任务3组织接团.ppt课件

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六、结清帐目，资料归档
• （一）地陪将《结算通知单》连同接待计划、变更通知 和《旅游团本地活动情况报告表》交接待部门后勤人员
• （二）接待部后勤人员登记后统一交财务部门；
• （三）财务部门核对签收并根据计划及变更通知按规定 标准计算应收团费，复核无误签订盖章；
• （四）认真检查地陪日志、旅游者意见反馈表等材料， 及时发现旅游行程安排和服务质量上的问题，以便对旅 行社制订的计划及服务水平加以改进；
• （五）做好协作单位档案（信息）的统计与整理。
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地接型计调信息储备：
熟悉所有接待区和周边可利用地方的宾馆，车辆、 导游、景区、景点情况；
1、车辆细致到车龄、车型、车况、驾驶员特点、 车属公司的情况，经营者的特点、经营状况好坏、 事故处理能力，各种行程和季节不同的车费，每条 线路车辆所需要的油费、过路费，以及该车所需按 月缴纳的规费管理费的情况、以及每趟次可能产生 自费购物收入的下限和平均情况。
4、熟悉本社的竞争环境，尽可能多的了解竞争对 手的特点、报价、操作方式、优势和劣势；
5、熟悉所有客源情况，以及客源地的旅行社状况、 特点，竞争情况以及信用程度。
6、掌握本社发的所有线路及报价，并能清楚的向 客人解释
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小结
国内地接计调的接团准备工作 国内地接计调组织接团的工作流程 国内地接计调跟踪团队的注意事项 国内地接计调如何做好资料归档
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五、跟踪团队，处理各种突发事件
• 案例二：新疆某旅行社地陪在带团购物时，因团客购物不 理想而面露不悦之色，带着情绪工作，全陪向组团社领导 汇报工作时说明此事，组团社与地接社进行了沟通。第二 天早餐地陪没有来，因为上午自由活动。本来，头天晚上 地陪告诉客人，只要报出旅行社的名称即可就餐，但是地 陪未与餐厅衔接好，餐厅当班的服务员根本不知道此事， 故拒绝让客人吃早餐。领班与餐厅经理联系，餐厅经理手 机关机，无法接通，直至全陪到来，才迫使餐厅让客人吃 上早饭。全陪在与地接社计调部经理通话时，该计调部经 理却大声责备全陪不应把这件事情向组团社上报，而应向 她反映，并说地陪有情绪是正常的。为此全陪非常生气， 迅速关机。这件事情影响非常恶劣，导致第二个团没有交 给该地接社操作。
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6.接团计划书（派团单）
• 名头
• 交通工具情况
• 团号 • 人数 • 国籍
• 每日行程介绍
• 用餐及住宿时间、地点、 标准
• 组团社
• 票务情况
Hale Waihona Puke • 接、送日期及方式• 特殊要求及注意事项
• 地接导游、领队、全陪姓名
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7.团队意见单
• 游客意见单：是导游代表地接业务各个服务项目、个人及单位向 旅游者征求对行程中各项服务质量的评价表，同时也是地接社用 来测量各个接待单位服务质量、组团社评价地接社服务质量的重 要依据。内容包括：
组织接团
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学习目标
知识目标：
了解团队确认单的内容；
掌握接团准备的内容；
了解协作单位和客户档案的管理
能力目标：
能与组团社等协作部门沟通联络，做好接团准备
能跟踪团队，处理好各种突发事件
素质目标：
认真细心、灵活
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任务导入：地接计调业务操作
• 假设你是秦皇岛开元国际旅行社的地接计调，现接 到某组团社的询价电话，并根据对方要求，设计好 了 “秦皇岛、南北戴河、山海关 常规 三日游”旅 游行程报价单，接下来将如何开展工作？
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1.住宿联络单（签单）
• 是对本社导游员及游客身份的证明，同时也是本团旅游者 人数及住宿标准的详细说明，主要内容如下：
• 旅行社名称 • 团号 • 日期 • 宾馆等住宿地点名称 • 人数（表明人员组成结构） • 房间数、类型、标准 • 计调、导游 • 特殊说明等
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1.住宿联络单（ 签单示例）
• 是对本社导游员到定点购物店的凭证和证明，同时也能体 现旅游团购物标准及总量，主要内容如下：
• 购物点名称 • 产品名称 • 数量 • 单价 • 总价 • 导游
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4.购物联络单（ 签单示例）
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5.地接导游选派标准
• 有职业道德，责任心强 • 熟悉业务、知识丰富 • 有较强的独立工作能力 • 适合的团型
• 名头
• 敬语及说明
• 团号
• 人数
• 行程及时间
• 全陪、地陪及司机等姓名及联系电话
• 封闭式项目评价（各服务项目评价及原因）
• 开放式项目评价（其他问题评价）
• 游客代表签字
• 全陪/领队签字
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7.团队意见单示例
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五、跟踪团队，处理各种突发事件
• 案例一：某计调把行程安排得时紧时松，弄得客人时而疲 于赶路，以便到达某预订的饭店入住，时而又百无聊赖地 在某餐厅呆上很长一段时间，以便在该指定餐厅用餐。松 紧不当的活动安排，容易导致客人的体力分配不均，产生 不安情绪，也容易使客人对旅行社及导游人员的安排产生 不信任感。如，某旅游团从武汉出发，目的地是井冈山， 计调部安排在九江定点餐厅吃午餐。但该旅游团抵达九江 时才11 : 00 ，客人要求到南昌再吃午餐，全陪导游在与 计调部经理协商时，得到计调部经理同意，及时满足客人 的要求，受到客人的好评。
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一、向组团社发送 旅游行程报价单
• 旅游行程内容完整、 可行
• 报价单的设计规范、 有吸引力
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二、接组团社旅游团队确认传真
• 组团社团队确认单：名头、组团社基本资料、正 文（团队整体情况）、行程安排及修改要求、报 价及明细、付款方式、特别项目说明、印章问题。 样例如下所示：
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3.景区联络单（签单）
• 是对本社导游员及游客身份的证明，同时也是本团旅游者 人数及购票标准的详细说明，主要内容如下：
• 景区名称 • 旅行社名称 • 日期 • 团号 • 人数（表明人员组成结构） • 导游 • 特殊说明等
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3.景区联络单（ 签单示例）
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4.购物联络单（签单）
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三、回传确认传真，编制团队运行计划表
地接社的团队确认单内容：名称、地接社基 本资料、正文（团队整体情况）、行程安排及 修改要求、报价及明细、付款方式、特别项目 说明、印章问题。样例如下所示：
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四、做好接团准备
• 1.订房——订房通知单 • 2.订车——订车通知单 • 3.订餐——订餐通知单 • 4.订票——代订机（车）票通知单 • 5.订导游——派发出团通知单、签单等
2、宾馆细致到位置、星级、硬件标准，软件管理
水平、同级的竞争状况、经营情况。甚至包括经营
者的特点，以及经营状况，还有沟通和讨价还价的
能力，还有各宾馆各季节的价格及变化情况。
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地接型计调信息储备：
• 3、了解地接范围内所有的景区，景点的门票、淡 旺季价格、景区内小门票收费，折扣情况，自费景 点、索道、观光车等的价格，资源品位、以及特点， 尤其要关注不同客源地客人对该景点的评价。
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2.餐饮联络单（签单）
• 是对本社导游员及游客身份的证明，同时也是本团旅游者 人数及就餐标准的详细说明，主要内容如下：
• 旅行社名称 • 团号 • 日期 • 就餐地点名称 • 人数（表明人员组成结构） • 桌数、标准 • 计调、导游 • 特殊说明等
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2.餐饮联络单（签单示例）