KOA运行管理规定

KOA系统运行管理规定
KOA系统是公司管理信息交流的平台，为合理使用KOA系统，实现协同、远程、无纸化办公，提高公司工作效率，有效节约办公成本，保障各种信息传递快捷、畅通，根据公司实际情况，特制定本规定。

1基本要求
1.1所有KOA用户每天上、下午上班后必须即时登录KOA系统，即查阅相关信息
和处理各类文档。

KOA系统内的通知、邮件、审批等查阅后应第一时间签收或
回复。

并始终使KOA处于“在线”状态，确保信息联络的及时畅通。

1.2电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接受情况进行跟
踪检查、催办、督办，发现问题及时沟通联系相关人员。

1.3KOA用户如因出差或外派等，须确保能通过外网登陆访问KOA，或指定授权的
公文代办人代办，返回单位上班后应及时收回权限。

2职责分工
2.1集团公司信息管理部门负责集团KOA系统的策划、建设、管理、维护。

2.2管理本部人事行政部门负责行政管理模块中公文和新闻系统的管理和信息更新。

2.3各职能部门负责相关专业模块的管理和数据更新。

详见《KOA栏目管理授权表》。

2.4子/分公司应用KOA相关系统资源，在指定模块范围内，负责相关栏目管理和信
息更新。

3用户管理
3.1KOA用户注册
公司新进符合使用KOA系统要求的人员，可通过填报《办公自动化用户及增加
计算机配置等申请表》，或通过电子流程审批《海马郑州员工申请及更改KOA账
号及邮箱流程》，在通过流程相关审批后，公司KOA系统管理员在一个工作日内
完成KOA账号分配，信息技术部门应在一周内完成电脑配置。

3.2KOA用户注销
公司KOA用户离职前，须到公司信息技术部门办理电脑移交及KOA注销手续
后，方可办理离职手续。

3.3信息技术部门对没有配置专用电脑的KOA用户，要合理安排电脑公用。

4权限管理
4.1集团公司KOA管理员拥有系统用户新增、变更、注销等权限，对普通用户权限
进行管理，并授权子/分公司KOA管理员权限。

不拥有业务应用权限。

4.2子/分公司信息技术处KOA系统管理员管理KOA数据库，拥有系统用户新增、
变更、注销等权限，对普通用户权限进行管理。

不得拥有业务应用权限。

4.3各职能部门拥有相关专业模块内的文档新增、编辑、删除等权限，查看其他模块
授权范围内的文档资料权限，及各部门内部流程申请和审批权限。

4.4子/分公司拥有查看集团授权范围内的文档资料权限。

所有用户拥有新建流程/总
结/日程/收藏的权限、邮箱管理权限、日程管理权限、个人个性化设置管理权限。

4.5KOA系统流程审批授权的权限分配，详见《KOA流程审批授权表》。

5信息发布
5.1KOA系统内容实行分栏目负责的管理机制，负责部门应本着“及时、准确、有
效”的原则，指定专人进行更新、管理。

集团公司KOA的内容管理由集团公司
人事行政部门负责。

具体栏目内容发布管理职责授权，详见附件。

5.2各部门需要新增、修改、删除应用模块，需要部门负责人的审核意见，报公司管
理本部审核，经公司领导审批同意后，由KOA系统管理员进行模块维护。

5.3管理本部行政管理部负责公司行政办公管理模块中公文信息和新闻系统的发布、
编辑、归档、删除等操作，对公文进行授权管理。

5.4各部门负责相关专业模块文档信息的发布、编辑、归档、删除等操作，对涉及公
司机密、行业秘密等内容进行授权管理。

5.5KOA系统的信息发布必须严格遵守国家的有关法律、法规和公司规章制度，严
禁在KOA系统上发布危害国家安全、公司利益的言论及散步封建迷信、淫秽色
情等不健康内容。

6邮箱管理
6.1用户邮箱标准容量M，发送的邮件附件小于M。

6.2用户及时保存重要文档资料，清除垃圾邮件。

6.3邮箱因工作需要扩容，提交电子流程《海马郑州员工申请及更改KOA账号及邮
箱流程》，通过流程审批后，由KOA系统管理员进行维护。

6.4严禁利用公司KOA系统传播计算机病毒与木马程序，从事商业窃密等损害公司
利益的活动。

7系统维护
7.1设置合理的用户登陆访问密码，密码长度6位以上，用户密码3个月更新一次。

7.2集团公司和各子/分公司的网络服务器在工作日时间内必须始终保持在线，确保
KOA系统始终保持正常的运行状态，KOA管理员应建立并保存服务器运行日志。

7.3KOA系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确
保系统安全。

8保密要求
8.1KOA管理维护密码由KOA系统管理员和相关栏目管理人员负责控制，不准随意
向他人提供泄露。

未经批准，任何人不得随意在公司网站发布信息或更改页面版
式及内容。

8.2任何人不得随意向他人提供泄露公司KOA的用户名和密码，不得随意让公司无
关人员及外部人员查看KOA系统中的内容，更不允许下载涉密的内容。

8.3根据公司特点，公文保密的范围是：管理成果、技术资料、档案、规范、成果、
市场信息、客户名单、合同价格等。

原则上在KOA平台严禁上传涉密的文件、
文章、报告和信息。

8.4涉密文件按照现有公文流转方式处理，电子文件严格按照发文范围发送，发文范
围的审批按集团公司公文管理有关规定执行。

8.5如发生泄密的情况，将按《员工手册》及保密协议的内容追究相关人员责任。

9其他要求
为了KOA系统的进一步优化，欢迎所有KOA用户在使用中，对遇到的问题、意见和建议，及时向公司信息技术部门反映。

2010-6-17。