公司档案管理制度

公司档案管理制度
一、总则
第一条为加强公司档案管理工作，规范档案管理流程，确保档案的真实性、完整性和安全性，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门及下属单位。

第三条公司档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则，公司设档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。

二、档案的收集与归档
第四条公司各部门及下属单位应根据档案管理的有关规定，对在本单位工作中形成的具有保存价值的文件、资料进行收集、整理，并按时归档。

第五条归档的档案应包括纸质档案和电子档案。

纸质档案应整理成册，电子档案应存储在指定的电子档案管理系统中。

第六条归档的档案应按照档案的性质、内容、形成时间等进行分类，并编制档案目录。

第七条归档的档案应由档案管理部门进行审核，确保档案的真实性、完整性和安全性。

三、档案的保管与保护
第八条档案管理部门应建立档案保管制度，确保档案的安全保管。

第九条档案保管应采取以下措施：
（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件；
（二）档案库房应实行专人管理，非工作人员不得随意进入；
（三）档案应定期进行检查、整理，确保档案的完
整性和安全性；
（四）档案的查阅、借阅应按照档案管理的有关规
定进行，确保档案的安全。

第十条电子档案的保管应采取以下措施：
（一）电子档案应存储在指定的电子档案管理系统中，并定期进行备份；
（二）电子档案管理系统应具备权限管理、数据加
密等功能，确保档案的安全；
（三）电子档案的查阅、借阅应按照档案管理的有
关规定进行，确保档案的安全。

四、档案的利用与保密
第十一条档案管理部门应建立健全档案利用制度，提供档案查询、借阅等服务。

第十二条档案的利用应遵守以下规定：
（一）档案的查阅、借阅应按照档案管理的有关规
定进行，不得擅自复制、传播、销毁档案；
（二）涉及国家秘密、商业秘密的档案，应按照档
案管理的有关规定进行保密，不得泄露；
（三）档案的利用应遵循公平、公正、公开的原则，不得用于非法目的。

第十三条档案管理部门应建立健全档案保密制度，对涉及国家秘密、商业秘密的档案进行保密管理。

五、档案的统计与销毁
第十四条档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用情况进行统计，并定期向公司领导报告。

第十五条档案的销毁应按照档案管理的有关规定
进行，由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导批准后方可进行。

六、责任与奖惩
第十六条对违反本制度的行为，公司将依法追究相关人员的责任。

第十七条对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，公司将给予表彰和奖励。

七、附则
第十八条本制度自发布之日起施行，原档案管理制度同时废止。

第十九条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第二十条本制度未尽事宜，按照国家有关档案管理的法律法规执行。