数字化方案样本

飞扬公司拥有自身的数字化加工工厂, 可向用户提供档案资料的扫描服务, 同时也可培养用户的扫描队伍, 掌握扫描工具, 形成用户自身的数字化加工队伍。

1、实施数字化的特点

●自动化程度高

依托飞扬软件公司较强的软件开发实力, 我们开发出了先进的档案扫描系统, 实现网络化操作, 自动批量处理, 在扫描的同时由系统自动进行图像处理, 自动去除图像黑边、倾斜校对、去斑点等; 扫描完成后所生成的文件能够方便地挂接到任何档案管理软件系统中。

●标准化程度高

完全符合档案管理要求和使用习惯, 符合国家计算机光盘档案存储标准, 符合国家档案局颁布的档案电子档案标准。标准文号: 档发[ ]6号。

●严格的质量控制

采用先进的质量控制软件, 网络化流水作业, 整个流程由软件控制, 前后工序紧密结合, 次工序在完成本项操作的同时检查上一工序的质量是否合格, 做到质量不合格随时返回, 并有严格的员工操作记录, 控制员工操作中的每一步, 系统自动生成数据记录操作过程, 随时检查任何工序的质量及完成情况, 确保一次性达到成品质量要求。

●独创的综合验收系统

为确保数据的准确性, 档案验收人员能够利用数字档案验收系统, 按档案类型、年度、机构、文件号等对图像质量、文本著录的正确性进行检查, 标识出不合格图像后, 数字档案验收系统自动统计出详细的错误列表, 如图像有黑边、字迹不清、偏斜、文本著录错误、文本与图像的挂接等情况的列表。加工人员根据列表修改错误。经过验收系统的数据则完全符合质量要求。

●档案安全性高

从接收原始档案的拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理, 确保档案在扫描过程中不被损毁, 每天上下班对档案质量及数量严格的核对与交接, 认真填写作业清单和交接清单。

●方便存储与管理

可将扫描的电子档案方便存储于光盘中及其它存储器。按照国际标准TIFF格式, 按200dpi、 A4、黑白计算计算, 30KB/页, 150万份档案总存储容量需: (30 * 1500000) / (1024 * 1024 )= 43GB。每一张CD光盘可容纳万余张A4大小文件影像, 与档案管理软件挂结后, 在数秒钟内即可查询到任何一幅电子档案影像信息。A0图纸的扫描大小约为A4的十倍, 由此可推算出150份图纸扫描的总存储量为430G, 而同一张CAD图纸文件的大小远远小于扫描文件大小。

2、档案数字化系统流程图

3、档案数字化实施步骤

3.1档案整理

文书档案的整理:

对于已归档整理好的档案, 按照机关档案情况, 按年度、机构, 保管期限, 案卷号等进行分类, 将需要扫描的原始档案整理, 以便用不同扫描方式进行处理, 和方便查找与管理。

对于未归档整理好的档案, 按照商定的原则, 在档案处的指导下进行将需要扫描的原始档案整理分类; 以便用不同扫描方式进行

处理, 和方便查找与管理。

其它档案的整理:

对于已归档整理好的档案, 将需要扫描的原始档案整理, 以便用不同扫描方式进行处理, 和方便查找与管理。

对于未归档整理好的档案, 按照商定的原则, 在档案处的指导下进行将需要扫描的原始档案整理分类; 以便用不同扫描方式进行处理, 和方便查找与管理。

3.2档案交接

分类整理后的档案按年度、机构、保管期限及总数提出, 提卷时飞扬公司提卷人员按照要求, 编写档案的页号和需要扫描录

入的文件页号后及抽取不需扫描的页面, 并按实际页数填写详细

的档案交接清单, 并由双方主管人员签字。

3.3标引著录

标引著录是为了方便查阅与管理扫描后的档案原件, 及以后

打印制作档案目录及档案封面, 对文字录入的准确性要求较高。标

引著录的项目是按照国家档案局有关标准, 结合实际情况, 与档案处商定的著录项目。

飞扬公司按照商定标准录入的文本, 并制作相应的《文字录

入工作说明书》, 供录入员和校对人员参考。

1、录入方式

采用手工录入方式录入。

2、校对方式

校对以软件校对和打印输出对比校对相结合的方式, 即对手

工录入的文本打印输出进行对比校正确一校、二校、抽查校对, 确保文本信息达到电子出版质量万分之二以下。

注: 案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录

和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。

3.4档案拆分

档案拆分前要对档案进行统一的编号, 编制总页号后, 再一次编制扫描的页号, 两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分, 以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数。

3.5档案扫描

原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准和相关要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求, 填写移交清单( 此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写) 并签字领取后进行纸件扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件( 快图像系统) , 扫描人员可根据原稿质量, 对系统进行定义, 如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时, 扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整, 如超大

页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况, 调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度, 确保在扫描图像质量清晰的情况下, 使原件完好无损。

图像的分辨率正常情况下为200dpi,如遇字间距和行间距过

密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况, 可适当增加扫描的

分辨率, 但要保证图像清晰的同时, 又不影响远程查询和浏览的

速度。

3.6图像处理

飞扬档案数字化工厂采用自动化处理和人工处理相结合的方式, 确保图像质量的完美。经过校对系统对图像进行校对, 确保图像顺序正确、去斑点、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

1、污渍、黑边、偏斜处理

数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污, 对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。图像处理人员在发现扫描不合格的文件, 进行登记后交扫描人员处理, 双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。

2、全文字页面的扫描密度

图像处理人员在进行处理前, 扫描人员会根据不同原件的情况,