档案管理培训课件共38页文档

四、档案业务工作
四、档案业务工作
档案收集
档案整理
四、档案业务工作
（一）档案收集
➢ 收集的定义：档案的收集就是档案室按照有
关规定，通过例行的接收制度和专门的征集 办法，将分散在各机关、部门、个人手中和 散失在其他地方的档案，有组织、有计划地 集中保存的工作。
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四、档案业务工作
➢ 收集工作的要求
（1）管理类档案收集工作的要求 ✓ 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管
管理性档案的收集方法 ①严格按照本单位归档制度的有关规定进行收集。 ②建立相关制度，加强对零散文件的收集。 ③明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整。
科技档案的收集方法 ①按照归档制度的规定接收科技文件归档。 ②纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。
四、档案业务工作
会计档案、人力资源档案、荣誉实物档案
二、制定档案工作管理制度
三纳入
将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业 规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责 任制或岗位责任制。
四参加
企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题 审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接 收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、 系统。
四同步
企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要 求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累 情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文 件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成 归档同步。
✓ 正常收集和现场收集相结合 ✓ 随时收集和集中收集相结合 ✓ 对内收集和对外收集相结合 ✓ 确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收
集 ✓ 抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。
四、档案业务工作
（二）档案整理 档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等
方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排 列、编目的工作。
二、制定档案工作管理制度
二、制定档案工作管理制度
要求： 1、制定本企业档案工作的各项规章制度不能
有悖于国家、本系统、本地区关于档案工作的有 关规定，同时内容即要全面又要有针对性。
2、要了解本企业管理及档案形成的特点，充 分征求企业内部有关部门的意见，与他们密切配 合，使制定的规章制度及内容更加切合本单位的 工作实际。
用。
二、档案的整理
➢：常用的档案分类法 年度分类法
问题分类法
组织机构分类法
二、档案的整理
➢立卷 立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标
题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目 录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。 立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时 间、地区、收发文机关
二、档案的整理
➢整理方法
会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照 《会计档案管理办法》的规定收集、整理、归档。
人事档案由主管人事的人员按照《企业职工档案 管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物 档案应由档案人员随时收集，随时归档。
四、档案业务工作
企业可以实行多种方式相结合来收集档案
第一部分： ◆档案概述
➢档案起源 ➢档案演变
档案的产生与文字有密切关系， 它是人类社会发展到一定阶段的 必然产物。
古老型载体档案：甲骨、金石、 简牍、缣帛档案。
传统型载体档案：纸质档案。
新型载体档案：感光材料与磁性材 料形成的档案，如影片、照片、磁 带、磁盘、光盘等。
➢档案定义
档案是国家机构、社会组织和个人 在社会活动中直接形成的，保存备 查的文字、图表、声像及其它各种 方式和载体的历史记录。
三、配备档案管理基础设施
三、配备档案管理基础设施
档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案、 人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用 品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装 订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。
档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、 防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。
的质量要求。 ✓ 归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的
业务活动。 ✓ 要加强收集工作的调查。
四、档案业务工作
➢ 收集工作的要求
（2）科技档案收集工作的要求 ✓ 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 ✓ 要遵循科技档案的自然形成规律。 ✓ 要保证科技档案的完整、准确。
四、档案业务工作
➢ 收集的方法：
国家档案局《机关档案工作条例》（1983）
一、档案的收集
➢ 归档手续：案卷目录的移交，交接双方签字。
➢ 归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特 点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值， 便于保管和利用。
二、档案的整理
➢整理原则
档案的整理应该充分 利用原有的整理基础， 保持文件之间的历史 联系，便于保管和利
装订：按件装订 分类：年度-机构（问题）-保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、
年度、保管期限、件号) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒
第三部分： ◆企业档案管理
企业档案：是指企业在生产、经营、管理等各项 活动中形成的对国家、社会和企业有 保存和利用价值的各种形式的历史记录。
企 业 档 案
生科
荣
党行经产学基
会声誉电
群政营技技本设计像实子其
工管管术术建备档档物档他
作理理管研设
案案档案
理究
案
➢ 建立档案工作体制 ➢ 制定档案工作管理制度 ➢ 配备档案管理基础设施 ➢ 档案业务工作
一、建立档案工作体制
一、建立档案工作体制
分管档案 工作领导
档案部门
档案管理 工作网络
各部门档案 工作领导
各部门档案 工作人员
➢ 档案分类
➢ 制定企业档案保管限期表
➢ 归档文件的整理
➢ 基本建设、设备仪器档案整理方法
➢ 声像档案
四、档案业务工作
1、档案分类 档案分类就是要制定分类方案即 分类大纲。
分类大纲：是指用文字或图表的形式表示某一 单位内档案分类体系的一种指导性文件，它是进 行档案分类、整理和排架工作的依据，是档案分 类工作的一项重要内容，也是业务建设的一项重 要工作。 企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营 管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基 本建设、设备仪器、会计、干部职工、声像、荣 誉实物和电子档案等13个一级类目（可根据实 际情况合并），每个一级类目下设若干二级类目， 二级类目以下的类目可根据企业实际情况增减。
➢档案含义
档案的来源——国家机构、社会 组织和个人；社会活动。 档案的条件——保存备查的历史 文件。
第二部分： ◆文书档案管理
➢ 档案的收集 ➢ 档案的整理
一、档案的收集
➢ 归档范围：凡是反映本机关工作、生产活 动，有查考利用价值的文件材料，均属归 档范围。本单位文件是归档的主体。
➢ 归档时间：一般在次年上半年向档案部门 移交。