电子会计档案管理系统v2.0课件
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会计电算化课件之系统管理(ppt 23页)
15.01.2020
20
系统运行安全管理
系统运行监控 注销当前操作员 清除系统运行异常 察看上机日志 设置自动备份计划 升级数据
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21
本章总结
通过本章学习：
了解系统管理在用友ERP-U8管理软件中的地位及 作用
理解账套、年度账的概念及其间的关系 理解操作员及权限管理的意义，掌握操作员及权限
的设置方法 掌握在系统管理中如何进行数据安全管理
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系统管理员
账套主管
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2
系统管理员
职位概要
负责整个系统的安全运行和数据维护。
系统默认：ADMIN
工作内容
按岗位分工要求设置系统操作员，分配其对应权限。
按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账。
随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、 排除运行故障。
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5
账套管理
建立账套
建账三步曲
以系统管理员身份登录系统管理 增加用户
在建账向导引导下完成建账过程 设置用户权限
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账套信息 单位信息 核算类型 基础信息 编码方案 数据精度6Fra bibliotek账套管理
建账三步曲-以系统管理员的身份登录系统管理
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默认的系统管理员为 “admin”,密码为空 单击此处可以为系统管
理员增设密码
7
账套管理
建账三步曲-增加用户
标识了蓝色的项目是必须输入的
增加用户时可以选择用户所对应的 角色
15.01.2020
8
会计信息化系统管理课件
当我们用会计软件为一个会计主体进行电算化业务 处理时，需要在微机中为其开辟出一个空间存放这 个主体的数据。这是一个数据库，存放着这个会计 主体的所有会计信息，我们也把它叫做账套 账套是会计数据的物理存在形式 畅捷通-Ｔ3中可设置最999多个账套,每个账套都是 互相独立的，各自存放各自主体的数据，完成独立 的各项业务处理。 建立账套工作需要由系统管理员（ 简称Admin ） 登录系统管理模块来完成
先选择操作员 点击“账套主管”复选框
❖ 普通操作员权限设置
先选择操作员 选择操作员工作的账套 选择具体权限(双击某模块名设置该模块的全部功能，双 击某模块对应的具体权限可进行个别权限的设置)
系统管理员和账套主管权限对比
❖ 只有系统管理员和账套主管能够登录系统管理模块 ❖ 下方左图为系统管理员的登录界面，只需录入用户名和密码 ❖ 下方右图为账套主管的登录界面，需录入用户名、密码和所登录的
❖ 单位简称：除打印发票外其 他情况均使用单位简称。 （本项也可以不输入）
❖ 其他项目可以选择性地填写
账套的建立-账套信息
❖ 本币代码：必须录入 ❖ 本币名称：日常进行会计核算的主
要币种，必须要进行设置（默认为 人民币） ❖ 企业类型：选择工业或商业 ❖ 行业性质：用于确认所适用的会计 制度或会计准则 ❖ 账套主管：可以在下拉菜单中选择 适当操作员设置为新建账套的主管 （也可不在此设置，而到权限菜单 中指定） ❖ 按行业性质预置科目：将本账套所 适用会计制度（准则）的一级科目 （也含部分二级科目）放置于账套 中，用户只设置明细科目即可
❖ 清空年度数据：仅保留基础信息、预置会计科目和预置报表，将 其他信息清空。
❖ 恢复、备份年度数据：原理与账套备份和恢复相同，但此功能仅 对某个账套某个年度的数据进行备份和恢复。
先选择操作员 点击“账套主管”复选框
❖ 普通操作员权限设置
先选择操作员 选择操作员工作的账套 选择具体权限(双击某模块名设置该模块的全部功能，双 击某模块对应的具体权限可进行个别权限的设置)
系统管理员和账套主管权限对比
❖ 只有系统管理员和账套主管能够登录系统管理模块 ❖ 下方左图为系统管理员的登录界面，只需录入用户名和密码 ❖ 下方右图为账套主管的登录界面，需录入用户名、密码和所登录的
❖ 单位简称：除打印发票外其 他情况均使用单位简称。 （本项也可以不输入）
❖ 其他项目可以选择性地填写
账套的建立-账套信息
❖ 本币代码：必须录入 ❖ 本币名称：日常进行会计核算的主
要币种，必须要进行设置（默认为 人民币） ❖ 企业类型：选择工业或商业 ❖ 行业性质：用于确认所适用的会计 制度或会计准则 ❖ 账套主管：可以在下拉菜单中选择 适当操作员设置为新建账套的主管 （也可不在此设置，而到权限菜单 中指定） ❖ 按行业性质预置科目：将本账套所 适用会计制度（准则）的一级科目 （也含部分二级科目）放置于账套 中，用户只设置明细科目即可
❖ 清空年度数据：仅保留基础信息、预置会计科目和预置报表，将 其他信息清空。
❖ 恢复、备份年度数据：原理与账套备份和恢复相同，但此功能仅 对某个账套某个年度的数据进行备份和恢复。
2023-会计电算化高教原版教案PPT第二章
科目设置是会计信息系统的核心，它反映整个企业 会计核算乃至财务管理的体系结构，科目字典的数据 结构设计是电算化会计信息系统设计的关键，其结构 设计将影响整个系统的设计思想。
２、部门字典的作用及其数据结构
部门字典存储核算单位的所有下属部门，其下属部 门最多可分5级。在会计核算中，往往需要按部门进 行分类核算和汇总。将部门字典设计为各账套公用， 这样设计有一定弊端，不同账套的核算部门绝大多数 是不同的，如果各账套公用部门字典可能导致部门杂 乱，使各账套核算时选择部门困难，因此部门字典应 分账套设置为宜。(与教材不同)
对于有历史数据的基表在数据库中应 各设计两个，其数据结构根本相同，只需 在给出数据结构的根底上，加上一个4位的 年份字段，并将此字段作为组合主键之一， 这样就可以保证主键数据的惟一性，不同 年份的数据以年份字段加以区分，不同账 套的数据以账套号加以区分。用设有年份 字段的基表存储历史数据，以年份字段的 内容区别各个不同年份的数据。将当年数 据单独存储，有利于提高其数据处理速度。
６、客户档案字典的作用及其数据结构
客户档案字典存储销售业务所涉及到的具体往来 客户信息，在最明细分类之下可设置具体往来客户。
７、供给商分类字典和供给商档案字典的作用及其数 据结构
这两个数据字典分别与客户分类字典和客户档案 字典类同，其数据结构也类似。
８、个人往来字典的作用及其数据结构
个人往来字典存储核算单位的个人往来和全体职 员信息。
二、系统管理的数据存储设计
9、工程项目分类字典的作用及其数据结构
企业的工程项目核算可能多种多样，为此应允许企业 自行定义多种工程项目核算，企业可将具有相同特性的 工程项目定义为一个工程项目大类，在工程项目大类之 下还可以定义工程项目子类。在最明细工程项目类别之 下可设置具体工程项目，具体工程项目信息存储在工程 项目档案中。工程项目分类字典存储企业的所有核算工 程项目类别信息。
２、部门字典的作用及其数据结构
部门字典存储核算单位的所有下属部门，其下属部 门最多可分5级。在会计核算中，往往需要按部门进 行分类核算和汇总。将部门字典设计为各账套公用， 这样设计有一定弊端，不同账套的核算部门绝大多数 是不同的，如果各账套公用部门字典可能导致部门杂 乱，使各账套核算时选择部门困难，因此部门字典应 分账套设置为宜。(与教材不同)
对于有历史数据的基表在数据库中应 各设计两个，其数据结构根本相同，只需 在给出数据结构的根底上，加上一个4位的 年份字段，并将此字段作为组合主键之一， 这样就可以保证主键数据的惟一性，不同 年份的数据以年份字段加以区分，不同账 套的数据以账套号加以区分。用设有年份 字段的基表存储历史数据，以年份字段的 内容区别各个不同年份的数据。将当年数 据单独存储，有利于提高其数据处理速度。
６、客户档案字典的作用及其数据结构
客户档案字典存储销售业务所涉及到的具体往来 客户信息，在最明细分类之下可设置具体往来客户。
７、供给商分类字典和供给商档案字典的作用及其数 据结构
这两个数据字典分别与客户分类字典和客户档案 字典类同，其数据结构也类似。
８、个人往来字典的作用及其数据结构
个人往来字典存储核算单位的个人往来和全体职 员信息。
二、系统管理的数据存储设计
9、工程项目分类字典的作用及其数据结构
企业的工程项目核算可能多种多样，为此应允许企业 自行定义多种工程项目核算，企业可将具有相同特性的 工程项目定义为一个工程项目大类，在工程项目大类之 下还可以定义工程项目子类。在最明细工程项目类别之 下可设置具体工程项目，具体工程项目信息存储在工程 项目档案中。工程项目分类字典存储企业的所有核算工 程项目类别信息。
电算化会计信息系统PPT课件
传统手工会计系统的工作方式
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会计信息系统的主要特点
（1）数据量大 （2）数据结构复杂 （3）数据加工处理方法要求严格 （4）数据的及时性、真实性、准确性、
完整性、全面性要求严格。 （5）安全可靠性要求高
92.1.4Fra bibliotek1.电算化会计信息系统的概
念
是以计算机信息处理技术为手段的会 计信息系统（Computer Based Accounting Information)，它是由计算机 硬件、软件、数据、规程和人员等组成
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ERP(Enterprise Resources Planning,企业 资源计划）。
ERP系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管 理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管 理平台。它是从MRP（物料需求计划）发展而来的新 一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其 核心思想是供应链管理。它跳出了传统企业边界，从 供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术 与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式， 反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财 富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。 它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有 显著作用。
的一个有机整体，构成一个人和计算机 机密结合协同工作的人机系统。
电算化会计信息系统的构成要素如图2-1
10
图2-1
11
（1）数据处理方式
主要工具：计算机
以文件的形式组织和存放， 磁性介质。
必须对会计原始数据进行标 准化处理，均有计算机集 中记性处理。
强调输入的正确性。
（2）数据处理流程
人工采集、进行标准化处理并输 入计算机
是一种生产管理的计划与控制模式， 因其效益显著而被当成标准管理工具在当 今世界制造业普遍采用。MRPⅡ 实现了 物流与资金流的信息集成，是 CIMS( CIMS,Computer Integrated Manufacturing Systems，计算机/现代集成 制造系统。计算机集成制造----CIM的概念 最早是由美国学者哈林顿博士提出的。
档案电子化综合管理系统理系统培训讲义
案资料电子化数据可通过多种方式和途径的快速网络查询
，便于在业务处理中根据权限实时调用档案；同时，实现
企业档案远程查询，对内对外提供安全、准确、具体的电
子化档案信息服务，提高工商行政管理工作的效率和服务
质量。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
3.系统特色
系统数据存储
集中建库模式 集中建库模式是指只在上级工商局设立服务器，各下属分局不设服务器，
档案电子化综合管理系统是解决纸质档案存在问题的有效途径，与 人工管理相比，计算机管理具有以下优点：
➢ 档案查询可使用数字影像档案，减少人工劳动和差错
➢ 档案查询可实现分级分权限管理 ，以保证数据安全
➢ 档案通过图像扫描、压缩、刻录成磁光盘，形成永久性数据
➢ 通过计算机网络支持远程查询，可实现远程办公和信息共享
移交档案
业务登记 管理系统
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
档案登记入库 档案管理部门
演示大纲
系统概述 系统组成 服务管理 扫描系统 查询系统 系统管理
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
1.服务管理 2.扫描录入 3.日常查询 4.系统维护
系统组成
档案电子化综合管理系统包括服务器管理、档案扫描录入、档案查询 利用和系统管理维护四个子系统以及系统组件SP包组成。
另外、传统的文档处理办法不能适应信息技术革命发展的需要， 主要表现在以下几个方面：
➢ 调阅困难较大，无法远程调阅档案 ➢ 调阅过程丢失原件的风险较大 ➢ 档案保密性差 ➢ 抗灾能力差
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
综上所述，采用传统方式的纸张文档的管理方法，已无法适
查询程序通过网络接收通讯调度传送的查询数据，从而档 案图像的下载速度和图像质量不可避免的成为矛盾。在联网的 档案影像管理系统中，查询模块增加了调节图像下载速度功能 。
电子会计档案管理系统v2.0
会计电子档案管理——主要业务过程
会计电子档案管理——分区域一览式界面
会计电子档案管理——收集 著录目录 挂接电子文件 批量数据导入
接口自动同步
会计电子档案管理——整理
排序
编号
组卷
报表打印
会计电子档案管理——保管
归档
入库保管
库房管理
会计电子档案管理——利用
检索 在线浏览
下载
打印 在线借阅
会计电子档案管理——销毁
目标市场及现有客户分布
会计档案管理面临问题
会计档案产生量巨大…
没有电子档专用管理系统
实体管理已不满足国家要求
会计档案管理面临问题
会计凭证、账簿、报表等 涉及材料众多
整理复杂、录入困难
会计档案管理面临问题
不满足安全性要求！！！
不符合
《中华人民共和 国电子签名法》
规定
不能防止电 子会计档案
被篡改
会计档案管理面临问题
没有建立电子会计档案与 相关联的其他纸质会计档案的检索关系
目东标市场软及现有会客户分计布 电子档案管理系统 解决以上问题
东软会计电子档案管理解决方案
东软会计电子档案管理系统可解决当前各企业对会计档案的管理需求。 针对企业会计档案进行规范化、集中化、网络化的管理，解决当前会计 档案管理领域的“不规范、不安全、不方便”的诸多问题。
鉴定
销毁
销毁管理
会计电子档案管理——权限控制
会计电子档案管理——日志审计
谢谢！
无法保证其 真实、完整、可用、安全
会计档案管理面临问题
应当进行归档的会计 资料没有归档
会计档案管理面临问题
不符合电子档案的长期保管要求
一旦发生技 术变革、原 始厂商倒闭、 应用软件淘 汰等情况导 致数据坏死
会计信息系统管理PPT课件
• 使用维护一般由企业用户在软件服务商的 指导下进行维护工作。
2023/10/2
8
系统维护的工作步骤
• 根据企业的管理需求和软件的应用情况， 提出维护要求
• 由系统维护小组讨论并批准维护要求 • 做好软件备份和数据备份工作 • 分配维护任务 • 验收工作成果
2023/10/2
9
系统维护的要求
• 系统维护作业必须尽可能实现快速与高效率； • 系统维护作业要尽可能避免引起其他系统运行
介质； • 为计算机系统配备UPS（不间断电源），以保证市电停电的情
况下能正常运行或顺利退出系统，避免数据库的损坏； • 尽量采用配备大型数据库系统的会计软件，以保证数据库的安
全。
2023/10/2
20
• 数据及时性方面的控制
– 完善业务流程，并在上机操作管理制度和岗位 责任制中明确各操作员对数据操作的时间性要 求；
– 完善岗位责任制，提高操作员的责任心，尽量减少操 作员的失误；
2023/10/2
19
数据安全性方面的内控措施
• 完善数据备份制度，并切实执行，责任落实到人，以备发生数 据丢失、损坏时能及时恢复，保证会计信息系统的正常运行；
• 完善用户权限及口令的管理制度，保管好超级管理员及数据库 的口令，并通过内部权限的控制实现有效的内部牵制；
• 分散管理 ：适用于使用独立的会计信息系 统，未实现全部信息化的企业
2023/10/2
2
会计信息系统的岗位分工
• 基础数据准备人员 • 软件操作人员 • 维护人员 • 数据分析人员 • 档案管理人员
2023/10/2
3
计算机硬件管理的内容
• 防止未授权人员使用会计信息系统专用计算机； • 由专人或专门部门管理会计信息系统的服务器； • 杜绝不明来源的外部存储设备接驳会计信息系
2023/10/2
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系统维护的工作步骤
• 根据企业的管理需求和软件的应用情况， 提出维护要求
• 由系统维护小组讨论并批准维护要求 • 做好软件备份和数据备份工作 • 分配维护任务 • 验收工作成果
2023/10/2
9
系统维护的要求
• 系统维护作业必须尽可能实现快速与高效率； • 系统维护作业要尽可能避免引起其他系统运行
介质； • 为计算机系统配备UPS（不间断电源），以保证市电停电的情
况下能正常运行或顺利退出系统，避免数据库的损坏； • 尽量采用配备大型数据库系统的会计软件，以保证数据库的安
全。
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• 数据及时性方面的控制
– 完善业务流程，并在上机操作管理制度和岗位 责任制中明确各操作员对数据操作的时间性要 求；
– 完善岗位责任制，提高操作员的责任心，尽量减少操 作员的失误；
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数据安全性方面的内控措施
• 完善数据备份制度，并切实执行，责任落实到人，以备发生数 据丢失、损坏时能及时恢复，保证会计信息系统的正常运行；
• 完善用户权限及口令的管理制度，保管好超级管理员及数据库 的口令，并通过内部权限的控制实现有效的内部牵制；
• 分散管理 ：适用于使用独立的会计信息系 统，未实现全部信息化的企业
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会计信息系统的岗位分工
• 基础数据准备人员 • 软件操作人员 • 维护人员 • 数据分析人员 • 档案管理人员
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计算机硬件管理的内容
• 防止未授权人员使用会计信息系统专用计算机； • 由专人或专门部门管理会计信息系统的服务器； • 杜绝不明来源的外部存储设备接驳会计信息系
会计档案管理培训课件
会计年度–保管期限–组织机构分类法
3.年度–类型–形式–保管期限分类法
• 即把会计文件先按会计年度分开，再把每 个年度内的文件按会计类型分设属类，然 后把每个属类内的文件再按报表、账簿、 凭证分开，最后把每种形式内的文件按保 管期限分别组成保管单位。
• 这种分类方法适用于具有多种会计类型的 机关。
• 《会计档案管理办法》第八条规定，会计档案的 保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分 为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案 的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
• 以下是财政部、国家档案局共同制发的《会计档 案管理办法》中的企业和其他组织会计档案保管 期限表。
企业和其他组织会计档案保管期限表
2.年度–保管期限–组织机构分类法
• 即首先把会计档案按年度分开，再把每个 会计年度内的文件按不同保管期限分开， 最后把同一保管期限内的文件，按单位内 的组织机构顺序进行排列。同一组织机构 的文件还可先排报表、后排账簿与凭证。 每年从1开始编案卷流水号。
• 这种分类法适用于各级总预算会计单位。
会计年度–保管期限–组织机构分类法
（二）鉴定步骤与方法
• 1.归档鉴定
• 会计部门在每年会计年度终结时，对需要归档的 会计文件材料进行整理、编目、装订，并根据会 计档案管理办法，确定每卷档案的保管期限。
• 2.销毁鉴定
• 会计部门移交档案部门后，档案人员要定期会同 会计人员对已满保管期限的会计档案进行销毁鉴 定。确定到期档案是否应该销毁。对归档鉴定时 保管期限划分不适当的档案进行纠正。
三、会计档案的作用
• 1.依据作用：会计档案是编制国家和地方预算、 国家和部门经济计划、单位预算及财务收支计划 的重要依据。
电子教案会计信息系统第二版课件
（2）会计核算电算化：本质阶段（成熟的四五年） 时间：国外1965-1969年 国内1991-1995年 特征：财务核算工作全部电算化
（3）会计管理电算化：增强阶段（共享会计信息） 时间：国外1970-1980年 国内1996-2006年 特征：会计核算、财务管理全面电算化
（4） 财务与业务一体化：理想阶段（建立ERP系统） 时间：国外1980年就开始 国内2006年才开始 特征：建立以财务为核心的大财务系统，改 变企业的业务形态和运营方式，使得 企业能够动态、实时和准确地获取所 需要的信息。
《会计信息系统》课程
第五章：报表系统
第一节：报表系统概述 第二节：报表系统初始设置 第三节：报表系统数据处理
《会计信息系统》课程
第六章：其他子系统
第一节：薪资管理系统 第二节：固定资产系统 第三节：应收应付款管理系统
开讲啦
一. 会计信息系统的产生 （一）会计数据处理技术的发展
❖1.手工处理：完全靠人工来处理会计数据，使用 的工具主要有笔墨、纸张、算盘、计算器等。
（三）促进会计职能转变，提高会计人员素质 三个职能：核算、监督、决策；知识结构：复合型会计
人员。 （四）促进会计理论研究，推动会计管理制度改革
对账务处理程序、账簿、凭证和审计程序等方面实质 和方法产生了深远的影响，从而对会计工作提出了许多新 概念新问题。 （五）促进信息化技术应用，推动企业实现信息化
统一管理和数据共享。 2.集成化：建立以财务管理为核心的企
业全面管理信息系统。 3.智能化：利用“专家系统” 辅助财务
管理、提高经营决策水平。
两化实现， 一化期待！
一. 会计信息系统的特征
（一）与其他信息系统相比的特征
1.数据量非常大：一般占管理信息系统数据总量的 70-80%左右。
（3）会计管理电算化：增强阶段（共享会计信息） 时间：国外1970-1980年 国内1996-2006年 特征：会计核算、财务管理全面电算化
（4） 财务与业务一体化：理想阶段（建立ERP系统） 时间：国外1980年就开始 国内2006年才开始 特征：建立以财务为核心的大财务系统，改 变企业的业务形态和运营方式，使得 企业能够动态、实时和准确地获取所 需要的信息。
《会计信息系统》课程
第五章：报表系统
第一节：报表系统概述 第二节：报表系统初始设置 第三节：报表系统数据处理
《会计信息系统》课程
第六章：其他子系统
第一节：薪资管理系统 第二节：固定资产系统 第三节：应收应付款管理系统
开讲啦
一. 会计信息系统的产生 （一）会计数据处理技术的发展
❖1.手工处理：完全靠人工来处理会计数据，使用 的工具主要有笔墨、纸张、算盘、计算器等。
（三）促进会计职能转变，提高会计人员素质 三个职能：核算、监督、决策；知识结构：复合型会计
人员。 （四）促进会计理论研究，推动会计管理制度改革
对账务处理程序、账簿、凭证和审计程序等方面实质 和方法产生了深远的影响，从而对会计工作提出了许多新 概念新问题。 （五）促进信息化技术应用，推动企业实现信息化
统一管理和数据共享。 2.集成化：建立以财务管理为核心的企
业全面管理信息系统。 3.智能化：利用“专家系统” 辅助财务
管理、提高经营决策水平。
两化实现， 一化期待！
一. 会计信息系统的特征
（一）与其他信息系统相比的特征
1.数据量非常大：一般占管理信息系统数据总量的 70-80%左右。
档案管理系统ppt
3.够提高高校的档案综合管理的办公效率，更好的节 约各种资源，提高工作效率。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的内容
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
需求分析
功能需求
•服务器端档 案管理
•网络端档案 管理
本校的实际情 况
其他高校的开 发经验
国家对档案管理的 新规定
性能需求
服务器端档案管理
用户注册登录：本系统有四类用户，分别是高级管理员、各系部档案管理员、各系 部档案录入人员和其他用户。
档案录入管理查询：该模块是系统的核心部分。 档案统计：以对每一类别的档案进行相关关键字的统计。
档案借阅：可以对档案的借阅情况进行记录，并能够方便相关人员进行查询借阅情 况。
档案打印：方便档案系统管理员对各类档案进行打印输出。
3.现有的B/S结构的档案信息管理系统不能很好的实现 信息的共享，并且需要相对较多的费用。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的目的和意义
1.B/S模式的档案管理系统支持档案资源的共享，真正 实现了一体化办公，方便着人们的工作。
2.一定程度上减轻了档案管理工作人员的负担，可以 不出办公室，仅仅依托于网络快速查看档案的情况。
Server 编程语言：ASP
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
功能总体设计
服务器端档案管理
用户 基 注册 本 登录 数 模块 据
模 块
档案 录入 管理 查询 模块
档档网系 案案络统 统打归维 计印档护 模模模模 块块块块
党 行 出 外 科 教 基 会设 群 政 版 事 研 学 建 计备 类 类 类 类 类 类 类 类类
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的内容
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
需求分析
功能需求
•服务器端档 案管理
•网络端档案 管理
本校的实际情 况
其他高校的开 发经验
国家对档案管理的 新规定
性能需求
服务器端档案管理
用户注册登录：本系统有四类用户，分别是高级管理员、各系部档案管理员、各系 部档案录入人员和其他用户。
档案录入管理查询：该模块是系统的核心部分。 档案统计：以对每一类别的档案进行相关关键字的统计。
档案借阅：可以对档案的借阅情况进行记录，并能够方便相关人员进行查询借阅情 况。
档案打印：方便档案系统管理员对各类档案进行打印输出。
3.现有的B/S结构的档案信息管理系统不能很好的实现 信息的共享，并且需要相对较多的费用。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的目的和意义
1.B/S模式的档案管理系统支持档案资源的共享，真正 实现了一体化办公，方便着人们的工作。
2.一定程度上减轻了档案管理工作人员的负担，可以 不出办公室，仅仅依托于网络快速查看档案的情况。
Server 编程语言：ASP
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
功能总体设计
服务器端档案管理
用户 基 注册 本 登录 数 模块 据
模 块
档案 录入 管理 查询 模块
档档网系 案案络统 统打归维 计印档护 模模模模 块块块块
党 行 出 外 科 教 基 会设 群 政 版 事 研 学 建 计备 类 类 类 类 类 类 类 类类
档案管理系统PPT
商代：册 周代：中 秦汉：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿书
清代：杨宾《柳边纪略》
“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子， 以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档 子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文 字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”
2、档案的定义及含义 （1）定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动 中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及 其它各种方式和载体的历史记录。
4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体 化） 5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆） 6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子 文件、双套制） 7、管理工作中人与物的关系
AGENDA
• Agenda Item Number One • Agenda Item Number Two • Agenda Item Number Three • Agenda Item Number Four • Agenda Item Number Five
◆文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案 管理机构） ◆档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立） ◆档案科研和教育机构 ◆档案宣传、出版机构
档案室——基础 档案馆——主体 档案行政管理部门——组织指挥中心 档案工作辅助机构——档案工作发展的条件
三、从事档案工作应注意的几个问题 1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身， 档案是文件的归宿） 2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系 （突出前者） 3、档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜 在价值）
光 盘 编 号 光 盘 制 作 单 位
光盘参数
光盘保管单位
光盘一致性检查单位
光盘阅读硬件环境 光盘阅读软件环境
光盘类目表
电子档案的管理培训课件
三、 电子文件的收集
（一） 收集范围
❖1.字（表）处理文件——数字技术形成的文字文件T ❖2.图像文件I ❖3.图形文件G ❖4.影像文件V ❖5.声音文件A ❖6.多媒体文件M ❖7.数据文件D ❖8.程序文件P ❖9.超媒体链接文件O
（二） 收集积累要求
1
记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价
进行分类。
（三）存储
按电子文件类别代码相对 集中组织存储载体。 存储载体：光盘、磁带、 硬盘等
（四）编目
1. 填 写 《 归 档 电 子 文 件登记表》 2. 填 写 《 归 档 电 子 文 件管理登记表》
二、电子档案的鉴定
（一）内容鉴定
（二）技术鉴定
真实性、完整性、有效性
1.可读性鉴定 2.无病毒鉴定 3.介质状况鉴定
（二）具体要求
1
真实有效，齐全完整
2
格式规范
3
经过鉴定
4
多套归档
5
编制归档说明
必须转换为标准的格式
物理归档一式三份 一式二份，可兼作移交 清单
二、 归档范围
三、 归档时间
参照国家关于纸质文件材料归 档的有关规定执行，并应包括 相应的背景信息和元数据。
逻辑归档可实时进行， 物理归档应按照纸质文 件的规定定期完成。
（三）鉴定程序
1. 划分密 级和保管
期限
参照国家 关于纸质 文件材料 密级和保 管期限的 有关规定 执行
2.档案室 接收时全 面鉴定
3.期满 鉴定
（四）归档电子文件的销毁
参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定 执行，且应在办理审批手续后买施。
属于保密范围的归档电子文件，如存储 在不可擦除载体上，应连同存储载体一 起销毁，并在网络中彻底清除。
会计信息系统PPT课件
月的凭证前，应预先在此录入该月的记账
汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会
出现汇率为零的错误。
h
33
对于使用变动汇率(即使用当日 汇率)作为记账汇率的用户，在填制当天 的凭证前，应预先在此录入当天的记账汇 率。
例： P108 例2
操作演示
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34
3.2.4 设置会计科目
一般情况下，为了减少输入工作 量，使用单位可以对系统预设的会计科目 进行增加、插入、修改、删除、查询、复 制、打印等操作。
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46
3.2.5 设置凭证类别 与结算方式
1、凭证类别
系统提供的凭证类别设置方案主要有五种：
①记账凭证；
②收款凭证、付款凭证、转账凭证；
③现金凭证、银行凭证、转账凭证；
④现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款
凭证、银行付款凭证、转账凭证；
⑤自定义凭证类别
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47
为确保凭证类别的正确使用，可对 会计科目进行必要的使用限制设置，系统提 供了五种限制类型：
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35
1、会计科目设置的基本内容
①设置会计科目编码
②科目助记词
③科目名称
④科目类型
⑤方向
⑥辅助属性
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36
设置科目编码，是指对每一科目 的编码按科目编码规则进行定义。
按照财政部新会计制度规定： 一级科目编码级长为4位数，二级、三级 科目编码级长为2位数，其他级别的科目 编码长度可由用户自己定义。
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15
总账系统期初余额录入时，客户
（供应商）辅助核算的科目只录入一个总
数，不能录入期初辅助数据；制单时，不
能使用客户（供应商）辅助核算科目；月
末结账时，要判断应收（应付）系统是否
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不满足安全性要求！！！
无法保证其 真实、完整、可用、安全
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不符合电子档案的长期保管要求
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会计电子档案管理——销毁
鉴定
销毁
销毁管理
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东软会计电子档案管理系统可解决当前各企业对会计档案的管理需求。 针对企业会计档案进行规范化、集中化、网络化的管理，解决当前会计 档案管理领域的“不规范、不安全、不方便”的诸多问题。
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排序
编号
组卷
报表打印
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归档
入库保管 库房管理
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收集
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整理
• 排序 • 编号 • 打印清册
保管
• 归档 • 入库
利用
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销毁
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2016-07-14
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