EPSV3.0综合档案管理系统技术白皮书2013

EPS档案信息管理系统V3.0技术白皮书南京科海智博信息技术有限公司2013年目录1.产品简介 (4)1.1 文档信息化发展趋势 (4)1.2 产品研发背景 (4)1.3系统特点 (5)2.总体架构 (5)2.1 产品技术架构 (5)2.2 产品业务架构 (6)3.运行环境 (6)3.1 硬件环境 (6)3.1.1 服务器配置 (6)3.1.2客户端配置 (6)3.1.3存储设备 (7)3.1.4网络环境 (7)3.2软件环境 (7)3.2.1 数据库支持 (7)3.2.2中间件支持 (7)3.2.3浏览器支持 (7)3.2.4 容灾支持 (7)4.基本功能 (7)4.1系统管理 (8)4.2业务管理 (13)4.3文件收集 (13)4.4文件整编 (14)4.5档案管理 (15)4.6库房管理 (16)4.7统计信息 (16)4.8档案利用 (17)4.9档案编研 (18)4.10光盘打包 (18)5.扩展功能 (19)5.1 企业档案门户集成 (19)5.2企业年鉴展示 (19)5.3照片档案展示 (20)5.4 数据安全控制 (20)5.5数据一体化接口 (20)5.6信息提醒接口 (20)6.技术创新 (21)6.1文档安全控制 (21)6.2 全文检索技术 (22)6.3 光盘打包技术 (23)6.4工作流技术 (23)6.5 海量存储技术 (24)6.6异构数据接口 (24)6.7系统的可扩展性 (24)6.8档案管理平台综合业务管理 (24)7.公司简介 (24)1.产品简介1.1 文档信息化发展趋势档案是企业生产经营管理活动中产生真实记录，是企业的隐形资产。

随着信息化技术的普及应用，突出了信息流化对业务流的支撑作用，从而彰显了文档信息的价值。

企业信息化建设与人才、基础设施一样，是企业得以生存、发展不可缺少的重要支柱。

正因为如此，国内外具有一定规模、文档数量较多的企业越来越重视文档管理工作，并积极引入信息化手段加强这项基础工作。

1.2 产品研发背景各企事业单位中的电子档案大多分散在各业务系统中形成了，纸质档案一般分散在单位的各个部门，这些信息没有进行有效的整合。

而这一现象又导致了档案部门收集档案困难，管理工作难度大，档案利用效率低。

随着我国信息化水平的普及和不断提高，档案信息化、档案数字化的概念也被引用到档案行业这一领域。

建立专门的档案信息系统来管理和利用档案迫在眉睫。

在各行业对档案管理系统提出越来越高定位的同时，也面临着很多问题。

这些问题体现在如下方面：档案信息化：如何通过计算机为主的电子设备来实现对电子档案以及传统的纸质档案进行信息化管理是整个行业信息化的首先需要解决的问题。

系统企业化：信息化系统不仅仅要解决本单位的档案管理模式，而是要实现多层级单位或跨地域单位的管理模式来对整个单位以及下属单位的统一管理，已满足企业发展得集团化和企业的需求。

系统开放化：随着企业信息化的发展，各个应用业务系统不断建设，如何与其他系统实现数据交互也是档案管理系统需要考虑的问题。

因此，系统的兼容性和开发性也是档案管理系统建设的重要指标。

管理规范化：企业发展的同时需要结合企业的运营情况及产品建立一套规范化的档案管理制度，渗透到档案的生命周期中。

存储海量化：随着档案管理范围越来越广，管理层次越来越深入的前提下，企业不得不面临日益增长的海量档案数据的管理问题。

面对这些类型多样化的档案数据，就要求我们的档案系统必须要有足够灵活的管理体系，足够高效的存储结构。

科海智博公司总结了各行业的档案管理需求，结合了国家的档案管理规范和多年的项目实施经验，投入了大量的人力和物力，采用主流的J2EE框架，研发出了EPS综合档案管理系统V3.0。

1.3系统特点EPS综合档案管理系统采用纯B/S架构，无需安装客户端，适用于大、中、小型企业。

该产品围绕档案“收、管、用”的管理思想，通过业务模块中的文件收集、文件整理、档案管理、档案利用等模块详细，体现了文件转变成为档案的这一过程。

产品强大的兼容性和扩展性使得系统能够和企业内部的其他应用系统建立接口，使得档案管理变得更加流程化、规范化、简便化，解决了企业的档案管理难度大、成本高、利用率低的现状，提高了档案的利用价值和工作人员的效率。

2.总体架构2.1 产品技术架构图2-1 技术架构图2.2 产品业务架构图2-2 业务架构图3.运行环境软件的运行环境，分为硬件环境和软件环境两个部分说明。

3.1 硬件环境3.1.1 服务器配置λ服务器端支持硬件配置：PC服务器或小型机等，内存512M以上，硬盘空间大于10G。

根据客户需求可以将系统部署在多个服务器上，如：WEB应用服务器、数据库服务器、文件存储服务器、备份服务器等，每个服务器可以根据用户需求单独配置。

在项目实施时，科海智博的实施工程师会根据情况提出最佳的建议。

λ服务器端支持操作系统：Windows 2000 以上，UNIX（如：AIX、solaris、HP UNIX等） , LINUX 2.0（如：red hat、ubuntu、centos）以上。

3.1.2客户端配置λ客户端支持硬件配置：CPU主频300MHz以上，内存128M以上，硬盘空间大于500M 。

客户端支持操作系统：WindowsXP、Windows Vista、Windows win7等。

3.1.3存储设备EPS综合档案管理系统支持各种主流的存储方案，可以支持本地存储及异地存储，其中包括磁盘阵列、DAS及ＳＡＮ组网等存储方式，在项目实施时，实施工程师会根据企业具体情况提供最佳处理方法。

3.1.4网络环境应用系统部署在企业内部局域网中，网络带宽问题不突出。

但当运行环境涉及广域网时，大用户量的并发检索、大量电子原文的下载或上传、大用户量的并发录入提交等都可能对通讯造成压力，需根据实际业务需要估算所需的网络带宽和通讯限制要求，以保证系统的合理响应速度。

因此，在实施过程中，实施工程师可以根据企业的情况提出最佳的处理方式。

3.2软件环境3.2.1 数据库支持EPS综合档案管理系统支持多种主流数据库，主要包括ORACLE、SQLServer、DB2等。

3.2.2中间件支持EPS综合档案管理系统支持的中间件主要包括Tomcat、Weblogic、Websphere、JBoss等。

3.2.3浏览器支持EPS综合档案管理系统支持所有的主流浏览器，包括IE8.0以上、火狐等。

3.2.4 容灾支持EPS综合档案管理系统支持应用系统集群及负载均衡等部署方式，实现应用系统生产环境上的的容灾使用。

支持系统数据库在线备份、系统热备份和异地备份等容灾措施。

4.基本功能4.1系统管理全局变量和局部变量系统管理端的变量主要支持全局变量和局部变量两种。

在全局范围内定义的变量可以被应用到系统中所有的单位，而本单位内定义的变量只能在本单位内使用。

通过全局变量大大减轻了系统初始化时实施人员的维护工作和后期用户对系统基础数据的维护，同时又可以对本单位的参数进行自定义。

⌝单位管理EPS综合档案管理系统支持对多个单位进行管理并以“树”的形式显示单位之间的层级关系，适合规模较大的企事业单位同时管理本公司和分公司的档案资料。

单位主要由单位号和单位名称构成，各个单位之间的权限独立，并且可以根据用户单位的需求对权限进行设置。

如下图所示：图4-1 单位管理⌝存储管理存储管理主要是指对原文存储路径的管理，系统支持全局和本单位两种路径格式，其中本单位的路径优先级较高。

存储管理主要由服务器名称、服务器地址、FTP用户名、FTP端口号和FTP密码组成。

⌝用户管理用户管理部分用来管理企业用户信息，可以对用户的登录名、姓名、年龄、职位等基本信息进行维护，同时还可以通过权限设置来定制用户登录系统的权限和访问数据的权限。

如下图所示：图4-2 用户管理图4-3 用户信息⌝组织机构管理组织机构管理用于设置单位中的各个部门和机构，它是用来维护用户信息的一个组成部分，也可以为档案信息的归属提供基础。

图4-4 组织机构管理⌝权限管理权限管理是用户信息的一部分，系统通过自定义角色的形式来定义用户在电子文件转变为档案整个过程中的数据访问权限及功能使用的权限。

权限定义主要分为全局权限和本单位权限。

全局权限是用来定义用户对系统中所有单位具有怎样的权限，而本单位权限只是定义用户对所属单位具有怎样的访问权限。

图4-5 数据权限图4-6 功能权限⌝实体分类管理实体分类管理将国家标准的档案分类维护到系统中也可以根据单位的实际情况自定义档案的分类情况。

用户在添加档案数据时不需要记住复杂繁琐的档案分类信息，只需要点击选择相应的分类，即可完成对档案分类信息的鉴定。

图4-7 实体分类表⌝模板管理模板管理是档案系统业务管理的基础，以模板的形式对著录项属性、档号生成规则、档案库报表等进行统一的维护，实现企业内所有单位档案模板统一的管理。

这样的设计即节省了系统初始化时建立档案库的时间，也便于后期对档案库的统一的维护。

⌝工作流管理EPS综合档案管理系统的除了对档案进行管理以外，最大一部分功能还是为企业人员提供合理的档案利用方式。

此处工作流的管理就是档案利用的前提和基础，用户可以根据企业本身对档案利用的具体情况定义好档案利用流程，使所有普通用户按照这个流程进行档案借阅等操作。

该系统支持的流程主要包括：档案电子原文借阅流程、档案实体文件借阅流程、档案移交流程、档案销毁流程。

⌝数据字典管理数据字典管理将用户常用到的一些约定俗成的著录项值（如：保管期限、密级等）维护到数据字典中，便于用户录入数据，减少档案人员的录入量。

图4-8 数据字典⌝调度管理EPS综合档案管理系统中存在光盘打包、全文检索索引建立等进程，这些进程的运行周期的维护是在调度管理中进行，用户可以根据企业自身的需求设置周期。

⌝元数据管理元数据通俗的可以理解为著录项，元数据的管理可以建立档案模板时重复利用使建立档案模板更方便快捷。

元数据的引用可以在建立档案库时构建信息检索机制，可以系统地映射出的电子文件的信息内容及背景。

各个公司可以依据本公司档案业务元数据的具体特征，利用它作为指导，管理公司各种门类的档案。

EPS综合档案管理系统中设置的元数据信息包括数据的属性、长度、中英文描述、取值、缺省值、参照项、默认设置等。

元数据管理提供档案模板建立的基础项，是整个系统能够完整运行的前提。

图4-9 元数据管理⌝在线用户管理在线用户管理，就是对所有在线的用户进行管理，用户可以在此处监视当前有哪些用户在使用系统，还可以强制某个用户下线。

图4-10 在线用户管理⌝全文检索管理全文检索管理功能主要实现用户手动建立全文检索索引的功能。

由于系统支持索引进程的功能，系统会根据用户设置的执行周期定期的建立全文索引，因此该功能只是备选功能。