我国社保档案管理现状与对策分析

我国社保档案管理现状与对策分析
摘要：社会保险是社会保障的核心部分，社保档案是社会保障工作的客观依据。

企业退休人员保险业务档案的管理是企业退休人员档案管理中的一项重要的基础
性工作。

它贯穿于企业退休人员保险业务办理的整个过程，维护保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，完整反映对参保单位和职工权益的真实
情况，档案管理是保障保险业务健康稳定进行的重要环节。

加强档案管理，充分
发挥其服务的作用，逐步成为保险工作研究的重要课题。

关键词：社保；档案管理；现状
社保档案作为一项专门的档案，能够详细记录单位及个人的参保情况，是一
份以备考查的历史性文件。

目前，我国的社保工作已经基本得到落实，并深入社
会的各个阶层，做好社保的管理工作，是社会保障体系得以发展的重要基础，能
够使档案工作更好地为大众服务。

因此，应针对档案管理工作中的不足，尽快制
定改进措施，使社保管理更加合理和完善。

1.档案管理的重要性
（1）随着保险业务的逐步发展壮大，保险档案管理对维护社会的稳定与参保人员的权益越来越密切相关。

档案涉及到参保人员的方方面面，而且与参保人员
终身相关，在办理社保业务过程中产生的大量社会保险档案涉及每个参保人员的
切身利益，关系到千家万户，是维护广大参保人员根本权益不可替代的重要依据。

如果忽视社会保险档案管理工作，保险业务档案缺失，必然给参保人员及参保单
位造成不便，甚至影响到企业退休人的正常退休，进而社会保险基金安全就不会
得到有效保障，广大参保人员的合法权益就有可能遭受侵害，社会保险也就无法
得到科学发展。

因此，社保档案管理工作就显得犹为重要。

（2）保险业务档案也是国家档案系统资源的重要组成部分，国家的有关保险政策修订、制定等也要参考保险业务档案中的基础数据，做详细的调查研究后，
逐步出台合理的政策，最大限度的保障参保单位及参保个人的利益。

保险职工的
工作调转、患病报销医药费、缴纳保险费、个人账户资料维护等业务都需要完整、真实、准确的保险业务档案。

保险业务档案管理的好坏，直接影响到参保人的切
身利益。

2.社保档案管理的现状分析
（1）社保档案因其保管的分散性与提供利用技术的局限性导致社保档案资源不能共享。

目前，我国社保档案的材料来源分散，保存场所即管理机构也是分散的。

从社保障档案的来源看：有企事业单位职工、个体工商户、自由职业者、城
镇贫困人口及农村居民；从社会保障档案的管理场所看：除主要承担社会保障工
作的劳动保障和民政（低保窗口）之外，财政、税务、银行、邮局、社区等部门
都各自形成并保存着一批社会保障档案材料。

社会保障档案材料尚未能形成集中
统一管理的模式。

这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政
令难以统一的局面。

目前，计算机、互联网技术的普及和发展为社保档案信息共
享提供了有效的技术保障和实现手段。

但由于社会保险的５个险种档案并非一个
部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，不同的标准和技术架构以及人
为壁垒，导致系统割裂。

只有极少数地区实现基本信息的共用。

许多地方和部门
各自为政的局面严重影响着社保档案联网工作的进行，如２００８年１月央视报
道的深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说，只是带不走、挪不动的“地方粮
票”。

上述这些不利因素如果不加以解决，将极不利于社会保障工作全面、协调、可持续发展，不利于社保档案信息资源的共享建设，更不利于社会主义和谐社会
的建设。

（2）缺乏专业社保档案的管理标准和规范。

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行１９９２年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案
管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接
流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。

由于社保档案数量巨大，工
作环节繁琐，社保档案工作尚没有全国统一的管理办法和标准。

有些地方制订了
一些社保档案的地方标准，在社保档案的不同专业类别中，管理的规范和水平也
不一致。

（3）部分地区社保档案意识淡薄。

我国一些地区，尤其在农村社会保障的首要任务是健全社会保障项目，扩大覆盖面，至于社保档案还无暇顾及。

另外，由
于社保档案意识淡薄，一些社会保障经办单位只注意抓社会保障业务，忽视社保
档案资料的管理；这些都使社保档案工作处于无序状态，社保档案作用无法得到
充分发挥；还有些社会保障部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有专兼职档案人员，也是临时抽调，没有经过专业培训，严重影响社保档案
管理的质量。

而作为行业主管部门的档案行政管理部门，由于多年来形成的习惯，只将“红头”文件视为档案，对这些产生于“业务”部门的社保档案，还没有引起足
够的重视。

在管理上多由形成社保档案的业务部门自行保管，无论从这些档案管
理的方式、方法，还是从制度上均不符合专业化管理的要求。

3.提高我国社保档案管理水平的对策
从我国社保档案管理工作的现状可以看出当前社保工作中存在的问题，这些
问题抑制了我国社保工作的开展，必须得到解决。

（1）建立完善的管理标准
我国社保档案管理中虽然存在一定的管理标准，但没有实现标准上的统一，
也缺少基本的法律约束。

要实现社保档案的有效管理，必须制定完善的管理标准。

自2007年我国确立了有关社保档案管理的基本法律规定，我国公民的社会权益
逐渐得到保障，各地也纷纷出台了相关的规定。

为了建立更加完整的档案管理制度，我国应将这些规定进行统一，出台一部针对档案管理的完整法律法规，使档
案管理工作得到法律上的保障。

（2）建立完整的管理体系
在建立统一规定的基础上，要进一步完善管理的体系。

对分散的社保档案进
行统一管理，加强各个险种的管理机制，避免部门间因工作交叉产生重复性错误。

逐渐实现资源上的共享，利用先进的信息技术进行全国范围内的联网。

社保档案
在社会保障事业中占据着重要的位置，加强社保档案的管理能够实现我国保障事
业的全面发展，推动我国的经济建设。

（3）加强社会各界的档案意识
由于社保工作的特殊性质，导致其在实际工作中容易被忽视。

但在社保体系
的完善过程中，社保档案管理变得更加重要，要想实现档案管理工作的加强，首
先要从思想上进行转变。

利用多种宣传工具和宣传手段进行宣传，并重点宣传社
保档案管理工作的重要性，提高社会各界的档案意识，尤其是对于相关领导，更
要做好其思想工作，提高其对档案工作的重视，改变传统的思想，为档案工作的
进行创造有利的条件。

在人员的安排上，要安排具备专业知识的人员从事档案工作，不能贪图一时的便利而随意雇佣临时工作人员，并加强对工作人员档案意识
的培养，提高档案保管的质量，将档案工作纳入日常工作的范围，为档案的保管创造良好的氛围。

结语；和谐稳定的社会需要健康向上社会保障体系，这就需要广大档案管理人员付出辛苦，加强保险业务档案的管理，有效地遏制了社会保险基金的流失，提高保险工作效率。

加强保险业务档案管理也为领导工作方针制定、工作考查、企业改制等方面决策起到指导作用，推进了社会保险事业的健康稳定发展。

认真作好退休人员的档案管理工作，切实维护好退休人员的相关利益，对档案管理工作做到从国家到地方，再到个人，都能认真负责，以提升对社保档案管理工作的效率和质量，更好的促进社会保障事业的发展与进步。

参考文献；
（1）简析我国社保档案管理现状与对策分析_董连秋
（2）浅谈社保档案管理现状和工作分析_郎淑琴
（3）社保档案管理问题与对策_陶湘萍
（4）社保档案管理现状及建议_孙鹏
（5）探究社保档案管理问题及解决方案_王冬东
（6）我国社保档案管理现状与对策分析_吉娜
（7）我国社保档案管理现状与对策分析_朱玉媛。