建设工程档案管理培训(PPT课件)
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建设工程档案管理培训课件PPT课件(ppt47页)
一、编制形式 1、按图施工没有变更的，直接盖竣工图
章，即可作为竣工图； 2、 一般变更的，在原施工图上修改，盖
竣工图章后，即可作为竣工图； 3、重大变更的，或图面变更面积超过35
％的，应重新绘制竣工图，盖竣工图章 后，方可作为竣工图。
二、对竣工图进行四方会审
施工单位
领导及档案员
各部门领导及档案员
监理单位
领导及档案员
（三）合理确定文件归档的时间 1、按工程结束时间归档 2、按项目建设程序或阶段归档 3、按单位、分部、分项工程结束时间归
档 4、按年度归档 5、随时归档 （四）保证文件归档的质量 1、对文件齐全、完整的要求
应保证归档文件的齐全、完整，真实反 映工程建设的全过程。
建设工程档案管理
第一节 建设工程档案概述
一、建设工程相关术语
1、建设项目：指建筑、安装等形成固定资 产的活动中，按照一个总体设计进行施 工，独立组成的，在经济上统一核算、 行政上有独立组织形式、实行统一管理 的单位。
2、单位工程：指建设项目中具有独立设计 文件、可独立施工，建成后可以独立发 挥生产能力或工程效益的工程。
规模较大的单位工程，可将其能形成独立 使用协能的部分分为子单位工程。
3、分部工程：指单位工程中独立组织施工 的工程。单位工程中一般按专业性质和 工程建设部位划分和确定分部工程的。
4、分项工程：是分部工程的组成部分，由 一个或若干个检验批组成的基本单元工 程。一般按主要工种、材料、施工工艺、 设备类型等划分。
对照归档范围，查该归档的文件材料是 否归档完整；
各单位（子单位）工程的文件材料是否 归档完整；
各工序、ห้องสมุดไป่ตู้段的文件材料是否归档完整；
从文件的前后联系查是否归档完整，如： 请示与批复，正文与附件，原材料出厂 证明与试验报告、台帐、使用清单，监 理通知与反馈，监理例会、月报是否连 续，图纸是否与图纸目录对应，设备材 料是否与清单对应，现场的口头变更是 否及时补全，等等。
章，即可作为竣工图； 2、 一般变更的，在原施工图上修改，盖
竣工图章后，即可作为竣工图； 3、重大变更的，或图面变更面积超过35
％的，应重新绘制竣工图，盖竣工图章 后，方可作为竣工图。
二、对竣工图进行四方会审
施工单位
领导及档案员
各部门领导及档案员
监理单位
领导及档案员
（三）合理确定文件归档的时间 1、按工程结束时间归档 2、按项目建设程序或阶段归档 3、按单位、分部、分项工程结束时间归
档 4、按年度归档 5、随时归档 （四）保证文件归档的质量 1、对文件齐全、完整的要求
应保证归档文件的齐全、完整，真实反 映工程建设的全过程。
建设工程档案管理
第一节 建设工程档案概述
一、建设工程相关术语
1、建设项目：指建筑、安装等形成固定资 产的活动中，按照一个总体设计进行施 工，独立组成的，在经济上统一核算、 行政上有独立组织形式、实行统一管理 的单位。
2、单位工程：指建设项目中具有独立设计 文件、可独立施工，建成后可以独立发 挥生产能力或工程效益的工程。
规模较大的单位工程，可将其能形成独立 使用协能的部分分为子单位工程。
3、分部工程：指单位工程中独立组织施工 的工程。单位工程中一般按专业性质和 工程建设部位划分和确定分部工程的。
4、分项工程：是分部工程的组成部分，由 一个或若干个检验批组成的基本单元工 程。一般按主要工种、材料、施工工艺、 设备类型等划分。
对照归档范围，查该归档的文件材料是 否归档完整；
各单位（子单位）工程的文件材料是否 归档完整；
各工序、ห้องสมุดไป่ตู้段的文件材料是否归档完整；
从文件的前后联系查是否归档完整，如： 请示与批复，正文与附件，原材料出厂 证明与试验报告、台帐、使用清单，监 理通知与反馈，监理例会、月报是否连 续，图纸是否与图纸目录对应，设备材 料是否与清单对应，现场的口头变更是 否及时补全，等等。
基建档案管理培训教程(ppt 44页)
2、按项目文件产生的阶段跟踪 ▲工程准备阶段文件 ▲施工文件 ▲竣工图和竣工验收文件
※两者互为交叉，以项目建设全过程跟踪、阶段督催收集
归档为主
（三）基建项目建设各阶段归档文件的跟 踪收集和编制责任
1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件
▲项目准备阶段—建设单位 ▲项目施工阶段—施工单位、监理单位、建设单位 ▲项目竣工阶段—建设单位、施工单位、监理单位、 设计单位、勘察院等
理单位负责收集整理监理文件并监督审核施工文件、建 设单位检查督导
项目竣工及试运行阶段—施工单位负责编制竣工文件， 监理单位负责审核，建设单位验收
举例：施工阶段
监理收集编制
监理文件
建设单位 检查
监理审核
施工文件
主管、 档案部门
检查
施工单位 收集编制
施工单位 审核
（四）基建项目归档文件整理规则
案卷目录编制
项目竣工验收和试运行阶段—建设单位、 施工单位、监理单位
△竣工图
综合竣工图、专业竣工图；
△交工竣工验收文件
工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电 子材料
.
监理单位文件 △监理管理文件 △监理基础文件
.
2、 明确各阶段各单位收集和编制、检查审核责任 项目准备阶段—建设单位负责收集整理 项目施工阶段—施工单位负责收集整理施工文件、监
项目档案
综
监
施
设特
合
理
工
备种
类
类
类
类载
体
类
立 勘征 招 工 资 质进 协 管 质 技 竣
项 申 报
察地 投 程 金 量度 调 设拆 标 管 控 控控 管
理 保术工 类 材文图
※两者互为交叉，以项目建设全过程跟踪、阶段督催收集
归档为主
（三）基建项目建设各阶段归档文件的跟 踪收集和编制责任
1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件
▲项目准备阶段—建设单位 ▲项目施工阶段—施工单位、监理单位、建设单位 ▲项目竣工阶段—建设单位、施工单位、监理单位、 设计单位、勘察院等
理单位负责收集整理监理文件并监督审核施工文件、建 设单位检查督导
项目竣工及试运行阶段—施工单位负责编制竣工文件， 监理单位负责审核，建设单位验收
举例：施工阶段
监理收集编制
监理文件
建设单位 检查
监理审核
施工文件
主管、 档案部门
检查
施工单位 收集编制
施工单位 审核
（四）基建项目归档文件整理规则
案卷目录编制
项目竣工验收和试运行阶段—建设单位、 施工单位、监理单位
△竣工图
综合竣工图、专业竣工图；
△交工竣工验收文件
工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电 子材料
.
监理单位文件 △监理管理文件 △监理基础文件
.
2、 明确各阶段各单位收集和编制、检查审核责任 项目准备阶段—建设单位负责收集整理 项目施工阶段—施工单位负责收集整理施工文件、监
项目档案
综
监
施
设特
合
理
工
备种
类
类
类
类载
体
类
立 勘征 招 工 资 质进 协 管 质 技 竣
项 申 报
察地 投 程 金 量度 调 设拆 标 管 控 控控 管
理 保术工 类 材文图
工程档案管理PPT课件可修改文字
➢ 施工文件是指施工单位在工程施工过 程中形成的文件；
➢ 竣工图是指在工程竣工验收后，真实 反映建设工程项目施工结果的图样；
➢ 竣工验收文件是指在建设工程项目竣 工验收活动中形成的文件。
• 编制单位：
➢工程准备阶段文件和竣工验收文件的编 制单位一般为建设单位；
➢勘察、设计文件的编制单位一般为工程 的勘察、设计单位；
建设工程档案的特点
成果的成套性
形成领域的广泛性 建设工程档案
内容的专业性
记录形式的多样性 管理的动态性
Байду номын сангаас
利用的时效性
建设工程文件和档案资料的特征
• （1）真实性和全面性 • （2）分散性和复杂性 • （3）继承性和时效性 • （4）多专业性和综合性 • （5）数量上的庞大性
• 项目建设的成果表现为两种形态:
• （3）建设工程项目实行总承包的，总包单 位负责收集、汇总各分包单位形成的工程 档案，并应及时向建设单位移交；各分包 单位应将本单位形成的工程文件整理、立 卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各 承包单位负责收集、整理立卷其承包项目 的工程文件，并应及时向建设单位移交。
• （4）城建档案管理机构应对工程文件的 立卷归档工作进行监督、检查、指导。 在工程竣工验收前，应对工程档案进行 预验收，验收合格后，须出具工程档案 认可文件。
归档的质量要求
✓对文件齐全、完整的要求 ✓对文件内在质量的要求 ✓对文件材质的要求 ✓对文件属性的区分 ✓对文件价值及密级的区分
建设工程文件和档案资料的质量要求
• （1）归档的工程文件应为原件。
➢ 文件材料的签名、盖章手续是否完备, 文件材料的内容是否 填写完整、客观, 文件材料中数据是否存在涂改现象, 文件 材料是否存在‘三色笔’现象。
档案管理培训ppt课件(完整版)pdf
档案管理培训 ppt课件(完整 版)pdf
2024/1/26
1
目 录
2024/1/26
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
2
2024/1/26
01
CATALOGUE
档案管理概述
3
档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
2024/1/26
18
档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
2024/1/26
档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
19
档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
34
档案保管与利用实务操作
1 2
档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
2024/1/26
制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
27
档案数据库建设与管理
2024/1/26
1
目 录
2024/1/26
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
2
2024/1/26
01
CATALOGUE
档案管理概述
3
档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
2024/1/26
18
档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
2024/1/26
档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
19
档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
34
档案保管与利用实务操作
1 2
档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
2024/1/26
制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
27
档案数据库建设与管理
工程档案管理专业讲堂(ppt 31页)
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增 设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档夹封面内页应设《档案目次明细表》，案件归档时依序编号、登录， 并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为项目处代号， B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号 编列。
3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或 一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档 号填写于案件首页的左上角；左方装订 者则填写于右上角。
七、归档与档案清理
2、各类工程档案应按系统：土建、强电、弱电、电梯、 消防、空调、项目处办公设备等，按图纸资料、维修记 录、运行记录、设备台帐、各项目部用户单元装修和维 修档案等，进行分类管理，统一存放档案盒并贴上标签。 编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。
3、外单位交来图纸由各项目处档案文员统一签收，并 将有关图纸交各系统工程师核对实物，如图纸无误则由 文员按系统归档；图纸有误，则由文员联系交图单位更 正。
4、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回项目 处经办部门补办。
5、无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部 门。
6、点收完毕后，对所有文件也整理齐整。
二、归档时间
1、一般情况下，一个项目（课题）结束后即整理归档，最迟不 得超过一个月。周期长的课题分阶段，阶段任务完成后即整 理、归档。
2、技术性的来往文电，会议纪要、协议、合同以及设施设备的 运行记录、巡检记录则每季度进行一次归档交接。交接时间 应统一规定，并依照执行，遇节假日则顺延。
4、每一档夹封面内页应设《档案目次明细表》，案件归档时依序编号、登录， 并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为项目处代号， B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号 编列。
3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或 一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档 号填写于案件首页的左上角；左方装订 者则填写于右上角。
七、归档与档案清理
2、各类工程档案应按系统：土建、强电、弱电、电梯、 消防、空调、项目处办公设备等，按图纸资料、维修记 录、运行记录、设备台帐、各项目部用户单元装修和维 修档案等，进行分类管理，统一存放档案盒并贴上标签。 编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。
3、外单位交来图纸由各项目处档案文员统一签收，并 将有关图纸交各系统工程师核对实物，如图纸无误则由 文员按系统归档；图纸有误，则由文员联系交图单位更 正。
4、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回项目 处经办部门补办。
5、无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部 门。
6、点收完毕后，对所有文件也整理齐整。
二、归档时间
1、一般情况下，一个项目（课题）结束后即整理归档，最迟不 得超过一个月。周期长的课题分阶段，阶段任务完成后即整 理、归档。
2、技术性的来往文电，会议纪要、协议、合同以及设施设备的 运行记录、巡检记录则每季度进行一次归档交接。交接时间 应统一规定，并依照执行，遇节假日则顺延。
2024版档案管理培训ppt课件
据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
档案管理培训(上、下)幻灯片课件ppt
跨界合作趋势：档案管理培训将与相关领域进行跨界合作，如与人力资源管理、企业管理等 领域的合作，以提高培训的实用性和应用价值。
感谢观看
汇报人：
档案管理培训
单击此处添加副标题
汇报人：
目录
档案管理培训概述 档案管理培训方法 档案管理培训师资力量
档案管理培训内容
档案管理培训效果评估 档案管理培训的发展趋势 和创新
01
档案管理培训概述
档案管理培训的定义和目的
档案管理培训的定义 档案管理培训的目的
档案管理培训的重要性
提升员工对档案管理的重视程度 规范档案管理流程，提高档案管理效率 增强员工的档案管理意识和技能水平 保障企业档案资料的安全和完整性
06
档案管理培训的发 展趋势和创新
发展趋势
数字化和自动 化
智能化和智能 化
云计算技术的 应用
社交媒体和 移动应用程
序的普及
创新点
大数据分析：利用大数据技 术对档案进行分析，为决策 提供支持。
数字化转型：将传统纸质档 案转化为数字档案，提高管 理效率和安全性。
人工智能应用：应用人工智 能技术提高档案管理自动化
02
档案管理培训内容
档案分类与归档
定义：将档案按照一定标准进行分类、归档
重要性：便于查找和管理 方法：根据单位实际情况和业务需求，制定相应的分类方案和归档流 程 要求：分类要清晰、归档要规范，确保档案的完整性和安全性
档案保管与维护
档案的存放：确保档案的存放环境适宜，避免潮湿和污染 定期检查：定期对档案进行检查，确保其完好无损 修复与整理：对损坏的档案进行修复，保持档案的整洁 档案转移：根据需要，对档案进行转移，确保其安全存放
档案利用与开发
感谢观看
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档案管理培训
单击此处添加副标题
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目录
档案管理培训概述 档案管理培训方法 档案管理培训师资力量
档案管理培训内容
档案管理培训效果评估 档案管理培训的发展趋势 和创新
01
档案管理培训概述
档案管理培训的定义和目的
档案管理培训的定义 档案管理培训的目的
档案管理培训的重要性
提升员工对档案管理的重视程度 规范档案管理流程，提高档案管理效率 增强员工的档案管理意识和技能水平 保障企业档案资料的安全和完整性
06
档案管理培训的发 展趋势和创新
发展趋势
数字化和自动 化
智能化和智能 化
云计算技术的 应用
社交媒体和 移动应用程
序的普及
创新点
大数据分析：利用大数据技 术对档案进行分析，为决策 提供支持。
数字化转型：将传统纸质档 案转化为数字档案，提高管 理效率和安全性。
人工智能应用：应用人工智 能技术提高档案管理自动化
02
档案管理培训内容
档案分类与归档
定义：将档案按照一定标准进行分类、归档
重要性：便于查找和管理 方法：根据单位实际情况和业务需求，制定相应的分类方案和归档流 程 要求：分类要清晰、归档要规范，确保档案的完整性和安全性
档案保管与维护
档案的存放：确保档案的存放环境适宜，避免潮湿和污染 定期检查：定期对档案进行检查，确保其完好无损 修复与整理：对损坏的档案进行修复，保持档案的整洁 档案转移：根据需要，对档案进行转移，确保其安全存放
档案利用与开发
建设项目档案管理课件
建设（业主）单位对项目档案的 检查指导注意事项
(1)检查文件档案管理是否与工程同步进行
各单位是否制定文件档案的管理制度； 文件流转过程是否合理、规范； 工程报批、管理、试验、现场记录、评定、验收 等文件是否及时形成； 各单位分部分项工程完工后文件是否及时归档。
收集、整理勘察、设计基础材料和有关的设计文件；参与 编制竣工图（受委托编制竣工图）；向建设单位移交档案。
施工单位的职责：
收集、整理所承担工程施工过程中形成的档案；编制竣 工图；向建设单位移交档案。
监理单位的职责
收集、整理监理工作中形成的文件； 负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、 系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关 报告；向建设单位移交档案。 科研单位的职责 收集、整理所承担科研课题工作中形成 的文件；向建设单位移交档案。
部门批准的重大建设项目。重大建设项目（以下简称项目）包括重大 基本建设项目和重大技术改造项目。
第十三条 项目竣工验收前，应当组织项目档案 验收。项目档案验收是项目竣工验收的重要组成 部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目， 不得进行或通过项目的竣工验收。项目档案验收 应在项目竣工验收3个月之前完成。 4.中华人民共和国档案行业标准《国家重大建设项 目文件归档要求与档案整理规范》（ DA/T28—— 2002 ） 5.中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构 成的一般要求》（GB/T11822-2008 国家质量监 督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2008年 11月发布。2009年5月1日实施） 6.中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整 理规范》(GB/T50328-2001)
特殊载体材料档案的保管
底图：一般是平放、不装订； 磁盘或光盘：温度 15--27°C，湿度45 ％--60％，远离磁场，定期检查和复制； 一般存放在防磁柜或防潮柜中。
建设工程档案管理课件
案的安全和完整性。
工程档案信息化管理的技术手段
01
02
03
数据库技术
建立工程档案数据库，实 现档案信息的存储、管理 、查询和利用。
扫描技术
将纸质档案转化为电子文 件，便于长期保存和利用 。
网络技术
通过网络平台实现档案信 息的共享和传输，提高利 用效率。
工程档案信息化管理的实施与应用
建立信息化管理系统
工程档案是工程后续管理、维护和改建的重要依据，对于工程的可持续发展具有重 要意义。
工程档案的管理办法
01
02
03
04
建立完善的工程档案管理制度 ，明确档案管理职责和流程。
加强工程档案的收集、整理、 分类、保管和利用工作，确保
档案的完整性和安全性。
采用现代化的档案管理手段和 技术，提高档案管理效率和信
工程档案标准的制定与实施
制定
工程档案标准的制定应当遵循国家有关法规和标准的要求，结合实际情况，制定相应的标准。标准应当具有可操 作性、指导性和规范性。
实施
实施标准应当采取有效措施，确保建设工程档案的收集、整理、组卷、移交、归档、保管、利用等方面都符合标 准要求。同时，应当加强对实施标准的监督和检查，发现问题及时处理，确保建设工程档案管理工作的质量和效 率。
制定统一的档案管理标准和规范，加强档 案管理的标准化和规范化，确保档案管理 的质量和效率。
THANKS
感谢观看
工程档案标准
是指对工程档案的收集、整理、组卷、移交、归档、保管、利用等方面进行统一 规范的技术要求。
分类
根据不同的标准，工程档案可以分为不同的类型。例如，根据工程性质可以分为 建筑工程档案、市政工程档案、轨道交通工程档案等；根据工程阶段可以分为立 项阶段档案、设计阶段档案、施工阶段档案、竣工阶段档案等。
建设工程档案管理培训(PPT课件)精选全文
4、案卷装订 案卷采用整卷装订、不装订（图纸可不装订）二种形式；不装订时，应在每份文件的右上角加盖档号章，文件要按目录编排次序排列；
档号
序号
J1·01--01
05
5、填写案卷封面和脊背 （1）案卷题名：案卷题名在结构上由3个部分组成，字数一般不超过50个字； 案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称 如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计 某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同 某高速公路工程G1标西福管理区收费管理楼竣工图
3、建立健全项目档案管理制度 档案管理制度、汇总制度、保密制度、利用制度、图纸更改制度、竣工图编制办法、项目文件归档范围、文件收发文登记制度、文件流程控制制度等 4、采取经济制约措施，实行工程档案质量保证金制度（仅适用于建设单位与施工、监理等单位的合同要约，任何国家部门均不得收取工程档案保证金）
第四节 工程档案的整理
一、分类 建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，来确定档案设置的类目层次。对于大型项目，要以整个项目为分类对象，在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类。如施工档案可以再按各单位工程进行分类。对于小型项目，形成的档案数量较少，可以不设二、三级类目，直接按建设程序对档案进行组卷整理后依次排列即可。
某 项目 档 案
前期依据性档案
勘察设计档案
施工档案
监理档案
竣工验收档案
单位工程01
单位工程02
单位工程03
项目管理档案
二、组卷 （一）组卷要求 案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。
档号
序号
J1·01--01
05
5、填写案卷封面和脊背 （1）案卷题名：案卷题名在结构上由3个部分组成，字数一般不超过50个字； 案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称 如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计 某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同 某高速公路工程G1标西福管理区收费管理楼竣工图
3、建立健全项目档案管理制度 档案管理制度、汇总制度、保密制度、利用制度、图纸更改制度、竣工图编制办法、项目文件归档范围、文件收发文登记制度、文件流程控制制度等 4、采取经济制约措施，实行工程档案质量保证金制度（仅适用于建设单位与施工、监理等单位的合同要约，任何国家部门均不得收取工程档案保证金）
第四节 工程档案的整理
一、分类 建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，来确定档案设置的类目层次。对于大型项目，要以整个项目为分类对象，在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类。如施工档案可以再按各单位工程进行分类。对于小型项目，形成的档案数量较少，可以不设二、三级类目，直接按建设程序对档案进行组卷整理后依次排列即可。
某 项目 档 案
前期依据性档案
勘察设计档案
施工档案
监理档案
竣工验收档案
单位工程01
单位工程02
单位工程03
项目管理档案
二、组卷 （一）组卷要求 案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。
2024年《档案管理知识培训》PPT课件
10
2024/2/29
03
CATALOGUE
档案保管与利用策略
11
档案保管设施及环境要求
专用档案库房
设置适宜的档案库房，满足档案存储 的基本需求。
环境监控与管理
实施定期的环境监测，控制库房内的 温度、湿度、光照等条件，确保档案 材料的长期保存效果。
档案装具与设备
配备专业的档案装具，如档案柜、档 案架等，以及必要的设备，如除湿机 、空调等，确保档案存储环境的安全 与适宜。
2024/2/29
3
档案定义及分类方法
2024/2/29
档案定义
档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在从 事政治、经济、文化、科学、技术等活动中形成的具有保存 价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案分类方法
根据不同的标准，档案可以分为不同的类别，如文书档案、 科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等。
21
档案信息化实施步骤与策略
实施步骤
包括调研与规划、基础设施建设、系统开发 与实施、档案数字化加工、资源整合与共享 、运行维护与服务等阶段。
实施策略
制定科学合理的实施方案，明确责任分工， 加强组织协调，注重培训宣传，确保资金投 入，强化监督检查等。同时，要关注新技术 发展，积极探索创新档案管理模式。
《档案管理知识 培训》PPT课件
2024/2/29
1
contents
目录
2024/2/29
• 档案管理基本概念与原则 • 档案收集与整理规范 • 档案保管与利用策略 • 电子档案管理要点 • 档案信息化建设路径 • 档案管理法规与标准解读 • 档案管理案例分析与实践操作
2
01
2024/2/29
03
CATALOGUE
档案保管与利用策略
11
档案保管设施及环境要求
专用档案库房
设置适宜的档案库房，满足档案存储 的基本需求。
环境监控与管理
实施定期的环境监测，控制库房内的 温度、湿度、光照等条件，确保档案 材料的长期保存效果。
档案装具与设备
配备专业的档案装具，如档案柜、档 案架等，以及必要的设备，如除湿机 、空调等，确保档案存储环境的安全 与适宜。
2024/2/29
3
档案定义及分类方法
2024/2/29
档案定义
档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在从 事政治、经济、文化、科学、技术等活动中形成的具有保存 价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案分类方法
根据不同的标准，档案可以分为不同的类别，如文书档案、 科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等。
21
档案信息化实施步骤与策略
实施步骤
包括调研与规划、基础设施建设、系统开发 与实施、档案数字化加工、资源整合与共享 、运行维护与服务等阶段。
实施策略
制定科学合理的实施方案，明确责任分工， 加强组织协调，注重培训宣传，确保资金投 入，强化监督检查等。同时，要关注新技术 发展，积极探索创新档案管理模式。
《档案管理知识 培训》PPT课件
2024/2/29
1
contents
目录
2024/2/29
• 档案管理基本概念与原则 • 档案收集与整理规范 • 档案保管与利用策略 • 电子档案管理要点 • 档案信息化建设路径 • 档案管理法规与标准解读 • 档案管理案例分析与实践操作
2
01
档案管理培训完整版ppt课件
档案管理培训完整版 ppt课件
CONTENTS 目录
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 电子档案管理 • 档案管理法规与职业道德
CHAPTER 01
档案管理概述
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定 阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项 提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保 护档案原件、遵守保密规定等。
实施职业资格考试和认证制度，确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训，提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流，提高解 决实际问题的能力。
THANKS
[ 感谢观看 ]
提高档案利用效Biblioteka 的措施优化检索工具通过改进检索算法、增加检索入口等 方式，提高检索工具的查全率和查准 率。
完善档案利用制度
建立科学合理的档案利用制度，简化 利用流程，提高利用效率。
加强档案管理人员培训
提高档案管理人员的专业素养和服务 意识，为用户提供更加优质的档案服 务。
推进档案数字化管理
通过数字化技术，实现档案的快速检 索、远程利用和智能分析，进一步提 高档案利用效率。
CONTENTS 目录
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 电子档案管理 • 档案管理法规与职业道德
CHAPTER 01
档案管理概述
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定 阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项 提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保 护档案原件、遵守保密规定等。
实施职业资格考试和认证制度，确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训，提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流，提高解 决实际问题的能力。
THANKS
[ 感谢观看 ]
提高档案利用效Biblioteka 的措施优化检索工具通过改进检索算法、增加检索入口等 方式，提高检索工具的查全率和查准 率。
完善档案利用制度
建立科学合理的档案利用制度，简化 利用流程，提高利用效率。
加强档案管理人员培训
提高档案管理人员的专业素养和服务 意识，为用户提供更加优质的档案服 务。
推进档案数字化管理
通过数字化技术，实现档案的快速检 索、远程利用和智能分析，进一步提 高档案利用效率。
档案管理培训教材PPT课件
县级档案馆接收范围的档案
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
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2、对文件内在质量的要求
归档的文件应为原件，原则上不得出现复 制件；
文件内容应真实、准确且填写完整；竣工 图应真实地反映工程建设实际情况；
文件中数据不得随意涂改；
签字盖章手续完备；
字迹清楚，图样清晰，图表整洁。
3、对文件材质的要求
纸张材料：纸张的强度、厚度及规格应符 合有关要求；
书写材料：文件的书写、绘图和签字要 采用耐久性强的书写材料，禁止用易褪 色的书写材料；打印、复印文件及照片 的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度 应符合设备标定质量的要求。
二、建设工程工作程序及其文件材料的形 成
1、项目建设议（立项阶段） 2、可行性研究阶段 3、设计（初步设计）阶段 4、建设（开工）准备阶段 5、建设实施阶段 6、竣工验收阶段
三、建设工程档案的概念
建设工程档案（又称建设项目档案、基 建档案）是指在工程建设过程中形成的 应归档保存的各种形式和载体的文件材 料。
对照归档范围，查该归档的文件材料是 否归档完整；
各单位（子单位）工程的文件材料是否 归档完整；
各工序、阶段的文件材料是否归档完整；
从文件的前后联系查是否归档完整，如： 请示与批复，正文与附件，原材料出厂 证明与试验报告、台帐、使用清单，监 理通知与反馈，监理例会、月报是否连 续，图纸是否与图纸目录对应，设备材 料是否与清单对应，现场的口头变更是 否及时补全，等等。
2、勘察、设计单位
收集、整理勘察、设计基础材料和有关 的设计文件；参与编制竣工图；向建设 单位移交档案。
3、施工单位
收集、整理所承担工程施工过程中形成 的档案；编制竣工图；向建设单位移交 档案。
4、监理单位
收集、整理监理工作中形成的文件；对 施工档案特别是竣工图进行审查；向建 设单位移交档案。
5、科研单位
建设工程档案管理
第一节 建设工程档案概述
一、建设工程相关术语
1、建设项目：指建筑、安装等形成固定资 产的活动中，按照一个总体设计进行施 工，独立组成的，在经济上统一核算、 行政上有独立组织形式、实行统一管理 的单位。
2、单位工程：指建设项目中具有独立设计 文件、可独立施工，建成后可以独立发 挥生产能力或工程效益的工程。
一、编制形式 1、按图施工没有变更的，直接盖竣工图
章，即可作为竣工图； 2、 一般变更的，在原施工图上修改，盖
竣工图章后，即可作为竣工图； 3、重大变更的，或图面变更面积超过35
％的，应重新绘制竣工图，盖竣工图章 后，方可作为竣工图。
二、对竣工图进行四方会审
规模较大的单位工程，可将其能形成独立 使用协能的部分分为子单位工程。
3、分部工程：指单位工程中独立组织施工 的工程。单位工程中一般按专业性质和 工程建设部位划分和确定分部工程的。
4、分项工程：是分部工程的组成部分，由 一个或若干个检验批组成的基本单元工 程。一般按主要工种、材料、施工工艺、 设备类型等划分。
4、采取经济制约措施，实行工程档案质量 保证金制度（仅适用于建设单位与施工、 监理等单位的合同要约，任何国家部门 均不得收取工程档案保证金）
二、各参建单位文件、档案管理的职责
1、建设单位的职责
建立健全档案管理规章制度；对设计、 施工、监理等单位档案工作进行检查、 指导；做好本单位形成档案的收集、整 理；接收和汇总各参建单位档案；提交 工程档案预验收和专项验收；向有关国 家部门移交档案。
特殊材料：电子、录音、录像文件的材 质及存储格式应符合国家标准要求，并 保证载体的有效性；长期存储的电子文 件应使用不可擦除型光盘。
4、对文件属性的区分 科技文件与政务文件； 科技文件与科技资料。
5、对文件价值及密级的区分 保管期限：永久、长期、短期 密级：根据国家有关文件密级规定执行
第三节 工程竣工图的编制
施工单位
领导及档案员
各部门领导及档案员
监理单位
领导及档案员
（三）合理确定文件归档的时间 1、按工程结束时间归档 2、按项目建设程序或阶段归档 3、按单位、分部、分项工程结束时间归
档 4、按年度归档 5、随时归档 （四）保证文件归档的质量 1、对文件齐全、完整的要求
应保证归档文件的齐全、完整，真实反 映工程建设的全过程。
“四同步”：下达工程计划任务与提出文 件材料归档要求同步；检查计划进度与 检查文件材料形成情况同步；工程竣工 验收与验收工程竣工档案同步；项目申 报评优及项目有关人员晋职评优时，档 案部门同步出具专题归档证明材料同步。
3、建立健全项目档案管理制度
档案管理制度、汇总制度、保密制度、 利用制度、图纸更改制度、竣工图编制 办法、项目文件归档范围、文件收发文 登记制度、文件流程控制制度等
四、建设工程档案的特点
成果的成套性、形成领域的广泛性、内 容的专业性、利用的时效性、管理的动 态性、记录形式的多样性，等等
第二节 工程文件材料管理
一、工程文件、档案管理的措施
1、将项目档案纳入“项目法人制”、“招 投标制”、“工程合同制”、“工程监 理制”中；
2、坚持项目档案工作与项目建设同步进行；
工程施工和竣工档案：关键抓住交工和 竣工验收阶段；
设备档案：与土建工程连在一起的设备 在工程竣工验收阶段进行收集；自制设 备在设备鉴定时进行收集；外购设备在 设备开箱验收时进行收集；
科研档案：抓住年终总结、成果鉴定阶 段。
5、建立档案管理网络
建
分
设
管
档
单
领
案
位
导
员
勘察单位
领导及档案员
设计单位
领导及档案员
收集、整理所承担科研课题工作中形成 的文件；向建设单位移范围
建设工程的收集要根据《国家重大建设项 目文件材料归档范围》及行业颁布的有 关归档范围，并结合本项目的实际情况， 制定该项目文件的归档范围。
（二）收集方法
1、依据标准范围收集
2、根据工程性质收集
3、采取有效措施收集
“四列入” ：将文件材料的形成列入计 划管理，列入施工管理及考核范围，列 入有关领导和技术人员岗位职责，列入 经济责任制建立档案工作机构及网络。 “三参加”：档案人员参加设备开箱、 参加各单位验收和项目总验收、参加项 目技改鉴定；
实行文件登记，对文件流程进行控制。
4、抓住重要环节收集
工程设计档案：主要抓住初步设计完成 阶段、设计结束和总结阶段；