第五章采购与付款核算与管理.pptx
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{财务管理收款付款}采购与付款的核算与管理概述
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制定编码原则
• 按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等 设计供应商编码。
– 一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家， 而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的
编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此， 供应商编码应该与国家行政区号保持一致。
购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常
重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的 控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门， 也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员， 并受财务部门管理。
• 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采 购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转
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发票管理流程
• 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商
的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生 成采购发票的基本信息；
• 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入 计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使 用了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网 络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发
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• 应付与付款流程（见图5－7）
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IT环境下与手工环境下其流程的比 较分析
• 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 • 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 • 3．IT环境下加强了统计分析能力 • 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能
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采购与付款
采购与付款（收罗看法稿）第一章总则第一条为了引导企业加强对采购与付款营业的内部操纵，规范采购与付款行动，防范采购与付款过程中的缺点和舞弊，依照《企业内部操纵规范——全然规范》以及国度有关司法律例，制订本规范。
第二条本规范所称采购与付款，主假如指企业外购商品并付出价款的行动。
企业外购劳务并付出价款的操纵，能够参照本规范的规定履行。
第三条企业在建立并实施采购与付款内部操纵轨制中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险操纵，并采取响应的操纵方法：（一）权责分派和职责分工应当明白，机构设置和人员配备应当科学合理；（二）请购依照顾当充分恰当，请购事项和审批法度榜样应当明白；（三）采购与验收的治理流程及有关操纵方法应当清晰，对供给商的选择、采购方法切实事实上定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明白规定；（四）付款方法、法度榜样、审批权限和与客户的对账方法应当明白。
第二章职责分工与授权赞成第四条企业应当建立采购与付款营业的岗亭义务制，明白相干部分和岗亭的职责、权限，确保解决采购与付款营业的不相容岗亭互相分别、制约和监督。
企业采购与付款营业的不相容岗亭至少包含：（一）请购与审批；（二）询价与确信供给商；（三）采购合同的订立与审核；（四）采购、验收与相干管帐记录；（五）付款的申请、审批与履行。
第五条企业应当建立采购与付款营业的授权轨制和审核赞成轨制，并按照规定的权限和法度榜样解决采购与付款营业。
有资本整合前提的企业或企业集团，营业采购权应当尽量集中，实施集中或相对集中采购，或采取集中招标情势，以进步采购效力，堵塞治理马脚，降低成本和费用。
第六条企业能够依照具体情形对解决采购营业的人员按期进行岗亭轮换，防范采购人员应用权柄和工作便利收受贸易贿赂、损害企业好处的风险。
第七条企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的法度榜样解决采购与付款营业，并在采购与付款各环节设置相干的记录、填制响应的凭证，建立完全的采购挂号轨制，加强请购手续、采购订单(或采购合同，下同)、验收证实、入库凭证、采购发票等文件和凭证的互相查对工作。
《采购与付款管理》课件
评价方法
采用加权评分、层次分析法、模糊综合评价等方法，对供应商进行评价和排序 。
供应商关系管理
01
02
03
合同管理
与供应商签订明确、详细 的采购合同，明确双方的 权利和义务，确保采购活 动的顺利进行。
沟通与协调
建立有效的沟通机制，及 时解决采购过程中出现的 问题，加强与供应商的协 作与配合。
供应商激励
采购与付款的流程
需求分析
企业根据实际需求，提 出采购计划，并进行审
核。
供应商选择
根据采购计划的要求， 选择合适的供应商，进 行商务谈判，签订采购
合同。
合同履行
供应商按照合同规定的 时间、地点和质量要求 交货，企业进行验收和
入库。
付款结算
企业根据采购合同的规 定，进行付款结算。
02
供应商管理
供应商选择
合同履行
企业应按照合同约定履行自己的义务，确保合同的顺利实施。在履行过程中，企业应加强与供应商的 沟通，及时解决可能出现的问题。
纠纷处理
在合同履行过程中，如果出现纠纷，企业应及时采取措施，如协商、调解或仲裁等，以维护企业的利 益。同时，企业应认真总结经验教训，加强合同管理，避免类似纠纷再次发生。
04
确保企业经营活动的效率和效果、资 产的安全完整、经济信息和财务报告 的可靠性。
全面性、重要性、制衡性、适应性、 成本效益。
采购与付款内部控制的目标和原则
采购与付款内部控制目标
确保采购活动合规、合法，保障资产安全， 提高采购效率，降低采购成本，保证付款的 准确性。
采购与付款内部控制原则
明确职责分工，遵循授权批准，确保合同履 行，加强监督检查。
付款
是指企业根据采购合同的规定，向供 应商支付货款的整个过程。
采用加权评分、层次分析法、模糊综合评价等方法，对供应商进行评价和排序 。
供应商关系管理
01
02
03
合同管理
与供应商签订明确、详细 的采购合同，明确双方的 权利和义务，确保采购活 动的顺利进行。
沟通与协调
建立有效的沟通机制，及 时解决采购过程中出现的 问题，加强与供应商的协 作与配合。
供应商激励
采购与付款的流程
需求分析
企业根据实际需求，提 出采购计划，并进行审
核。
供应商选择
根据采购计划的要求， 选择合适的供应商，进 行商务谈判，签订采购
合同。
合同履行
供应商按照合同规定的 时间、地点和质量要求 交货，企业进行验收和
入库。
付款结算
企业根据采购合同的规 定，进行付款结算。
02
供应商管理
供应商选择
合同履行
企业应按照合同约定履行自己的义务，确保合同的顺利实施。在履行过程中，企业应加强与供应商的 沟通，及时解决可能出现的问题。
纠纷处理
在合同履行过程中，如果出现纠纷，企业应及时采取措施，如协商、调解或仲裁等，以维护企业的利 益。同时，企业应认真总结经验教训，加强合同管理，避免类似纠纷再次发生。
04
确保企业经营活动的效率和效果、资 产的安全完整、经济信息和财务报告 的可靠性。
全面性、重要性、制衡性、适应性、 成本效益。
采购与付款内部控制的目标和原则
采购与付款内部控制目标
确保采购活动合规、合法，保障资产安全， 提高采购效率，降低采购成本，保证付款的 准确性。
采购与付款内部控制原则
明确职责分工，遵循授权批准，确保合同履 行，加强监督检查。
付款
是指企业根据采购合同的规定，向供 应商支付货款的整个过程。
采购与付款控制课件.ppt
10
《企业内部控制具体规范—采购与付款》
采购与付款内部控制具体规范共五章，二十条。
11
案例一
A公司的材料采购需经授权批准后方可进行。采购部根据经批准 的请购单发出订货单。货物运达后，验收部门根据订货单的要求 验收货物，并编制一式多联的验收单，验收单未作连续编号。仓 库根据验收单验收货物，在验收单上签字后，将货物移入仓库加 以保管。采购部门根据验收单编制付款凭单，月末把验收单一联 和付款凭单交会计部作记账用。会计部审核付款凭单后，支付采 购款项。该公司授权会计部的经理保管和签署支票，经理将其授 权给会计人员李四负责，并由李四保管支票印章。李四根据已经 过审核批准的付款凭单，确定支票受款人名称金额等与凭单内容 一致后签署支票，李四签署支票后未对付款凭单作任何处理。
要求。
12
案例二
以下是某企业采购与付款内部控制制度的部分措施， 请分析以下措施有何不妥之处：
为简化程序，请购单只需由采购部门审批即可。 小额的采购业务可以提出口头请购申请，采购部门负
责人口头审批同意。
采购的存货必须要经过仓库管理人员验收，并出具验 收入库单，一般的物品可交由请购部门直接使用，无 需验收。
人简化审批手续，必须在及后的发票上签字确认。
采购的存货必须要经过仓库管理人员验收，并出具验收 入库单；日常使用的一般的物品可交由请购部门自己验 收后直接使用。
对于单笔金额在100万元以上的采购业务应由需求部门提 出申请，经领导集体审批后由行政部牵头采购部具体负 责采购，财务部办理付款；对于单笔金额在1000元以下 的采购业务，由需求部门直接办理采购和付款业务。
5
采购与付款的主要业务程序和关键控制点
6
7
8
9
第四节 采购与付款内部控制的监督检查
《企业内部控制具体规范—采购与付款》
采购与付款内部控制具体规范共五章，二十条。
11
案例一
A公司的材料采购需经授权批准后方可进行。采购部根据经批准 的请购单发出订货单。货物运达后，验收部门根据订货单的要求 验收货物，并编制一式多联的验收单，验收单未作连续编号。仓 库根据验收单验收货物，在验收单上签字后，将货物移入仓库加 以保管。采购部门根据验收单编制付款凭单，月末把验收单一联 和付款凭单交会计部作记账用。会计部审核付款凭单后，支付采 购款项。该公司授权会计部的经理保管和签署支票，经理将其授 权给会计人员李四负责，并由李四保管支票印章。李四根据已经 过审核批准的付款凭单，确定支票受款人名称金额等与凭单内容 一致后签署支票，李四签署支票后未对付款凭单作任何处理。
要求。
12
案例二
以下是某企业采购与付款内部控制制度的部分措施， 请分析以下措施有何不妥之处：
为简化程序，请购单只需由采购部门审批即可。 小额的采购业务可以提出口头请购申请，采购部门负
责人口头审批同意。
采购的存货必须要经过仓库管理人员验收，并出具验 收入库单，一般的物品可交由请购部门直接使用，无 需验收。
人简化审批手续，必须在及后的发票上签字确认。
采购的存货必须要经过仓库管理人员验收，并出具验收 入库单；日常使用的一般的物品可交由请购部门自己验 收后直接使用。
对于单笔金额在100万元以上的采购业务应由需求部门提 出申请，经领导集体审批后由行政部牵头采购部具体负 责采购，财务部办理付款；对于单笔金额在1000元以下 的采购业务，由需求部门直接办理采购和付款业务。
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采购与付款的主要业务程序和关键控制点
6
7
8
9
第四节 采购与付款内部控制的监督检查
采购与付款核算与管理课件
付款方式选择
分析各种付款方式的优缺点
01
考虑付款方式的成本和风险
02
与供应商协商
03
应付款项管理
应付款项的核对
定期核对应付款项，确保应付账款的准确性。
逾期款项的管理
对于逾期的应付款项，应采取措施进行催收和管理，避免形成坏 账。
应付款项的优化
通过优化应付款项的结构和管理方式，降低公司的财务成本和风 险。
采购与付款核算
采购成本核算
付款核算流程
应付账款核算
发票核算与核对
发票核算与核对是指对发票进行审核、 确认、计量、记录和报告的过程。
VS
发票是企业在采购过程中收到的凭证， 用于证明交易的合法性和准确性。在 发票核算与核对中，需要仔细核对发 票的内容，包括商品或服务的名称、 数量、单价、金额等，以确保其准确 性和合规性。同时，还需要根据发票 的内容进行相应的会计处理和税务申 报。
货ห้องสมุดไป่ตู้支付
采购管理
供应商选择与评估
01
02
03
供应商选择标准
供应商评估流程
供应商关系管理
采购计划制定
需求分析
采购预算
采购计划实施
采购合同管理
合同签订
与供应商签订书面采购合同，明 确双方的权利和义务。
合同履行
监督供应商按照合同约定履行义 务，确保采购活动的顺利进行。
合同变更与解除
根据实际情况，对采购合同进行 变更或解除，维护企业的利益。
发票核算与核对
采购与付款内部控制
内部控制概述
内部控制定 义 内部控制目 标 内部控制要素
采购内部控制
采购申请控制
、 。
供应商选择与评价
采购与付款业务核算课件
VS
预付账款核算是指对企业在采购过程 中产生的预付账款进行确认、记录和 管理的过程。通过预付账款核算，企 业能够准确反映因采购而产生的预付 款项，并对其进行有效的管理。预付 账款核算的主要内容包括：预付账款 的确认、记录、核对、退回以及与供 应商的对账等。
付款业务处理
付款业务处理是采购与付款业务核算中的关 键环节，涉及核对发票、核对账户余额以及 确保付款正确无误。
供应商交货延迟
采购订单未及时下达或下达时未明确交货 期限，可能导致供应商无法按时交货，影
响企业的生产计划和销售。
总结词
采购订单处理不当可能引发供应商 交货延迟、产品质量问题、合同纠
纷等风险。
A
B
C
D
合同纠纷
采购订单中的条款与合同条款不一致或存 在歧义，可能导致双方在履行合同时产生 纠纷，影响企业的正常运营。
采购与付款业务核算课件
目录
CONTENTS
• 采购与付款业务概述 • 采购业务核算 • 付款业务核算 • 采购与付款业务内部控制 • 采购与付款业务核算案例分析
01 采购与付款业务概述
CHAPTER
采购与付款业务定义
采购
是指企业根据需求计划，寻找合 适的供应商，通过谈判、签订合 同等方式，购买商品或劳务的行 为。
应付账款核算是指对企业在采购过程中产生的应付账款进行确认、记录和管理的过程。通过应付账款 核算，企业能够准确反映因采购而产生的负债，并对其进行有效的管理。应付账款核算的主要内容包 括：应付账款的确认、记录、核对、支付以及与供应商的对账等。
预付账款核算
预付账款核算是采购与付款业务核算 中的重要环节，主要涉及确认、记录 和跟踪预付账款的金额和退回情况。
采购与付款循环审计培训课件(PPT 84页)
（二）编制订购单
了解采购部门编制订购单情况
部门：采购部门
凭证：订购单
注意：
1.采购部门负责编制订购单和发出订购单。
2.采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。
3.采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应
商，但询价与确定供应商的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目，
应采取竞价方式来确定供应商。
（也叫付款通知书、付款单）
控制措施：
1．确定供应商发票的内容与相关的验收单、订 购单的一致性。
２．确定供应商发票计算的正确性。
3．编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性 凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。这些支 持性凭证的种类，因交易对象的不同而不同。
4．独立检查付款凭单计算的正确性。
(五)编制付款凭单
了解记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。
部门：应付凭单部门（一般是负责采购的部门编制） 凭证：付款凭单 控制措施：（见后）
认定： 经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易 提供了依据，因此，这些控制与“存在”、“发生”、 “完整性”、“权利和义务”和“计价和分摊”等认定有 关。
一、控制测试和交易的实质性程序一览表 案例及实训P32
四 应付账款的审计
（一）确定应付账款的审计目标
审计目标
存在
A.资产负债表中记录的应付账 款是存在的。
√
B.所有应当记录的应付账款均 已记录。
C.记录的应付账款由被审计单 位拥有或控制。
D.应付账款以恰当的金额包括 在财务报表中，与之相关 的计价或分摊已恰当记录。
记录 支出
付款
确认与 记录负债
编制付 款凭单
请购 订货 验收入库存 付款
采购与付款业务课件
激励机制
通过设立供应商奖励制度等方式，激励供应商提高产品质量、降低成本、提升 服务水平，增强供应商的合作积极性和忠诚度。
03
采购谈判与合同管理
采购谈判技巧
建立信任关系
在谈判过程中，建立互信关系 是关键，通过真诚沟通、透明
交流来获得对方的信任。
明确需求
在开始谈判之前，明确自身需 求和底线，了解供应商的供应 能力和状况，以便更好地进行 谈判。
根据合同条款和实际验收入库情况， 企业向供应商支付相应的款项。
02
供应商管理
供应商选择
供应商选择标准
在选择供应商时，应考虑供应商的信 誉、产品质量、价格、交货期和服务 等因素，以确保供应商能够满足企业 的采购需求。
供应商筛选流程
制定筛选标准，收集供应商信息，进 行初步筛选，对筛选出的供应商进行 现场考察和评估，最终确定合格供应商。
05
采购风险与质量控制
采购风险识别与预防
供应商选择风险
选择不合适的供应商可能导致供 应中断、产品质量问题等风险。
预防措施包括供应商评估、选择 和定期审查。
价格风险
市场价格波动可能导致采购成本增 加。预防措施包括价格比较、长期 协议和价格上限。
交货期风险
供应商延迟交货可能导致生产中断。 预防措施包括提前下单、定期跟进 和备用供应商计划。
灵活变通
在谈判过程中，要灵活变通， 根据实际情况调整策略，以达 到最佳的谈判效果。
掌握信息
了解市场行情、竞争对手情况 等信息，有助于在谈判中占据
优势地位。
合同条款与内容
01
02
明确商品或服务的规格、 质量、数量、价格等细 节，避免后期纠纷。
约定交货时间、地点、 方式等物流条款，确保 双方权益得到保障。
通过设立供应商奖励制度等方式，激励供应商提高产品质量、降低成本、提升 服务水平，增强供应商的合作积极性和忠诚度。
03
采购谈判与合同管理
采购谈判技巧
建立信任关系
在谈判过程中，建立互信关系 是关键，通过真诚沟通、透明
交流来获得对方的信任。
明确需求
在开始谈判之前，明确自身需 求和底线，了解供应商的供应 能力和状况，以便更好地进行 谈判。
根据合同条款和实际验收入库情况， 企业向供应商支付相应的款项。
02
供应商管理
供应商选择
供应商选择标准
在选择供应商时，应考虑供应商的信 誉、产品质量、价格、交货期和服务 等因素，以确保供应商能够满足企业 的采购需求。
供应商筛选流程
制定筛选标准，收集供应商信息，进 行初步筛选，对筛选出的供应商进行 现场考察和评估，最终确定合格供应商。
05
采购风险与质量控制
采购风险识别与预防
供应商选择风险
选择不合适的供应商可能导致供 应中断、产品质量问题等风险。
预防措施包括供应商评估、选择 和定期审查。
价格风险
市场价格波动可能导致采购成本增 加。预防措施包括价格比较、长期 协议和价格上限。
交货期风险
供应商延迟交货可能导致生产中断。 预防措施包括提前下单、定期跟进 和备用供应商计划。
灵活变通
在谈判过程中，要灵活变通， 根据实际情况调整策略，以达 到最佳的谈判效果。
掌握信息
了解市场行情、竞争对手情况 等信息，有助于在谈判中占据
优势地位。
合同条款与内容
01
02
明确商品或服务的规格、 质量、数量、价格等细 节，避免后期纠纷。
约定交货时间、地点、 方式等物流条款，确保 双方权益得到保障。
采购与付款管理概述.pptx
– 易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其 他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电 话号码，便于使用和记忆。
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数据文件设计
– 请购单文件 – 采购发票文件 – 采购订单文件（采购合同文件） – 供应商档案文件 – 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进
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• 采购订单文件 (见书）
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采购与付款子系统的功能结构
采购与付款子系统
初始设置
采购与入库 管理
发票管理
采购结算与 付款管理
期末结账
账表输出 与
统计分析
系统服务
行更新） – 入库单文件（与存货子系统共享） – 临时凭证文件（与总账子系统共享）
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供应商档案文件
数据结构
•存储策略 供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采用一年一个文件。
•存储方式 供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。
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采购与付款子系统的目标
• 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 • 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行
实时控制 • 3．加强对资金的管理 • 4．提供各种核算和管理信息 • 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款
系统
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• 解释设置基本信息的目的
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数据文件设计
– 请购单文件 – 采购发票文件 – 采购订单文件（采购合同文件） – 供应商档案文件 – 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进
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• 采购订单文件 (见书）
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采购与付款子系统的功能结构
采购与付款子系统
初始设置
采购与入库 管理
发票管理
采购结算与 付款管理
期末结账
账表输出 与
统计分析
系统服务
行更新） – 入库单文件（与存货子系统共享） – 临时凭证文件（与总账子系统共享）
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供应商档案文件
数据结构
•存储策略 供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采用一年一个文件。
•存储方式 供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。
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采购与付款子系统的目标
• 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 • 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行
实时控制 • 3．加强对资金的管理 • 4．提供各种核算和管理信息 • 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款
系统
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• 解释设置基本信息的目的
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《采购与付款》课件
03
CHAPTER
采购成本与价格分析
采购成本构成
直接成本
指与采购商品或服务直 接相关的成本，如商品
价格、运费等。
间接成本
指与采购过程相关的成 本，如采购人员的工资
、差旅费等。
库存持有成本
指因持有库存而产生的 成本，如仓储费、保险
费等。
缺货成本
指因缺货导致的成本， 如生产中断、紧急采购
等。
价格分析方法
多源采购
同时从多个供应商采购，增加 议价能力。
标准化
通过标准化减少定制部件和产 品，降低采购成本。
持续改进
通过持续改进采购流程和供应 商管理，降低成本。
04
CHAPTER
付款与支付方式
付款方式
现金付款
直接以现金支付给供应商，适用于小额、短 期的交易。
电子支付
通过第三方支付平台进行支付，方便快捷， 适用于线上交易。
提高质量
风险管理
优质的供应商和产品可以提高企业的产品 质量和生产效率。
有效的采购管理可以帮助企业规避供应商 风险、产品质量风险等，降低企业的经营 风险。
采购的分类
按采购物品的用途
生产性采购和消费性采购。
按采购过程的特点
直接采购和间接采购。
按采购方式
招标采购、询价采购、比价采购、议价采购和定 价收购。
采购与供应链管理的关系
采购是供应链管理的重要组成部 分，负责与供应商建立合作关系 ，确保企业生产所需物资的供应
。
采购与供应链管理的目标一致， 都是为了实现企业整体效益最大
化。
采购与供应链管理的协同工作能 够提高企业运营效率，降低成本
和风险。
06
CHAPTER
采购业务的管理与核算PPT文档23页
。——非洲 2、最困难的事情就是认识自己。——希腊 3、有勇气承担命运这才是英雄好汉。——黑塞 4、与肝胆人共事，无字句处读书。——周恩来 5、阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根
采购业务的管理与核算
11、获得的成功越大，就越令人高兴 。野心 是使人 勤奋的 原因， 节制使 人枯萎 。 12、不问收获，只问耕耘。如同种树 ，先有 根茎， 再有枝 叶，尔 后花实 ，好好 劳动， 不要想 太多， 那样只 会使人 胆孝懒 惰，因 为不实 践，甚 至不接 触社会 ，难道 你是野 人。(名 言网) 13、不怕，不悔(虽然只有四个字，但 常看常 新。 14、我在心里默默地为每一个人祝福 。我爱 自己， 我用清 洁与节 制来珍 惜我的 身体， 我用智 慧和知 识充实 我的头 脑。 15、这世上的一切都借希望而完成。 农夫不 会播下 一粒玉 米，如 果他不 曾希望 它长成 种籽； 单身汉 不会娶 妻，如 果他不 曾希望 有小孩 ；商人 或手艺 人不会 工作， 如果他 不曾希 望因此 而有收 益。-- 马钉路 德。
采购业务的管理与核算
11、获得的成功越大，就越令人高兴 。野心 是使人 勤奋的 原因， 节制使 人枯萎 。 12、不问收获，只问耕耘。如同种树 ，先有 根茎， 再有枝 叶，尔 后花实 ，好好 劳动， 不要想 太多， 那样只 会使人 胆孝懒 惰，因 为不实 践，甚 至不接 触社会 ，难道 你是野 人。(名 言网) 13、不怕，不悔(虽然只有四个字，但 常看常 新。 14、我在心里默默地为每一个人祝福 。我爱 自己， 我用清 洁与节 制来珍 惜我的 身体， 我用智 慧和知 识充实 我的头 脑。 15、这世上的一切都借希望而完成。 农夫不 会播下 一粒玉 米，如 果他不 曾希望 它长成 种籽； 单身汉 不会娶 妻，如 果他不 曾希望 有小孩 ；商人 或手艺 人不会 工作， 如果他 不曾希 望因此 而有收 益。-- 马钉路 德。
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会计信息系统 Accounting Information System
第5章 采购与付款的核算与管理
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主要内容
第一节 采购与付款的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析
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发票管理流程
• 3．实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从 采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获 取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不 能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采 购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常 重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的 控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门， 也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员， 并受财务部门管理。
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主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购发票、采购结算与付款管理 第六节 账表输出和统计分析
– 易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其 他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电 话号码，便于使用和记忆。
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数据文件设计
– 请购单文件 – 采购发票文件 – 采购订单文件（采购合同文件） – 供应商档案文件 – 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进
主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购发票、采购结算与付款管理 第六节 账表输出和统计分析
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制定编码原则
• 按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等 设计供应商编码。
– 一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家， 而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的 编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此， 供应商编码应该与国家行政区号保持一致。
– 层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此， 在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和 分析。
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IT环境下与手工环境下其流程的比 较分析
• 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 • 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 • 3．IT环境下加强了统计分析能力 • 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能
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• 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采 购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转 账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。
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• 应付与付款流程（见图5－7）
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发票管理流程
• 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商 的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生 成采购发票的基本信息；
• 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入 计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使 用了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网 络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发 票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票， 才能保存在采购发票文件中。
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请购与采购管理流程
请购与采购流程 请购岗位
录入
请购单 文件
MRP物料 需求计划
系统
存货系统
采购编制订单岗位 不合理 审核请购单
合理吗？ 合理
选择供应商
供应商排名 文件
供应商档案 文件
采购价格 文件
编制采购订单
采购岗位 供供供
采购
采购订单 文件
获取订单
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采购与付款子系统的目标
• 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 • 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行
实时控制 • 3．加强对资金的管理 • 4．提供各种核算和管理信息 • 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款
系统
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存货验收流程
当供应商将存货送入企业，此时， 由检验 岗位的人员对存货进行检验： • 从采购订单文件中获取信息，并将存货信 息与实物进行核对 • 如果检验合格，将检验合格信息写入采购 订单文件，将自动生成入库单传递到存货 子系统的入库单文件中。
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企业从采购到付款都要经历以下几个步骤
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采购与付款流程
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采购与付款业务核算与管理的特点
• 1．数据存储量大 • 2．数据变化频繁 • 3．管理要求高 • 4．与其他子系统联系广泛
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采购与付款流程构建的原则
• “数出一门，共同使用”， • 整个流程采用统一的数据库 • 在关键环节设计控制点，强化实时控制
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采购与付款流程
• 细分为： 请购与采购 验收 发票管理 应付与付款
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第5章 采购与付款的核算与管理
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主要内容
第一节 采购与付款的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析
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发票管理流程
• 3．实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从 采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获 取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不 能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采 购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常 重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的 控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门， 也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员， 并受财务部门管理。
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主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购发票、采购结算与付款管理 第六节 账表输出和统计分析
– 易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其 他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电 话号码，便于使用和记忆。
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数据文件设计
– 请购单文件 – 采购发票文件 – 采购订单文件（采购合同文件） – 供应商档案文件 – 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进
主要内容
第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购发票、采购结算与付款管理 第六节 账表输出和统计分析
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制定编码原则
• 按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等 设计供应商编码。
– 一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家， 而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的 编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此， 供应商编码应该与国家行政区号保持一致。
– 层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此， 在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和 分析。
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IT环境下与手工环境下其流程的比 较分析
• 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 • 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 • 3．IT环境下加强了统计分析能力 • 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能
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• 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采 购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转 账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。
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• 应付与付款流程（见图5－7）
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发票管理流程
• 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商 的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生 成采购发票的基本信息；
• 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入 计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使 用了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网 络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发 票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票， 才能保存在采购发票文件中。
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请购与采购管理流程
请购与采购流程 请购岗位
录入
请购单 文件
MRP物料 需求计划
系统
存货系统
采购编制订单岗位 不合理 审核请购单
合理吗？ 合理
选择供应商
供应商排名 文件
供应商档案 文件
采购价格 文件
编制采购订单
采购岗位 供供供
采购
采购订单 文件
获取订单
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采购与付款子系统的目标
• 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 • 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行
实时控制 • 3．加强对资金的管理 • 4．提供各种核算和管理信息 • 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款
系统
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存货验收流程
当供应商将存货送入企业，此时， 由检验 岗位的人员对存货进行检验： • 从采购订单文件中获取信息，并将存货信 息与实物进行核对 • 如果检验合格，将检验合格信息写入采购 订单文件，将自动生成入库单传递到存货 子系统的入库单文件中。
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企业从采购到付款都要经历以下几个步骤
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采购与付款流程
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采购与付款业务核算与管理的特点
• 1．数据存储量大 • 2．数据变化频繁 • 3．管理要求高 • 4．与其他子系统联系广泛
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采购与付款流程构建的原则
• “数出一门，共同使用”， • 整个流程采用统一的数据库 • 在关键环节设计控制点，强化实时控制
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采购与付款流程
• 细分为： 请购与采购 验收 发票管理 应付与付款
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