采购档案管理规定
单一来源采购档案管理制度
第一章总则第一条为加强单一来源采购档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位单一来源采购档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条本制度遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确，不得篡改、伪造。
（二）完整性原则：档案资料应完整无缺，确保档案的连续性和完整性。
（三）安全性原则：采取有效措施，确保档案的物理安全和信息安全。
（四）规范化原则：按照国家和地方的档案管理规范，实施档案管理工作。
第二章档案收集与整理第四条单一来源采购档案的收集范围包括：（一）采购文件：包括采购申请、审批文件、招标文件、谈判文件、合同等。
（二）采购过程记录：包括采购会议记录、洽谈记录、评审记录等。
（三）采购合同履行情况记录：包括合同变更、违约处理、验收报告等。
第五条档案整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照采购文件、采购过程记录、合同履行情况记录等类别进行整理。
（二）编目归档：对档案资料进行编号、编目，按照规定的时间、顺序归档。
（三）装订成册：将整理好的档案资料装订成册，确保档案的整洁、美观。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：（一）设置专用档案室：配备必要的档案保管设施，确保档案的安全、保密。
（二）定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。
（三）防火、防盗、防潮、防虫：采取有效措施，防止档案损坏。
（四）信息化管理：运用信息化手段，实现档案的数字化、网络化、智能化管理。
第七条档案利用应遵循以下要求：（一）查阅申请：查阅档案需填写查阅申请，经批准后方可查阅。
（二）查阅范围：查阅档案应限于与查阅目的相关的部分。
（三）保密要求：查阅档案时，应遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密等。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下要求：（一）销毁申请：销毁档案需填写销毁申请，经批准后方可销毁。
档案管理规定采购(3篇)
第1篇一、引言档案管理规定采购是指为实现档案管理工作的规范化、科学化、现代化，提高档案管理效率和质量，确保档案安全，依据国家有关法律法规和政策，对档案管理所需设备、材料、服务等进行采购的行为。
为规范档案管理规定采购工作，提高采购效率，确保采购质量，特制定本规定。
二、采购原则1. 合法原则：严格按照国家有关法律法规和政策进行采购。
2. 公平原则：公开、公正、公平地进行采购。
3. 效率原则：提高采购效率，缩短采购周期。
4. 质量原则：确保采购设备、材料、服务符合档案管理要求。
5. 经济原则：在保证质量的前提下，降低采购成本。
三、采购范围1. 档案保管设备：档案柜、密集架、档案架、档案盒、档案袋等。
2. 档案保护设备：防潮、防霉、防火、防盗、防虫等设备。
3. 档案数字化设备：扫描仪、扫描软件、服务器、存储设备等。
4. 档案管理软件：档案管理系统、电子档案管理系统等。
5. 档案服务：档案整理、档案数字化、档案咨询等。
四、采购程序1. 需求调查：根据档案管理工作需要，制定采购计划，明确采购范围、数量、质量、价格等要求。
2. 招标公告：在指定媒体发布招标公告，明确招标条件、时间、地点等。
3. 投标：符合招标条件的供应商按照要求提交投标文件。
4. 开标、评标：成立评标委员会，对投标文件进行评审，确定中标供应商。
5. 签订合同：中标供应商与采购单位签订采购合同。
6. 交付：中标供应商按照合同约定交付设备、材料、服务。
7. 验收：采购单位对交付的设备、材料、服务进行验收，确认合格后支付货款。
8. 退换货：如发现设备、材料、服务存在问题，可按照合同约定进行退换货。
五、采购要求1. 设备、材料、服务应满足档案管理要求，具有合格的质量认证。
2. 设备、材料、服务应具有较好的性能、稳定性和耐用性。
3. 设备、材料、服务应具备良好的售后服务保障。
4. 设备、材料、服务价格应合理，符合市场行情。
5. 设备、材料、服务供应商应具备合法的经营资格。
采购中心档案管理制度
第一章总则第一条为了加强采购中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合采购中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于采购中心所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条采购中心档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，方便利用；（三）安全保密，确保档案完整；（四）规范有序，提高工作效率。
第二章档案分类与归档第四条采购中心档案分为以下类别：（一）采购合同档案；（二）采购文件档案；（三）供应商档案；（四）采购项目档案；（五）采购管理档案；（六）其他相关档案。
第五条档案归档应遵循以下规定：（一）归档档案应当真实、准确、完整；（二）归档档案应当符合档案保管要求，便于查阅；（三）归档档案应当按类别、年份、顺序号等分类存放；（四）归档档案应当及时归档，不得拖延。
第三章档案保管与维护第六条采购中心应设立专门的档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案保管应遵守以下规定：（一）档案室应保持清洁、通风、防潮、防虫、防霉、防火、防盗；（二）档案柜应分类摆放，标签清晰；（三）档案柜应定期检查，发现问题及时修复；（四）档案应定期整理，保持档案的整洁、有序；（五）档案应按照国家档案局规定的档案保管期限进行保管。
第八条档案维护应遵守以下规定：（一）档案应定期进行消毒，防止病毒感染；（二）档案应定期进行翻晒，防止档案褪色、变形；（三）档案应定期进行修复，保持档案的完整性和可读性；（四）档案应定期进行备份，防止档案丢失。
第四章档案查阅与利用第九条档案查阅应遵循以下规定：（一）查阅档案需填写查阅申请表，经档案管理员审核批准后方可查阅；（二）查阅档案应在档案室进行，不得将档案带出档案室；（三）查阅档案时应爱护档案，不得随意折叠、涂改、损毁档案；（四）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容。
第十条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应遵循国家法律法规和档案保密规定；（二）档案利用应确保档案的完整性和准确性；（三）档案利用应尊重档案的原貌，不得随意修改、删减档案内容；（四）档案利用应提高档案利用效率，为采购中心工作提供有力支持。
公司采购部档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司采购部档案管理，确保采购档案的完整、准确、系统和安全，提高采购工作效率，根据国家档案管理的有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司采购部所有采购档案的管理，包括采购计划、采购合同、供应商信息、采购订单、验收报告、付款凭证等。
第三条采购档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保采购档案的全面、真实、准确。
2. 准确性原则：采购档案内容准确无误，符合国家法律法规和公司规章制度。
3. 系统性原则：采购档案分类科学，便于查阅和利用。
4. 安全性原则：确保采购档案的保密性、完整性和可用性。
第二章档案分类与编号第四条采购档案分为以下类别：1. 采购计划类：包括年度采购计划、月度采购计划等。
2. 采购合同类：包括采购合同、补充协议、变更协议等。
3. 供应商信息类：包括供应商资质证明、评价报告等。
4. 采购订单类：包括采购订单、订单变更等。
5. 验收报告类：包括验收报告、验收记录等。
6. 付款凭证类：包括发票、收据、付款凭证等。
第五条采购档案编号采用分类编号法，具体如下：1. 类别编号：以采购档案类别代码作为第一级编号。
2. 顺序编号：在同一类别内，按档案形成时间顺序编号。
3. 流水编号：在顺序编号的基础上，按档案接收顺序进行流水编号。
第三章档案收集与整理第六条采购档案的收集应遵循以下要求：1. 收集范围：按照采购档案分类，全面收集各类采购档案。
2. 收集时间：及时收集采购过程中形成的各类档案。
3. 收集方式：采用电子文档和纸质文档相结合的方式。
第七条采购档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案类别进行分类整理。
2. 编号归档：按照档案编号规则进行归档。
3. 确保完整：确保档案内容完整、准确、无误。
第四章档案保管与利用第八条采购档案的保管应遵循以下要求：1. 安全存放：将档案存放在安全、防潮、防虫、防尘的档案柜中。
2. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案安全。
采购部档案管理制度范本
一、目的为加强采购部档案的收集、整理、保管和利用，确保采购档案的完整、准确、安全和有效，提高采购工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司采购部所有采购档案的管理工作。
三、职责1. 采购档案管理员：负责采购档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等工作。
2. 采购部经理：负责采购档案管理的监督、指导和协调工作。
3. 各相关部门：配合采购部完成采购档案的收集、整理和归档工作。
四、档案收集1. 采购档案收集范围：包括采购合同、采购订单、供应商资质证明、质量检验报告、付款凭证、验收报告、退货凭证等。
2. 采购档案收集要求：收集的档案必须真实、完整、准确，符合国家有关法律法规和政策要求。
五、档案整理1. 采购档案分类：根据档案的性质、内容、时间等进行分类，建立档案目录。
2. 采购档案编号：采用统一编号规则，确保档案编号的唯一性和连续性。
3. 采购档案装订：按照档案分类和编号要求，对档案进行装订，确保档案整齐、美观。
六、档案保管1. 采购档案保管场所：采购档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的专用档案室。
2. 采购档案保管期限：根据档案的性质和重要性，确定档案的保管期限。
3. 采购档案定期检查：定期对采购档案进行清理、检查，确保档案的完好无损。
七、档案利用1. 采购档案查询：任何部门和个人需查阅采购档案时，应向采购档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
2. 采购档案借阅：借阅采购档案时，需填写借阅单，经采购档案管理员审批后，方可借阅。
3. 采购档案归还：借阅的采购档案应在规定时间内归还，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。
八、档案销毁1. 采购档案销毁需符合国家有关法律法规和政策要求。
2. 采购档案销毁前，需经采购部经理审批，并报公司领导批准。
3. 采购档案销毁时，应由两人以上共同监督，确保档案销毁的彻底性。
九、附则1. 本制度由采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
采购供应商档案管理制度
一、目的为规范采购供应商档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全，提高采购工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有采购供应商档案的管理。
三、档案管理职责1. 采购部负责采购供应商档案的收集、整理、归档、保管和利用。
2. 采购部档案管理员负责采购供应商档案的日常管理工作。
3. 各部门应积极配合采购部做好采购供应商档案的收集和提供。
四、档案收集与整理1. 采购供应商档案包括：供应商基本信息、资质证明、合作协议、验收报告、绩效评估报告、沟通记录等。
2. 供应商基本信息包括：供应商名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围、主要产品或服务等。
3. 资质证明包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、食品卫生许可证、质量管理体系认证等。
4. 合作协议包括：采购合同、供应协议、保密协议等。
5. 验收报告包括：产品质量检验报告、服务验收报告等。
6. 绩效评估报告包括：供应商绩效评估表、供应商质量评估报告等。
7. 沟通记录包括：会议纪要、邮件往来、电话录音等。
五、档案归档与保管1. 采购供应商档案应按照档案管理要求进行分类、编目、装订。
2. 档案归档时，应确保档案资料的完整、准确、真实。
3. 档案保管应遵循以下原则：（1）安全：确保档案资料在存放、使用过程中不受损害。
（2）保密：对涉及商业秘密的档案资料，应采取保密措施。
（3）便于查找：档案资料应分类清晰，便于查找。
六、档案利用与查阅1. 采购供应商档案的查阅，需经采购部档案管理员批准。
2. 查阅档案时，应遵守以下规定：（1）不得随意翻阅、涂改、损坏档案资料。
（2）查阅档案后，应及时归还原位。
（3）未经允许，不得复制、摘抄档案资料。
七、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规执行。
2. 档案销毁前，需经采购部档案管理员审核，并报相关部门批准。
3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
八、附则1. 本制度由采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
采购档案信息管理制度
采购档案信息管理制度引言在企业采购活动中，采购档案是记录和维护采购活动相关信息的重要手段和工具，也是企业法律制度运作和责任追究的凭证。
因此，对采购档案信息管理的规范和有效性很大程度上决定着企业采购活动的安全、高效和稳定。
为此，公司制定了本《采购档案信息管理制度》，以规范和规范公司采购档案信息的管理和运作。
一、一般规定1.采购档案管理应严格按照国家法律法规以及公司制度运作。
尊重和维护商业机密和隐私；2.凡涉及公司采购活动的文件、证件、合同、协议等都属于采购档案范畴，并按照制度规定进行保管、备案和销毁；3.采购档案应保存完整，确保记录和保存过程的真实、完整、准确、规范；4.采购档案应进行分类、编码、标示等管理，以保证档案的追溯性、整理性、检索性；5.采购档案管理应按照保密要求进行，其中商业机密和涉密信息应采取特定的安全保护措施。
二、档案管理职责和权限1.采购档案管理职责应由公司内部职能部门或采购专业职能部门负责，由档案管理员实际执行。
在执行工作时，应得到其他部门的合作和配合；2.采购档案管理职责是指对采购档案的保存、备份、销毁、分类、编码、标识等工作的实际管理和操作职责。
3.档案管理员要遵循“知情权、保密权、公开权和使用权”原则，掌握同类文件的基本情况、获得交割的权利、管理手续等。
通过充分掌握档案材料的相关情况，制定科学合理的管理政策和管理实践，并定期更新和完善档案管理制度；4.各部门和人员应按照采购档案管理制度开展具体操作，如采购合同、单证、发票要及时归档、整理，并核对准确性；5.各单位和职员应遵守文件归档标准和要求，认真履行保管、备份和销毁制度，防止误判、遗漏和泄漏。
三、档案保管与销毁流程1.档案保管（1）档案保管应配备专业人员，管理体系结构应实行职权分离主管制度；（2）采购档案应采取纸质档案和电子档案相结合的方式保存。
纸质档案要求采用防潮防鼠烤干等保管方法以保证档案完好。
电子档案采用网络终端或服务器进行管理，以保证信息存取的方便和易操作性及保密性；（3）档案室的建设应符合防火、防盗、防潮、防鼠等要求，并定期进行消防检查和防火演习。
采购系统档案管理制度
第一章总则第一条为加强采购系统档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高采购工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位采购系统档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条采购系统档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保采购档案的完整、准确、连续；2. 实用性原则：确保采购档案的实用性、可查性；3. 安全性原则：确保采购档案的保密性、安全性；4. 规范性原则：确保采购档案管理的规范化、制度化。
第二章档案收集与整理第四条采购档案的收集范围：1. 采购计划、采购合同、采购申请等文件；2. 供应商资质证明、产品合格证、检测报告等材料；3. 采购过程中的审批、验收、付款等相关文件；4. 采购总结、评估报告等。
第五条采购档案的整理要求：1. 按照档案分类、编目、归档等要求，对采购档案进行分类整理；2. 对档案进行编号、登记，确保档案的有序管理；3. 对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。
第六条采购档案的归档要求：1. 采购档案归档应当在采购活动结束后一个月内完成；2. 归档的采购档案应当完整、准确、规范；3. 归档的采购档案应当及时办理交接手续。
第三章档案保管与利用第七条采购档案的保管要求：1. 档案库房应当具备防潮、防霉、防虫、防尘、防盗等条件；2. 档案柜应当符合档案保管要求，保证档案的安全；3. 档案管理人员应当定期检查档案保管情况，确保档案的安全。
第八条采购档案的利用要求：1. 采购档案的利用应当遵循真实性、合法性、保密性原则；2. 利用采购档案应当办理借阅手续，不得擅自复制、外传；3. 利用采购档案应当爱护档案，不得损坏、污损档案。
第四章档案销毁第九条采购档案的销毁应当符合以下条件：1. 档案保管期满；2. 档案已经过利用，无继续保存价值；3. 档案内容涉及的国家秘密、商业秘密等需要销毁。
采购档案管理制度
采购档案管理制度第一章总则第一条为规范采购档案管理，保障采购活动的合法性、合规性和有效性，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购项目的档案管理，包括采购计划、采购申请、采购审批、采购实施、验收结算、采购评价等环节。
第三条采购档案管理遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。
第四条公司设立专门的采购档案管理部门，负责采购档案的收集、整理、保管、查询和销毁等工作。
第五条公司各部门应积极配合采购档案管理部门，确保采购档案的完整性和准确性。
第二章采购档案的收集与整理第六条采购档案应包括以下内容：（一）采购计划档案：采购计划、采购预算、采购需求分析等；（二）采购申请档案：采购申请单、采购审批表、采购合同草案等；（三）采购实施档案：采购合同、供应商资质文件、采购订单、交货凭证、验收报告等；（四）验收结算档案：验收报告、结算单、付款凭证等；（五）采购评价档案：采购评价报告、采购效果分析、采购改进措施等。
第七条采购档案管理部门应根据采购项目的特点和需求，制定详细的档案收集清单，明确各环节档案的收集、整理和归档要求。
第八条采购档案管理部门应定期对采购档案进行整理，确保档案的有序性和可查询性。
第三章采购档案的保管与查询第九条采购档案管理部门应设立专门的档案保管场所，确保档案的安全性和保密性。
第十条采购档案管理部门应建立档案保管制度，对档案的入库、出库、查询、归还等环节进行严格管理。
第十一条采购档案管理部门应定期对档案保管场所进行检查，确保档案的安全性和完整性。
第十二条采购档案的查询应按照档案管理部门的规定进行，未经授权，任何单位和个人不得擅自查询、复制或泄露采购档案。
第四章采购档案的利用与销毁第十三条采购档案管理部门应建立档案利用制度，明确档案的查询、复制、借阅等利用方式。
第十四条采购档案的利用应遵循保密性和合规性的原则，不得用于非法目的。
采购归档档案管理制度
一、总则为加强采购档案的管理，确保采购活动的规范化和透明化，提高采购效率，保障企业合法权益，特制定本制度。
二、归档范围1. 采购计划、采购合同、采购申请、采购订单等相关文件；2. 供应商资质证明、产品合格证明、技术参数等资料；3. 采购验收报告、质量检验报告、入库单、出库单等；4. 采购发票、付款凭证、结算凭证等；5. 采购纠纷处理、投诉反馈等文件；6. 其他与采购活动相关的文件。
三、归档要求1. 归档文件应完整、准确、真实，符合国家法律法规和公司规定；2. 归档文件应按照时间顺序排列，便于查阅；3. 归档文件应分类存放，分别设置目录，便于检索；4. 归档文件应使用统一规格的档案盒、文件夹等存储材料；5. 归档文件应妥善保管，防止损坏、丢失。
四、归档流程1. 采购部门在采购过程中，应按照本制度要求收集相关文件；2. 采购部门在采购完成后，将收集到的文件整理、归类，并填写《采购归档文件清单》；3. 采购部门将整理好的文件报送档案管理部门；4. 档案管理部门对报送的文件进行审核，确认无误后进行归档；5. 档案管理部门定期对归档文件进行清理、整理，确保档案的完整性和安全性。
五、查阅与借用1. 查阅归档文件应遵循保密原则，未经批准，不得擅自复制、摘抄、外传；2. 查阅归档文件应填写《查阅申请表》，经批准后方可查阅；3. 借用归档文件应填写《借用申请表》，经批准后方可借用，并确保按时归还；4. 查阅和借用归档文件时，应保持文件整洁，不得涂改、损坏。
六、档案销毁1. 归档文件达到保管期限，经审核确认后，可予以销毁；2. 销毁归档文件前，应进行登记、编号，并编制《档案销毁清单》；3. 销毁归档文件时，应由两人以上在场监督，确保销毁过程符合规定；4. 销毁后的档案，应由销毁人员填写《档案销毁记录》，并妥善保管。
七、责任与奖惩1. 各部门应按照本制度要求，认真做好采购档案的归档、查阅、借用和销毁工作；2. 对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密等行为的，将依法追究责任；3. 对在采购档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
采购部档案管理制度
一、目的为加强采购部档案的收集、整理、归档和利用，提高采购工作效率，确保采购档案的完整、准确、安全和便于查阅，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于采购部所有采购活动的档案管理工作。
三、职责1. 采购档案管理人员：负责采购档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
2. 采购部全体员工：配合采购档案管理人员做好采购档案的收集、整理和归档工作。
四、档案管理流程1. 档案收集（1）采购档案管理人员应按照采购活动的实际需要，及时收集相关档案资料。
（2）采购档案资料包括但不限于：采购计划、采购合同、招标文件、投标文件、验收报告、付款凭证等。
2. 档案整理（1）采购档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、编号、整理。
（2）档案资料应按照时间顺序、类别进行排列，确保档案的完整性。
3. 档案归档（1）采购档案管理人员将整理好的档案资料按照规定格式进行装订。
（2）装订后的档案资料由采购档案管理人员负责归档。
4. 档案保管（1）采购档案管理人员应确保档案室安全、通风、防潮、防尘、防盗。
（2）档案资料应按照规定存放，不得随意移动或损坏。
5. 档案利用（1）采购档案管理人员应按照规定权限，为部门内部和外部人员提供档案查阅服务。
（2）查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，记录查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息。
五、档案归档要求1. 档案资料应真实、完整、准确，不得伪造、篡改。
2. 档案资料应按照国家档案管理规范进行装订、归档。
3. 档案资料应按照档案类别、时间顺序进行排列，便于查阅。
六、监督检查1. 采购部定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性。
2. 对违反本制度的行为，按照相关规定进行处理。
七、附则1. 本制度由采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
釆购部档案管理制度
一、总则为规范采购部档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案的真实性、完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
二、档案管理机构及职责1. 采购部设立档案管理员，负责采购部档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作。
2. 档案管理员应具备以下职责：（1）按照档案管理制度，负责采购部档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作；（2）负责档案的检索、查询、借阅、复制等工作；（3）负责档案的保密工作，确保档案安全；（4）定期对档案进行整理、鉴定、统计和上报；（5）对档案管理工作中存在的问题提出改进意见。
三、档案收集与整理1. 采购部档案收集范围：（1）采购计划、采购合同、采购协议等文件；（2）供应商资料、产品资料、样品资料等；（3）采购过程中的审批、验收、付款等相关文件；（4）采购部内部管理文件、会议记录、培训资料等。
2. 档案整理要求：（1）按照档案分类标准进行分类；（2）对收集到的档案进行整理、编目、归档；（3）确保档案的完整性和准确性。
四、档案保管与利用1. 档案保管：（1）档案库房应保持通风、干燥、清洁，防止档案受潮、霉变、虫蛀；（2）档案柜应使用专用档案柜，并加锁；（3）档案管理人员应定期检查档案保管状况，确保档案安全。
2. 档案利用：（1）查阅档案需在档案室进行，未经允许不得带走档案；（2）查阅档案需填写查阅登记表，明确查阅目的、时间、内容等；（3）查阅档案时，需遵守保密规定，不得泄露档案内容。
五、档案销毁1. 档案销毁需经档案管理员提出意见，经采购部负责人批准后方可进行；2. 档案销毁应按照档案销毁程序进行，确保档案安全。
六、附则1. 本制度由采购部负责解释；2. 本制度自发布之日起施行。
招标采购部档案管理制度
第一章总则第一条为加强招标采购部档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于招标采购部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条招标采购部档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意删除、篡改档案内容。
2. 准确性原则：档案内容应准确无误，符合实际情况。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的保密性、完整性和安全性。
4. 便捷性原则：提高档案的利用效率，方便查阅和查询。
第二章职责第四条招标采购部档案管理员负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
1. 负责档案的收集、整理和归档工作，确保档案的完整性。
2. 负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整。
3. 负责档案的查询、借阅、复制等工作，提高档案的利用效率。
4. 负责档案的销毁工作，按照规定程序进行。
第五条招标采购部各部门负责人负责本部门档案的管理工作，确保档案的准确性和完整性。
1. 负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
2. 负责本部门档案的保管工作，确保档案的安全、完整。
3. 负责本部门档案的查询、借阅、复制等工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：1. 招标采购部档案管理员负责收集招标采购过程中形成的各类档案资料。
2. 各部门负责人负责收集本部门在招标采购过程中形成的档案资料。
3. 档案收集应确保档案的完整性、准确性和安全性。
第七条档案整理：1. 档案整理应按照档案类别、时间顺序等进行分类、编号。
2. 档案整理应确保档案的准确性、完整性和可检索性。
3. 档案整理后，应进行归档。
第四章档案保管与利用第八条档案保管：1. 档案保管应选择安全、干燥、通风、防尘、防潮、防虫、防霉的环境。
2. 档案保管应采用防火、防盗、防潮、防尘等安全措施。
3. 档案保管人员应定期检查档案的保管情况，确保档案的安全。
第九条档案利用：1. 档案利用应遵循合法、合理、高效的原则。
2. 档案利用应经档案管理员审批，并做好登记。
采购档案管理制度(优选6篇)优选全文
下载温馨提示:该文档是学者精心编制而成，希望能够帮助大家解决实际的问题。
文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，我们为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!采购档案管理制度（精选6篇）采购档案管理制度篇1第一条为加强政府采购档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府采购法》及有关规定，结合工作实际，制定本制度。
第二条本制度所称的档案，是指开展政府采购业务时(包括集中和分散)，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。
档案资料除特殊情况外均要求为原件。
第三条政府集中采购应归档的基本资料有：(一)领导批示、政府投资计划;(二)采购申请;(三)采购方式批复书;(四)招标文件和投标文件;(五)在财政部门指定的新闻媒体或网站发布的招标公告;(六)评委抽取登记表(七)供应商投标情况登记表;(八)评标委员会及监督人员(竞争性谈判小组，询价小组)签到表;(九)评标专家及监督人员签字确认的评标报告(内容包括：评标时间、评标地点、评标程序、评标结果、评委打分表、商务、符合性、技术审查表、评审专家质疑表;(十)在财政部门指定的新闻媒体或网站发布的中标公示;(十一)中标(成交)通知书和未中标(成交)通知书;(十二)政府采购合同;(十三)验收单或验收报告、文件;(十四)书面询问或质疑和询问答复、质疑处理决定;(十五)历次资金支付;(十六)其它应保存的有关资料。
第四条政府采购档案管理人员，应注意采购活动资料的收集与整理，要认真核对资料是否齐全，避免出现资料遗失漏报现象。
每一个采购项目结束后，要及时催促采购中心和采购单位将评标资料和合同报我办归档。
第五条档案管理人员要认真执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府采购法》及本制度的有关规定，进行政府采购业务档案的归集和管理。
公司采购部档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司采购部档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司采购部所有档案资料的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条公司采购部档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、保密性和便于利用的原则。
第二章档案收集与整理第四条采购部档案收集范围：1. 采购计划、合同、发票等原始凭证；2. 供应商资质证明、产品合格证、检验报告等；3. 采购过程文件，如会议记录、汇报材料、审批文件等；4. 采购部内部管理制度、工作流程、工作总结等；5. 其他与采购工作相关的文件资料。
第五条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规范进行整理；2. 纸质档案应装订整齐，封面、目录、页码清晰；3. 电子档案应进行备份，确保数据安全；4. 档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。
第三章档案保管与利用第六条档案保管：1. 档案室应保持整洁、通风、干燥，防止档案霉变、虫蛀；2. 档案柜应配备防盗、防火、防潮设施；3. 档案资料应定期检查，发现问题及时处理；4. 档案借阅需填写借阅单，经负责人批准后方可借阅；5. 借阅档案时，应妥善保管，不得涂改、损坏、遗失。
第七条档案利用：1. 档案利用应遵循合法、合理、及时、准确的原则；2. 档案查阅需填写查阅申请，经负责人批准后方可查阅；3. 查阅档案时，应遵守档案室相关规定，不得随意翻阅、摘抄；4. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、传播；5. 严禁将档案资料用于非法目的。
第四章档案销毁第八条档案销毁应严格按照国家有关档案管理的法律法规执行。
第九条档案销毁程序：1. 编制档案销毁清单，经负责人批准；2. 档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案准确无误；3. 档案销毁应在监督下进行，确保销毁过程安全、保密；4. 销毁后的档案资料，应由档案管理人员负责清理、登记。
第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。
公司采购档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司采购档案管理工作，确保采购档案的完整性、真实性和安全性，提高采购档案的管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购活动产生的档案资料，包括采购计划、采购合同、采购申请、采购验收、采购付款等环节。
第三条公司采购档案管理遵循以下原则：（一）集中管理原则：公司采购档案由采购部门统一负责收集、整理、归档和保管。
（二）分类管理原则：根据采购档案的性质、用途和保管期限，进行分类管理。
（三）安全保密原则：严格保管采购档案，防止丢失、损坏和泄密。
（四）便捷利用原则：确保采购档案的查阅、复制和传递，提高档案利用效率。
第二章档案管理机构及职责第四条公司采购档案管理工作由采购部门负责，具体职责如下：（一）制定采购档案管理制度，并组织实施。
（二）负责采购档案的收集、整理、归档和保管。
（三）负责采购档案的查阅、复制和传递。
（四）负责采购档案的销毁和注销。
第五条各部门应积极配合采购部门做好采购档案管理工作，具体职责如下：（一）按照采购档案管理制度，及时、准确地向采购部门提交采购档案。
（二）协助采购部门做好采购档案的整理、归档和保管工作。
（三）按照规定权限，查阅、复制和传递采购档案。
第三章采购档案的收集与整理第六条采购档案的收集范围包括：（一）采购计划；（二）采购申请；（三）采购合同；（四）采购验收报告；（五）采购付款凭证；（六）其他与采购活动相关的文件资料。
第七条采购档案的整理要求：（一）按照档案分类标准，对采购档案进行分类整理。
（二）按照时间顺序，对同一类别的采购档案进行排列。
（三）确保采购档案的完整性和准确性。
第四章采购档案的保管与利用第八条采购档案的保管要求：（一）采购档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫蛀、防霉变的库房内。
（二）采购档案的保管期限按照国家档案管理部门的规定执行。
（三）采购档案的保管人员应严格执行保管制度，定期检查档案的保管情况。
第九条采购档案的利用要求：（一）查阅采购档案需填写《采购档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。
采购部门档案管理规定
采购部门档案管理规定1. 引言本文档旨在规范采购部门的档案管理工作，确保文件的保存、整理和检索工作能够高效有序地进行。
档案管理对于组织的正常运作至关重要，对于保护组织的知识产权、加强内部信息交流以及提高工作效率具有重要意义。
2. 档案管理的目的•统一采购部门的档案管理标准，确保文件的安全性和保密性；•提高档案的整理、存储和检索效率；•保留和保存采购过程中的相关资料，为后续的审计和法律事务提供依据；•促进组织内部信息的交流和共享。
3. 档案管理的责任3.1 采购部门负责人•负责制定和完善档案管理制度，并进行必要的修改和更新；•监督、指导和审核档案管理工作的执行；•发布档案管理的相关通知和规定；•负责档案的安全保密工作；•充分利用档案信息，提供数据支持和决策参考。
3.2 档案管理人员•负责日常的档案整理、存储和检索工作；•根据文件的重要性和保密级别合理配置存储空间；•制定档案整理和归档的标准和规范；•对档案进行分类、编目和索引，并保证档案的准确性和完整性；•对档案进行备份，确保档案的安全性。
4. 档案的分级管理为了保护采购部门的重要信息和资料，档案需根据重要性进行分类和分级管理。
4.1 一般文件一般文件指采购部门的日常工作文件，包括日常报表、内部通知、会议纪要等。
一般文件的存储期限为3年，存放于采购部门内部指定的文件柜。
4.2 重要文件重要文件指重要采购项目的相关资料和协议，包括采购合同、采购证明文件以及供应商的资质文件等。
重要文件的存储期限为5年，存放于采购部门内部专用的文件柜。
4.3 机密文件机密文件指采购部门内部的机密信息和策略文件，包括采购战略、商业合作协议等。
机密文件的存储期限为10年，存放于采购部门内部设立的安全保密区域。
5. 档案的整理和归档5.1 档案整理档案整理是指根据一定的标准和规范对文件进行分类、编目和索引的过程。
采购部门的档案应按照文件类型、日期和相关项目进行分类，确保档案的有序性和可检索性。
学校采购工作档案管理规定
学校采购工作档案管理规定一、总则为了规范学校采购工作，保障采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率和管理水平，特制定本学校采购工作档案管理规定。
二、档案归档原则1.采购工作档案按照项目进行归档，每个项目设立一个档案；2.档案应按照时间顺序归档，确保档案的完整性和连续性；3.档案应按照分类编制目录，便于查询和管理。
三、档案管理职责1.采购部门负责档案管理工作，具体工作由档案管理员负责执行；2.档案管理员负责档案的整理、寄存、检索和销毁等工作；3.采购部门负责向档案管理员提供采购文件和资料。
四、档案管理流程1.档案录入–采购部门将完成的采购项目文件和资料移交给档案管理员；–档案管理员按照项目编号和时间顺序进行档案整理，编制档案目录。
2.档案寄存–档案管理员将整理好的档案按照项目编号寄存于档案库；–档案库应保持干燥、通风、安全，防止档案受损。
3.档案检索–档案管理员负责根据需要提供档案检索服务，确保及时准确；–档案检索应记录借阅人员、借阅时间以及借阅目的。
4.档案销毁–档案管理员应按照学校相关规定执行档案销毁工作；–档案销毁应经过审批，并进行书面记录，确保销毁工作合法合规。
五、档案存储要求1.档案应采用纸质原件进行存储，禁止使用复印件、电子文件等形式存储；2.档案应存放在专门的档案柜或档案库，不得与其他文件混存；3.档案柜或档案库应设立智能门禁系统，限制非相关人员进入。
六、档案保密要求1.采购工作档案要严格保密，不得随意泄露、复印或外借；2.档案管理员、采购部门及相关人员应签署保密协议，承担保密责任；3.档案销毁前必须彻底清除涉密信息，确保不留后患。
七、档案备份与恢复1.为确保档案的安全性，应定期进行档案备份工作；2.档案备份应存放在安全的地方，防止丢失或损坏；3.在档案损坏或丢失的情况下，可进行档案恢复工作，确保档案的完整性。
八、档案定期审查1.采购部门应定期进行档案的审查，确保档案的准确性和及时性；2.审查结果应记录并进行整改，发现问题及时解决。
采购招标项目档案管理规定
采购招标项目档案管理规定1. 简介本文档旨在规定采购招标项目档案的管理要求，以确保项目信息的完整性和可追溯性。
采购招标项目档案是对整个招标过程进行记录和保存的重要文件，对于后续审计、项目验收和纠纷解决具有重要作用。
2. 档案分类2.1 项目基本信息档案项目基本信息档案包括项目的招标文件、投标文件、评标文件等。
所有与项目的招标、投标和评标过程相关的文件都应当按照规定进行保存，并且分类归档。
2.2 合同档案合同档案包括合同的起草、签订、履行过程中的相关文件。
合同的拟定、修改、签订和履行过程中的所有文件都应当按照合同编号和时间顺序进行保存归档。
2.3 付款档案付款档案包括招标项目中各方的付款记录，包括采购商的支付记录和供应商的收款记录。
不同的支付方式应当有相应的支持文件，如银行转账凭证、支票等。
2.4 项目验收档案项目验收档案包括项目交付验收的相关文件，如验收报告、验收证书等。
项目验收过程中的重要文件应当进行保存和归档，以备后续审计和纠纷解决使用。
3. 档案管理要求3.1 档案文件命名规范档案文件应当按照统一的命名规范进行命名，包括项目编号、文件类型、日期等要素。
命名格式应当清晰简洁，便于查找和管理。
3.2 档案的保存和归档所有采购招标项目档案应当按照文件类型进行分类，并定期进行归档。
归档后的档案应当做好防火、防潮措施，确保档案的安全。
3.3 档案的备份和恢复采购招标项目档案应当定期进行备份，以防止档案数据丢失或损坏。
备份文件应当储存在安全可靠的地方，并且应当进行定期检查和恢复测试，确保备份的有效性。
3.4 档案的查阅和调取采购招标项目档案应当实行严格的查阅和调取制度，只有经过授权的人员才能查阅和调取档案。
查阅和调取记录应当详细记录，包括时间、人员、目的等信息。
3.5 档案的保密和限制采购招标项目档案中的敏感信息应当严格保密，并进行限制和授权管理。
对于核心商业机密和个人隐私信息，应当采取加密和访问控制的措施，确保信息安全。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
附件四
采购档案管理规定
1．基本要求：
内容
1基本档案
1．1合同档案总监办公室保管
1．1．1按供应商分。
主要档案有“反贿赂协议书”、“商品购销协议书”或“联营合同协议书”、报价单、供应商基本资料档案、供应商洽谈记录表、供应各种证件年度合同比较表、来往函件、变更记录、促销协议及其它临时的合同性文件等。
1．2名片册采购主管保管
1．3资料变更及快讯档案录入组保管
1．3．1按快讯档期分。
主要包含每期“快讯企划表”、“快讯确认书”、“店内促销表”及
“店内促销确认书”、“快讯活动企划案”、堆头管理体制计划表“快讯总结评估”新品单、资料变更单等。
1．4供应商赞助同意书及汇总表录入组保管
1．5市调报告录入组保管
1．5．1按时间先后顺序整理归档。
1．5．2每次的市调报告及竞争对手快讯价格记录表。
1．6电脑报表
分为“例行报表”
“非例行报表”。
总监及电脑部经理批准后打印并由使用人保管
1．6培训资料档
2．档案保管规定
2．1所有档案不允许遗失，私自销毁及带离办公室。
2．2所有档案的销毁及审阅，请参照本公司相关的规定执行。
2．3所有档案在其保管人进行换岗、下岗、离职等更换时须进行移交。