文书档案培训PPT课件
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《文书档案管理》PPT课件
5
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
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修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
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机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
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• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
文书档案整理(ppt42张)
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
归档章式样
5.编号
编号的项目 《规则》规定归档文件的编号项目包括：全宗号、年 度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号。 也就是归档章上的内容。 全宗号 档案馆给予的一组数码。 年度 指归档文件的形成年度。填写时，应采用公 元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不得简写。 保管期限 按照现行的国家档案局《关于机关档案 保管期限的规定》分为永久、30年、10年三种。 行政村为永久、定期。
件号：指室编件号。 责任者：制发文件单位全称或规范简称（有的采用文件签发人，是 错误的） 文号：文件字号。 题名：文件名称。题名过于笼统或无文件 的，要重新拟写。 日期：即文件形成时间。填写时，以8位阿拉伯数字标注年、月、 日，即前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月、日是1 位数的，在数字前补0。如2004年5月29日标注为20040529。 页数：即一件归档文件的总页数。 备注：说明缺页、密级等必须说明的问题。
.排列
①排列的原则事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里 的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一 件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧 密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相 关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以 进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间 的有机联系，方便检索利用。
归档文件目录式样
归档文件目录封面
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
文书档案整理PPT课件
②机构（或问题）分类法。按照文件形成的部 门（或文件材料内容所说明的问题（事由、主 题））进行归类。 ③保管期限分类法。按照归档文件的保管年限 进行分类。保管期限，就是规定的档案保管的 年限。 在实际工作中，往往需要将二种或三种分类法 组合成复式分类法才能保证分类工作的意义。
《规则》规定：年度分类法和保管期限分类法是复式分类法的 必选项，问题（机构）分类法是选择项。因此，归档文件的分 类方法实际上包括年度—问题（机构）—保管期限分类法、保管 期限—年度—问题（机构）分类法、问题（机构）—年度—保管 期限分类法、年度—保管期限分类法、保管期限—年度分类法等 五种。建议：在发文多的机关或乡镇采用年度—问题（机构）— 保管期限分类法，这是因为：使用这种分类方法，不用将永、 定期三种保管期限的档案分别单独排列，节约档案库空间。对 于发文数量少的单位和行政村，可将这一方案简化为年度――保 管期限两级分类，节约盒具和档案存储空间。
（三）“件”的整理方法与步骤
1.分类 ⒉装订 3.排列 4.盖归档章 5.编号 6.编目 7.装盒
1.分类
包括年度分类法、问题（机构）分类法、 保管期限分类法。
①年度分类：按照文件材料形成的年度进 行分类，每年形成的归档文件材料分为 一类。
注意：一般按照文件材料的成文日期（落款时 间）归类。 跨年度的几个日期的文件材料，按照以下办法 归类：成文日期与收文日期跨年度，文件材料 归入后一年度；法规性文件的成文日期与批准 日期跨年度，归入后一年度；计划、总结、预 算决算、统计报表等文件材料，成文日期与其 内容针对的日期跨年度，归入文件形成年度； 几份文件合为一件时，以装订时排列在前的文 件时间为准。
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
文书档案管理课件(PPT 56页)
案卷号：案卷排列的顺序号。按照案卷的排列 顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。 案卷排序：同一保管期限内的案卷，按组织机 构、时间顺序排序。 三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与 年度之间相互衔接、连续；案卷号与案卷一一对 应，不重，不空，不漏。
32
5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
55
6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
56
THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
48
5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
9
2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
10
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5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
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6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
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THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
48
5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
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2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
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事业单位文书档案整理培训课件2020.4.26
事业单位文书整理经验分享
➢归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定全 宗内归档文件先后顺序的过程。 ➢归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由 中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集 中排列。 ➢不过分强调事由原则，放弃重要性程度标准。
事业单位文书整理经验分享
➢2、一份文件有多个时间特征 包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、
发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落 款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如2009年形成的《2010年 工 作 计 划 》 ， 应 归 入 2009 年 度 ； 2013 年 形 成 的 《2012 年 机 关 工 作 总 结》，应归入2013年；2011年制定，2012年生效的法律法规，应归入 2011年。
事业单位文书整理经验分享
归档文件收集范围
·机要室的机要文件（收文、涉密文件） ·单位以前用的公章 ·战略合作协议、合同 ·目标责任书 ·重大活动 ·声像、实物
事业单位文书整理经验分享
四、一般来说每份文件作为一件，通常：
（1）正文与附件（附件一般是指正文后注明的附件）为一件 （2）正本与定稿为一件 （3）原件与复制件为一件 （4）转发文与被告转发文为一件 （5）正本与翻译本为一件 （6）中文本与外文本为一件 （7）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）
事业单位文书整理经验分享
➢1、跨年度形成的文件 （1）跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。
（2）跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、 转发年度。
（3）跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入文件制发（签发）年度。 （4）跨年度的规划，归入规划（文件）制发（签发）年度。 （5）跨年度的总结，归入总结形成的年度。
文书档案管理PPT课件
档案门类代码·年度：汉语拼音首字母“WS”， 文件形成年度，用四位阿拉伯数字标注公元纪年 ，如2017年。
保管期限:国家档案局8号令颁布后为永久、定期30 年、定期10年，分别以代码Y、 D30 、D10标识
机构(问题):分类方案类目的机构(问题)的简称。汉 语拼音首字母标识
件 号：单件归档文件在分类方案的最低一级类 目内按件排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不 足4位的，在前面又0补足，如0001,0026
授课：XXX
16
（二）归档文件收集
1.收集原则
“以我为主”为原则，突出反映本单位基本职能活 动和各项业务工作。本单位的收文，不论是来自上 级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位 工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日 后是否查考利用为文件归档的出发点。
2.企业收集归档工作依据
2012年12月17日发布施行的国家档案局第10号令 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》
文书档案管理
2021/3/25
授课：XXX
1
一、 档案工作
1．档案工作的含义
管理档案和档案事业的活动。（档案工作基本 术语）
广义上,指整个档案事业,包括档案室工作、 档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、 档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活 动、档案历史和发展研究等等。
狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档
2021/3/25
授课：XXX
23
3 有关定义
3.1归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理 完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质文件材 料和电子文件材料。
3.2整理：是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、 排列、编号、编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、 装订、编页、装盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、 元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。
保管期限:国家档案局8号令颁布后为永久、定期30 年、定期10年，分别以代码Y、 D30 、D10标识
机构(问题):分类方案类目的机构(问题)的简称。汉 语拼音首字母标识
件 号：单件归档文件在分类方案的最低一级类 目内按件排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不 足4位的，在前面又0补足，如0001,0026
授课：XXX
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（二）归档文件收集
1.收集原则
“以我为主”为原则，突出反映本单位基本职能活 动和各项业务工作。本单位的收文，不论是来自上 级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位 工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日 后是否查考利用为文件归档的出发点。
2.企业收集归档工作依据
2012年12月17日发布施行的国家档案局第10号令 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》
文书档案管理
2021/3/25
授课：XXX
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一、 档案工作
1．档案工作的含义
管理档案和档案事业的活动。（档案工作基本 术语）
广义上,指整个档案事业,包括档案室工作、 档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、 档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活 动、档案历史和发展研究等等。
狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档
2021/3/25
授课：XXX
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3 有关定义
3.1归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理 完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质文件材 料和电子文件材料。
3.2整理：是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、 排列、编号、编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、 装订、编页、装盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、 元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。
文书工作与档案管理PPT课件
.
18
（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
19
（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
20
三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
16
2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
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二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
13
3.文书、公文、文件的联系与 区别
《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作
传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门 的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办 意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 （见表2-4）“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面， 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那 些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办 意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。
文书档案管理培训课件材料
二、档案的作用
1、凭证作用 从档案的形式上看，档案保留了当事人的笔迹、 印章、声音、形象，也可以直接用来证实有关事实 2、参考作用 档案也是我们总结经验、吸取教训、开展工作的 有益参考。
三、档案工作的内容
1、广义的档案工作 是指一切与档案有关的工作活动，包括档案事业 管理、档案教育、档案科研、档案法规等工作内容； 2、狭义的档案工作 专指档案的业务工作，即具体对档案文件进行整 理、保管、开发利用的工作。主要由收集、鉴定、整 理、保管、检索、提供利用等六环节组成。
二、档案统计工作
主要介绍统计工作的内容：数量统计，业务管理 工作质量统计（归档率，完整率，准确率），开发利 用工作统计，档案工作条件统计。
谢谢
(2）分类方法 A.按“年度-内设机构-（问题）-保管期限”的分 类方法。即先将归档文件按年度分类，然后每个年度 下按机构分类，再在机构下按保管期限分类；或者把 同一机构形成的文件按问题分类，最后才按保管期限 分类。 B.按“年度-（问题）-保管期限”的分类方法。即 先将归档文件按年度分类，然后每个年度下按保管期 限分类；或者在每个年度下按问题分类，再在问题下 按保管期限分类。
四、文书工作和档案工作
1、互相影响、相互补充 文书工作和档案工作的关系非常密切、缺一不可。 基层部门形成、积累的文件材料是档案工作的物质基 础，没有它，档案工作就无法开展；且各部门文书工 作的好坏、归档文件材料的质量，也会直接影响档案 工作进展。
各部门的文件材料归档后，通过档案人员的加工 整理，反过来又为各部门工作提供服务，为新的文件 形成提供素材。文书工作是档案工作的基础，档案工 作是文书工作的延续，两者互相依存、互相制约、互 相促进，但是不能互相取代和混淆。
档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行， 小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能 部门的兼职档案员组成。
文书档案整理教材(PPT 40张)
机构（问题）
年度 2007 保管期限 永久
机构（问题）
保管期限 永久
机构（问题）
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室
001 021
022 050
051 058
059
馆
盒号
馆
盒号
馆
盒号 盒号
馆
004
起 止 件 号001
002
003
005
33 16.02.2019
24 16.02.2019
（5）填写日期时，一般填写其形成 日期，在日无法考证时填写到年月，在 月份无法考证时，填写到年； （6）填写页数时，填该文件的总页 数，有效文字的页面都要统计在内； （7）备注栏的填写用以注明归档文 件的变化情况及盒号等；
25 16.02.2019
归 档文件目录
责 件 任 号 者
15 16.02.2019
6、盖归档章
归档文件应按分类、排列的次序逐 件编号，并在文件首页右上角空白处加 盖归档章，填写归档章项目时字迹材料 应符合存档要求。
16 16.02.2019
由档案室将归档章的各个项目依次填写； 全宗号：是指档案馆给立档单位编制的代号。 年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字 标注公元纪年，如“2000”。 保管期限：是指文件在归档时划定的保管期 限，直接标注“永久”、“30年”、“10年”。 机构（问题）：是指作为分类方案类目的机 构（问题）名称或规范化简称。不设机构（问题） 的立档单位此项可不填。 件号：件号又分为室编件号和馆编件号两种。 室编件号按文件排列顺序按年逐件编流水号。 页数：是指每一件归档文件的有效页数。 填写归档章内项目时， 应使用碳素墨水等符 合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅 笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。
年度 2007 保管期限 永久
机构（问题）
保管期限 永久
机构（问题）
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室
001 021
022 050
051 058
059
馆
盒号
馆
盒号
馆
盒号 盒号
馆
004
起 止 件 号001
002
003
005
33 16.02.2019
24 16.02.2019
（5）填写日期时，一般填写其形成 日期，在日无法考证时填写到年月，在 月份无法考证时，填写到年； （6）填写页数时，填该文件的总页 数，有效文字的页面都要统计在内； （7）备注栏的填写用以注明归档文 件的变化情况及盒号等；
25 16.02.2019
归 档文件目录
责 件 任 号 者
15 16.02.2019
6、盖归档章
归档文件应按分类、排列的次序逐 件编号，并在文件首页右上角空白处加 盖归档章，填写归档章项目时字迹材料 应符合存档要求。
16 16.02.2019
由档案室将归档章的各个项目依次填写； 全宗号：是指档案馆给立档单位编制的代号。 年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字 标注公元纪年，如“2000”。 保管期限：是指文件在归档时划定的保管期 限，直接标注“永久”、“30年”、“10年”。 机构（问题）：是指作为分类方案类目的机 构（问题）名称或规范化简称。不设机构（问题） 的立档单位此项可不填。 件号：件号又分为室编件号和馆编件号两种。 室编件号按文件排列顺序按年逐件编流水号。 页数：是指每一件归档文件的有效页数。 填写归档章内项目时， 应使用碳素墨水等符 合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅 笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
二、永久保管的文书档案主要包括：
5、本机关机构演变、人事任免等文件材料； P36
6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、 资产登记等凭证性文件材料；
第二节 归档制度
一、归档责任：
文件处理部门 档案部门
共同责任
一、归档责任：
1、文件处理部门——了解文件处理过程，具备 做好文件归档的条件。
2、档案室——具有对本单位文件归档工作进 行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、 指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、 做好归档工作。
3、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归 档与档案管理一般由一人承担。
2、《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号） 3、《企业档案工作规范》（DA/42-2009） 4、《高等学校档案管理办法》（2008年教育部、国家
档案局发布）
二、归档范围划分的原则
根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本 单位的实际予以制定。
1、 “以我为主”——应以本单位工作活 动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项 业务工作
文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
对机关文件材料归档范围要掌握两点：
1、本单位形成的文件材料，只有少数不归档 2、本单位收文中，只有一部分需归档
收文中 需要归档的
针对本机关 与本机关业务工作有关 与本机关业务无关，但需贯彻执行的
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
文书档案管理
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
本课程分五章进行讲述：
❖ 第一章 归档文件 ❖ 第二章 归档文件的形成 ❖ 第三章 文件的归档 ❖ 第四章 归档文件整理方法——单份文件整理 ❖ 第五章 归档文件整理方法——立卷法
第一章 总论《文书工作与档案管理》PPT课件
（2） 档案馆
• 属于党和国家的科学文化事业机构，是永 久保管档案的基地，是科学研究和各方面 工作利用档案史料的中心。
（3） 档案事业 管理机构
• 各级档案局、处等，是党和国家指导和管 理档案工作的部门。
1.3 文书工作与档案管理工作的组织机构
1.3.2 档案管理的组织机构
档案管理工作的组织领导
档案的特性 基本任务
• 根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机 关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公 文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥 善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效 地推进机关工作，为领导工作服务、为社会主 义现代化建设服务。
内容
• 公文的形成、公文的处理和公文的管理。
1.2 文书工作与档案管理
➢ 根据上述精神，文书工作的基本原则应该是：坚持实事求是、 反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主 义；注重实用，高效率地做好文书工作；严格执行保密制度， 防止失密、泄密。
1.2 文书工作与档案管理
1.2.2 档案管理工作
档案管理工作的含义与特点
档单案地管 说含理 就工 是义作 用，科简学
➢ 档案管理工作是在党和国家的领导下，通过档案事业管 理机构进行统一领导和管理的。
➢中央 为了管理全国的档案工作，设立了国家档案局。国
家档案局是全国档案事业的最高领导机关，在集中统一 管理党和国家档案工作的原则下，对全国档案工作进行 指导、监督和检查。
➢地方 各级档案局（处、科）在地方党和政府的领导下统
档案的类别
（1）文 书
档案
（2）科 技
档案
（3）专 门
档案
档案的作用
（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用
文书工作与档案管理教材(PPT 37张)
3
实行学中做、 做中学的教学 模式，构建实 践与理论一体 化。
1、教材内容 选择的特色
2、教学方法 的特色
3、教学模式 的特色
课程建设改革思路
2007. 01
1.课程建设改革需进一步完善，更 体现人才培养目标的要求。 2.提高师资队伍的实践能力， 吸收更多实践经验丰富的人 员参与教学。
建设思路
敬 请 批 评 指 正
2.具体设计思路及教学环节
职业岗位的能力分析→虚拟特定企业→扮演岗位角色 →分解工作任务→配置教学资源→教学实施→完成工作任 务→总结评价→巩固提高→实际应用
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
教学难点
档案管理
专门档案
四、教学方法
教法
情景式案例式教学
学法
实训
练习教学法
讨论
竞技 互评
竞赛式教学法
教学方法的具体操作
任 务 驱 动 法
五、课程设计的理念与思路
1.课程设计理念---“基于工作过程的工学结合课程模式” (1)课程设计指向工作需要而不是学科系统。教学内容的选取主要来自基层企事业单位 文书处理、档案管理的实际工作过程，并以能够反映工作过程、工作步骤、工作方法的 知识为主。 (2)以实践作为课程教学的主线，通过实践带动知识与技能的学习、职业态度的养成。 教学体系按工作项目布排，项目的设计以文书工作与档案管理中的核心技能为载体。 (3)作为一门文科类课程，实训中很少有设备操作的内容，工学结合的实施面临着较多 的困难，因而在创设工作任务时，本课程较多采用虚拟情境的形式，学生在学习过程中 扮演虚拟企业中的一定角色，完成虚拟的工作任务，较好地解决了文科专业工学结合难 以实施的难题。
档案整理培训课件(PPT 82页)
行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页 数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
25
文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的（正 案
题名） ，填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的， 整
正题名能反映文件内容的， 理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与
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亿利资源集团所属企业发文、部门发文由所属企业档案室负责归档。 未发文形成的文件材料由各部门负责归档。
请示与批复。集团公司内部下级企业对上级单位的请示，由下级企业 负责归档。上级对下级单位的批复，由上级负责归档。为体现文件反 映问题的因果关系、有机联系，上下级企业对于对方重要的批复和请 示打印网上文件归入文书档案。
第五章 归档文件的整理、装订、装盒
1、归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行 修整。
2、归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退 变的，应予复制。
3、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化 的金属或塑料装订用品。
4、 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简 便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归 档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订 方式符合要求的，应维持不变。
7、将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。 不同年度、问题、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
8、档案盒应采用无酸纸制作，盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、 30mm、40mm、50mm等。
9、盒脊设置全宗号、年度、分类、保管期限、起止件号、等必备项， 可根据实际设置盒号。（见附图）
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转 发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在 前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时， 复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后； 正本在前，发文稿纸和定稿在后。
10、备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、 整理日期、检查人、检查日期。
第六章 档号的编制
档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、 合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
档号的结构宜为：全宗号-年度-保管期限-问题代码-件号。
归档章样式
谢谢大家！
5、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不 使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料 封等装订材料进行装订。
6、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的 空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原 有页码相同的，可以保持原有页码不变。
第二章 归档范围
一 归档范围 1、各企业、各中心将办理完毕的具有保存价值的各种文件材
料应列入归档范围
2、购置项目档案归档范围：立项申请、任务书、合同等。
3、招投标项目档案归档范围：立项审批、概算审批、招标申 请、合同文件、中标通知书等全套文件。
二 不归档范围
1、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩 非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经 会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的 文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工 作参考的文件材料；
第四章 文件材料的收集时间及标准
每年3月底完成上一年度形成的文件材料的 收集工作
文件较少或者机构、人员变动频繁的单位， 建议及时收集
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转 发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外 文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简 报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录 一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等） 一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸 与相关文件为一件。
亿利资源集团有限公司文书档案理专题培训主 讲：刘卓然
1
第一章 文书档案的收集
《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应 当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构 或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”
《亿利资源集团有限公司文书档案管理办法》第二章第七条 集团各企业、各中心负责归档文件材料的收集和整理，并定 期移交集团公司档案部门集中管理,任何人不得拒绝归档。 各企业、各中心应将文书档案管理工作纳入本单位有关的管 理制度；纳入工作计划；纳入本单位的职责和有关人员岗位 责任制。
3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；
4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需 本企业办理的文件材料；
5、其他不需归档的文件材料。
第三章 归档的职责分工
亿利资源集团总部发文、各中心发文由行政事务中心负责归档。未发 文形成的文件材料由各中心负责归档。
请示与批复。集团公司内部下级企业对上级单位的请示，由下级企业 负责归档。上级对下级单位的批复，由上级负责归档。为体现文件反 映问题的因果关系、有机联系，上下级企业对于对方重要的批复和请 示打印网上文件归入文书档案。
第五章 归档文件的整理、装订、装盒
1、归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行 修整。
2、归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退 变的，应予复制。
3、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化 的金属或塑料装订用品。
4、 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简 便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归 档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订 方式符合要求的，应维持不变。
7、将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。 不同年度、问题、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
8、档案盒应采用无酸纸制作，盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、 30mm、40mm、50mm等。
9、盒脊设置全宗号、年度、分类、保管期限、起止件号、等必备项， 可根据实际设置盒号。（见附图）
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转 发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在 前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时， 复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后； 正本在前，发文稿纸和定稿在后。
10、备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、 整理日期、检查人、检查日期。
第六章 档号的编制
档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、 合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
档号的结构宜为：全宗号-年度-保管期限-问题代码-件号。
归档章样式
谢谢大家！
5、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不 使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料 封等装订材料进行装订。
6、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的 空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原 有页码相同的，可以保持原有页码不变。
第二章 归档范围
一 归档范围 1、各企业、各中心将办理完毕的具有保存价值的各种文件材
料应列入归档范围
2、购置项目档案归档范围：立项申请、任务书、合同等。
3、招投标项目档案归档范围：立项审批、概算审批、招标申 请、合同文件、中标通知书等全套文件。
二 不归档范围
1、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩 非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经 会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的 文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工 作参考的文件材料；
第四章 文件材料的收集时间及标准
每年3月底完成上一年度形成的文件材料的 收集工作
文件较少或者机构、人员变动频繁的单位， 建议及时收集
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转 发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外 文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简 报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录 一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等） 一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸 与相关文件为一件。
亿利资源集团有限公司文书档案理专题培训主 讲：刘卓然
1
第一章 文书档案的收集
《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应 当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构 或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”
《亿利资源集团有限公司文书档案管理办法》第二章第七条 集团各企业、各中心负责归档文件材料的收集和整理，并定 期移交集团公司档案部门集中管理,任何人不得拒绝归档。 各企业、各中心应将文书档案管理工作纳入本单位有关的管 理制度；纳入工作计划；纳入本单位的职责和有关人员岗位 责任制。
3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；
4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需 本企业办理的文件材料；
5、其他不需归档的文件材料。
第三章 归档的职责分工
亿利资源集团总部发文、各中心发文由行政事务中心负责归档。未发 文形成的文件材料由各中心负责归档。