办公自动化系统需求分析说明书

项目号版本
1。

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办公自动化系统
需求规格说明书
2017年7月6日
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1。

引言 (7)
1。

1.编写目的 (7)
1.2.系统简介 (7)
1。

3。

适用范围 (7)
2.业务需求综述 (7)
2。

1.业务需求背景 (7)
2。

2.存在的主要问题 (8)
2.3。

用户类别与特征 (9)
2.4.系统功能结构图 (15)
3.业务需求 (19)
3。

1。

公文管理 (19)
3.1。

1.公文概述 (19)
3.1.2.请示公文 (22)
3。

1.3.机关发文 (29)
3.1.4.阅办单 (35)
3.1.5。

传阅单 (45)
3。

1.6.部门传阅 (53)
3。

1。

7。

..................................................................................................................................... 局属单位报文59
3.1.8.局属单位收文 (65)
3。

1.9.局属单位报文(临时） (72)
3.1。

10。

...................................................................................................................................... 公文公共功能
73
3。

1。

11。

.......................................................................................................................... 待办事宜提醒（有) 80
3.1.12。

工作委托（有） (81)
3。

1。

13...................................................................................................................................................... 催办
82
3.1。

14.自动标引 (83)
3。

1.15。

............................................................................................................................................. 文号管理84
3.1。

16。

............................................................................................................................................. 消息提醒
85
3。

1。

17.............................................................................................................................................. 公文交换86
3。

1.18.公文查询 (90)
3。

1。

19.............................................................................................................................................. 公文统计94
3.1.20。

公文模板管理 (95)
3.1.21.常用语管理 (96)
3。

2。

流程管理(有） (97)
3.2.1.流程定制 (97)
3.2.2。

流程监控（有) (97)
3.3.督办管理 (97)
3。

3.1。

............................................................................................................................................... 业务功能97
3.4.辅助办公＊ (98)
3。

4.1.业务功能 (98)
3.5.协同办公＊ (98)
3。

5。

1。

............................................................................................................................................ 业务功能98
3。

6。

移动办公（有） (98)
3.6.1.业务功能 (98)
3。

7.报文批示 (99)
3.7.1.业务流程 (99)
3。

7。

2................................................................................................................................................ 业务功能99
3.8.1.业务功能 (102)
3.9.信息管理 (103)
3。

9。

1。

............................................................................................................................................ 业务流程103
3。

9。

2。

............................................................................................................................................ 业务功能103
3。

10.行政管理（有) (106)
3。

10。

1。

.......................................................................................................................................... 业务功能106
3。

11.会议管理（有） (106)
3.11.1。

业务功能 (106)
3.12.知识管理（有) (106)
3.12.1.业务功能 (106)
3.13。

功能定制(有） (107)
3.13。

1。

............................................................................................................................................. 业务功能
107
3。

14.用户授权（有） (107)
3。

14.1.业务功能 (107)
3.15.虚拟组织（有） (107)
3。

15.1.业务功能 (107)
3.16.日志管理 (108)
3.16.1.业务功能 (108)
3。

17.数据备份 (108)
3。

17。

1.............................................................................................................................................. 业务功能108
4。

非功能需求 (108)
4.1.性能需求 (108)
4.2.扩展性需求 (108)
4.4.安全性需求 (109)
4。

5.部署需求 (109)
4.6.数据迁移需求 (109)
5.软硬件环境需求 (110)
5。

1.硬件环境 (110)
5。

2。

软件环境 (110)
6.接口需求 (110)
6.1.界面需求 (110)
6.2。

硬件接口 (110)
6.3.软件接口 (111)
7。

附件 (112)
7.1.附件1 (112)
1.引言
1.1.编写目的
本文档作为某局与万达信息之间就《某局办公自动化系统》需求理解达成一致共识的基础文件，作为双方界定项目范围、系统验收的主要基础，也作为本项目《某局办公自动化系统》验收的主要依据。

同时，本文档也作为项目研发后继工作开展的基础，供双方项目主管负责人、项目经理、技术开发人员、测试人员等理解需求之用。

1.2.系统简介
项目名称：某局办公自动化系统升级改造项目
系统名称：《某局办公自动化系统》
1.3.适用范围
本文档适用于所有与本项目有关的软件开发阶段及其相关人员，其中：用户方面的项目负责人、乙方项目经理、技术开发人员(包括分析人员、设计人员、程序人员)、测试人员应重点阅读本文档各部分，其他人员可选择性阅读本文档。

2.业务需求综述
2.1.业务需求背景
中国外文出版发行事业局（简称“某局”）是中共中央所属事业单位，是承担党和国家对外宣传任务的重要机构，是我国最大的对外书刊宣传出版基地.
某局办公自动化系统自2007年7月开始建设，共实施了两期.一期项目于2007年7月由某局信息技术中心与北京慧点科技开发有限公司合作开发,与2009年5月建设完成并正式上
线运行，主要用于局机关内部的公文管理等。

办公自动化系统二期项目于2009年12月与北京慧点科技开发有限公司签订合同后开始实施，于2010年5月上线运行,主要用于国图总公司、北京周报社、对外传播研究中心和信息技术中心等局属4家试点单位内部的公文管理等.
某局办公自动化系统上线运行以来，给传统的行政办公方式带来了革命性的改变.电子公文极大地提升了行政办公效率,人工递送收发公文的工作方法不复存在,电子公文也带来了很多传统纸质公文无法使用的管理办法。

电子公文便于查询的特性也提高了公文使用率,更多的繁琐的重复手工劳动被自动的信息化系统取代，为最终用户节约了大量办公时间，减轻了工作负担。

为了实现某局的战略发展目标，必须加快信息化建设的步伐，充分利用信息技术,进一步改变传统的工作模式，增加规范性,强化内部管理和监督，提高办公效率和质量，需要在原有办公自动化系统的基础上实现协同办公,在某局局机关及局属各单位内部形成协同办公环境，支持高效的业务协作和信息共享。

2.2.存在的主要问题
随着时代的发展,技术水平的提高和对系统业务更深入的理解，现有OA系统日益暴露出早期系统存在的不足与技术缺陷，已经越来越无法满足现在的工作需要，系统亟待升级。

目前系统存在的问题主要有:
➢结构功能:
1.现在的OA系统既不能支持大量的并发用户也没有各单位相对独立的数据结构.目
前的系统已经无法继续扩展至某局所有局属单位都能使用；
2.系统管理模块不支持多级管理员模式，系统中只有一个超级管理员。

这样的管理模
式使得管理员过多介入业务工作.同时由于管理员获取各单位人员信息变更情况相
对滞后，导致了权限的分配不够及时准确;
3.OA系统中虽然包含了查询统计功能模块,但是统计项目不够科学，无法从统计结果
中提取到更有利用价值的数据；
➢系统性能
4.OA系统不支持移动设备,不能实现移动办公。

在个别用户特别是领导岗位用户外出
时，只能由管理员手工录入领导批示等信息。

增加了操作环节,延误了公文流转时
间；
5.人员岗位变更时，不能仅调整需要变更的人员，而要将全部相关人员进行变更。

工
作量大且容易造成操作失误,且变更人员较多时会造成系统宕机；
➢客户端：
6.由于weboffice控件的原因，如果在公文流转过程中，由于某人机器浏览器的问题,
可能造成公文的损坏，无法进行恢复。

且只能重新发起流程，重新走一遍已有过程；
7.对主流的浏览器支持存在较多问题.比较典型的有360浏览器升级后无法正常显示
OA系统页面;安装IE工具栏插件后无法提交或显示正文附件等.
2.3.用户类别与特征
1.组织机构
某局组织机构包括局机关、局属单位和海外机构。

局机关有8大部室，局属单位有20家，海外机构有21家。

此次系统上线运行包括局机关和20家局属单位。

2.局机关用户角色类别
系统业务角色主要分为局机关业务角色和局属单位业务角色，系统根据登录人所属的角色不同呈现不同的权限和功能.
局机关角色类别
3.局机关角色的功能
办公室主任
4.局属单位角色类别
局属单位角色类别
5.局属单位角色的功能
2.4.系统功能结构图1。

系统总体结构
某局办公自动化系统，分为六大功能模块,分别是公文管理，公文查询，公文统计,辅助办公，行政办公，系统管理。

每个功能模块包含若干个子功能模块，见下图:
2.子功能模块结构
3.业务需求
3.1.公文管理
3.1.1.公文概述
公文分为两大类，收文和发文.某局公文管理分为7种公文类型,局机关的分别是：请示公文,发文，阅办，部门传阅，文件传阅;局属单位的是：局属单位报文，局属单位收文。

其中请示公文,发文和报文属于是发文类型，阅办，部门传阅,文件传阅和局属单位收文属于收文类型,但是每种公文的表单样式和流程有所不同，其他操作形式基本相同。

发文主页面分为发文表单，发文正文，流转记录3个选项卡（可以考虑增加基本信息选项卡）,发文表单包括表单、保存按钮、打印按钮、转件按钮；发文正文包括Word文档的修订、版本查阅、文档模板、公文关联、上传多个附件、打印按钮；流转记录包括公文的整个流转信息.基本格式如下图。

附件在正文的下方。

收文主页面分为收文表单，收文正文,流转记录3个选项卡(可以考虑增加基本信息选项
卡），收文表单包括表单、保存按钮、打印按钮、转件按钮；正文包括公文关联、文件管理；流转记录包括公文的整个流转信息。

基本格式如下图.
3.1.2.请示公文3.1.2.1.业务流程
3.1.2.2.业务功能
请示公文办理环节的功能描述
注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。

3.1.2.3.业务表单
请示公文表单样式：
中国外文出版发行事业局内部请示、报告稿纸
备注（落办情况）：XXXXXXXX
审批记录
正文样式（参考）
流转记录样式
3.1.3.机关发文3.1.3.1.业务流程
说明：
发文环节第4步部室文秘分办，如果部室文秘是办公室文秘，就可以直接转给局长秘书;
3.1.3.2.业务功能
发文办理环节的功能描述:
注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框,选择维护好的常用语，也可以录入意见。

3.1.3.3.业务表单
发文表单如下：
主送机关：处理结果(落办情况）：
中国外文出版发行事业局发文稿纸
XXXXXXXX XXXXXXXX
打字：XXX
校对：XXX
复核：XXX
审批记录
3.1.
4.阅办单
3.1.
4.1.业务流程
说明：
主办部室文秘（办结)环节，文秘可以发起并发传阅给本部室人员，也可以发给其他部室文秘。

其他部室文秘可以并发传阅给本部室人员。

部室人员阅毕后要能够反馈给部室文秘以表示阅知,部室文秘能够查询到本部室人员的阅知情况.在发起并发传阅的过程时,不能影响主流程继续向下办理。

3.1.
4.2.业务功能
阅办办理环节功能描述
注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。

3.1.
4.3.业务表单
阅办表单样式如下：
中国外文出版发行事业局文件阅办单
审批记录
在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字，选择查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择相应的公文即可。

选择文件管理按钮，显示如下画面。

选择扫描按钮,能够对纸质文件进行扫描，对扫描形成的PDF文件中的内容进行自动识别，提取文件信息放到表单的来文机关，来文字号，来文时间,文件名称框中。

选择浏览按钮，
挂接文件后提交，显示画面如下。

流转记录样本：
3.1.5.传阅单
3.1.5.1.业务流程
3.1.5.2.业务功能传阅单办理环节功能描述
注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。

3.1.5.3.业务表单
文件传阅表单样式：
收文编号：XXXXXXXXX
来文机关来文时间
传阅范围：备 注： XXXXXXXX
中国外文出版发行事业局文件传阅单
来文字号
局领导批示：XXXXXXXX
文件名称
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXXXX XXXXXXXX
XXXXXXXX
审批记录。