电子文件 电子档案 OA三者之间的区别
从电子文件到电子档案
从电子文件到电子档案-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。
（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。
电子档案由内容、结构和背景组成。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。
3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。
4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。
5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。
6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。
7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
什么是电子文件的意思概念介绍种类与特征
什么是电子文件的意思概念介绍种类与特征电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，那么你对电子文件了解多少呢?以下是由店铺整理关于什么是电子文件的内容，希望大家喜欢!什么是电子文件电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。
电子文件的基本特征第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
电子文件的种类1、文本文件2、图像文件3、图形文件4、影像文件5、声音文件6、超媒体链结文件7、程序文件8、数据文件电子文件的对比区别电子文件广义的“电子文件” 一般泛指由任何机构、组织或个人形成的所有电子记录，与传统文件、档案概念相对应。
按照现代文档一体化的理念，广义电子文件概念同时涵盖了归档前的电子文件和归档电子文件。
而狭义的“电子文件”，特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的(但不限于公文，还包括各类业务文件材料和数据)，具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。
档案登记备份所指的电子文件是广义的电子文件。
电子数据电子数据是指基于计算机应用、通信和现代管理技术等电子化技术手段形成的，包括文字、图形符号、数字、字母等的用户和计算机环境数据，它包括各类电子文件和电子文档。
OA电子文件归档管理分析
OA电子文件归档管理分析信息化时代的到来促进了计算机技术的广泛运用，事业单位在日常管理也开始积极引进办公自动化模式，通过借助于计算机设备及相关系统来提升日常办公的效率。
在科学技术改革的推动下，OA系统在事业单位计算机中的运用更加广泛，这也是新时期事业单位规划管理需要引进的新技术。
针对这一点，探讨如何做好OA电子文件的归档管理工作，以更好的发挥OA系统的作用。
标签：OA；电子文件；归档管理；技术运用F491 OA电子文件归档管理概述1.1 电子文件的特点早期受到技术水平及办公设备的限制，我国采用的文件均是手工制作的纸张文件。
传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短，影响了最终的文件使用效率。
此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。
在计算机技术的推动下，我国事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。
经过最近几年的推广运用，事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性，文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。
然而，在事业单位规划管理升级的过程中，电子文件也逐渐暴露了其不足的特点。
电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别；可以在不同的载体上进行转换并可同时存在；很容易被修改而不留下痕迹；可以不受时空限制实现信息共享；能使用文字、影像等多种信息方式；由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期的保存。
1.2 归档的原则就事业单位日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给事业单位的文件管理带来很大的困难。
因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。
虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。
在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。
高校OA文件与电子文件档案管理的思考
高校OA文件与电子文件档案管理的思考□智通海【内容摘要】随着计算机和网络应用技术的发展普及，高校在招生、教学、科研、管理等活动中，特别是在办公自动化（OA）中形成了大量电子文件，电子文件档案已成为高校档案的重要组成部分。
加强电子文件档案管理对高校档案工作提出了严峻挑战，值得高校档案管理工作者认真思考。
【关键词】办公自动化；电子文件；电子档案；高校管理；档案管理【作者简介】智通海（1961 ），江苏大丰人；盐城工学院副教授；研究方向：档案管理办公自动化（OA）已成为高校现代化办公的主要形式，并在不断发展和普及。
高校在招生、教学、科研和管理等活动中，特别是在办公自动化（OA）中形成的电子文件档案，已成为高校档案的重要组成部分，将成为高校档案的未来主体。
一、OA系统与电子文件档案（一）OA系统。
OA是Office Automation办公自动化的简称，OA系统是指组织内部信息交流、共享、流转处理和办公自动化各种信息化设备和应用软件，它是各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、财务管理系统等）的有机整合，是组织内部信息化最大平台。
OA系统常年累月形成了批量的电子文件。
（二）电子文件与电子文件档案。
电子文件是指在数字环境中生成，以数码形式存储，依赖数字设备阅读处理，可由网络传输的数字代码序列，因此亦称“数字文件”，它包括文本文件、图形文件、图像文件和多媒体文件等。
电子文件档案是指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
电子文件不一定是电子文件档案，但电子文件档案一定是电子文件的精华。
电子文件档案具有非直读性、对数字设备的依赖性、文件信息与载体的分离性和储量大、体积小、传递快、易共享等特点。
与传统实体档案相比具有归档速度快、利用便捷、跨越空间等优点，缺点是：保管费用高、难度大、寿命短；安全性较差，难以保证真实性、完整性；无草稿与印稿之分，难以体现原始记录性等。
二、高校电子文件档案形成方式（一）办公自动化（OA）等形成的电子文件。
电子文件、电子档案、OA三者之间的区别
电子文件、电子档案、OA三者的区别作者：薛馨枫概念澄清电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。
办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。
电子文件与电子档案（一）电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号（二）电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统（一）办公自动化系统（OA）利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。
（二）电子文件管理系统是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194（三）电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。
电子文件与电子档案的区别“文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。
电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。
电子文件电子档案（一）价值的区别电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。
（二）文件生命阶段涵盖的区别电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。
电子文件的归档“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。
档案全宗卷包含内容
档案全宗卷包含内容档案全宗卷包含内容档案是指各种载体上记录历史事实、文化遗产、社会生活等信息的资料。
为了方便管理和使用，档案被分为不同的级别和类别，其中最基本的单位是全宗卷。
那么，档案全宗卷包含哪些内容呢？下面将从以下几个方面进行详细介绍。
一、档案全宗卷的概念档案全宗卷是指一个机构或者个人在特定历史时期内所形成的一批文件或者资料的集合，是档案管理中最基本的单元。
每个全宗卷都有一个唯一的编号，以便于管理和查找。
二、档案全宗卷的组成部分1.文件：文件是指各种载体上记录历史事实、文化遗产、社会生活等信息的资料，如公文、报告、信函等。
2.图片：图片是指各种形式的影像资料，如照片、画像、地图等。
3.音频资料：音频资料是指各种形式的声音记录资料，如录音带、唱片等。
4.视频资料：视频资料是指各种形式的影像和声音记录资料，如电影、电视节目等。
5.电子档案：电子档案是指以电子形式保存的各种资料，如电子邮件、数据库、网页等。
三、档案全宗卷的分类根据不同的标准，档案全宗卷可以分为多种类型，下面列举几种常见的分类方式。
1.按机构分类：按照全宗卷所属机构进行分类，如国家机关全宗卷、企业全宗卷等。
2.按主题分类：按照全宗卷所涉及的主题进行分类，如文化遗产保护全宗卷、科技创新全宗卷等。
3.按时间分类：按照文件形成时间进行分类，如1950年代全宗卷、1960年代全宗卷等。
4.按地域分类：按照文件所涉及的地域进行分类，如北京市全宗卷、上海市全宗卷等。
四、档案全宗卷的管理与利用1.管理档案管理是指对各类档案资料进行收集、整理、保管和利用的一系列工作。
对于每个档案全宗卷，都需要建立详细的目录和索引，以便于查找和利用。
同时还需要制定相应的保管措施和安全措施，确保档案资料的完整性和安全性。
2.利用档案资料的利用是指根据研究或者生产需要，对档案资料进行查阅、复制、引用等活动。
档案资料可以为历史研究、文化传承、法律诉讼等领域提供重要的证据和依据。
第四章 电子文件归档和电子档案管理(2020版)
第四章电子文件归档和电子档案管理第一节概述一、基本概念（一）电子文件电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
我们在日常工作生活中会接触各种类型的信息记录，但这些信息记录不一定就是电子文件，从电子文件的概念可以看出，只有满足一定条件的信息记录才可以称为电子文件：一是电子文件是以数字格式形成、传输和存储的，通常由计算机、数码相机、数字传感器等电子设备生成、处理和存储，其信息是以二进制数字代码记录和表示的。
二是电子文件是由国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中形成和办理的。
也就是说，电子文件是应一定的业务和活动需要在社会活动中产生的，记录了特定社会活动的过程和结果，这也是判断计算机的数据或信息是否为电子文件的首要标准。
三是电子文件由内容、结构、背景组成，这是电子文件三大基本构成要素。
把握电子文件的构成要素对于理解和管理电子文件十分重要，内容信息是电子文件的核心要素，背景信息和结构信息则是保证电子文件内容真实、完整的重要条件。
电子文件的内容是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的主题信息，主要表达了作者的意图，例如一份会议纪要中记录的会议情况和议定的事项等。
电子文件的结构是指电子文件内容信息的组织和存储方式，分为逻辑结构和物理结构。
逻辑结构是对电子文件内容各信息单元之间关系的描述，例如一份电子公文的标题在页面中的位置，正文的字体、字号等。
物理结构是电子文件在存储设备或载体中的存储位置和文件格式，它决定了在存储中找到电子文件的寻址方向与方法，以及正确读取电子文件内容、版面格式等信息的规则。
电子文件的背景是指有关电子文件形成环境的信息，包括电子文件之间的相互关系、形成电子文件的过程、业务活动、技术环境以及与电子文件形成和存在相关的信息等，如拟稿人、签发人、发文单位、印发时间等。
试析电子文件与电子档案
认识 。它作 为 一种信 息传 播方式 的历 史很 短 ，但却 具有 其它介 质所 不能 比拟 的优势 。因此 ，在各个 领 域 ，电子 文件 的应用 和管 理 日益 普及 ，并 向着 系统
化 、科 学化 和标 准化 的方 向迅猛 发展 。
能 由一个人 对其 进行 浏 览和处 理 ，而 电子文件 可存 储 在 服务器 等 电子 载体上 ，通 过 网络 ，可供 多人 同 时浏览 使用 ，各 人 可根据 不 同权 限分别 对其进 行处 理 。这 样 ，文件 运 行 的 速度 就 有 了大 幅度 的提 高 ，
可 根据处 理权 限对 其进 行查 阅 、编辑 和修 改 ，通 过
使用 操作 命 令 ，可 以很 快 完 成 一 份 文 件 的 复 制 和
增 、删 、改 ，通过 编辑 和输 出满 足利用 者 的各种 需
要。
深入 了解 电子 文件 的特性 为基 础 。任 何事 物都 具有 两面 性 ，电子 文件亦 不例 外 。那么 ，较其 它介 质 文 件而 言 ，其 优势 以及 缺 陷到底体 现在 哪里 呢 ？电子
势 如下 。
积 累到整 理 、归档 、着 录 、鉴定 、保 管 以及 利 用 的
各 环节 ，均是 在 电子 网络上 进行 ，即文书 和档 案工 作在 同一 应用 工具 上联 为一 体 。当前 计算机 软硬 件 及 其 网络 技术 的 日趋 成熟 ，电子文 档 的一体化 已经 能够完 全 实现 。 虽 然 电子文 件具 有很 多其 它介 质不 可 比拟 的优 点 ，但是 仍 然存 在不 可忽视 的缺陷 。 电子 文件从 形
是做 了 比较原则 性 的规 定 ，而安全认 证 、管理 、利
文件是 经过 电子技 术处 理并存 储 在磁 带 、磁 盘 、光
电子文件与电子档案
浅析电子文件与电子档案内容摘要：随着信息时代的到来、办公自动化的产生，形成了越来越多的电子文件，当文件失去现行效用后，就面临着归档问题，于是就产生了电子档案。
而在实际中，有人将电子文件和电子档案二者作为同一事物，但是两者属于不同概念。
本文通过浅显比较分析，力求得出二者的区别和联系。
关键词：电子文件电子档案时代在发展，科技在进步，作为社会原始记录的档案载体也发生着深刻的变化。
从商周时期的甲骨档案到当今最普遍的纸质档案，再到现代信息时代产生的新型档案形式——电子文件，单从载体来看这些都记录着社会发展的印记。
如今的我们，生活在信息技术革命冲击的社会中，电子文件作为信息化的产物，已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。
那么，如何更好地利用这一新型档案，首先，就必须弄清它的本质涵义，何为电子文件？何为电子档案？本文作者就以自己鄙陋的学识来探讨下，并求教于大方之家。
一、电子文件与电子档案的定义电子文件（Electronic Records）一词，虽然档案学界曾有过不同的争论，但最终基本上达成了共识，即认为电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”，在冯慧玲老师的《电子文件管理教程》一书中也采用了这个定义。
但电子档案一词，我们则很少能找到相对明确的定义。
在有关电子文件与电子档案管理的教材中，也基本都是给出电子文件的定义，很难找到电子档案的定义。
但在百度百科中却有这样的定义“电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
”这个定义着重于将电子档案与纸质档案作比较，最后落脚于档案的基本定义，“以案卷为单位”。
但是下面对于电子档案的特点描述：“1、信息的非人工识读性；2、信息存储的高密度性；3、信息与载体之间的可分离性；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性。
电子文件、电子档案、OA三者之间的区别
电子文件、电子档案、OA三者的区别作者：薛馨枫概念澄清电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。
办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。
电子文件与电子档案（一）电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号（二）电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统（一）办公自动化系统（OA）利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。
（二）电子文件管理系统是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194（三）电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。
电子文件与电子档案的区别“文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。
电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。
电子文件电子档案（一）价值的区别电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。
（二）文件生命阶段涵盖的区别电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。
电子文件的归档“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。
电子文件和电子档案管理
电子文件和电子档案管理电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。
按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E-mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、图象、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。
随着公司计算机应用的迅速普及和信息化建设步伐的加快，电子文件的生成量将会非常可观。
但电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当将会给公司带来严重问题。
一、电子文件归档管理上遇到的问题在公司信息化建设过程中，因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。
例如：一些部门的电子文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，造成新产生的电子文件不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；公司现未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法，但公司已经部分采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成严重的后果。
以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行介绍：1、公司信息化建设是电子文件的生存基础，也是引起电子文件管理问题的根源，电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，其原因就在于公司信息化建设步伐的加快。
信息化带来的突出问题是：办公自动化网络的建设中，多数档案工作者对计算机网络、公司信息化建设及电子文件了解甚少，缺少参与的能力。
可以想见，电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少，例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10％的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行三年后从未发现过病毒的网络只剩约10％。
档案专业常用术语
档案专业常用术语档案管理是一门专业的学科，它研究各种不同类型的档案文件和管理方式。
作为一个档案管理者，我们需要熟悉各种专业术语，来更好地理解档案管理的概念和操作过程。
以下是档案管理领域中最常用的专业术语。
1. 档案: 指由各个部门制作和积累的有关其业务活动的文件、表册、图片、音像材料、电子数据等，是进行管理、决策、查阅、保护和利用的基本资料。
2. 档案馆: 是一个专门管理和存储档案文件的机构，具有保管、整理、存储、利用档案的职能。
3. 文件: 是指机关、团体和企事业单位在业务活动中所制作、所收到或所保管的各种书面材料。
4. 电子文件: 是指保存在计算机或其他设备中的电子格式的文件，包括电子邮件、文本文件、图像和音频文件等。
5. 档号: 是给每一个档案文件命名的一种方法，它可以根据一定的规则编制出一套档案编号。
6. 目录: 是指档案文件的清单，包括文件题名、档号、制作机关、起止日期等信息。
7. 扫描: 是将纸质档案文件转换为数码文件的过程，也就是通过扫描仪将文件进行数字化处理。
8. 归档: 是将档案文件按照一定的顺序方式存放到档案库中的过程，这样方便管理和查找。
9. 撤档: 是将档案文件从档案库中取出的过程，通常只有需要参考的时候才会进行。
10. 保管期限: 指根据立档年限，在此期间内对档案文件进行保管和观察的时间区间。
11. 鉴定: 档案鉴定是指通过审查、审核、检查等手段确定档案文件的属性、内涵和真实性。
12. 保密: 是指对于国家秘密、商业秘密、个人隐私等需要保护的信息进行安全漏洞的管理。
13. 消毁: 是指将不再需要保留的档案文件进行销毁和处理的过程。
14. 转递: 是指将档案文件从一个档案馆或部门转移到另一个档案馆或部门。
15. 数字化档案馆: 是将传统档案馆数字化的过程，以数字化形式将所有的档案资料存储到一种产品化的数据库中。
16. 立档: 立档是指为一个活动场所或机构建立其档案概况，包括构建档案部门或馆，设计档案管理制度等。
电子文件归档与电子档案管理方法
电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。
今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。
一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。
示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。
5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。
6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。
示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。
10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。
文件与档案、电子文档与电子文件
我国传统档案学认为，文件与档案（archives）是同一 事物的两个不同发展阶段，文件是档案的前身，档案是 文件的归宿。 由于各国文件档案管理办法不同，不同国家对档案的定 义略有区别，但有几点是根本一致的，即档案是非现行 的文件，档案是具有保存价值且已归档保存的文件。
1.2 档案
当该数据静态地存储时，应确保并证
2.1 电子文档
包含了多个文档和编码的一份文件
不同数字对象具有不同的 比特序列，这些序列实质 上是一个编码程序
电子文档构成
2.1 电子文档
纸质文档管理系统与电子文档管理系统有较大区别， 如图表所示
纸质文档管理系统
电子文档管理系统
文档一旦形成，其过程信息就 自然存在
——
创建电子文档 为电子文档配置过程信息明该数具有真实性、完整性、可靠档
性和长期可用性（可读与可理解性）；
案
化
当该数据在管理系统中运行时，所处的系 统应有能力时时保证并证明系统中形成、 收到的文件，都能满足真实性、可靠性、 完整性和长期可用性。
2
主要内容
1 记录、文件与档案 2 电子文档与电子文件 3 电子文件的归档 4 电子文件本质特征的维护 5 电子文件的长期保存
短期管理保存文档
使用文档
文档管理系统比较
2.2 电子文档与纸质文档
与纸质文档管理系统一样，电子文档管理系统也不具备 长期存储与管理文档的功能，也缺乏确保系统内的电子 文档的真实性、完整性、可靠性与可用性的功能。因此， 对于拟归档的电子文档，必须尽早转移到电子文件管理 系统中，以确保其安全与长期保存。
2.3电子文件的定义
电子文件（electronic records，ER）是电子办公系统 或网络环境中形成或应该形成的文件，它包括原生性的 电子文件和非电子文件数字化后的文件。
电子文件收集-协调办公平台OA与电子档案系统集成
电子文件收集﹘协调办公平台（O A）与电子档案系统集成CONTENTS1公司业务与简介If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.2电子文件生命周期If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.3协同办公平台与电子档案管理系统If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.4电子文件收集与归档If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.5交流及服务If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.1公司业务Company Business我们的业务Company Business档案软件数据服务装裱修复定制开发File Software Data services Frame repair Customizeddevelopment2电子文件生命周期Electronic file life cycle过程阶段：采用计算机编辑电子文件输出纸质文件正本无纸化阶段：电子文件成为工作主体，纸质文件成为“文物”。
辅助性电子文件阶段：纸质文件为主体，电子文件为辅助。
电子文件为正本，纸质文件为副本，电子文件的法律效应被确认。
电子文件发展过程Electronic Document Development ProcessStart文件打包捕/取/录元数据电子文件生产电子档案电子文件与电子档案Electronic Documents and Electronic ArchivesContinue电子档案Electronic files生命周期协同办公系统（OA）财务系统（金蝶,用友）业务系统（ERP,CRM, PDM,信贷管理系统，公积金管理系统，图纸分发系统，文档控制系统）电子公文的生命周期3协同办公平台与电子档案管理系统Relationship between collaborative office platform and archival system市场分析Industry Analysis协同办公Collaborative Office 档案软件File Software售后服务After-Sales service协同办公（OA）Marketing Strategy泛微集成平台门户与集成流程与集成知识与集成社交与集成建模与集成移动与集成单点登录统一待办报表展现+自动触发流程流程引用数据流程更新数据+文档内容集成跨平台检索文档加密+经销商管理客户管理合同管理+人员组织同步文件传输消息提醒+移动工程计划移动供应商移动报表+数据源接口注册集成登录财务凭证流程触发流程流转LDAPHR 同步计划任务数据展现IM 集成+OA 集成平台的架构特点Architectural Features of OA Integration Platform0510152025303520102012201620172018产品A产品B发展趋势随着时代的发展，大家对协同办公系统的认识和需求也是逐年提高。
电子文件与电子档案研究比较分析
办公自动化杂志一、研究目标与样本来源电子文件和电子档案同为自计算机出现，信息技术发展应用的产物。
两者相生相伴，有着几乎与传统纸质文件和纸质档案相同的紧密关系。
由于电子文件到电子档案的处理流程上时间间隔大幅缩短，空间距离几近消失，虽然存贮地址可近可远，内容可分可合，贮量可大可小，但由于所有处理几乎可以实时同步，大大地模糊了两者的界限，使人们在直观上完全感受不到两者的差别。
本文以知网为样本来源，以文献年度分布、主题词为指标项，分别以检索条件1：（全文=电子文件）（精确匹配），：全部；数据库：文献跨库检索获得样本文献91992篇；检索条件2：（全文=电子档案）（精确匹配），：全部；数据库：文献跨库检索获得样本文献103000篇；检索条件3：（（全文=电子档案）并且（全文=电子文件））（精确匹配），：全部；数据库：文献跨库检索获得样本文献29316篇；检索条件4：（（（全文=电子档案）或者（全文=电子文件））或者（（全文=电子文件）并且（全文=电子档案）））（精确匹配），：全部；数据库：文献跨库检索获得样本文献165675篇（以下简称“三合一”）。
对电子文件和电子档案研究进行对比分析，以便从可感知的内容上，梳理电子文件与电子档案的差别，以利于在实际工作中对电子文件与电子档案采用不同的态度、方式、方法和策略。
二、文献年度分布表1为电子文件与电子档案研究文献年度分布，图1为电子文件与电子档案文献年度分布趋势。
从表1可见，时间上电子档案与电子文件研究几乎同时起步，电子档案研究还略早于电子文件研究。
文献中同时涉及电子档案和电子文件的出现在1993年。
这说明1993年之前的14年间，电子档案与电子文件研究是在彼此独立、互不往来，没有交集的情况下各自进行的。
数量上电子档案103000篇，含同时涉及电子档案和电子文件的29316篇，占总量165675篇的62.17%；电子文件91992篇，含同时涉及电子档案和电子文件的29316篇，占总量165675篇的55.53%。
档案资料的名词解释
档案资料的名词解释档案资料是指各种形式的档案载体中所记录的内容，它是人类社会活动的产物，承载着历史的痕迹以及社会生活中的重要信息。
档案资料的相关名词解释是为了更好地理解和利用这些档案资料，进而推动社会发展和历史研究。
一、档案档案是指各级机关、事业单位、企业、团体，以及个人在工作、生产、学习和日常生活中所形成的一切书面和非书面记录资料的综合体。
档案以其独特的历史痕迹和信息价值满足人们对历史的渴望、推动社会的发展，并为决策者提供科学依据。
二、档案分类1. 电子档案：电子档案是以数字化形式记录并保存的档案资料，可以通过计算机系统进行存储、检索和传输。
电子档案的优点是方便快捷、易于管理、节约空间，并且可以实现多媒体信息的综合利用。
2. 纸质档案：纸质档案是最常见的一种档案形式，它以纸张为载体，通过印刷、手写等方式记录信息。
纸质档案虽然存储空间较大，但由于其保存稳定，容易保存长期完整的特点，仍然在许多场所得到广泛应用。
三、档案管理档案管理是指对档案进行组织、保管、利用和归档等工作的系统管理活动。
档案管理的核心任务是确保档案的完整性、可靠性和安全性，使其能够为相关研究和决策提供准确的信息支持。
1. 档案保管：档案保管是指对档案资料进行物质性保存和文化传承的工作。
它包括了档案的分类、目录编制、装订整理等方面的工作，旨在确保档案的完整性和可追溯性。
2. 档案利用：档案利用是指通过对档案资料的研究和分析，获得其中的有用信息以推动社会发展和历史研究的工作。
档案利用可以为学术研究、社会决策等提供科学依据，推动社会进步。
四、档案管理的挑战随着信息技术的迅速发展，档案管理也面临着新的挑战。
其中一些挑战包括：1. 数字化转型：随着电子档案的出现和发展，传统的纸质档案逐渐向数字化转型。
数字化转型使得档案管理变得更为高效和便捷，但同样也带来了数据安全和信息保护的风险。
2. 数据管理与隐私保护：随着档案中所涉及的个人信息增多，如何合理管理这些数据以及保护个人隐私成为了一个重要的问题。
电子文件、电子档案和数字档案概念辨析
电子文件、电子档案和数字档案概念辨析钟万梅;张臻;任琼辉【摘要】近年来,\"数字档案\"一词频繁出现于档案学术著作中,数字档案与电子文件、电子档案有什么联系和区别?本文对这三个概念进行了辨析,依次分析了电子文件、电子档案和数字档案的内涵和外延,并就三个概念的内涵、外延和研究内容进行了对比,指出这三个概念在形成主体、存在形式、存储载体和依赖环境上是一致的,但在内涵、外延和研究内容上不尽相同.【期刊名称】《山西档案》【年(卷),期】2019(000)004【总页数】9页(P10-18)【关键词】电子文件;电子档案;数字档案【作者】钟万梅;张臻;任琼辉【作者单位】海南医学院档案馆海口 571199;中国人民大学信息资源管理学院北京100872;中国人民大学信息资源管理学院北京100872;北京电子科技学院管理系北京 100070;中国人民大学信息资源管理学院北京100872【正文语种】中文【中图分类】G270随着信息技术的广泛应用，档案记录的方式发生了变革，我国档案学界出现了电子文件、电子档案和数字档案等概念。
除了人们熟知的电子文件、电子档案，近年来，“数字档案”一词也频繁出现于档案学术著作中，截至2019年7月底，中国知网期刊全文数据库（CNKI）的检索结果显示，篇名中精确包含“数字档案”（不含“馆”）的文献达933篇。
为什么在已有电子文件、电子档案概念的情况下，还出现数字档案的概念？数字档案与电子文件、电子档案之间有什么联系和区别？辨明常用概念对人们开展学术研究具有积极的意义，笔者试图对这三个概念进行逐一辨析，探讨其中的联系与区别。
本文将按照这三个概念出现的先后顺序，依次分析其内涵和外延，并将三者的内涵和外延进行比较，明确它们之间的联系与区别，最后从人们对它们的研究内容入手，分析这三个概念各自侧重的含义。
一、电子文件（一）电子文件的内涵“电子文件”是20世纪中期以后出现的新名词，是计算机技术的伴生物，早期人们称之为“数字式文件”或“机读文件”，20世纪90年代后期人们才统一用“电子文件”的称呼。
电子文件与电子档案
备份、销毁
感谢观看
改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认。 第三章 电子签名与认证
第十三条 电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名： （一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有； （二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制； （三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现； （四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。 第十四条 可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。 第五章 附则
（一）电子数据生成、收集、存储、传输所依赖的计算机系统等硬件、软件环境是否安全、可 靠；
（二）电子数据的生成主体和时间是否明确，表现内容是否清晰、客观、准确； （三）电子数据的存储、保管介质是否明确，保管方式和手段是否妥当； （四）电子数据提取和固定的主体、工具和方式是否可靠，提取过程是否可以重现； （五）电子数据的内容是否存在增加、删除、修改及不完整等情形； （六）电子数据是否可以通过特定形式得到验证。 当事人提交的电子数据，通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定 和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认。 当事人可以申请具有专门知识的人就电子数据技术问题提出意见。互联网法院可以根据当事人 申请或者依职权，委托鉴定电子数据的真实性或者调取其他相关证据进行核对。
GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范
明确职责要求
归档格式要求
管理存储要求
其他相关推荐技术途径
• 1. GB/T 33190-2016 电子文件存储与交换格式——OFD • 2. DA/T 48-2009 基于XML的电子文件封装规范——EEP
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“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门 的过程。
《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002 对电子文件的归档与管理要求如下： （一）归档要求
2|Pa ge
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法 》国家档案局档发[2012]7 号
办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统
（一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
1|Pa ge
电动化计算机应用系统，英文缩写 OA。
（一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形
成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》 GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39 号
（二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保
3、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相 应的背景信息和元数据。
4、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限 的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一 致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。 （三）归档时间
3|Pa ge
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
作者：薛馨枫
概念澄清
电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个 概念不能放到一起比较。
办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这 三个系统边界很清楚。
电子文件与电子档案
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门 移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。 （二）鉴定
1、电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定 密级、归档范围和划定保管期限。
2、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进 行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登 记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性， 则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
（二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。
《电子文件管理系统通用功能要求》 GB/T 29194 （三）电子档案管理系统
是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包 括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。
电子文件与电子档案的区别
“文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有 保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。
电子文件
电子档案
（一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。
（二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。 （四）检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包 括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。 （五）归档
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归 档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关 软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。