监理资料员工作指引

项目监理资料员工作指引

前言

为进一步加强项目监理部档案资料规范化管理，引导项目监理资料员掌握工作流程和标准，明确工作职责，知晓工作重点、快速提升自己，迅速开展监理资料管理工作。保证项目监理档案资料规范化、标准化，且整理及时、真实完整、分类有序、保存齐全完整、美观整洁。有鉴于此，特编制本工作指引。

一、监理资料的分类和基本内容

在工程项目的监理工作中，会涉及并产生大量的信息与档案资料，这些信息或档案资料中，有些是监理工作的依据，如招标投标文件、合同文件、业主针对该项目制定的有关工作制度或规定、监理规划与监理大纲，有些是监理丁作中形成的文件，表明了工程项目的建设情况也是今后工作所要查阅的，如监理工程师通知、专项监理工作报告、会议纪要、施工方案审本意见等，有些则是反映工程质量的文件，是今后监理验收或工程项目验收的依据。因此监理人员在监理工作中应对这些文件资料进行管理。

监理资料的管理包括三大方面，第一方面是对施工单位的资料管理工作进行监督，要求施工人员及时记录、收集并存档需要保存的资料与档案。第二方面是监理机构本身应该进行的资料与档案管理工作。第三方面是对业主下发和提

供的相关档案资料的收集整理存档、转发。具体监理资料的分类和基本内容详见下表：

项目监理部资料目录索引

备注：

1、原则上要求一个档案盒只装一个档号的资料。

2、一个档号含有多个册号的资料，当资料过多，可分为多个档案盒装，

每个档案盒里面的资料用册号区分；

3、当一个册号内的资料很多，一个档案盒装不下时，可以用多个档案装，

用不同的卷号区分，例如档号11（案卷题名:会议纪要）中册号11-1

（监理例会纪要）该资料通常很多，通常一个档案盒装不了，可以分

为多个档案盒装，卷号编为11-1-1,11-1-2………

4、根据项目实际项目情况如发现本目录索引中缺失内容项目部可自行增

加，但格式不应变动，例如在档号8（案卷题名:质量控制）中需要增

加内容，册号可为8-16、17、18

…………等等。

二、监理资料管理流程

2.1标准、规范化的项目办公室布置

项目监理部进驻现场申请到办公室后，应即刻向公司申请办公用品（通过公司OA系统），按照公司下发的《关于现场监理办公室形象规范化布置的通知》的要求和标准进行项目部办公室布置，完善上墙资料；如项目部需要帮助可以告知公司行政部，公司将派人协助进行办公室布置。

2.2建立标准档案盒

项目监理部根据公司的资料目录指引文件，在总监、总代组织下梳理本项目资料目录，进行打印，并粘贴于档案柜上，便于资料的查找，资料员根据资料目录制作档案盒的侧面标签、封面标签及盒内资料目录，制作的要求、标准详见附件。

2.3建立项目档案管理制度

项目监理部应建立完整的监理档案资料管理制度，明确档案资料管理中各个岗位人员的分工和责任，且将档案管理制度上墙。

2.4监理资料的编辑、收集整理、保管工作事项

资料格式的标准化：资料员会同总监、总代确定本项目各类文档模板，格式和体现的主要内容上都是标准化、规范化的

文档资料，项目监理部文档模板确定后要与业主沟通形成统

一意见，避免后期应各方对资料格式、内容要求不一致而进

行返工更改；常见文档资料模板如监理日报、周报、月报，安全检查记录表（周检、月检）、周例会纪要、专题例会纪要、周例会议的PPT、会议签到表；如业主无特殊要求，应采用公司项目管理系统软件内或者公司提供的标准模板、且要求文档页眉带有公司logo标识；项目部应确定监理文件编制和施工单位报送文件套数、提交时间，建议项目部在开资料交底会上书面明确；

●文件编码：项目部应按公司资料管理手册要求对各类下发监

理函件进行编码、且为三级编码（监理通知单、联系单、监理例会纪要等），以利于文件下发、存放规范有序，查找方便；资料员在资料编辑前应要求业主确定工程资料编写的项目工程名称，因之前部分项目存在图纸名称和报建名称不一致，导致影响工程竣工资料验收；

●资料打印：资料员应每周定期打印收集项目部人员编辑的监

理日志、旁站监理记录、进场材料台账登记，并提交总代、总监审阅后存档；

●会议工作：每次开会前项目资料员应准备好投影仪、签到表，

开会时督促与会人员签到，拍摄影像资料，做好会议记录，会后编辑正式的会议纪要，提交相关人员审查后，下发至相关单位及人员；

●定期统计工作:资料员每周对监理部及业主下发函件、施工

单位回复进行一次梳理、统计，并向总监、总代汇报；

●档案目录更新：收到或下发了资料及函件后要及时更新档案

盒内目录，这是一项很重要的日常工作，一定要及时跟进；

●资料保存：一些重要且数量较多的资料档案盒要注意及时更

新，之前的档案要进行集中打包装箱处理、妥善保管；例如进场材料报审、重要工序报验、隐蔽检查验收等资料；

●资料借阅：要严格履行有关档案借阅手续,杜绝档案乱借乱

发,防止分散流失；

2.5资料管理的其他重要事项提醒

●资料接收及登记：资料员在接收资料时应审查施工单位报送

的资料签字盖章是否齐全，资料份数是否符合要求，资料填写时间是否为当前报送时间；施工单位报送监理部的文件（施工方案、施工周报、施工月报等）如需业主审批、资料员在收文登记中一定要清楚记录文件是由哪位监理工程师审阅及批完后文件去向是继续上报业主审批或是不符合要求返回施工单位修改；

●文件资料的下发：资料员在下发文件资料时应检查资料的格

式内容是否与项目部的要求相符、档案资料的编号是否正确，检查各项资料审批意见、签字、时间等是否齐全完整；

●档案资料签署：专业监理工程师的资料签字应规范、标准，

由项目总监主持开内部专题会统一作要求，必要时可做各项资料意见签署模板，供大家学习借鉴；