电子文件与电子档案PPT课件
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《电子档案管理》PPT课件
管理课件
5
3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有 FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通” 软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、 ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据 库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文 件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超 文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文 本文件是不带格 式的文本文件。 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、 表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、 动态影像文件与声音文件之分。
的文件。
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1.2电子文件分类
1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文 件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带 文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘 文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过 软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识 读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通 过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件 移植到那一载体上去。
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2电子档案的管理
2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则
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2.2电子档案的管理体系
1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题
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3电子档案归档
3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡
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2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、 硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据 文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的 文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。 而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件 内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数 据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
《建设电子文件与电子档案管理规范》讲解课件(CJJ T 117-2007)
二
术语
1、电子文件类 、
建设电子文件 建设系统业务管理电子文件 建设工程电子文件
2、档案类
建设电子档案 在线式归档 离线式归档
二
真实性 有效性
术语
完整性 元数据
3、电子文件品质类 、 4、方法、技术类 、方法、
固化 迁移与转换 建设电子文件归档与管理系统
三
基本规定
1、对整体工作的要求 2、各有关单位的职责
时代背景
建设行业电子政务的发展 信息技术在城市规划、建设领域的渗透 信息技术在城市规划、 数字城建档案馆的建设 实践单位的普遍呼声和迫切需求
编 制 过 程
任务来源 编制准备阶段 调研阶段 编制与修改阶段 全国征求意见阶段 标准送审阶段 标准的发布 标准的宣传学习、 标准的宣传学习、贯彻实施
编 制 过 程
建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部 门 工程建设单位 勘察、设计、施工、监理及测量等单位 城建档案管理机构
三
基本规定
3、电子文件——纸质文件或缩微品 电子文件——纸质文件或缩微品 —— 4、建立建设电子文件归档与管理系统 保证真实性、完整性、 5、保证真实性、完整性、有效性和安全性 的措施规定 前端控制， 6、前端控制，全过程管理与监控 7、及时提出建设电子文件归档的技术性指 导意见
整理、 六 整理、鉴定与归档
1、整理 、
谁做 什么时间 原则 方法与依据
2、鉴定
全过程 内容 鉴定者 依据
整理、 六 整理、鉴定与归档
3、归档 、
时间 方式 要求
4、检验 、 5、汇总 、
单位——形成单位、 单位——形成单位、接收单位 ——形成单位 检查内容
七
验收与移交
企业档案管理管理ppt
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（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
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篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
Page 5
电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
Page 6
企业档案构成类型
Page 7
企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
Page 9
企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
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（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
Page 4
电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
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篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
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电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
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企业档案构成类型
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企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
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企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
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（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
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电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
电子文件与电子档案管理讲解
脱离数据库系统归档的数据表文件以Microsoft Office、 WPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件 所生成的表格文件格式归档。
Page绘制的图表、线图等包括由点阵组成
的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、
3.电子文件的格式要求
各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适 宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生 的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。
4.元数据的记录
对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操 作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文 件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软 件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。
使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达 的文件。
常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、 PDF、HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录 收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
Page 10
一、电子文件概述（简）
（四）电子文件的类型和格式 1.文本文件
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二、电子文件管理的通用要点
（三）电子文件的形成与收集 电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法
Page绘制的图表、线图等包括由点阵组成
的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、
3.电子文件的格式要求
各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适 宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生 的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。
4.元数据的记录
对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操 作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文 件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软 件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。
使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达 的文件。
常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、 PDF、HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录 收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
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一、电子文件概述（简）
（四）电子文件的类型和格式 1.文本文件
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二、电子文件管理的通用要点
（三）电子文件的形成与收集 电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法
电子文件归档与档案管理
（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害 气体隔离。 （4）环境温度选定范围：17℃~20 ℃；相对湿 度：35%~45%。
哈尔滨市档案局
23
电子文件的收集与积累的要求
（6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电 子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据
哈尔滨市档案局
24
电子文件的收集与积累的要求
（7）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体 链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩 算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi 为通用格式
哈尔滨市档案局
4
电子文件的概念
电子文件包括数字、图形及文本的信息。 它可以记录在计算机能够阅读的任何一种 介质上，并且符合文件的定义。 美国
哈尔滨市档案局
5
电子文件的概念
电子文件是一种通过数字电脑进行操作、 传输和处理的文件。 国际档案理事会
哈尔滨市档案局
6
电子文件的概念
以数字代码形态存在，通过电子计算机系 统进行信息记录、传输、存储和利用的文 件。 本书给出的概念
文档实体生成一体化 文档管理一体化 文档信息利用一体化 文档规范一体化
哈尔滨市档案局
14
电子文件管理原则
文档一体化的意义：
使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 文档超前控制 提高信息检索效率 有助于科学决策 提高行政效率 有利与人、财、物的合理利用
哈尔滨市档案局 15
哈尔滨市档案局
27
电子文件的收集与积累的要求
（10）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电 子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同 收集。
哈尔滨市档案局
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电子文件的收集与积累的要求
（6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电 子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据
哈尔滨市档案局
24
电子文件的收集与积累的要求
（7）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体 链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩 算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi 为通用格式
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4
电子文件的概念
电子文件包括数字、图形及文本的信息。 它可以记录在计算机能够阅读的任何一种 介质上，并且符合文件的定义。 美国
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5
电子文件的概念
电子文件是一种通过数字电脑进行操作、 传输和处理的文件。 国际档案理事会
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6
电子文件的概念
以数字代码形态存在，通过电子计算机系 统进行信息记录、传输、存储和利用的文 件。 本书给出的概念
文档实体生成一体化 文档管理一体化 文档信息利用一体化 文档规范一体化
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14
电子文件管理原则
文档一体化的意义：
使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 文档超前控制 提高信息检索效率 有助于科学决策 提高行政效率 有利与人、财、物的合理利用
哈尔滨市档案局 15
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27
电子文件的收集与积累的要求
（10）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电 子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同 收集。
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电子档案管理工作总结PPT
单位实际需求
提高档案管理效率，确保 档案信息安全，满足单位 实际业务需求。
工作目标
建立电子档案管理体系
完善电子档案管理制度，规范电子档案管理 流程。
保障档案信息安全
采取技术手段和管理措施，确保电子档案信 息不被泄露、篡改或损坏。
实现档案数字化
将传统纸质档案转化为电子档案，提高档案 利用率。
提高档案管理效率
改进措施与建议
加强资金投入
增加档案管理资金投入，确保 档案数字化转换和管理系统升
级工作的顺利进行。
提高重视程度
加强领导和员工对档案管理工 作的重视，提高档案管理意识 和责任感。
引进先进技术
关注档案管理技术发展动态， 及时引进新技术，提高档案管 理效率和安全性。
加强人员培训
定期组织档案管理人员参加培 训，提高技能和知识水平，确 保档案管理工作的专业性和规
鼓励和支持在电子档案管理领域开展创新实践和技术研发，引领电 子档案事业不断发展。
06
CATALOGUE
结论与致谢
对电子档案管理工作的总结
成效显著
通过本次电子档案管理 工作，实现了档案数字 化、信息化，提高了档 案利用效率和管理水平 。
经验教训
在实施过程中，遇到了 一些技术和管理上的挑 战，但通过团队协作和 不断学习，成功克服了 困难。
访问权限控制
实施了严格的访问权限控制策略，保障了电子档 案的安全性和保密性。
安全审计与监控
加强了对档案管理系统的安全审计和监控，及时 发现并处理安全隐患。
03
CATALOGUE
工作成果与亮点
档案管理系统优化升级
系统功能完善
新增了全文检索、在线预览、数据统计等功能，提高了档案管理 效率。
《建设电子文件与电子档案管理规范》讲解课件(CJJ T 117-2007)
强制性国家标准的代号为“GB”。
GB
XXXXX——XXXX
标准发布年号 标准顺序号
例： GB 50437-2007 《城镇老年人设施规划规范》
推荐性国家标准的代号为“GB/T XXXXX——XXXX” 例： GB/T 50323—2001 《城市建设档案著录规范》
基本知识
标准的代号：
强制性行业标准：行业不同代号不同 城镇建设工程行业标准：CJJ XX——XXXX 建筑工程行业标准：JGJ XX — XXXX 例： JGJ 25-2000 《档案馆建筑设计规范》（唯一） 推荐性行业标准：行业标准代号后加“T” 城镇建设工程行业标准：CJJ/T XX — XXXX 例： CJJ/T 117-2007 《建设电子文件与电子档案管理规范》 建筑工程行业标准：JGJ/T XX — XXXX 档案行业标准：DA/T 1—2000 例： DA/T 1-2000 《档案工作基本术语》 地方标准 DBXX / XXX — XXXX 例： DBJ01—51 -2003《建筑工程资料管理规程》
一
总则
3、应执行的有关标准、规范
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部 分：电子文件归档与档案管理》（GB/T 17678.1-1999） （我国第一部电子文件管理国家标准） 《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002 ） 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001） 《城建档案著录规范》（GB/T 50323-2001） 《城建档案分类大纲》（1984年印发，1993修订 ） 《城建档案密级与保管期限表》 （1988年）
基 本 知 识
标准的分级、种类：
《中华人民共和国标准化法》规定： 我国的标准分为国家标准、行业标准、地方标 准和企业标准四级。 按约束力分，国家标准、行业标准可分为：强 制性标准、推荐性标准和指导性技术文件三种 （档案标准大多是推荐性的）。
GB
XXXXX——XXXX
标准发布年号 标准顺序号
例： GB 50437-2007 《城镇老年人设施规划规范》
推荐性国家标准的代号为“GB/T XXXXX——XXXX” 例： GB/T 50323—2001 《城市建设档案著录规范》
基本知识
标准的代号：
强制性行业标准：行业不同代号不同 城镇建设工程行业标准：CJJ XX——XXXX 建筑工程行业标准：JGJ XX — XXXX 例： JGJ 25-2000 《档案馆建筑设计规范》（唯一） 推荐性行业标准：行业标准代号后加“T” 城镇建设工程行业标准：CJJ/T XX — XXXX 例： CJJ/T 117-2007 《建设电子文件与电子档案管理规范》 建筑工程行业标准：JGJ/T XX — XXXX 档案行业标准：DA/T 1—2000 例： DA/T 1-2000 《档案工作基本术语》 地方标准 DBXX / XXX — XXXX 例： DBJ01—51 -2003《建筑工程资料管理规程》
一
总则
3、应执行的有关标准、规范
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部 分：电子文件归档与档案管理》（GB/T 17678.1-1999） （我国第一部电子文件管理国家标准） 《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002 ） 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001） 《城建档案著录规范》（GB/T 50323-2001） 《城建档案分类大纲》（1984年印发，1993修订 ） 《城建档案密级与保管期限表》 （1988年）
基 本 知 识
标准的分级、种类：
《中华人民共和国标准化法》规定： 我国的标准分为国家标准、行业标准、地方标 准和企业标准四级。 按约束力分，国家标准、行业标准可分为：强 制性标准、推荐性标准和指导性技术文件三种 （档案标准大多是推荐性的）。
2课件《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ T117
15）电子签章：利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文 件盖章操作相同的可视效果，是电子签名的一种表现形式。 16）城建档案信息管理系统：城建档案管理机构用于接收、存储、 管理城建档案信息，并提供检索和利用的信息系统。 17）检测：按照一定的标准对电子文件和电子档案的准确性、完整 性、可用性和安全性进行测试、核验的过程。
登记是电子文件管理系统根据既定规则分配给文件唯一标识 符的过程，登记意味着电子文件正式成为电子文件管理系统的管 理对象。登记是捕获的一个动作，捕获包含登记。
9）处置：根据鉴定结果，按照电子文件处置规范或其他工具， 对电子文件实施留存、销毁或移交的一系列过程。 10）移交：建设系统各行业、专业管理部门和建设工程档案形 成单位按规定将电子档案送城建档案管理机构保存的过程。 11）接收：城建档案管理机构按规定收存有关单位移交的电子 档案的过程。
1.0.2 本规范适用于建设电子文件的形成、归档，以及 建设电子档案的移交、接收、保管、利用等全过程管理。 (说明：凡从事城乡规划、建设及其管理活动，产生、保管、利
用建设电子文件和电子档案的单位都应执行本规范，并按本规
范的规定对建设电子文件和电子档案进行全程管理。)
第2章 术语(CJJ117新增术语)
(2) 为电子文件的安全传输提供了保障
在电子文件交换过程中，文件接收方必须确认 两个问题: 第一，所接收的文件在传输过程中无篡 改; 第二，电子文件确由指定的发送方发出，未被 伪造，且无法抵赖。电子签名常常应用在交换、传 输、捕获、归档、移交等交互性环节。
(3) 有助于提升信息时代电子文件子文件真实性、完整性、可用性、安 全性的前提下，将文件从一个系统转移到另一个系统，或从一 个存储媒体转换到另一种存储媒体的过程。 13）格式转换：将电子文件从一种格式转换为另一种格式，或 由专用格式转换为相对稳定的通用格式或版式格式的过程。 14）电子签名：数据电文中以电子形式所含、所附，用于识 别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
电子文件
DWG DXF CDR Ai
音频文件 MP3 WAV MIDI 请思考：MP3与WAV之间最大的区别在哪里？ WAV音质较好，但文件较大，而 mp3的压缩度 比较高。一般达10∶1～12∶1 。（举例说明） 举例说明）
视频文件
AVI MPEG-1 MPEG-2 MPEG-4 Wmv Asf RM(RealNetworks公司) FLV 3GP
电子文件
www.themegalle
1、办公领域中电子文件的产生 、
办公自动化 (Office Automation 简称OA)
20世纪50年代：簿记功能 20世纪60年代：数据处理 20世纪70年代：微型机出现，含义广泛
8
办公自动化系统的模式 办公自动化系统的模式
综合了事务型和管理型的全部功能
信息的易变性 内容容易改动 载体容易改变 生成保存环境容易改变
信息存储的高密度性
8GB硬盘——40亿个汉字 3.5英寸高密度软盘（1.44MB）——70万汉字 ZIP软盘（120MB-150MB）——6000万至 7500万汉字 5英寸光盘（650MB-750MB）——3亿个-4亿 个汉字或A4幅面的文稿图像数千页
电子文件的归档方式 逻辑归档：
在网络上进行的，不改变原存储方式和位置而实现的 电子文件向档案部门移交的过程。 体现了分布式保管模式，为澳大利亚《档案法》立法 确认。
物理归档：
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档 案部门移交的过程。 原则上体现了集中式的保管模式，为美国、加拿大、 英国、北欧等国原则支持。
系统依赖性 必须依靠相应的计算机系统（软硬件）才能形 成、保存、管理、利用电子文件。 要保证电子文件可读的一个必要条件就是，为 电子文件配备合适的系统环境。
电子目录接收和电子档案管理PPT课件
电子目录接收和电子档案 管理
--解决方案、系统功能、系统特点
1
目录
系统解决的核心问题 系统功能 系统特点
2
“电子目录接收和电子档案管理”解决的核心 问题
如何建立科学、有序、可行的区域电子 目录中心和电子档案中心实施方案
如何解决区域档案数字化的方法 如何建立电子文档的管理系统 如何解决区域电子目录和电子档案的利
列入当地信息化发展计划和规 划概要，如将档案管理系统作 为我区十三个信息化子系统之 一；
制定本地区数字化档案馆（室） 五年乃到十年计划。其次制定 了一个详细的、可行的电子目 录接收和电子档案管理进度表， 和试点推广应用单位目标管理 考核标准。
4
如何解决区域档案数字化的方法
根据区域档案的形成来源，我们 对电子目录和电子档案库的建 立采取三种方法： 对已进馆的馆藏档案采用由临 时工录入的方法，长期聘请， 采取计件制。 对每年接收的单位档案我们从 1999年下半年开始，要求凡移 交进馆的档案必须同时移交电 子目录，鼓励移交电子档案。 对今后档案定期进馆的单位采 取试点、推广和全面应用三个 阶段，涉及市级机关、镇乡、 事业、企业、学校等各种类型 的单位。
用等各运行阶段实施了全面的安全保障体系 系统根据区域档案利用需求采用了多样化的利用
方式 统的可行性、实用性、先进性和可发展性
11
7
如何建立区域电子目录和电子档案 的利用模式
区域数字档案神经系统
所谓区域数字档案神经系统在整体上相当于人的神经 系统。它提供了完美集成的档案信息流，在正确的时 间到达系统的正确地方。区域数字档案神经系统由区 域数字档案馆和进馆序列单位数字档案室组成，其基 石就是该课题研究并还在实施的数字档案馆（室）的 电子目录库（包括文件级条目、专题数据库等）和电 子档案库（珍贵常用档案、多媒体档案的数字化存储 与利用）。这些数字档案馆（室）使档案工作者能迅 速感知其环境并做出反应、觉察区域经济社会的挑战 和社会公众的需求，然后组织及时的反应，最大限度 地满足利用者的要求。
--解决方案、系统功能、系统特点
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目录
系统解决的核心问题 系统功能 系统特点
2
“电子目录接收和电子档案管理”解决的核心 问题
如何建立科学、有序、可行的区域电子 目录中心和电子档案中心实施方案
如何解决区域档案数字化的方法 如何建立电子文档的管理系统 如何解决区域电子目录和电子档案的利
列入当地信息化发展计划和规 划概要，如将档案管理系统作 为我区十三个信息化子系统之 一；
制定本地区数字化档案馆（室） 五年乃到十年计划。其次制定 了一个详细的、可行的电子目 录接收和电子档案管理进度表， 和试点推广应用单位目标管理 考核标准。
4
如何解决区域档案数字化的方法
根据区域档案的形成来源，我们 对电子目录和电子档案库的建 立采取三种方法： 对已进馆的馆藏档案采用由临 时工录入的方法，长期聘请， 采取计件制。 对每年接收的单位档案我们从 1999年下半年开始，要求凡移 交进馆的档案必须同时移交电 子目录，鼓励移交电子档案。 对今后档案定期进馆的单位采 取试点、推广和全面应用三个 阶段，涉及市级机关、镇乡、 事业、企业、学校等各种类型 的单位。
用等各运行阶段实施了全面的安全保障体系 系统根据区域档案利用需求采用了多样化的利用
方式 统的可行性、实用性、先进性和可发展性
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7
如何建立区域电子目录和电子档案 的利用模式
区域数字档案神经系统
所谓区域数字档案神经系统在整体上相当于人的神经 系统。它提供了完美集成的档案信息流，在正确的时 间到达系统的正确地方。区域数字档案神经系统由区 域数字档案馆和进馆序列单位数字档案室组成，其基 石就是该课题研究并还在实施的数字档案馆（室）的 电子目录库（包括文件级条目、专题数据库等）和电 子档案库（珍贵常用档案、多媒体档案的数字化存储 与利用）。这些数字档案馆（室）使档案工作者能迅 速感知其环境并做出反应、觉察区域经济社会的挑战 和社会公众的需求，然后组织及时的反应，最大限度 地满足利用者的要求。
2- 电子文件概述
辨析题：它们是“电子文件”吗？
及时通讯工具（如：QQ、MSN）中 的聊天记录 个人电脑中遗留的上网历史记录 计算机内存中的临时文件
提示: 电子文件必须满足的基本条件
电子文件首先是文件,必须满足文件的 所有条件（符合文件的“要素”） 电子文件是以二进制代码的形式记录在 存储载体上的（技术特性）
1.3.2.5 信息的可操作性
传统的纸制文件往往是静态的 电子文件中所含的数字信息则是动态、 可变、积极的信息。
1.3.2.6 信息的易变性
信息的加工（编辑）更方便 信息需要不断地转移（变更）： （1）存储介质的寿命有限 （2）技术发展、系统升级导致信息 （代码）需要同步更新
1.3.2.7 多种信息媒体的集成性
1.2.2 结构
文件的物理结构是指其信息存储于载体上的 位臵及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存储位臵。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图，标号等。
结构比较
纸质文件的信息物理结构与逻辑结构是一致 的，而且是直观的。例如，排错了文件页码， 就不仅破坏文件信息物理结构也同时破坏其 逻辑结构。 电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是 不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、 批示、附件可以不在载体上连续存放，甚至 可以存放在不同的载体上，而不影响其正常 地显示输出。
简单文件：仅由一种格式组成 复合文件：含有图形（签名）或数据（统 计数据或表格）的文件。 复杂文件：含有多种数据类型，如含有多 个媒体（声音、动画、视频等）的文件
1.4.3 按电子文件产生的工作领域划分
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相关知识点
1.非对称加密算法 非对称加密 (Asymmetric Encryption，RSA算法) ，是使用两个密钥，而不像对称加密那样使用一个
密钥的加密方法；其中一个密钥是私密的，另一个是公开的。顾名思义，一个密钥用于非公开的私人的，另一 个密钥将会被所有人共享。
非对称加密的两个密钥之间存在一些特殊的数学关系，使得密钥具备一些有用的特性。如果利用某人 的公钥加密数据，那么只有他们对应的私钥能够解密（数据安全不泄密）。从另一方面讲，如果某人用私钥加 密数据，任何人都可以利用对应的公钥解开消息（数字签名）。
内容：文件形成者形成的文字、数字、图像、声音。 结构：物理结构和逻辑结构。物理结构：电子文件内容存储介质、地址路
径；逻辑结构：段落安排、格式、载体、附件排列 背景：背景信息是描述文件形成、维护、来龙去脉、文件保管要求系统
环境等的信息。
特点：1.对计算机的依赖性
2.信息与载体的可分离性
3.信息的流动性与不稳定性
10.复杂的情况出现了。道格想欺骗苏珊，他偷偷使用了苏珊的电脑，用自己的公钥换走了鲍勃的公钥。此时， 苏珊实际拥有的是道格的公钥，但是还以为这是鲍勃的公钥。因此，道格就可以冒充鲍勃，用自己的私钥做成" 数字签名"，写信给苏珊，让苏珊用假的鲍勃公钥进行解密。
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桥段五：鲍勃找第三方认证身份，苏珊通过第三方机构，认定来信的一定是鲍勃 （CA认证中心签发数字证书）
电子文件与电子档案
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目录
CONTENTS
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电子文件与电子档案
2
数字证书、数字签名与可信时间戳
3
电子文件的归档与存储
4
业务档案一体化思考
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01
Part One
电子文件与电子档案
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3
电子文件与电子档案
电子文件
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计 算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电 子文件由内容、结构和背景组成。(《电子文件归档与电子档案管理规范》 （GB／T 18894-2016））
4.信息存取的不可靠性
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4
电子文件与电子档案
电子档案
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件 (《电子文件归档与电 子档案管理规范》（GB／T 18894-2016））
电子文件的凭证、查考、保存价值（四性原则：真实、完整、可用、安全） • 元数据（背景、来龙去脉） • 认证信息（数字签名、数字证书、可信时间戳） • 电子文件的版式、封装（不可修改，长期保存、管理、迁移 ） 电子文件的归档保存 • 归档：将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程 • 文件形成流转到保管全流程管理（生命周期理论、大文件观）
《社会保险业务档案元数据方案》？
电子档案 <= 电子文件 电子档案 == 电子文件（元数据+认证信息+格式/封装）
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02
Part Two
数字签名、数字证书与可信时间戳
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数字签名、数字证书
数字签名：将数据按双方约定的Hash算法计算得到一个固定位
数的数据摘要(Digest)。在数学上保证：只要改动数据中任何一 位，重新计算出的数据摘要值就会与原先的值不相符。这样就保 证了数据的不可更改性。
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故事背景
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桥段一：苏珊约鲍勃，不想让别人知道（非对称加密保证数据安全） 3.
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桥段二：鲍勃回复苏珊，并签字留名（非对称加密生成数字签名） 5.
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桥段三：苏珊接到信，确认是鲍勃的回信（苏珊验签的过程） 8.
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桥段四：道格记恨鲍勃，假冒鲍勃和苏珊聊天 （鲍勃的公钥容易掉包，造成失信）
将该数据摘要(Digest)用发送者的私人密钥加密，然后连 同原数据一起发送给接收者，所产生的加密摘要数据即数字签名。
数字证书：数字证书是一个经证书授权中心数字签名的包含公
开密钥拥有者信息以及公开密钥的文件。最简单的证书包含一个 公开密钥、名称以及证书授权中心的数字签名。它是互联网通讯 中验证您身份的方式，其作用类似于司机的驾驶执照或日常生活 中的身份证。它是由一个权威机构-----CA机构，又称为证书授权 （Certificate Authority）中心发行的，人们可以在网上用它来识 别对方的身份。
2.安全散列函数（SHA-1，SHA-2）： SHA安全散列算法(Secure Hash Algorithm)。SHA是一个密码散列函数家族，是FIPS所认证的安全散
列算法。能计算出一个数字消息所对应到的，长度固定的字符串（数据摘要）的算法。且若输入的消息不同， 它们对应到不同字符串的机率很高。对电子文件进行数据摘要的提取，普遍情况推荐使用SHA-256。
元数据
描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据(《电子文件 归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、电子档案管理基本 术语（DA/T 58-2014））
用来描述电子文件（档案）从形成、流转、转换、归档、封装、保管、利 用、处置全生命周期来龙去脉的全部著录信息的结构化数据。 用以保证电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性。
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桥段六：鲍勃回信给苏珊，同时附加数字证书 （未被篡改、认证身份：数字签名+数字证书）
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根证书
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可信时间戳
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可信时间戳
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可信时间戳与数字证书、数字签名的结合
电子 文件
提取 摘要 （SHA-256）
摘要（A1）
私钥 加密 （RSA）
密文（S1）
CA
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授时 中心
数字 签名 密文（S1）
时间 戳 (2018/1/1 8:00) 时间 戳签名 密文（S2）
数字 证书
电子 文件
20
数字签名、数字证书与可信时间戳
要求 验证 原理 技术 应用
真实 完整 可用 安全
身份 时间 未篡改
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密码学 （非对称加密
RSA）
摘要唯一性 （安全散列算
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5
电子文件与电子档案
纸质材料
过渡期
电子档案
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
双套制&双轨制 ——查询展示
双套制：同时保存两套相同内容的档案，既可以是同一 载体，也可以是不同载体。
双轨制：两种版本的文件同步随业务流程运转，在文件 进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员 要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。
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6
电子文件与电子档案