第五章采购与付款核算与管理.pptx

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企业从采购到付款都要经历以下几个步骤
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采购与付款流程
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采购与付款业务核算与管理的特点
• 1．数据存储量大 • 2．数据变化频繁 • 3．管理要求高 • 4．与其他子系统联系广泛
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采购与付款子系统的目标
• 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 • 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行
实时控制 • 3．加强对资金的管理 • 4．提供各种核算和管理信息 • 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款
系统
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IT环境下与手工环境下其流程的比 较分析
• 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 • 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 • 3．IT环境下加强了统计分析能力 • 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能
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会计信息系统 Accounting Information System
第5章 采购与付款的核算与管理
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主要内容
第一节 采购与付款的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析
• 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采 购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转 账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。
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• 应付与付款流程（见图5－7）
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采购与付款流程构建的原则
• “数出一门，共同使用”， • 整个流程采用统一的数据库 • 在关键环节设计控制点，强化实时控制
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采购与付款流程
• 细分为： 请购与采购 验收 发票管理 应付与付款
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请购与采购管理流程
请购与采购流程 请购岗位
录入
请购单 文件
MRP物料 需求计划
系统
存货系统
采购编制订单岗位 不合理 审核请购单
合理吗？ 合理
选择供应商
供应商排名 文件
供应商档案 文件
采购价格 文件
编制采购订单
采购岗位 供供供
采购
采购订单 文件
获取订单
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– 易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其 他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电 话号码，便于使用和记忆。
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数据文件设计
– 请购单文件 – 采购发票文件 – 采购订百度文库文件（采购合同文件） – 供应商档案文件 – 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进
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发票管理流程
• 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商 的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生 成采购发票的基本信息；
• 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入 计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使 用了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网 络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发 票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票， 才能保存在采购发票文件中。
主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购发票、采购结算与付款管理 第六节 账表输出和统计分析
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发票管理流程
• 3．实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从 采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获 取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不 能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采 购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常 重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的 控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门， 也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员， 并受财务部门管理。
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主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购发票、采购结算与付款管理 第六节 账表输出和统计分析
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存货验收流程
当供应商将存货送入企业，此时， 由检验 岗位的人员对存货进行检验： • 从采购订单文件中获取信息，并将存货信 息与实物进行核对 • 如果检验合格，将检验合格信息写入采购 订单文件，将自动生成入库单传递到存货 子系统的入库单文件中。
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制定编码原则
• 按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等 设计供应商编码。
– 一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家， 而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的 编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此， 供应商编码应该与国家行政区号保持一致。
– 层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此， 在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和 分析。