办公室文秘培训.pptx

4、文秘工作的机要性和潜隐性
*文秘紧靠领导，接触领导的机会最好，经 常参与研究各种机密问题，负责机密文件的 起草和保管，所以文秘人员要严守保密规定、 纪律。
*文秘工作的潜隐性体现在：
（1）文秘不能显示自己的劳动成果；
（2）文秘人员不得对外表现自己。
5、文秘工作与处理信息
*文秘工作的基本职能在于接收信息、处理 信息、利用信息和沟通信息。
三、能力素质要求
办公室文秘人员是应用型人才，不仅需要优 秀的品质修养、合理的知识结构，而且还要 具备过硬的实际能力。办公室文秘人员的能 力，一般分为基础能力和专业能力。基础能 力包括观察力、记忆力、注意力、想象力、 思维力等，这是办公室文秘人员从事秘书活 动所需要的基本能力，也是从事其他工作的 人员都应具备的能力。
*文秘要善于在日常的阅读文件中发现新精 神、新动向、新政策、新经验，即发现文件 的“新鲜信息”。
*对信息的深刻理解、综合处理及合理利用 是文秘工作的基本职能。
第二节 文秘与领导的关系
文秘与领导的本质关系是组织关系和工作关 系；文秘是领导者的直接助手和参谋。
一、文秘与领导的特别关系 1、就政治本色而言，文秘与领导是同志关
写文稿、挡驾等； 2、智力辅助。如在制定决策过程中参与论
证，在执行决策过程中跟踪调查和及时反馈， 平时为领导提供咨询等；
3、心理辅助。
第三节 文秘的职责
文秘的主要职能有；辅助决策，沟通信息， 协调关系，保守秘密，办文办会和管理事务 等。
一、辅助决策职责 二、协调关系职责 三、处理事务职责 四、组织会议职责 五、撰写文稿职责 六、管理文书职责 七、保守机密职责 八、信访工作职责 九、督促检查职责
向，时时刻刻保持政治上的敏锐性，关心国内 外时事、政治，认真学习、深刻理解党和政府 的重大决策，并尽可能通过对时事政治的研 究，预测未来发展的趋势，主动做好工作。
2、敏捷高效的工作作风 办公室文秘人员必须具有强烈的时间观念和
效益观念，养成雷厉风行的工作作风。遇事反 应敏捷，办事干净利落，抓紧时间，讲求效 率。同时，高效必须优质，从辅助决策到办理 事务，从理性分析到见诸文字，都要周密细 致，各种数据一定要仔细核实，避免出错。
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1、写作能力
指应用写作能力，即要能写出观点正确、内 容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、 符合公文格式的各类应用性文件。写好应用 文，就应熟悉其程式，对应用文语体有透彻 的理解，具有丰富的语法、修辞、逻辑知识。 另外，办公室文秘应当写得一手好字，虽然 不一定要成为书法家，但一定要把字写得正 确、端正、匀称，给人以实用美感。
办公室文秘岗位技能培训教程
第一章 办公室文秘概述
第一节 文秘的角色
办公室是访客最先到达和最后达到的地方，给 人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象。 如果文秘部门环境优雅、关系融洽，文秘人员态 度友好、办事认真，就会给访客留下良好的印 象，进而增进与本单位的业务往来。
一、文秘人员的特点
1、塑造良好的角色形象，依法办事。 2、有清醒的配角意识。 3、应该依据领导者的期待塑造自我，以此
作为自己的角色追求。 4、要尽力使自己的行为跟文秘角色相称。
二、文秘工作的特性
1、文秘工作的中介性 办公室处于领导与职能部门、职能部门与职 能部门、上级单位与下属单位的之间，有着 承上启下、联系左右、连结内外的作用。
2、文秘工作的政策性和综合性
*办公室必须认真贯彻执行公司政策。
*办公室必须了解方方面面的情况，研究问 题，向领导汇报，并提供意见。各职能部门 管不到的问题，难以归口的问题，办公室都 要管起来。这是文秘工作综合性的表现。
二、知识素质要求
文秘工作的广泛性和综合性，科学技术的不 断发展和商务管理的复杂性，要求办公室文 秘人员必须具备广博的知识，不仅要有良好 的文化素质，而且必须建立适应形势发展需 要的知识结构。
1、扎实的基础知识
基础知识是指在办公室文秘人员知识结构中 起基础性作用的知识。一般来说，文秘人员 应具有中等水平的文、史、地、哲、数、理、 化、生物等方面的基本知识。
2、必要的相关知识
相关知识是指与办公室文秘工作有密切联系 的知识。这部分知识有助于办公室文秘人员 整体素质的提高，也有助于办公室文秘人员 更有效地开展工作。
*经济学知识 *法学知识
*心理学知识 *公共学知识
3、精深的专业知识 办公室文秘人员的专业知识，主要包括档案
学、应用写作 、调查研究、会务工作、信访工 作、机要保密、组织协调，以及现代办公等方 面的知识。
系。 2、就精神道德方面而言，文秘与领导是诤友
关系。
二、文秘是领导的时间安排者 文秘要为领导安排一天、一周乃至一个阶段
参加重大活动的时间表。 文秘要为领导事先安排好时间，可保证领导
活动有节奏、高效率，也使领导有适当的休息 时间。
三、文秘对领导起辅助作用 1、精力辅助。如提供经过处理的信息、撰
3、忠诚可信的个人品行 忠诚是做人的根本之道，也是办公室文秘人
员的必备品质。细心周到、认真负责地为领导 服务，为其他职能部门服务，决不当面一套， 背后一套，或者把为领导服务作为捞取私利 的筹码。
4、恪守机密的职业道德 办公室文秘人员从工作、资料、电话、会
议、谈话中，知道很多重要的情报，必须慎之 又慎，在日常工作中坚持做到不该问的不问、 不该看的不看、不该说的不说、不该做的不 做，养成保守机密的好习惯。
3、文秘工作的辅助性和服务性
*文秘工作人员在处理任何问题时，都要以领导 意见为根据，而不能代替领导做决定，可以提出 意见、建议以至方案，但只有被领导采纳并成为 决定后，才能贯彻执行。
*文秘工作的出发点和归宿点都是为领导者的领 导活动服务，以提高领导活动的效率和质量。与 此同时，文秘工作也为各职能部门服务。
第四节 文秘人员必备素质
一、政治和道德素质要求 良好的政治素质，高尚的道德风貌，是文秘
素质的首要内容。政治素质，是指政治方向、 政治立场、政治品德和思想作风的总和；道德 素质是文秘人员在从事自己的职业中应遵循的 道德，包括职业所要求的道德观念、情操、品 质等。
1、坚定正确的政治方向 办公室文秘人员必须坚持社会主义政治方