采购档案管理规定

附件四

采购档案管理规定

1．基本要求：

内容

1基本档案

1．1合同档案总监办公室保管

1．1．1按供应商分。主要档案有“反贿赂协议书”、“商品购销协议书”或“联营合同协议书”、报价单、供应商基本资料档案、供应商洽谈记录表、供应各种证件年度合同比较表、来往函件、变更记录、促销协议及其它临时的合同性文件等。

1．2名片册采购主管保管

1．3资料变更及快讯档案录入组保管

1．3．1按快讯档期分。

主要包含每期“快讯企划表”、“快讯确认书”、“店内促销表”及

“店内促销确认书”、“快讯活动企划案”、堆头管理体制计划表“快讯总结评估”新品单、资料变更单等。

1．4供应商赞助同意书及汇总表录入组保管

1．5市调报告录入组保管

1．5．1按时间先后顺序整理归档。

1．5．2每次的市调报告及竞争对手快讯价格记录表。

1．6电脑报表

分为“例行报表”

“非例行报表”。

总监及电脑部经理批准后打印并由使用人保管

1．6培训资料档

2．档案保管规定

2．1所有档案不允许遗失，私自销毁及带离办公室。

2．2所有档案的销毁及审阅，请参照本公司相关的规定执行。

2．3所有档案在其保管人进行换岗、下岗、离职等更换时须进行移交。