记录归档、保管规定(制度)

记录归档、保管规定

一、目的

对质量、环境记录归档时间和保管期限进行规定和管理，以提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

本规定适用于公司产品质量和质量、环境管理体系运行的相关记录的归档时间和保管期限控制，包括来自供方的记录。

三、职责

公司经理办公室负责质量、环境记录的归档和监督管理，负责各部门移交的质量、环境记录的编目、查阅、归档、保管和处理。各职能部门负责本部门相关记录的编制、填写、标识、收集和保管。

四、内容

1、管理评审记录、环境合规性评价记录由技术部负责暂时保存，并于次年年底移交总经理办公室，保管期限为长期。

2、培训记录由总经理办公室自行保管，保管期限为长期。

3、文件和资料记录由总经理办公室随时移交总经理办公室档案室，保管期限为长期。

4、材料采购记录由材料部自行保管，保管期限为5年。

5、供方记录由设材料部自行保管，保管期限为5年。

6、材料卡由设备材料部自行保管，保管期限根据物料消耗情况确定。

7、采购产品和设备（包括监视和测量设备）的原始资料和检验、验证单由设备材料部（设备开箱验收后）移交总经理办公室，保管期限为该设备报废为止。

8、有关设备（包括监视和测量设备）运行性记录由设备材料部负责保管、管理，固定资产管理台帐保管期限为长期，其余为5年。

9、安全、生产和质量环境活动检查表由设备部和技术部于次年一季度移交总经理办公室，保管期限为短期。

10、质量异常报告由各厂和技术部自行保管，保管期限为5年。

11、严重不合格品评审记录由技术部负责暂时保存，并于次年年底移交总经理办公室，保管期限为长期。

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. 12、信息分析、内审记录、纠正和预防措施记录由技术部负责暂时保存，并

于次年年底移交总经理办公室，保管期限为长期。

13、物资入库单、领料单及库存台帐由仓库自行保管，保管期限前二项为5年，后者长期。

14、各类生产日报表由各厂自行保管，保管期限为5年。

15、用户档案质量记录由营业所自行保管，保管期限为长期。

16、社会服务登记、顾客满意度调查表、管线巡查现场记录、管道安装质量记录、顾客提供产品记录由营业所自行保管，保管期限为5年。

17、管道试压验收单除一份随工程移交设备材料部外，留存一份由营业所自行保管，保管期限和该工程保管期限相同。

18、质量、环境记录控制及销毁记录由总经理办公室随时移交总经理办公室档案室，保管期限为长期。

19、数据分析中的质量记录，如各类统计图由分析部门自行保管，保管期限为短期。

五、说明

1、保管期限短期为15年以下，长期为50年以下。

2、各部门自行保管的记录期限届满时，由部门向经理办公室申请，由经理办公室统一负责处理，各部门不得自行销毁。

3、本规定未提及的记录按公司《档案管理制度》规定归档。