图书档案一体化管理探讨

图书档案一体化管理探讨
作者：朱朝晖
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第4期
文/武汉市第六医院朱朝晖
【摘要】随着信息高科技的迅速发展和信息时代的到来，人们越来越意识到知识是科技发
展和带动经济的主要动力。

图书作为知识来源和积累的重要工具，但现在的信息量过于庞大，
人们便想尽可能快地寻找和筛选有效信息，人们对图书档案管理越发重视，当然也就对图书档
案一体化提出更高的要求，这样可以节省大量寻找信息的时间。

在传统的图书档案模式管理中，其管理模式过于单一化，死板化。

这样的管理模式是不利于信息管理和整合的，也浪费了大量
的人力物力和宝贵的时间。

在当前图书档案的数量如此庞大的情况下，如何实现高效的图书档
案一体化管理，并对用户提供高效快捷准确的服务，对于提高日常获取信息的效率具有重大的
现实意义。

本文就图书档案一体化管理问题进行了探讨，并提出一些有效的建议和措施。

【关键词】图书；档案；管理
一、图书档案一体化管理的含义
图书档案一体化管理的意思是说从图书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办
理到档案归档管理的全过程管理的连续性，保证文件内容的完整性、数据结构的一致性，从图
书到档案的畅通、完整性。

二、图书档案一体化管理的重要性
（一）顺应时代发展的要求。

当前的21世纪是信息爆炸的世纪，是知识高速发展和更新的时代，人们对于知识的吸收和理解也相比较于过去不可同日而语。

整个时代的发展，使得人们
越来越发现快速获取有效的信息资源是非常重要的。

而人们大部分比较权威的知识都是通过图
书得到的，毕竟网络知识信息良莠不齐，大部分没有权威性，这时在漫漫书海中快速准确的定
位自己想要学习和了解的新知识，是对图书档案管理工作提出的新要求。

幸好现在的信息科学
和计算机技术一直在飞跃性的进步，也为我们图书档案管理工作提供了很大程度上的技术支持。

计算机在快速检索和分类资源的信息处理速度远远高于人类工作效率，使得种类繁多，内容信
息量庞大的工作得以在较短时间内完成，不仅大大提高了对信息的管理效率，还设置了相对直
观和完整的资源的合理布局，使得在图书档案入库之后也方便人们查找信息，方便用户需求。

对于相同数据更是不同于人工，不需要人工的重复二次劳动，可以在客户端直接调取数据使用，提高了数据重复使用效率。

图书档案一体化也是在和21世纪，这个信息化世纪逐渐接轨，将新世纪发展的新元素、新功能充分利用，顺应大时代的发展潮流。

（二）一体化管理是实现两者优势互补的最佳措施。

由于图书档案管理的特有的性质，不
同于其他文书管理，其所提供的信息数据也是不太相同的。

档案的本质是对于人类实践活动的
原始记录，是在实践过程中形成的第一手材料，也是最能反映事物原原本本的重要依据。

而图
书档案需要经过长时间来形成，大部分是由图书馆购入，然后由关负责人员进行分类处理，整
理归档。

随着社会的不断进步，这种分化式的发展已经无法适应社会对整合资源的需求。

当下
的阶段如果仍将图书档案进行分开的管理且不加入信息化处理方式，不仅会阻碍图书档案事业
的发展，也会对人力物力管理方面造成浪费，也使得整体落后于大时代的潮流发展。

三、影响图书档案管理一体化的主要因素
（一）管理体制滞后。

就当前我国图书档案管理工作来看，图书档案是分开管理的，并且属于不同系统。

这样一来，两者并无信息工作的交集，使得在无沟通无交流的情况下难以进行同步工作和联通系统。

在市场竞争如此激烈的情况下，必将被历史所淘汰，人工管理对于图书档案资源的遗漏遗失也是有目共睹，不可避免的。

（二）缺乏完善的信息基础设施。

合理的信息基础设施是保证图书、档案管理一体化的基本环境要求。

很多地方只是刚刚起步，甚至工作人员自身都不会使用相关信息设备，对于互联网有效共享数据也是尚未联网实现共享。

因此加强基础的信息设施建设对于图书档案一体化具有重大的现实意义。

四、图书档案一体化管理的建议
（一）建立并完善相关体制。

就如问题而言，相关部门应该以大局为重，明确当前发展趋势，整合人力资源，引进新人才来建立完善相关管理体制，深入落实管理体制，不要仅仅是停留于表面工作，逐步实现图书档案管理化。

（二）注重提供技术支持。

随着信息科学技术的不断法发展，我们需要强大的互联网作为技术支持。

通过网络大环境的支持，将不同区域的数字化图书档案资源实现共享来提高图书档案的使用效率。

甚至还可以利用现实资源来完善网络资源，以数字化信息发展为基础，鼓励学者在互联网实现资源共享，建立健全图书档案一体化信息资源管理机制，不断发展图书档案事业。

（三）提高工作人员的综合素质。

图书档案一体化对于工作人员的素质要求高，因此要做好图书档案一体化管理，需要建设和打造一支知识储备丰富的人才队伍。

不仅熟练信息管理，还要有一定的组织协调能力，连同技术本身来对一体化工作进行强有力的支持。

因此，提高工作人员素质还是很具有现实作用的。

五、结语
总之，图书档案管理一体化发展是当下信息化发展的必然趋势，不仅需要完善信息基础建设，更要注重提供技术支持，提高工作人员素质，再加上互联网资源共享的技术支持，逐步实现图书档案一体化管理的目标。