食品公司主要业务流程操作规范

××食品有限公司分公司主要业务流程

操作规范

文档说明流程描述工具如下：

主要业务流程描述文档结构如下：

上述业务流程所对应的财务类型为：库存商品暂估入库；所对应的凭证模板为：库存商品暂估入库。

上述业务流程所对应的财务类型为：向沐林总部退货冲暂估应付款；所对应的凭证模板为：向沐林总部退货冲暂估应付款。

向沐林总部退货冲应付款的业务流程和上图中的“向沐林总部退货冲应付暂估款”的业务流程一样，唯一的区别在于所选择的财务类型不一样。

以上业务流程操作注意事项：

1、在制作采购入库单和采购退货单时（实际上包括所有模块的原始业务单据），其单

据上的业务日期应是实际入账日期或实际入账会计期（这是最应注意的）；如果所输入的业务日期不是当前的会计期，那么，该凭证是不能在当前会计期的库存记账操作中自动生成会计凭证。由于沐林各分公司今后几个月的实施工作处于追账、补账的实施环节，因此，我们建议：调整计算机的默认时间，使之符合所追账簿的会计期（如计算机默认时间是2月18日，而所追账簿的会计期是1月，那么，调整计算机的默认月份是1月，具体日期可自行定义）；待所追账簿的会计期与实际月份相符时，再调整回来（误操作后的更正见第14页）。

2、采购入库单或采购退货单记账后，将自动生成应付的一般凭证或红字凭证。若不做任何修改，直接进行存盘操作时，系统将会提示：“某行请正确选择业务类型”。该提示并不是说明你所选择的财务类型是错误，而是提示说明应付账款的辅助核算卡片中没有明确的发票类型。因此，你得首先点击应付账款所在行记录，然后点击辅助核算，将卡片上的发票类型修改为明确的发票类型（或是增值税发票、或是普通发票等）；如果存在多条应付账款记录，你得重复上述工作。选择完毕之后，这张凭证才能存盘，才能在总账中形成记录。

3、由于各分公司沐林饮料的进价是基本不变的，因此，尽管是属于暂估入账业务，在采购入库单上的价格类型，请选择“实价”，无需选择其他价格类型。

4、在总账中直接进行应付暂估款冲销时，辅助核算卡片上的业务类型应选择“采购回冲”（软件标识码为PC）。

5、制作供应商结算单时，不仅要输入结算金额，而且要在明细的应付款记录上输入“本次结算金额”。注意：各明细本次结算金额之和不能大于结算金额，否则该张单据不能存盘。

6、“向沐林总部退货冲应付款”和“向沐林总部退货冲应付暂估款”这两种业务类型的采购退货单，经记账之后，生成红字的采购应付款凭证，系统中以PI（红字）标识。

7、对PI（红字）标识的采购应付款进行核销时，应直接进行手工核销。并且，待核销应付记录（红字PI）所在的核销金额，应输入负数；而被核销应付记录（兰字PI）所在的核销金额，应输入正数。

8、应付（应收）账款的自动核销操作，要求所列出的各应付（应收）账款明细余额必须是“一借多贷”或“一贷多借”，而不能是“多借多贷”。如果存在“多借多贷”，则直接进行手工核销。

操作注意事项：

1、任何未经审核的单据，将不能被下一操作环节所引用；比如订单未审核，那么，这

张订单将不能生成销售发货单。

2、价格的引用：在订单明细行中输入物料编码，系统自动引用价格管理中预先定义的标准价（含税价）；也可直接录入商品价格。如果该客户在“客户结算系数”中定义所采用的结算价格（如出厂价、成本价、批发价、代理价、或其他价格），那么系统将自动引用价格管理中预先定义的各类价格（注意：结算系数一般设置为1）。

3、扣率的输入：在“销售选项设置”中启用商业折扣，在订单明细行输入完毕物料的数量之后，在订单表头中的“商业折扣”中输入扣率（这里采用的是顺扣，如打八折，扣率为80％），“订单金额”将自动扣减折扣金额。

4、买5送1的业务处理：虽然是送1，但在财务上是视同销售。因此，在订单明细行中输入物料的发货数量为6，在“商业折扣”中输入折算过的扣率（5/6，即扣率为83.33％）。

5、发货中如有散罐，比如“12箱5罐”的业务处理：在启用“辅助计量单位”，及设置“非标计量单位”之后，在订单明细行录入物料时，系统允许选择对计量单位进行选择。因此，12箱5罐的业务，应拆分成两行明细记录，一行计量单位是箱，数量为12；另一行计量单位是罐，数量是5。注意：对于罐的销售价格，系统自动按照预先的折算公式（标准计量与非标计量），计算出每罐的销售单价。

上述业务流程所对应的财务类型是：××型销售收入或退货；所对应的凭证模板：××型销售收入或退货。

操作注意事项：

1、未审核的销售发货单将不能被内部结算单引用。

2、内部结算单必须审核之后，才能记账，才能自动生成记账凭证。

3、发票的含义：在新中大intfi软件，发票的意义主要在于向总账、客户中心传递应收信息，并形成应收记录。为使系统中使用的发票和实际通过税控系统开具的发票有所区别，在沐林各分公司账套中，我们通过“内部结算单”来生成应收账款记账凭证。

4、内部结算单录入时，需注意单据表头上的录入日期应符合应收款入账日期。

5、一张发货单存在不同商品大类的物料：由于销售收入的明细会计科目是按商品大类划分的，因此，财务类型也是按商品大类划分的，相应地，销售凭证模板也是按商品大类划分的。如果一张发货单上存在多个不同商品大类的物料，比如，既存在普通型的沐林饮料，又存在增强型的沐林饮料（注：包装规格不受影响），那么，在根据这张发货单生成内部结算单时，需要对物料按大类进行拆分，也就是说，要做2张内部结算单，并通过记账自动生成2张应收记账凭证。

6、多张发货单开一张发票：显然，多张发货单开一张发票，其前提是同一个客户。系统支持这项操作流程。不过，多张发货单开一张发票之后，系统很难对这张发票所对应的发货单进行跟踪处理。因此，实务中，我们还是采用一张发货单对应一张内部结算单、一张应收账款记账凭证，或一张发货单对应多张内部结算单、多张应收账款记账凭证。

7、“弃审”就是取消审核的意思。其功能键没有直接显示在主界面上，而是在对已审核的单据点击“审核”功能键时，“弃审”会显示在操作主界面上。不仅内部结算单是这样，其他任何单据（订单、销售发货单、退货单、入库单、出库单、凭证等）也都是这样。

8、对于已记账的内部结算单不能进行删除、作废、去审核等操作。

9、“删除”只能针对未审核的内部结算单。删除之后，该张单据将不占用内部结算单号码（发票号码）。

10、“作废”只能针对已审核未记账的内部结算单进行操作。作废之后，该张单据将继续占用一个内部结算单号码（发票号码）。

11、对于已审核、未记账的内部结算单，发现有误，可先进行去审核操作，然后可以修改内部结算单。

12、对于已审核、已记账、并已在总账中生成记账凭证的内部结算单，事后检查发现有误，比如财务类型选错了，应该是普通型的，结果选成了增强型的。像这些问题，可对该张内部结算单进行冲红，系统自动生成冲红凭证，然后重新制作内部结算单，重新生成凭证。