表
• 在默认状态下一个工作簿中只包含三个 工作表。如果这三个工作表不能满足需 要，可以再向原工作簿中插入新的工作 表 。
5.1.2 Excel 2010界面介绍
• Excel 2010的工作窗口，如图5.1所示。 它由标题栏、快速访问工具栏、功能区、 编辑栏、工作表标签、状态栏、工作表 区等部分组成。
• ① 标题栏：位于Excel 2010窗口最顶端,用 来显示当前工作簿文件的名称和应用程序的名 称。最右侧是Excel 2010程序的“最小化”、 “最大化”和“关闭”按钮。 • ② 快速访问工具栏：默认位置在标题栏的左 边，可以设置在功能区下边。快速访问工具栏 体现一个“快”字，栏中放置一些最常用的命 令，例如新建文件、保存、撤销等。可以增加、 删除快速访问工具栏中的命令项。
5.1.3 工作簿、工作表和单元格 的概念
• 1. 工作簿
是指在Excel系统中用来存储和处理工作数据 的文件，是Excel储存数据的基本单位。在一 个工作簿中可以拥有255个不同类型的工作表。 默认情况下，一个新工作簿有3个工作表，且 分别以Sheet1、Sheet2、Sheet3为工作表 命名。根据需要，可以随时插入新工作表，最 多255个。
5.3.1 选取工作表
• ① 打开工作表所在的工作簿。在工作簿底端 的工作表标签栏中，单击要选择的工作表标签， 即可将其选中。 • ② 如果所要选择的多个工作表是连续的，首 先单击选中其中第一个工作表标签，然后按住 Shift键，再选择最后一个工作表标签即可。 • ③ 如果所要选择的多个工作表是间隔的，首 先单击选中其中一个工作表标签，然后按住 Ctrl键，再选择其它的几个工作表即可。
• 2. 关闭工作簿
• 首先对工作簿的修改进行保存，然后选择“文 件”选项卡中的“关闭”选项，即可将工作簿 关闭。 • 提示：如果没有对修改后的工作簿进行保存， 就执行了关闭命令，此时将显示更改对话框， 如图5.6所示。信息框中提示用户是否对修改 后的文件进行保存，单击“保存”则保存对文 件的修改并关闭文件；单击“不保存”则关闭 文件而不保存对文件的修改。
• •
2、使用模板建立工作簿 Excel 2010 提供了很多精美的模板， 模板是有样式和内容的文件，用户可 以根据需要，找到一款适合的模板， 然后在此基础上快速新建一个工作簿。
• ① 选择“文件”选项卡中的“新建”选 项，显示“新建”对话框，如图5.2所 示； • ② 在“可用模板”列表中选择一个需要 的模板，这里选择“样本模板”中的 “销售报表”，如图5.3所示； • ③ 根据实际需要进行修改，保存即可。
• 如果想要切换到的工作表标签已经显示在工作 簿窗口底端，则单击工作表标签即可从当前工 作表切换到所选工作表中，如图5.8所示。
图5.8 切换工作表
• 在一个工作簿中最多可以容纳255张工作表，由于屏幕 长度的限制，这些工作表的标签名称不可能完全显示在 工作簿底端，可能有一些被遮盖了，通常有以下两种办 法可以切换到用户希望编辑的工作表：
图5.4商务旅行预算模板文件
5.2.2 工作簿文件的打开
• ① 选择“文件”选项卡中的“打开”选项， 或单击快速访问工具栏中的“打开”按钮，或 者Ctrl+O显示“打开”对话框； • ② 在“文件名”输入框中输入或在列表中选 中需要打开的文件。如果文件列表中没有所要 打开的文档，可以在“文件名”输入框中直接 输入文件的路径； • ③ 单击“打开”按钮，即可将所选文件打开。
• 2. 删除工作表
• 在工作簿底端工作表标签上单击鼠标右键，然 后在显示的快捷菜单中选择“删除”选项，可 以将所选工作表删除。如果是空白工作表，直 接删除；如果工作表中有数据，则询问是否将 数据全部删除，对话框如图5.11所示。
图5.11 “删除”对话框
5.3.4复制和移动工作表
• 1. 移动工作表 • 在工作中，经常需要在一个工作簿或不同工作 簿之间复制或移动工作表。 • （1）在同一个工作簿中移动工作表，具体操 作步骤如下： • A、在工作簿底端工作表标签上单击鼠标右键， 然后在显示的快捷菜单中选择“移动或复制工 作表”选项，显示“移动或复制工作表”对话 框，如图5.12所示；
• ① 在工作簿底端工作表标签上单击鼠标 右键，然后在显示的快捷菜单中选择 “插入”选项，显示插入对话框，如图 5.10所示；
图5.10 “插入”对话框
• ② 在“常用”标签中选择“工作表”图 标，然后单击“确定”按钮，此时在原 工作表标签前插入了一个新工作表。 • 也可以单击工作簿底端已知工作表 标签的右侧的“插入工作表”按钮 ， 直接在已知工作表的右侧插入了一个新 工作表。
• ③ 功能区：Office 2010的全新用户界面就 是把下拉式菜单命令更新为功能区命令工具栏。 在功能区中，将原来的下拉菜单命令，重新组 织在“开始”、“插入”、“页面布局”、 “公式”、“数据”、“审阅”、“视图”、 加载项8个选项卡中。 • ④ 名称框：用来显示当前单元格（或区域） 的地址或名称。 • ⑤ 编辑栏：主要用于输入和编辑单元格或表 格中的数据或公式。
• ⑥ 工作表编辑区：工作表编辑区占据了整个 窗口最主要的区域，也是用户在Excel操作时 最主要的工作区域。 • ⑦ 工作表标签：工作簿底端的工作表标签用 于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活 相应工作表。 • ⑧ 状态栏：位于文档窗口的最底部，用于显 示所执行的相关命令、工具栏按钮、正在进行 的操作或插入点所在位置等信息。
• ③ 设置完毕后，单击“保存”按钮，即可将 文件保存到所选的目录下，默认工作簿文件的 扩展名是xlsx。 • 提示：若需要在Excel2003之前的版本中编辑 这个文件，保存的时候需要选择文件类型为 “Excel97-2003工作簿”。 • 保存已有的工作簿，只需单击快速访问工具栏 上的“保存”按钮或选择“文件”选项卡中的 “保存”选项即可。
• ④ 在工作簿底部任意一个工作表标签上 单击鼠标右键，在所显示的快捷菜单中 选择“选定全部工作表”选项，即可将 工作簿中的所有工作表选中，如图5.7 所示。
图5.7 选中全部的工作表
5.3.2切换工作表
• 在前面提到了一个工作簿中可以包含多个工作 表，这些工作表屏幕不可能同时显示出来，所 以在使用工作簿中的其它工作表时，必须要进 行切换。
• 1. Excel 2010的启动 • ① 用【开始】菜单中的“程序”项启动 • ② 用快捷图标启动
• 2. Excel 2010 的退出
• ① 选择“文件”选项卡中的“退出”选项。 • ② 单击Excel 2010标题栏右上角的“关闭” 按钮。 • ③ 在任务栏的Excel 2010的窗口的图标上右 击，在弹出的快捷菜单中选择“关闭窗口”命 令。 • ④ 在当前编辑窗口为活动窗口的情况下，直接 按下Alt+F4。
• 工作表的名称以标签形式显示在工作簿窗口的 底部，单击标签可以进行工作表切换。若要查 找的工作表不可见，可通过左侧的标签移动按 钮将其移动到显示的标签中。
• 2. 工作表
• 工作表是指由65536个行和256个列所构成的 一个表格，工作表的行编号由上到下为1～ 65536；列编号从左到右为A～IV。每一个行 和列的坐标所组成的虚线矩形格称为单元格。
图5.3 销售报表模板文件
• 还可以使用在线模板新建工作簿，下面举例说 明如何利用在线模板快速建立工作簿。 • ① 选择“文件”选项卡中的“新建”选项， 显示“新建”对话框，如图5.2所示； • ② 在“模板”列表中选择一类需 要的模板，这里选择“预算”，在子类型中选 择“业务预算”中的“商务旅行预算”，如图 5.4所示； • ③ 在文件中输入相关内容后，保存即可。