电子档案与纸质档案并存管理策略

电子档案与纸质档案并存管理策略
作者：王旭伟
来源：《经济技术协作信息》 2018年第14期
信息技术和网络技术的全面发展，推动了行业的进步，档案管理也突破了传统模式，形成
了新的管理形态，当前，除了纸质档案外，还有大量的电子文件需要管理，这就在一段时间内
出现了电子档案与纸质档案并存的问题，如何做好档案管理工作，是当前面临的主要问题。

一、高速信息时代发展对档案管理的影响
社会的快速发展，提高了信息利用价值，当今社会已步入一个高速的信息时代，在网络与
通信技术推动下，实现了质的飞跃，信息处理方式也变得多样化，各种新型信息处理技术、多
媒体技术也实现了广泛应用，技术对档案工作的影响较多，技术与档案管理联系起来，大大提
高了档案的管理效率，使现阶段档案管理翻开了崭新一面，档案管理工作也已经向着网络化、
数字化、信息化方向发展，未来的档案管理工作将会是纸质与电子并存在局面，如何全面处理
好档案工作是当前档案管理最大的问题。

二、纸质档案与电子档案并存现状
档案管理现状较为复杂，特别是在当前社会状况下，要想把握管理好档案工作，不但要具
备良好的专业还要有现代的技能，才能做好并存管理，确保档案信息的完整性。

1.存在一定的保存风险。

人们对知识与信息的获取习惯出现了巨大的变化，纸质档案具有
直观性，能够通过纸张、字迹材料、字迹这三大构成元素对档案信息进行分辩，保证了档案信
息的真实性、可靠性，档案信息形成后，不容易修改，纸质档案传播速度慢，但是具备可靠性。

电子档案查询方便、传播快捷，整体利用效率高，需要的材料片刻就能够到达，并且具有可复
制性，但是电子档案却存在一定的管理风险，容易丢失，能够修改。

2.二者长期并存。

不论时代如何变化，纸质档案是必须要有的，就是形成了电子档案，也
需要保留一份纸质档案。

在实际档案管理工作中，纸质档案和电子档案是长期并存的关系，我
国目前档案工作管理中的“双轨制”是档案管理的基本模式。

也就是说，电脑生成的电子文件，为了保险一定要再通过打印形成纸质文件进行保留，纸质文件也要进行电子扫描生成数字化文件，这样两种方式进行保存，保证了材料的完整性，二者并存是长期存在的，需要在实际工作
中处理好，避免出现档案丢失的现象。

三、纸质档案与电子档案并存的必然性
二者并存是时代的要求，是工作的要求，纸质档案与电子档案并存管理具有必须性因素。

1.纸质载体方便工作。

不论是管理单位，还是经营单位，均需要进行工作布置，那么，在
进行工作过程中，就会产生出大量的会议记录、手稿、领导批示、原始数据等，这些文件均为
纸质文件，方便工作开展与推进，这些纸质文件具有重要的作用，以纸质为载体，白纸黑字，
具备稳定性与可靠性，能够作为依据凭证长期存在。

2.电子档案方便共享与交流。

电子档案也是工作的一部分，是对纸质文件的补充，电子档
案主要是占用空间小、存储信息量大、利于保存、能够随时随地检索，所以说，在工作当中，
纸质档案与电子档案并存是有一定依据的，二者长期共存，电子档案能够快速进行传播与共享，具有自身的价值。

3.保管条件的限制。

不论是纸质档案还是电子档案，从保存的载体上看，均存在问题，纸
质档案对环境要求高，如果环境出现变化，则对档案造成影响，同时，纸质档案对物理空间的
要求也较高，需要占用大量的空间进行堆放，纸质质量不好容易影响到保存寿命。

电子档案保
管需要硬盘与光盘，但这种材料不稳定，特别是光盘构成材料为聚酯底基，物理、磁场等会使
信息丢失，二者并存具有必然性。

四、纸质档案与电子档案并存管理问题
纸质档案与电子档案并存管理难度大，问题也较多，主要表现如下：
1. 思想认识不足。

日常档案管理中，传统档案主要是纸质材料，一些管理人员把主要精力放在了对纸文件的收集与整理上，这就占用了日常大部分时间，忽视了电子文件的整理与收集。

对电子文档认识不足，观念不到，不同年龄层次、业务水平、学历层次的人员对电子文件的理
解不同，这也就导致了电子文档收集不齐、归类不全、管理不明、责任不清，一些电子文件得
不到良好的保存，出现了信息资源过度浪费。

2.档案管理人员素质差异。

各部门单位对档案管理工作认识不同，档案管理岗位人员年龄、学历层次分差大。

在一些单位错误的认为，档案部门就是一个清闲的所在，进了档案管理部门
或者岗位就是不受重视，档案人员工作没有积极性、主动性，更谈不是创新开拓，档案岗位管
理人员年龄大、业务低的现象非常严重，直接造成了档案管理衔接不到位，档案管理落后、制
度不全。

3.管制制度不健全。

传统档案管理模式是单一的模式，主要针对的是纸质档案管理，电子
档案没有标准的管理模式，这种以纸质档案为主的传统管理方法，从接收、整理、保管已构成
一套完整规范的体系，已经形成了工作习惯。

而面对电子档案还没有良好的工作机制跟上，管
理方法不成熟，不同的档案管理单位均在自己日常工作上自行摸索，还没有形成统一的制度保障。

4.存在巨大的安全隐患。

为了保证电子档案管理质量，我国1998 年已经出台了《电子文
件归档与电子档案管理方法》试行标准，如今已有20 个年头，但是，在执行中，还没有约束力，电子档案信息被恶意篡改的现象越来越多，而要想找到篡改痕迹，也是难上加难，技术越
是先进，电子档案破坏的手段越高明，电子档案存在不安全性。

五、纸质档案与电子档案并存管理策略
纸质档案和电子档案在各领域中都发挥着它们的重要作用，基于实现档案管理的现代化，
进一步搞好档案信息资源合理开发利用是未来发展的必须趋势，合理将纸质档案与电子档案并
存保管，实现相辅相成的发展局面，需要做好四方面工作。

1.具备创新理念。

要不断更新理念手段，从档案性质、特点、功能、属性等多方面入手，
不断研究档案管理先进办法，扩大档案服务范围。

2.健全法规法律。

要在实践中不断完善相关的法律法规，通过建立健全档案管理规章制度
和相应法规，确保管理的规范性，保证档案管理真实有效。

3.提高档案管理人员能力。

要全面做好内部培训，用先进的方法提高业务素质水平，全面
做好结构优化，合理搭配人力资源，吸纳档案管理高科技知识型复合人才。

4.更新设备硬件。

要根据档案工作特点，不断更新设备，提高档案管理硬件水平，对陈旧
档案设备更新换代，保证纸质档案和电子档案保存的安全性。

档案管理在信息高速发展的时代越来越重要，只有全面创新方法、拓展手段，才能做好档案管理各项工作，更好地服务单位、服务社会，推动社会整体进步。