《人事档案数字化》PPT课件
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档案数字化培训教材PPT课件
纸质档案数字化
• 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按 照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联 关系的处理过程。
纸质档案数字化的基本环节
• 主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、 图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
安ห้องสมุดไป่ตู้第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸公司货款70 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司已经协议确 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该公司在公证 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单、电子邮件， 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件，客观真实 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮件是我国 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一，电子邮件通 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以证明双方的 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货款人民币55 万余元。
档案数字化培训教材PPT课件
档案数字化
【优质课件】档案数字化培训教材(PPT 83页)
数字化标准
• 《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017,（代 31—2005））
• 《缩微胶片数字化技术规范》 （DA/T43-20 • 《录音录像档案数字化规范》 （DA/T 62-20 • 《档案数字化光盘标识规范》 （DA/T 52— • 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-
• 清晰真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
安全第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要
机构及人员
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一， 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货 万余元。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一 资料。
• 就本案而言，原告充分把握了电子文件证据 在电子订单和电子邮件等电子文件证据尚未被 之前，及时采取了相应行动，通过公证方式及 关证据，才使自己掌握了案件的主动权并最终
档案数字化课件
2
第1节 档案数字化概述
2. 档案数字化的实质
档案数字化的实质： 是档案信息形式的转换，是将现实世界中记录于传统载体的图、文、声、 像等档案信息转化为计算机世界中记录于数字载体的数字化信息。
现实世界中的 传统档案
数字化
计算机世界中的 数字档案
3
第1节 档案数字化概述
3. 档案数字化的实现方式
纸质档案 缩微胶片
7
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（2）安全性要求 确保档案原件的安全 保守档案信息的秘密
8
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（3）真实性要求 确保档案信息内容的原真性 技术上优先考虑文件的保真度，力争将失真降低到最小 避免对档案内容作额外处理
9
第1节 档案数字化概述
26
第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
（3）图像处理 1）图像数据质量检查 2）纠偏 3）去污 4）图像拼接 5）裁边处理
对方向不正确的图像进行旋转还原， 以符合阅读习惯。
对出现偏斜的图像进行纠偏处理， 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
27
纠偏前
档案信息化概论
28
纠偏后
档案信息化概论
一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于 5%。
目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、 图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问 题时，抽检标记为“不合格”，一个全宗的档案，数字 化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时， 给予以验收“通过”
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
5. 档案数字化的原则和要求
（4）效率性要求 要采取最优化的技术方案 要实现档案数字化工程的专业化和社会化
第1节 档案数字化概述
2. 档案数字化的实质
档案数字化的实质： 是档案信息形式的转换，是将现实世界中记录于传统载体的图、文、声、 像等档案信息转化为计算机世界中记录于数字载体的数字化信息。
现实世界中的 传统档案
数字化
计算机世界中的 数字档案
3
第1节 档案数字化概述
3. 档案数字化的实现方式
纸质档案 缩微胶片
7
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（2）安全性要求 确保档案原件的安全 保守档案信息的秘密
8
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（3）真实性要求 确保档案信息内容的原真性 技术上优先考虑文件的保真度，力争将失真降低到最小 避免对档案内容作额外处理
9
第1节 档案数字化概述
26
第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
（3）图像处理 1）图像数据质量检查 2）纠偏 3）去污 4）图像拼接 5）裁边处理
对方向不正确的图像进行旋转还原， 以符合阅读习惯。
对出现偏斜的图像进行纠偏处理， 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
27
纠偏前
档案信息化概论
28
纠偏后
档案信息化概论
一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于 5%。
目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、 图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问 题时，抽检标记为“不合格”，一个全宗的档案，数字 化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时， 给予以验收“通过”
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
5. 档案数字化的原则和要求
（4）效率性要求 要采取最优化的技术方案 要实现档案数字化工程的专业化和社会化
档案数字化制作技术培训教材PPT(共 49张)
北京航星永志科技有限公司
存在的问题
• 数字化制作成本过高; • 管理制度不健全,工人工作积极性不高; • 软件技术与数字化过程关系不大; • 数字化制作效率不高;
北京航星永志科技有限公司
第三代档案数字化制作技术
• 软件技术与团队管理相结合,以软件辅助 管理、辅助制作为主导;
• 科学的时间、质量保障和进度控制体系； • 网络化、大规模、多人协调的制作流程;
制作进度=处理时间 x 单位时间处理量 x 人员工作效率；
北京航星永志科技有限公司
整体制作进度控制
有了严格的环节内部进度控制，整体 进度有了保障，与此同时个环节间协调 显得至关重要； • 协调时间损耗较大的流水环节； • 动态调配流水环节内部的质量控制力度；
档案数字化制作技术
北京航星永志科技有限公司
概述
长久以来，我们一直采用柜架式的存 放形式来管理纸质档案，然后通过传统 目录本式的查询检索方法来使用这些档 案资料。但是随着档案数量的不断增加， 档案管理出现了库房空间不够、查询费 时费力、原件易损等问题。针对这些问 题，我们提出了一套完整的档案数字化 解决方案,并将其从理论层面,应用到实 际的数字化制作过程中。
北京航星永志科技有限公司
传统的档案数字化形式
北京航星永志科技有限公司
特点:
• 加工、制作规模小; • 技术含量低; • 制作流程简单; • 易操作、易管理;
北京航星永志科技有限公司
存在的问题
• 制作时间过长,影响档案客户的整体进度; • 容易丢失、损坏纸介档案; • 电子档案的通用性和可利用性较差,不利
效率最高,是最主要的问题. 从时间损耗图可以看出,扫描和图
像处理耗时较长,而其它环节相对耗 时较短.(如左图)在系统统计时间时, 扫描处理时间=扫描时间+剩余图形
存在的问题
• 数字化制作成本过高; • 管理制度不健全,工人工作积极性不高; • 软件技术与数字化过程关系不大; • 数字化制作效率不高;
北京航星永志科技有限公司
第三代档案数字化制作技术
• 软件技术与团队管理相结合,以软件辅助 管理、辅助制作为主导;
• 科学的时间、质量保障和进度控制体系； • 网络化、大规模、多人协调的制作流程;
制作进度=处理时间 x 单位时间处理量 x 人员工作效率；
北京航星永志科技有限公司
整体制作进度控制
有了严格的环节内部进度控制，整体 进度有了保障，与此同时个环节间协调 显得至关重要； • 协调时间损耗较大的流水环节； • 动态调配流水环节内部的质量控制力度；
档案数字化制作技术
北京航星永志科技有限公司
概述
长久以来，我们一直采用柜架式的存 放形式来管理纸质档案，然后通过传统 目录本式的查询检索方法来使用这些档 案资料。但是随着档案数量的不断增加， 档案管理出现了库房空间不够、查询费 时费力、原件易损等问题。针对这些问 题，我们提出了一套完整的档案数字化 解决方案,并将其从理论层面,应用到实 际的数字化制作过程中。
北京航星永志科技有限公司
传统的档案数字化形式
北京航星永志科技有限公司
特点:
• 加工、制作规模小; • 技术含量低; • 制作流程简单; • 易操作、易管理;
北京航星永志科技有限公司
存在的问题
• 制作时间过长,影响档案客户的整体进度; • 容易丢失、损坏纸介档案; • 电子档案的通用性和可利用性较差,不利
效率最高,是最主要的问题. 从时间损耗图可以看出,扫描和图
像处理耗时较长,而其它环节相对耗 时较短.(如左图)在系统统计时间时, 扫描处理时间=扫描时间+剩余图形
档案数字化技术规范PPT课件
授课：XXX
22
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件 4、页面修整 5、整理登记 6、档案装订
授课：XXX
23
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18) 、 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》和 《丹东市文书档案目录数据库结构和交换 标准（试行）》等标准的要求，规范档案
授课：XXX
14
3、数字化范围
专门档案 本机关形成的，可以对社会提供利用的、
利用率较高的专门档案应数字化。
授课：XXX
15
3、数字化范围
照片档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的照片。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的照片。 3本机关历届领导人的照片。 4本机关主办或承办的重大活动的照片。 5本机关重要外事工作形成的照片。 6本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦
5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录 像带。
6新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。
授课：XXX
17
二、纸质档案数字化 技术规范主要内容
基本原则 基本工作流程 基本技术参数 技术实现方法 成果管理
授课：XXX
18
二、纸质档案数字化技术规范
基本原则 是使档案信息资源准确方便快捷地
中的目录内容。
授课：XXX
24
（一） 档 案 整 理
目录数据准备
授课：XXX
7
1、编 制 原 则
适度性原则
就是合理地确定一些需要统一的技 术范围和技术指标。范围过大或者过小， 指标水平过高或过低，都会对标准的实 施效果产生不良影响。
《人事档案知识讲座》PPT课件
10
现代人事档案的作用
是考察和了解人才的重要依据
是落实人员待遇和澄清人员问题的重要 凭证
是开发、使用人才及人才预测的重要手 段
是推行和贯彻国家公务员制度的重要依 据
精选PPT
11
是人力资源部门对求职者总体与初步认 识的工具之一
是大中专毕业生走向社会必备的通行证 之一
是维护个人权益和福利的法律信证
精选PPT
33
加强人事档案信息化，推动各种人事档案数据 库建设，提高人事档案服务效能。
❖建立人事档案数据库，实施动态管理；将传统纸质人 事档案通过各种途径转变为数字化格式，进入电脑管 理，提高开发利用效率。
❖建立人事档案网络化管理体系，实现网络式管理。
❖促进协作制度的建立，从制度及技术层面上完善人事 档案数据库及网络的建设，进一步加强了人事档案信 息资源的共享服务。
7
❖通过以上定义可以得出
▪ 人事档案的属概念是档案。 ▪ 人事档案的本质是人员经历和德能功绩等原貌。 ▪ 人事档案的记录载体包括文字、声音、图像等各
种类型。
精选PPT
8
人事档案的性质
性质指的是人事档案的本质，人事档案 具有一般档案的共性——原始记录性外， 还具有个性。
❖集合性、认可性 ❖专门性、真实性 ❖现实性、动态性（递增、转移、波动、可剔除） ❖机密性、权威性
❖在符合相关法律法规的前提下，以政府公务员人事档 案为基础，参与到社会信用制度建设事业中。
精选PPT
34
提升人事档案开发与服务水平，为“用人”提 高科学参考
❖深层次开发人事档案信息，通过分析综合信息，了解 人员的职业轨迹，从中发现人员的成长规律及特点， 预测人员的发展潜力等。
❖利用数字技术在已有人事档案基础上建立人才库，将 其内容编辑后提供给领导和决策机关参考，为选择、 培养和任用人才提供帮助，从而拓宽人事档案信息资 源开发利用领域，发挥人事档案的作用。
档案数字化培训教材PPT(83张)
随后，卜先生起诉到海盐法院，要求马女士偿还8万元。 为支持自己的诉讼主张，卜先生向法院提供了中国银行的 汇款凭证一份以及当时与马女士的微信聊天记录一份(复印 件)。
最终，原被告在承办法官的主持下，达成一致调解意 见，马女士同意分期归还此8万元。
• 【案例3】东北某重型机械企业在前不久的一次法律诉讼中， 因无法提供有关电子文件，无法有效举证，而背负巨大经 济损失。
档案数字化
省档案局经科处 刘春波
档案数字化的意义：通过案例来呈现
• 【案例1】北京某商贸公司在网上设立“8848 网站”，并 设有网上购物交易平台，客户可通过电子订单、电子邮件 等与其建立买卖关系。上海某科技发展公司系“8848 网站” 的客户，于2000 年8月与商贸公司曾通过电子邮件形式， 就“以网上储值形式冲抵货款”达成过协议。去年8月，科 技公司向“8848 ”订购各类电脑产品价款70余万元，但科 技公司在收取电脑后没有按约付款，诉讼烽火由此点燃。
质量要把关
• 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果 质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实 反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。
• 清晰，真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
《档案数字化管理》PPT幻灯片
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
18
立档单位形成一个完整的档案信息化资源中心。电子档案管理可以加快
我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中
心。
•
6、提高员工的工作效率。档案管理实现信息化后，
档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，减少不
必要的事务工作，提高员工的工作效率。
6
如何做好档案信息化管理
要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
2
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
3
档案信息化的意义
• 2、方便二次利用、提高利用率。一般的单位形成的档 案，总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二 次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的 利用效率；同时既已形成的档案，利用起来也是相当麻烦 ，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过 程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期 只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借 。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网 上共享，有控制地进行利用。
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
15
如何做好档案信息化管理
数字化人事档案管理
数字化人事档案管理人事档案是国家和社会去组织对工作人员进行有效管理的一种措施，其管理方式、手段和方法与当时的社会政治、经济和科学技术条件的发展是完全适应的。
随着计算机技术和现代通信技术的发展，这些技术被广泛的应用到各个行业中去。
而在人事档案管理过程中，由于种种原因的限制导致了人事档案数字化管理存在很大的困难，这就需要我们利用好信息技术对人事档案管理进行有效的改革和创造，实现人事档案的数字化管理。
本文主要就数字化的人事档案管理的特征以及存在的几点问题进行了分析，并提出了相应的完善对策，希望通过本次研究，更好的促进数字化人事档案管理有效的开展有一定的帮助。
标签：数字化人事档案管理进入新世纪以后我们逐渐进入到了信息时代，数字化作为一种全新的生活方式逐渐的渗透到社会生活的方方面面中，进而对人们的生活方式和工作方式产生了翻天覆地的改变，其中对人们的工作方式产生最深远影响就是对事物记录的完全数字化，这就导致以记录工作为主要特征的人事档案管理工作产生了重大的变革，档案数字化管理已经成为了当前人事档案管理过程中一个十分突出的内容，而在数字化档案管理过程中如何提供档案的管理效率，是值得我们重点关注和思考的内容。
一、档案数字化管理的特点首先，具有较强的时效性，周期短。
在对档案进行整理和管理过程中，需要花费大量的时间和精力去完成，在对档案进行管理过程中，如果按照传统的方法进行整理，不仅需要花费大量的时间和精力，而且还需要投入大量的金钱。
而在档案管理过程中如果采用的是数字化的管理方式，其就会采用全新的方式和手段，在管理过程中会应用全新的技术，通过网络等手段能够减少中间很多不必要的环节，这样就大大降低了管理者的工作强度，缩短了整个档案管理的周期；其次，档案管理应用数字化能够更好的反映出档案的时效性，能够反映出档案管理最新的情况，同时，应用数字化档案管理技术还能够实现对档案进行实时的更新和修正。
数字化档案在管理过程中对档案资源的整理有其特定的标准，这样就能够保证不同部分的档案可以实现共享，便于及时的收集大量的数据和材料，保证档案在管理过程中更加的完整，不会出现遗漏的现象；最后，采用数字化模式对档案进行管理方便了用户之间的及时沟通和交流。
数字化人事档案管理要求
数字化人事档案管理要求嘿，朋友！您知道吗？如今这数字化的时代，人事档案管理也得跟上潮流，来一场数字化的变革啦！咱先来说说为啥要搞数字化人事档案管理。
您想想，以前那一堆堆的纸质档案，找个东西得多费劲啊！就像在大海里捞针，急得人团团转。
数字化之后呢，那可就大不一样啦！好比有了个超级智能的管家，您想要啥信息，一搜就出来，是不是特方便？数字化人事档案管理，首先得保证信息的准确性。
这就好比盖房子，地基不稳，房子能结实吗？要是档案里的信息错了，那后面的工作不都乱套啦？所以录入的时候，可千万得仔细，不能马虎！一个字、一个数都不能错，这可开不得玩笑。
还有啊，安全性那是重中之重！这档案里的信息可都是个人的重要资料，要是泄露出去，那可不得了！就像家里的保险柜被人撬了，多可怕呀！所以得设置各种加密措施，防火墙啥的都得有，把信息保护得严严实实的。
再说说这档案的整理和分类。
您就把它想象成整理自己的衣柜，不同的衣服得放在不同的格子里。
人事档案也一样，不同类型的信息得归好类，这样找起来才顺溜。
而且得定期更新，不能让它“过时”了。
就像您总不能一直穿着去年的衣服出门吧？数字化管理还得方便查询和使用。
不能说弄了半天，查起来还特别麻烦，那不是白费劲嘛！得让需要的人能快速找到自己想要的，这才是关键。
另外，得有备份！万一系统出了问题，数据丢了，那可就惨啦！这就好比出门带把伞，晴天能遮阳，雨天能挡雨，有备无患嘛。
数字化人事档案管理可不是一件简单的事儿，得用心、细心、耐心。
咱们得跟上时代的步伐，把这事儿做好，让人事管理更高效、更准确、更便捷。
您说是不是这个理儿？总之，数字化人事档案管理是个大趋势，咱们得好好把握，让它为咱们的工作和生活带来更多的便利和好处！。
大学课程《档案管理实务》PPT课件：项目十 专门档案管理与档案数字化
要求：按照《干部档案整理工作细则》的要 求，人事档案整理工作应做到“认真鉴定、 分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐 ”，“通过整理使每个档案达到完整、真实 、精练、实用”。
❖人事档案整理工作的步骤：
❖分类——复制——技术加工——排 序编号——编制卷内目录——打孔 与装订——书写卷名——检查验收 。
案的业务建设和业务指导。 ❖ （8）推广、应用干部档案现代化管理技术。 ❖ （9）定期向档案馆（室）移交死亡干部档案。 ❖ （10）办理其他有关事项。
一、人事档案收集
❖ 人事档案材料的收集渠道主要有： ❖ 一是通过组织、人事、劳资及其他人事管理部门收集各有关人员
的人事档案材料； ❖ 二是通过员工所在的党团组织、政府机关、企业、事业单位的有
关部门收集各有关党团材料。 ❖ 三是通过业务部门、科技部门及学校、培训部门收集学历、学识
、才干及奖惩材料； ❖ 四是通过纪检、监察、司法及有关部门收集处分或免予处分的 决
定、查证核实报告、上级批复、个人陈述或检查、法院判决书。 ❖ 五是通过本人或报纸杂志及有关部门收集发明创造、科研成果、
著作、译著和有重大影响的论文等目录。
❖ 人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、 享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在 以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被 告北京市某建筑工程公司将王先生开除并与其解 除劳动关系后，未将其人事档案按照国家政策规 定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了王先 生今后就业及享受相关待遇，给其取得相关利益 造成了可预见的损失，将王先生人事档案丢失的 北京市某建筑工程公司应当依法承担赔偿责任。
项目十 专门档案管理与档案数字化
学习目标
知识要求
通过本单元的学习， 初步掌握专门档案— —人事与会计档案管 理工作的内容、意义 及要求；掌握档案数 字化工作的方法和步 骤；
❖人事档案整理工作的步骤：
❖分类——复制——技术加工——排 序编号——编制卷内目录——打孔 与装订——书写卷名——检查验收 。
案的业务建设和业务指导。 ❖ （8）推广、应用干部档案现代化管理技术。 ❖ （9）定期向档案馆（室）移交死亡干部档案。 ❖ （10）办理其他有关事项。
一、人事档案收集
❖ 人事档案材料的收集渠道主要有： ❖ 一是通过组织、人事、劳资及其他人事管理部门收集各有关人员
的人事档案材料； ❖ 二是通过员工所在的党团组织、政府机关、企业、事业单位的有
关部门收集各有关党团材料。 ❖ 三是通过业务部门、科技部门及学校、培训部门收集学历、学识
、才干及奖惩材料； ❖ 四是通过纪检、监察、司法及有关部门收集处分或免予处分的 决
定、查证核实报告、上级批复、个人陈述或检查、法院判决书。 ❖ 五是通过本人或报纸杂志及有关部门收集发明创造、科研成果、
著作、译著和有重大影响的论文等目录。
❖ 人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、 享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在 以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被 告北京市某建筑工程公司将王先生开除并与其解 除劳动关系后，未将其人事档案按照国家政策规 定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了王先 生今后就业及享受相关待遇，给其取得相关利益 造成了可预见的损失，将王先生人事档案丢失的 北京市某建筑工程公司应当依法承担赔偿责任。
项目十 专门档案管理与档案数字化
学习目标
知识要求
通过本单元的学习， 初步掌握专门档案— —人事与会计档案管 理工作的内容、意义 及要求；掌握档案数 字化工作的方法和步 骤；
人事档案数字化概论
干部数字档案的保管保密要求等同于纸质档案
第三十页，共六十八页。
2、干部档案数字化的主要工作流程
（1）档案出库 （3）目录录入 （5）数据初审 （7）打印装订 （9）高清制作
（2）整理编码 （4）档案扫描 （6）数据复审 （8）档案入库 （10）二次复审
第三十一页，共六十八页。
（1）档案出库
从档案库房领卷档案：
第十三页，共六十八页。
（2）主要优点 ■ 保护纸质档案材料。 ■ 提升档案管理效率。 ■ 避免档案图改造假。 （3）主要范围 组织部门管理的所有在职人员档案。
第十四页，共六十八页。
2、工作目标
■ 近期目标
提供准确、方便、快捷、优质的电子化干部阅档服务
建立健全干部档案管理机构和规章制度，配齐工作力量，提升基础设施保障水平
■ 严格安全保密有关规定，不连接其他任何网络。
《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》 川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字档案标准(试行)》
第三十六页，共六十八页。
（6）数据复审
数据复审“四看”： 一看每份材料是否为本人的档案材料（5类政 审材料中不是本人的应当是与本人有关联人 员的材料）; 二看每份材料目录与原始图像是否一致；
三看每页材料是否属于本份材料；
四看每页材料排列顺序是否正确。
第三十七页，共六十八页。
（7）打印装订
将需要裱糊的档案材料认真裱糊好，然后按照 《干部档案整理细则》的装订要求装订好。 防止脱页。装订完成后，将干部档案交到“待入 库”位置。
第三十页，共六十八页。
2、干部档案数字化的主要工作流程
（1）档案出库 （3）目录录入 （5）数据初审 （7）打印装订 （9）高清制作
（2）整理编码 （4）档案扫描 （6）数据复审 （8）档案入库 （10）二次复审
第三十一页，共六十八页。
（1）档案出库
从档案库房领卷档案：
第十三页，共六十八页。
（2）主要优点 ■ 保护纸质档案材料。 ■ 提升档案管理效率。 ■ 避免档案图改造假。 （3）主要范围 组织部门管理的所有在职人员档案。
第十四页，共六十八页。
2、工作目标
■ 近期目标
提供准确、方便、快捷、优质的电子化干部阅档服务
建立健全干部档案管理机构和规章制度，配齐工作力量，提升基础设施保障水平
■ 严格安全保密有关规定，不连接其他任何网络。
《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》 川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字档案标准(试行)》
第三十六页，共六十八页。
（6）数据复审
数据复审“四看”： 一看每份材料是否为本人的档案材料（5类政 审材料中不是本人的应当是与本人有关联人 员的材料）; 二看每份材料目录与原始图像是否一致；
三看每页材料是否属于本份材料；
四看每页材料排列顺序是否正确。
第三十七页，共六十八页。
（7）打印装订
将需要裱糊的档案材料认真裱糊好，然后按照 《干部档案整理细则》的装订要求装订好。 防止脱页。装订完成后，将干部档案交到“待入 库”位置。
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人事档案数字化的意义 人事档案数字化、信息化的依据 数字化人事档案管理系统的建设 纸质人事档案数字化
一、人事档案数字化的意义
干部档案数字化建设，对组织人事部门整 合信息资源、改进工作方式、提高工作效 率有着重要意义。干部档案数字化后，不 仅实现了档案查阅从手工检索到电脑检索 的转变，提高了工作效率，同时也实现了 《干部档案信息系统》、《干部信息库》、 《公务员信息库》三个系统中信息资源的 有效融合，形成更加真实、完整、有效的 干部信息，大大提高了干部信息的利用价 值。
（一）业务标准与规范：
《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》
注：以标准的人事档案整理为基础
干部档案数字化具有不可替代的重要作用， 既保护了档案实体，又便于安全利用和远 程服务
二、人事档案数字化、信 息化的依据来自 （三）全国干部、人事管理信息系统
指标体系与数据结构（GB／T 14946．1— 2009）（代替GB／T 14946．1—2002）
三、数字化人事管理系统
四、纸质人事档案数字化
安防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有 涉密信息系统集成资质的单位，档案整理、扫描、 高清处理等业务应选择具有国家秘密载体印制资质 的单位。
严格安全保密有关规定，不连接其他任何网络。
（三）人事档案数字化实务
执行标准： 《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》 川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字档案标准(试 行)》
确定档案室用房；与相关企业沟通、协商，并对企业报送的解 决方案进行初步甄别和比较，有必要的可以进行比选。
拟定本地具体实施方案，送领导审批或者会议集体研究决定。 联系专业单位对档案室装修、库房加固等进行设计，与相关合
作企业签订合同。 具体组织实施。 接受省委组织部专项督查。 开展工作自查。 接受省委组织部验收、目标考核检查。
（3）数字化信息采集
使用符合标准的管理软件 开发企业具有涉密信息系统集成资质
(甲级资质、乙级资质)
或产品具有第三方评测机构出具的风险 评估和检测合格报告
注意要考虑信息交流标准统一(便于档 案的转递与接收及共享)
保密要求
人员选择：可以抽用干部专门从事档案数字化工作， 也可以按规定外包给专业公司负责（签订保密协 议）。 自主加工注意完善安全和保密制度。
档案室改造
（1）按标准规划档案库房 面积要求：根据《干部档案工作条例》
“库房面积每千卷需20至25平方米”的规 定,尽量按上限配置库房，充分考虑未来 10-20年档案容量及库房承重。 “六防”要求：库房设计要符合防火、防 潮、防蛀、防盗、防光、防高温等要求， 要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度 （要求：温度14℃—24℃，相对湿度 45—65%）。 档案室独立管理 ：“四室”（库房、阅 档室、办公室、微机室）分开” ，有条 件的地方可以配备物资储藏室。
（2）按标准配置设备
全部采用回转柜放置干部档案:回转柜每 组的标准规格为长1.86米、宽1.2米、高 3.45米，可根据场地定制，越高层数越多， 放置的档案越多，可放置3.5厘米厚的档 案约600册）
按标准配备设备:数据服务器、电脑、扫 描仪、打印机、复印机、切纸机、打孔机、 灭火器、除湿机、空气净化器等）
（3）完善安全措施
网络物理隔离： 禁止使用无线网卡、无线键盘、无
线鼠标等。
安装视频监控设备： 24小时不间断监控，历史数据通过
光盘或者移动硬盘离线保存1年以上。
按标准化收集、整理人事档案
（1）收集、充实、完善干部档案材料 补充、完善干部档案中所缺材料 严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》
任务： 2016年底前完成所有市（州）、县（市、区）党委组 织部管理的干部档案数字化工作。
3、主要任务
内容 库房加固。 档案室装修。 硬件设备采购、安装、调试。 软件采购、安装、维护。 数字化信息采集。
步骤
确定干部档案数字化建设项目为涉密项目。（按照中共四川省 委组织部 2016年2月25日 省国家保密局《关于确认省管干部档 案管理信息化建设项目为涉密项目的复函》（川保函[2015]33 号） 精神处理）
（二）人事档案数字化概念、目标及前期配套准备工作
1、概念
（1）什么是干部档案数字化 干部档案数字化是指随着计算机技术、扫描技术、
的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载 体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的 形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系 统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时 提供利用，实现资源共享。
干部人事档案数字化着注以《纸质档案数字化技术规范 DA/T31-2005》和川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字 档案标准(试行)》标准执行
( 中组发[2009]12号)的要求执行。
材料不齐全、手续不完整的档案不进入整理 扫描程序
（2）标准化整理干部人事档案
要按照“全、严、准、细、齐”的标准，更换A4 档案盒。
要按照“四、九类二级分类”的要求进行整理。
要实现整理标准、档案用品、操作程序、档案质 量的四个统一。
整理后的档案要分类准确、编排有序、目录清楚， 技术加工和装订要符合要求。
（2）主要优点 保护纸质档案材料。 提升档案管理效率。 避免档案图改造假。 （3）主要范围 组织部门管理的所有在职人员档案。
2、工作目标
近期目标
提供准确、方便、快捷、优质的电子化干部阅档服务
建立健全干部档案管理机构和规章制度，配齐工作力量，提升基础 设施保障水平
远期目标
构建以组织部为资源中心、按权限分级分单位赋权提供阅档服务的 数字化管理格局
一、人事档案数字化的意义
干部档案数字化建设，对组织人事部门整 合信息资源、改进工作方式、提高工作效 率有着重要意义。干部档案数字化后，不 仅实现了档案查阅从手工检索到电脑检索 的转变，提高了工作效率，同时也实现了 《干部档案信息系统》、《干部信息库》、 《公务员信息库》三个系统中信息资源的 有效融合，形成更加真实、完整、有效的 干部信息，大大提高了干部信息的利用价 值。
（一）业务标准与规范：
《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》
注：以标准的人事档案整理为基础
干部档案数字化具有不可替代的重要作用， 既保护了档案实体，又便于安全利用和远 程服务
二、人事档案数字化、信 息化的依据来自 （三）全国干部、人事管理信息系统
指标体系与数据结构（GB／T 14946．1— 2009）（代替GB／T 14946．1—2002）
三、数字化人事管理系统
四、纸质人事档案数字化
安防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有 涉密信息系统集成资质的单位，档案整理、扫描、 高清处理等业务应选择具有国家秘密载体印制资质 的单位。
严格安全保密有关规定，不连接其他任何网络。
（三）人事档案数字化实务
执行标准： 《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》 川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字档案标准(试 行)》
确定档案室用房；与相关企业沟通、协商，并对企业报送的解 决方案进行初步甄别和比较，有必要的可以进行比选。
拟定本地具体实施方案，送领导审批或者会议集体研究决定。 联系专业单位对档案室装修、库房加固等进行设计，与相关合
作企业签订合同。 具体组织实施。 接受省委组织部专项督查。 开展工作自查。 接受省委组织部验收、目标考核检查。
（3）数字化信息采集
使用符合标准的管理软件 开发企业具有涉密信息系统集成资质
(甲级资质、乙级资质)
或产品具有第三方评测机构出具的风险 评估和检测合格报告
注意要考虑信息交流标准统一(便于档 案的转递与接收及共享)
保密要求
人员选择：可以抽用干部专门从事档案数字化工作， 也可以按规定外包给专业公司负责（签订保密协 议）。 自主加工注意完善安全和保密制度。
档案室改造
（1）按标准规划档案库房 面积要求：根据《干部档案工作条例》
“库房面积每千卷需20至25平方米”的规 定,尽量按上限配置库房，充分考虑未来 10-20年档案容量及库房承重。 “六防”要求：库房设计要符合防火、防 潮、防蛀、防盗、防光、防高温等要求， 要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度 （要求：温度14℃—24℃，相对湿度 45—65%）。 档案室独立管理 ：“四室”（库房、阅 档室、办公室、微机室）分开” ，有条 件的地方可以配备物资储藏室。
（2）按标准配置设备
全部采用回转柜放置干部档案:回转柜每 组的标准规格为长1.86米、宽1.2米、高 3.45米，可根据场地定制，越高层数越多， 放置的档案越多，可放置3.5厘米厚的档 案约600册）
按标准配备设备:数据服务器、电脑、扫 描仪、打印机、复印机、切纸机、打孔机、 灭火器、除湿机、空气净化器等）
（3）完善安全措施
网络物理隔离： 禁止使用无线网卡、无线键盘、无
线鼠标等。
安装视频监控设备： 24小时不间断监控，历史数据通过
光盘或者移动硬盘离线保存1年以上。
按标准化收集、整理人事档案
（1）收集、充实、完善干部档案材料 补充、完善干部档案中所缺材料 严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》
任务： 2016年底前完成所有市（州）、县（市、区）党委组 织部管理的干部档案数字化工作。
3、主要任务
内容 库房加固。 档案室装修。 硬件设备采购、安装、调试。 软件采购、安装、维护。 数字化信息采集。
步骤
确定干部档案数字化建设项目为涉密项目。（按照中共四川省 委组织部 2016年2月25日 省国家保密局《关于确认省管干部档 案管理信息化建设项目为涉密项目的复函》（川保函[2015]33 号） 精神处理）
（二）人事档案数字化概念、目标及前期配套准备工作
1、概念
（1）什么是干部档案数字化 干部档案数字化是指随着计算机技术、扫描技术、
的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载 体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的 形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系 统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时 提供利用，实现资源共享。
干部人事档案数字化着注以《纸质档案数字化技术规范 DA/T31-2005》和川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字 档案标准(试行)》标准执行
( 中组发[2009]12号)的要求执行。
材料不齐全、手续不完整的档案不进入整理 扫描程序
（2）标准化整理干部人事档案
要按照“全、严、准、细、齐”的标准，更换A4 档案盒。
要按照“四、九类二级分类”的要求进行整理。
要实现整理标准、档案用品、操作程序、档案质 量的四个统一。
整理后的档案要分类准确、编排有序、目录清楚， 技术加工和装订要符合要求。
（2）主要优点 保护纸质档案材料。 提升档案管理效率。 避免档案图改造假。 （3）主要范围 组织部门管理的所有在职人员档案。
2、工作目标
近期目标
提供准确、方便、快捷、优质的电子化干部阅档服务
建立健全干部档案管理机构和规章制度，配齐工作力量，提升基础 设施保障水平
远期目标
构建以组织部为资源中心、按权限分级分单位赋权提供阅档服务的 数字化管理格局