Access数据库的创建报表指导

报表

◆报表的功能

◆报表的设计

◆报表的记录分组和排序

◆报表的打印和预览

一、报表的功能

尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备。

报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点：

◆报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。

◆报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。

报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能：

◆可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。

◆可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。

◆通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息

◆可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。

二、报表设计

如同数据库中创建的大多数对象一样，用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】，则弹出【新建报表】对话框。

1. 报表设计工具

⑴工具栏

视图、对象、超链接、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条/边框宽度、特殊效果

⑵工具箱

在报表设计过程中，工具箱是十分有用的，下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。

◆选择对象用于选定操作的对象。

◆控件对象单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导下完成。

◆标签显示标题、说明文字。

◆文本框用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据也可接受计算结果或用户输入。

◆选项组显示一组限制性的选项值。

◆切换按钮当表内数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。

◆选项按钮与切换按钮类似，属单选。

◆复选框选中时，值为1，取消时，值为0。属多选。

◆组合框包括了列表框和文本框的特性。

◆列表框用来显示一个可滚动的数据列表。

◆命令按钮用来执行某些活动。

◆图像加入图片。

◆非绑定对象框用来显示一些非绑定的OLE对象。

◆绑定对象框用来显示一系列的图片。

◆分页符用于定义多页数据表格的分页位置。

◆选项卡控件创建带有选项卡的对话框。

◆子窗体/子报表用于将其他表中的数据放置在当前报表中。

◆直线划直线。

◆矩形划矩形。

◆其他控件显示Access 2003 所有已加载的其他控件。

⑶工作区

◆报表页眉以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。

◆页面页眉页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。

◆主体用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。

◆页面页脚页面页脚通常包含页码或控件，其中【=“第”&[page]&“页”】表达式用来打印页码。

◆报表页脚用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。

除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令，弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现【组属性】选项组，将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】，在工作区即会出现相应的组页眉和组页脚。

⑷属性窗口

2. 使用向导创建报表

创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。

新建报表：

选择表和字段

按学分分组：

按课程ID排序：

选择报表布局：

选择报表样式：

确定报表标题：

运行报表结果：

3. 自动创建报表及图表向导

⑴自动创建报表

报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。

⑵自动创建图表

如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。

新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表：

选择图表数据所在字段：

选择图表的类型：

指定图表的布局：

指定图表的标题：

运行图形报表，得到结果图：

4. 标签向导

标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。

5. 使用报表设计视图

下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例，创建报表。

启动【新建报表】：

报表设计工作区如下：

⑴向报表工作区添加控件：

报表中的每一个对象，都称为之为控件，控件分为三种：

◆绑定控件绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时，Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。