档案管理制度大全

档案管理制度大全

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2020年4月19日

xxx公司

档案工作管理机构

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档案收集工作制度

为了搞好档案接收、征集（以下简称收集）工作，不断丰富档案室的室藏，建成永久保管全公司档案的核心基地，具有独特内容和方式的历史记载基地，成为集团公司档案史料的管理中心，现根据《中华人民共和国档案法》、《档案室工作通则》及《山西省档案条例》，结合本档案室实际情况，特制定本制度。

一、档案收集工作由办公室主要负责，档案员以接收和整理汇总为主，根据档案目录分类与公司对档案工作的其它规定，进行及时、完整和系统的整理工作。

二、收集对象主要是依照档案分类表，对集团公司、各企业、各部门形成的各类档案资料。

归档范围：

1、公司及党委、工会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的一切文书等。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、财务统计、财务报表及简报等。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

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6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

7、各类基本建设资料、经营管理资料、生产技术管理资料、产品加工利用资料、会计档案（凭证、报表、帐簿等）等生产过程管理资料；

8、公司和董事长个人的各类荣誉证书、牌匾、奖杯、锦旗等实物资料；

9、公司各类党刊、内部资料、统计资料、报刊、图书等；

10、对公司宣传报道的各类社会资料如报刊、文件、刊物、专题报道、影视照片等资料；包括董事长先进事迹、社会责任、光彩事业等事迹的报道资料和材料；

11、散存在各单位或部门上、个人手中的历史档案资料，体现公司发展历程的笔记、信札、图象、照片、产品发展史等一切记述、反映我公司生产生活、经济建设和文化建设等发展变化的资料等。

三、档案室工作人员应该详细编制收集档案单位名册，制定接收工作计划，由不定期、定期接收，逐步实行每年定期接收，实现常态化和习惯化。

四、对撤销性的档案需及时接收。

五、坚持接收标准，按照档案接收要求接收档案，填写《档案资料移交表》（表格编号： 10/HFXYJT/DA4YJB），办好档案移交

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接收手续。要认真督促、指导立档单位按规定整理好进档档案，实现移交档案完整、规范和系统；档案移交纸质目录一式两份，其中一份作为存根，由档案室永久保管，一份由移交单位自行保管。移交单位指派专人护送档案资料到档案室，交接双方根据移交目录逐件认真清点核对，绝密、珍贵档案要逐件清点核对，并在《档案资料移交表》上签名、盖章。

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档案保管制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《山西省档案条例》，维护档案的齐全、完整与安全，并面向全集团提供服务。

二、接收的各类档案，要认真核对验收、整理、装盒上架，按案卷顺序整齐排列。查阅密级性强的档案文件，须经领导批准。

三、每年定期对库藏档案进行全面检查核对，严防档案霉变、虫蛀、潮湿和鼠害，对破损、变质的档案及时修复、补救。

四、及时、准确记载档案接收、整理、保管及查阅利用情况，并做好相关统计工作。

五、库房内严禁吸烟和生明火，严谨存放易燃易爆、具有污染性、挥发性和腐蚀性物品，保持室内整齐清洁和适宜的温湿度，确保室内电源线路安全运行，保持消防路线畅通。

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六、非本馆人员未经许可，不得进入库房。节假日前后，认真做好库房安全检查。

七、如需借阅档案资料时，严格履行借阅制度，认真登记相关信息，做到一事一登记，一人一登记，并主动督促按时返还。

八、外单位人员查阅档案时，一律凭单位介绍信，经领导批准后，履行查阅登记手续，并明确范围。未经许可，任何人不准擅自摘抄和复印档案材料。

九、保持库房清洁卫生，每周进行一次清洁工作，每年进行二次大扫除。

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档案整理编目制度

一、进档案室的档案需按全宗进行整理、编目。

二、档案的整理和编目应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系和历史沿革，区别不同的价值，科学分类，使档案资料便于保管、查找和提供利用。

三、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

四、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分

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开，文电应合一归档。

五、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针正确最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

六、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

七、对案卷质量不规范，期限划分明显有误、跨年度等资料要详细核对，认证整理。对撤并单位的资料要及时进行加工调整。

八、对征集、收集单位或个人捐赠、寄存的零散文件材料先划分全宗，然后分类、组卷、编目。对不同载体的档案材料达到分类清楚、规范整理。

九、对已进档案室的档案装订不牢固不整齐的，重新进行装订。

十、对接收进馆的档案，应正确填写档号，遵循一个代码只表示一个编号对象的原则。准确地查对全宗号、目录号、案卷号，并与《案卷目录》对应。

十一、案卷排列应按年度结合问题的重要强度排列，重要的在前，一般的在后。检查案卷封面、目次、备考表，项目齐全、准确

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