办公软件方案

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办公自动化系统
一、概述 办公自动化（OA，Office Automation） ，是 70 年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生 产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使 人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的 目的。 在全球信息化不断发展的三十年间，办公自动化系统也在不断完善和进步，如今已步入了以知识管理 为核心的第三代。在 OA 中引入知识管理的理念，主要目的是把企业的知识有形化、实用化、制度化、系 统化、集成化，充分利用组织的知识资源，通过协作和交流，简化员工工作，提高员工的办公效率和质量， 从而达到提高企业的竞争力的最终目的。 本公司一直致力于办公自动化系统的研发和创新工作，在充分了解企业的需求状况的基础上推出了符 合技术发展潮流、融合知识管理精髓、适合中国企业的办公自动化系统。希望通过构建这样一个高效实用 的协同办公系统，将企业从被动的混乱管理模式拉向一体化、信息共享的统一管理模式，使企业实现信息 高效传递、无纸化协同办公，科学规范管理，最终提高企业竞争能力。 办公自动化系统具有内部信息网站、电子邮件、审批流转等功能，同时主要针对企业信息整合的要求， 可以提供企业应用集成技术，为企业提供一站式的企业上网、企业协同办公、企业信息管理的全面解决方 案，满足了企业“网络办公”“网络沟通”“网络审批”“网络决策”的信息化建设思路，成为了企业员工间、企业 业务系统间进行沟通和交流的纽带，使企业工作效率明显提高，使员工工作更加简化，使信息获取更加容 易，使决策制定更加准确，从而提高企业的综合竞争能力。 二、特点或达到的效果
设计科学，配置灵活:
（1） 灵活方便的流程自定义功能，使用户无需编程就可自定义出所需的各种工作流程，并提供严格的工 作流程跟踪，监控和统计功能； （2） 公文流转灵活，可以退回以前的工作，可以跳转到公文的任一个任务，并且可以从一个流程跳转到 另一个流程，比如收文可以转为发文； （3） 为了保证公文的正常流转，系统对出差人员的公文处理在出差前、出差中和出差后的处理都有灵活 的设置； （4） 大量的自定义项，可适应各种类型的组织现在和将来对办公自动化的需求，如支持自定义公文模板， 用户可以根据实际需要进行增改;

（5） 跨平台特性，采用开放式体系结构，使本系统在异构网络中亦可正常运转； （6） 提供丰富的功能函数包，方便二次开发与集成，扩展性强; （7） 采用群件技术结合关系数据库技术，提供各种数据接口，与管理信息系统数据共享； 操作简单、方便易用: （1） 采用 BROWSER/SERVER 结构，支持浏览器方式，实现客户端的零管理、零维护 （2） 初始设置自动化和友好的管理界面，使系统的应用与管理变得非常容易； （3） 通过角色和部门对权限进行管理，方便员工的工作调动和升 职变化，实现一人多岗，一岗多人，只 要在系统管理中进行相应的角色和部门修改，系统的所有权限相应修改完毕； （4） 总体界面统一与功能界面按岗位灵活定制相结合，使操作更简单，所需办理的工作一目了然； （5） 科学的功能分类，符合实际工作习惯，方便文档的查找与检索。 （6） 文件的签收可以自动发送回执，也可以手工发送回执； 功能完备、扩展性好： （1） 与 Microsoft Office 等个人办公系统无缝连接，并实现公文修改的痕迹保留； （2） 支持多种应用的整合与集成，通过无线数据服务可以提供手机短信功能； （3） 直接调用扫描仪实现多页文件的一次扫描、压缩后加入文档，简化了纸质文件的处理过程；而且扫 描与应用系统无缝结合。文件以影像的方式在网上传输，提供文字识别功能，并且对扫描文件可以连续查 看和超出屏幕的表格图象的折叠查看； （4） 支持大屏幕、触摸屏、扫描仪、手写笔、传真等多种输入输出手段； （5） 具有来文来电声音及画面提示功能；即使用户不进入系统也可以进行提醒； （6） 具有文件收回功能，如果发错的文件，用户可以自行收回，也可以通过管理员强制收回； （7） 所有系统记录的时间都是服务器的时间，可以对用户的操作进行审计； （8） 能够构筑企业的知识库系统，实现信息知识的查询、统计、检索。 运行可靠、安全实用: （1） 完善的安全体系，充分利用防火墙、安全协议来保证应用系统的安全性； （2） 系统具有监视、管理和控制功能，在系统级、应用级、企业级均有安全机制； （3） 系统内权限分级管理，防止外部未授权用户侵入和企业内部授权用户越权使用
三、方案图解
多年来，RSOA 在众多客户的得到了成功的应用，由此积累了众多成熟的功能模块，这些功能大体可 分为：日常工作、公文管理、值班事项、资产管理、人事管理、公共信息、知识管理、行政管理、个人事 务和系统综合管理等几大部分的应用模块。 众多的模块从用户应用角度又可分内部信息门户网站、网络办公室

、网络文件柜、网络信息库、办公 辅助工具等五大类。 其中： 内部信息门户网站：是用户统一的登录入口，同时也是用户查询信息、监控文件的重要平台，它链接 内部信息门户网站 着所有的功能模块，其丰富的信息展示功能，让用户可以快速地了解到更多地信息； 网络办公桌：由“个人事务”和“我的工作”组成，它把用户真实的办公桌搬到了网络上，所有用户日常 网络办公桌 待处理的工作都被有序地存放起来，即使当用户需要开展一项新工作时，所有的工作都可以从这里开始； 同时系统为用户的办公提供了网络辅助工具，让用户可以管理自己的工作日常、存放自己的通讯录等； 网络文件柜：这里存放所有用户经手过的文件，这些文件可以是曾经被用户起草过、审批过、办理过 网络文件柜 的文件，用户再不需要用复印机去复印即可以保留一份网络中的备份，而且各种文件会按照类别、时间、 文号等进行排序，同时系统的多种检索功能也让用户的工作变得简单了； 网络信息库：这里为所有用户提供了一个信息交互的平台，具有发布权限的用户可以发布相关的信息 网络信息库 和知识文章，普通用户可以在这里查看各种信息，了解更多的知识； 办公辅助工具：系统提供各种简化办公操作的组件，如公文传输系统接口、电子档案接口扫描接口、 办公辅助工具 短信中心、传真平台等，让用户更快捷地处理自己的工作，从而打到简化工作强度，提高工作效率的目的。 四、其他 员工日常工作模拟 某员工 A 上班到达办公室打开计算机，输入密码进入办公系统，看到办公统计中有未办理的文件，于 是他进入“待办工作”，看到有两个新的文件没有签署过，他打开一个文件进行了意见签署并发送给了下一
个审批人，这个文件就自动转移到“已办工作”中；打开第二个文件打算暂不进行处理，这个文件就自动转 移到“在办工作”中；员工 A 又到了“在办工作”中处理了几个前几天看过还没有进行签署处理的文件；这时 员工 A 希望了解前几天签署过的一个本部门文件现在的审批状况如何，于是他进入流程监控中通过“按部 门”分类找到这个文件，发现这个文件正在行长那进行审批，而且查看到了办公室等其他的一些审批情况。 顺便查看了一下自己邮箱中的电子邮件并进行了处理。这时处长给他布置了一个发文的任务，于是员工 A 打开“任务列表”找到发文申请，填好公文单并拟草稿然后发给处长进行审批。 员工 A 开始处理自己的业务工作，这时，他遇到了一个比较棘手的问题，于是他打开“金融知识” 察看 其中相关的文章和信息

，希望能够解决这个问题。果然，他在里面发现了一篇非常有用的文章，看完后， 他就基本找到了解决那个问题的办法，但还需要有成文的规定来确认一下。这时他想起去年有个发文好像 和这个问题有关，于是他打开“信息查询”输入关键字找到了那个发文进行了确认，从而顺利地完成了自己 的工作。 完成工作后，员工 A 有了时间看一下其他的一些信息，在“电子公告”框中看到通知说“周二参加科技 知识培训”，以及其他有一些和自己相关的新的信息，于是他进入新的信息中了解了具体的内容，并做好了 相关的工作准备。 这时员工 A 需要离开办公室一段时间，于是他点击“注销用户”退出系统，一小时后他回到办公室，发 现计算机提示有一些新的文件需要审批和一些新的信息到达，于是他输入密码进入办公系统进行了处理。 下午，员工 A 受到委派明天要出差一段时间，于是他在“规章制度”中了解了一些相关的出差规定，并 将现有的工作移交给相关人员并做好了委托。 在出差的工作中，某一天员工 A 接到一个手机短信，告知有个非常重要的文件委托人不能办理，需要 他亲自处理，于是他拿出笔记本电脑通过手机上网方式连接到本行的办公系统中对文件进行了及时处理。 几天后，员工 A 出差回到办公室，他收回工作移交的权限，随后查看了出差期间被委托人代他处理的 文件的处理情况，然后处理了需要自己审批的新的文件。

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