会计档案格式及整理共84页文档
会计档案整理与归档方法范文
会计档案整理与归档方法范文一、什么是会计档案？会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
二、为何要建立会计档案？为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为发展社会主义市场经济服务,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。
三、哪些单位需要建立会计档案？国家机关、社会团体、企业、事业单位按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位 ),应当依照本办法管理会计档案。
四、对会计档案的要求有哪些？各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
五、会计文件材料整理程序（一）、会计档案的收集范围：(1)会计凭证类：原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
(2)会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。
(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(4)其他类：银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
（二）、分类1、保管期限分类法：把会计文件材料凭证、帐簿、财务报告、其他类按照会计档案的不同保管期限分类，分为永久、25年、15年、10年、5年、3年。
2、类型分类法：将同一年度内的会计核算专业材料分为凭证、帐簿、财务报告、其他四大类。
3、年度分类法：按年度分类，如：2006年，2007年，2008年等。
4、年度——组织机构——类型分类法即首先按年度分开；其次把一个年度内形成的会计核算专业材料按组织机构分开，然后在组织机构内再分为凭证、帐簿、财务报告、其他四类。
其优点是能分别集中各机构会计核算专业材料，便于财政机关各部门的利用工作。
这种分类法适用于总预算会计（财政机关）。
会计档案的整理方法
会计档案的整理方法整理会计档案是会计工作人员的重要工作内容，会计档案的整理是有一定步骤的。
下面是店铺为你整理的会计档案的整理方法，希望对你有帮助。
会计档案的整理方法(一)决算报表1、按“卷”整理。
一册(本)为一卷，编制一个档号，档号构成：全宗号-目录号-案卷号。
2、编页号：以有效内容的页面为一页。
单面书写的文件材料在其右上角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。
3、填写会计档案盒的封面及盒脊(1 ) 全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。
(2)案卷题名：由整理会计档案的人员自拟。
案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别。
(3)起止时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。
(4)卷数、张数：填写本盒内会计档案的总卷数和总张数。
(5 )保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。
(6)全宗号、目录号(7)案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。
(8)盒号：暂不填。
(9)填写会计档案盒盒脊项目。
4、录入电子文档管理系统(1)点“档案著录”中的“案卷著录标引” → 点“添加”→ 档案类别“会计档案” →二级类目“财务报告类” →保管期限“永久” →年度“2016” →题名2016年决算报表” →文件开始时间→文件截止时间→件数(该卷盒内文件份数)→载体数量(最后一个页号)→点保存。
(二)会计账簿1、有页号的可不再另编页号。
2、其他操作与决算报表一样，只是目录号不同。
银行存款帐、现金日记账使用同一目录号，案卷号连续编。
3、如果银行存款帐、现金日记账几年记在一个账簿上的，则用完后归档。
(最多两年使用一册账簿)4、总账、明细账与银行存款帐、现金日记账操作步骤一样，只是目录号不同。
5、录入电子文档管理系统步骤同“年度决算报表”，只是二级类目选“会计账簿类”.(三)会计凭证1、排列：按年度的先后排列，同一年度内按月份的先后排列。
会计档案归档整理制度（范文）
会计档案归档整理制度（范文）第一篇：会计档案归档整理制度（范文）一、会计档案归档的范围1、会计凭证。
包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。
年度终了都必须按照规定归档。
2、会计账簿。
包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3、财务报告。
包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。
上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4、其它会计核算资料。
凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
5、增值税专用发票和普通发票。
二、会计档案的整理会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。
各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
1、会计凭证（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。
（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。
不同规格的活页账不得装订在一起。
（4）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。
（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
企业会计档案的整理
企业会计档案的整理引言企业会计档案是企业日常会计工作的重要组成部分，对于企业的经营决策和财务管理具有重要作用。
通过对企业会计档案的整理，可以提高财务数据的准确性和可靠性，为企业管理提供有力的支持。
本文将介绍企业会计档案的整理方法和注意事项。
1. 确定企业会计档案的组成企业会计档案应包括以下基本内容：•会计凭证：包括原始凭证和汇总凭证。
•财务报表：包括资产负债表、利润表和现金流量表等。
•会计账簿：包括总账、明细账、日记账等。
•会计台账：包括固定资产台账、存货台账、应收账款台账等。
•其他辅助资料：包括银行对账单、合同、发票、凭证复印件等。
确定企业会计档案的组成是整理工作的基础，可以根据企业的实际情况进行合理调整和补充。
2. 制定会计凭证的编号规则在整理企业会计档案时，应为每个会计凭证制定编号规则，以确保档案的顺序和完整性。
一般可以采用年度+顺序号的方式进行编号。
例如，2022年第一张凭证的编号可以为2022001，第二张凭证的编号可以为2022002，依此类推。
3. 分类存放会计凭证和财务报表在整理企业会计档案时，应将会计凭证和财务报表分类存放。
可以按照凭证类型、凭证日期或会计年度进行分类。
在分类存放时，可以使用文件夹或文件柜等工具进行管理，以便于检索和查找。
4. 建立会计档案目录企业会计档案的整理还应建立相应的档案目录，以记录档案存放的位置和内容。
档案目录可以包括以下内容：•档案编号：根据会计凭证的编号规则进行编号。
•档案名称：凭证类型、凭证日期或会计年度等。
•存放位置：文件夹名称或文件柜编号等。
•档案内容：凭证、财务报表等。
建立会计档案目录可以方便对档案进行管理和检索，提高工作效率。
5. 质量控制和保密措施在整理企业会计档案时，应进行质量控制和保密措施的落实，以确保档案的准确性和保密性。
•质量控制：对于会计凭证和财务报表的整理，应进行核对、审核等程序，确保数据的准确性和可靠性。
•保密措施：企业会计档案包含了企业的财务状况和经营情况等重要信息，应加强保密工作，避免信息泄露。
会计档案格式及整理
册
记账凭证 本册自第
号至第
号共 张
附件 共
张 本册凭证合计
张
备注
会计主管
装订人 年 月 日
会计凭证封面的填写
单位名称：填写形成会计档案的单位 名称（全称或通用简称）。
会计凭证名称：填写能够反映会计凭 证用途或内容的名称。如收款会计凭 证、付款会计凭证、转账会计凭证或 基建会计凭证、工会会计凭证、预算 外会计凭证等。
1.会计凭证的格式
凭证外面要加封面、封底，尺寸规格 采用245mm×130mm（长×宽）或 245×150mm （长×宽）；
凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮 纸制作。
适用于会计凭证的装订
会计凭证封面(样式)
会计凭证封面
单位名称：
时 间自
凭证名称：
年 月 日至
年 月 日止
册 数共
册 册次 本册是第
会计姓名
复核姓名
印 花 税
日 出纳姓名
接交 记录
经 管人员
职别
姓名
接管 年 月 日 签名
交出
年 月日 签 名
备注
账簿启用及接交表（背面）
账户目录
科目名称 页 科目名称 页 科目名称 页 科目名称 页 科目名称 页
次
次
次
次
次
4. 卷内目录和备考表格式
卷内目录和备考表的用纸尺寸都采用 国际标准A4型纸。
会计档案案卷格式 浙江省档案局 赵 真 及整理要求
会计档案的定义
1、会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组 织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经 济业务的重要史料和证据。
2、会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存 价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。
会计档案的整理与归档方法（5篇）
会计档案的整理与归档方法（5篇）第一篇：会计档案的整理与归档方法会计档案的整理与归档方法一、会计档案含义料归档范围会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。
二、会计档案材料归档范围根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。
而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。
（一）会计凭证：会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。
如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。
２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。
企业还有汇总凭证。
综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。
（二）会计帐簿：会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。
会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。
帐簿主要有下面几种：１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；２、分类帐簿：分类帐簿分总帐和明细帐两种（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。
会计档案整理方法讲义
会计档案整理方法讲义一、会计档案概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
（财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条）二、会计档案的内容与归档范围1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；3、财务报告类：年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4、工资表：各单位工作人员工资表及个人所得税申报表。
5、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。
三、归档时间当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。
四、归档要求1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门按照归档要求，负责整理立巻，装订成册，编制会计档案保管清册。
要建立立卷归档、移交、复印、借阅、保管、销毁等制度。
2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至 5 年期满后编制清册销毁。
3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装订成册，保管期限为 5 年。
4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用装订，保管期限为 5 年。
五、保管期限会计档案保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3 年、5 年、10 年、15 年、25 年5 类。
各类会计档案的保管期限参照（附表一、二）所列期限执行。
六、分类与代号会计档案分为五大类：即：年度报表、帐薄、凭证、工资表及其它类机关的会计档案代号是“D”，企业的会计档案代号是“9”，其中：报表帐簿凭证工资单其他企业：9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 机关D1 D2 D3 D4 D5 如果本单位设有其它帐户的会计档案需要独立立卷的，在一级属类后面加二级属类。
会计档案案卷格式
会计档案案卷格式1．引言1．1为了加强机关档案工作的业务建设，推进机关档案规范化、标准化的配套工作，不断提高机关档案的管理水平，更好地为机关工作服务，根据财政部、国家档案局1984年制发的《会计档案管理办法》的管理原则，特制定会计档案案卷格式。
1．2本标准适用于我省各级行政、事业单位会计档案保管部门，各企业，团体等单位的会计档案案卷格式，可参照本规范格式执行。
2．会计档案卷格式会计档案卷格式包括案卷的装具格式、卷内备考表、会计档案案卷目录、会计档案移交清单、会计档案销毁清单格式。
按照会计凭证、会计报表、会计帐簿三种类型分为两种装具格式，一种是卷盒，用于会计凭证；一种是硬卷皮，用于会计报表；会计由簿不另加装具，但需中贴规定封面。
2．1卷盒格式2．1．1卷盒外形尺寸：封面尺寸采用长×宽为230㎜×125㎜，其厚度可根据需要分别设置30㎜、40㎜或50㎜的规格。
2．1．2卷盒封面格式卷盒封面项目包括：立档单位、时间、本月共××册、本盒是第×~×册、凭证自×号至×号、共×张、保管期限、财会主管、立卷人、全宗号、目录号、案卷号。
2．1．3封面项目的填写方法2．1．3．1立档单位：形成档案全宗的单位。
填写立档单位必须用全称或通用的简称。
2．1．3．2时间：卷内凭证材料所属的起止年月。
2．1．3．3册、号、张数：案卷要填写总册数和记帐凭证号的起止号数、张数。
2．1．3．4保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2．1．3．5全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
2．1．3．6目录号：全宗内会计档案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
2．1．3．7案卷号：目录内案卷的顺序号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
2．1．4卷脊标签：会计档案卷脊采用条形标签，保管期限红色为永久，蓝色为定期，其项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、凭证号。
五会计档案整理
五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj，分四个属类：kj1：会计报表(永久或长期)；kj2：会计帐簿(25年)；kj3：会计凭证(15年)；kj4：其他(永久或长期)。
2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。
3、排列按时间顺序排列。
4、编页号凭证类不需编页码；报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。
5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。
案卷标题格式为：单位名称＋时间＋会计材料名称6、盖档号章、填档号全宗号类别年度案卷号***kj3.120091类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。
、电脑著录7．利用电子档案馆系统进行著录。
各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。
“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。
8、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。
9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。
上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架会计档案目录1附表：全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009附表2：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009六、科技（基建）档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。
成套性和阶段性是基建档案的基本特点。
一、归档范围基建项目报建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。
施工阶段：在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。
会计档案的案卷格式和标准
财会字[1998]32号 《会计档案管理办法》
3会计凭证封面格式
3.1会计凭证封面外形尺寸 封面尺寸规格采用245mm×130mm
（长×宽）或245mm×150mm（长×宽）。 封底尺寸同封面尺寸。
3.2 会计凭证封面项目
封面项目包括单位名称、会计凭证名称、 时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记 帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计 主管、装订人、装订时间、备注。各项目 具体位置、尺寸[见附录A 图A1（a）、图 A1（b）]。
4.2.2.4 保管期限：根据财政部和国家档案局 1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写 该案卷的保管期限。
4.2.2.5 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代 号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。
4.2.2.6 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号， 在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号， 企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制 分类方案的单位，可填写类别特征代码。
4.2.2 正面项目的填写方法
4.2.2.1 单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、 记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止 时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填 写方法与记帐凭证封面一致。
4.2.2.2 归档时间：填写单位内财务部门向档案部 门移交会计档案的年月日。
4.2.2.3 立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓 名。
5.2.1 会计档案盒正面项目
会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷 题名、时间、卷数、张数、保管期限、全 宗号、目录号、案卷号、盒号。各项目具 体位置、尺寸[见附录A图A3（b）、图A3 （c）]。
5.2.2 正面项目的填写方法
5.2.2.1 全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名 称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称” 要求一致。
(财务会计)如何整理会计档案最全版
（财务会计）如何整理会计档案如何整理会计档案武隆县财政国库支付中心钱素壹、会计档案的概念及管理依据1．概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
会计档案是以货币为计量单位，反映的是经济业务方面的资料，文书档案是管理性的文件材料。
2．管理依据：财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号），从1999年1月1日起执行。
《重庆市档案局重庆市财政局关于进壹步规范会计档案整理工作的通知》（渝档发[2010]26号、(武隆档发［2010］30号)。
重庆市会计基础工作规范实施细则（渝财会[2010]20号）。
二、会计档案的归档范围本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、银行存款余额调节表等会计核算专业材料。
会计档案移交清册，会计档案保管清册（会计档案案卷目录），会计档案销毁清册也属于归档范围，归入全宗卷。
全宗卷就是对档案进行管理过程中的壹些文件所形成的卷宗。
本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务制度，财务管理文件材料，纳入文书档案立卷。
三、会计档案的分类1．会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
2．会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
3．财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。
4．其他类：银行对账单、银行存款余额调节表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
四、会计档案的保管期限1、会计凭证类：保管15年。
2、会计账簿类：总账、明细账保管15年；现金出纳账、银行存款账保管25年。
行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）在固定资产报废清理后保管5年。
3、财务报告类：月报和季报保管5年；年度决算报告保管永久。
4、其他类：银行存款对账单和余额调节表保管5年；会计档案移交清册保管15年；会计档案保管清册（会计档案案卷目录）、会计档案销毁清册保管永久。
会计档案整理和装订说明
会计档案整理和装订说明会计档案整理和装订说明1、会计档案的整理和装订1．1会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。
会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类会计档案按各卷顺序编号。
1．2分类标准统一：一般将财务会计资料分成一类会计凭证，二类会计账簿，三类财务会计报告，四类财务分析报告，第五类全面预算报告，第六类电子数据，第七类经济合同。
第八类其他。
1．3档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
1．4管理要求统一：建立会计档案移交清册、会计档案调阅清册、会计档案保管/销毁清册；会计凭证装订成册，会计账簿、财务会计报告、财务分析报告、经济合同和文字资料分类立卷，电子数据磁盘按年度排序装放成袋。
2、会计档案的装订2．1会计凭证一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
2．2．1会计凭证装订前的准备工作2．2．1．1分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全。
2．2．1．2按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数。
2．2．1．3摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。
2．2．1．4整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单等是否随附齐全。
2．2．1．5记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
2．2．1．6会计凭证装订时的要求：2．2．1．6．1用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打活结扣，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的直观面，以便于事后查阅。
2．2．1．6．2凭证外面要加牛皮纸封面，封面规格略大于所附记账凭证，封面注明公司全称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。
会计档案的整理方法
标题：应简明扼要概括卷内材料的主要内容。 标题：应简明扼要概括卷内材料的主要内容。
会计档案目录
顺序号 1 2 3 …… 类别 凭证 凭证 凭证 …… 卷（册、袋）标题 三水区××2004年1 月汇总凭证 三水区××2004年1 月记账凭证（一） 三水区××2004年1 月记账凭证（二） …… 起止时间 自2004年1月1日 至2004年1 月31日 自2004年1月1日 至2004年1 月10日 自2004年1月11日 至2004年1 月20日 …… 保管 期限 15年 15年 15年 …… 卷内 张数 56 35 25 …… 备注
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 年 本卷共 件 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年 年
案卷号 １-2
佛山市创联发展有限公司
会计档案 封面的填制
佛山市创联发展有限公司 2003年现金、 2003年现金、银行存款账 年现金
全宗名称： 全宗名称：立 档单位的全称 或规范化的简 称。
备注：说明案卷中材料的变化情况（如销毁、 备注：说明案卷中材料的变化情况（如销毁、 移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、 移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、 发霉、字迹褪色等）。 发霉、字迹褪色等）。
二、会计档案的整理
（二）会计档案的整理步骤
7、打印会计档案目录，一式三份 、打印会计档案目录，
全宗号
保管期限 归档号
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25年 年
案卷号 １-2
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会计档案 封面的填制
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填写时应使用 毛笔或粗笔划 的笔填写， 的笔填写，或 用打印机打印 腊纸，再油印。 腊纸，再油印。
会计档案格式及整理
移交部门： 移 交 人：
接收部门： 接 收 人：
监 交
会计核算材料的归档，是指单位会计
部门或会计人员将办理完毕的会计核 算材料经过整理向档案部门或档案人 员移交的过程。 各单位都应建立健全会计核算材料的 归档制度，明确归档范围、归档时间、 归档要求和归档手续，通过这一制度 的实施，确保会计档案的完整、准确、 系统和安全。
9）其他载体形式的会计核算材料，应
留有安全副本或备份文件。 10）随计算机配置而来的操作系统、 各类应用程序软件以及购买的商品化 会计核算系统软件和以上软件的备份 磁盘，应作为会计档案保管。 11）向档案机构移交时，还应当由会 计机构编制会计档案移交清册。
4、归档手续
在归档移交时，会计人员和档案人员
7）电算化会计档案:
打印输出的凭证、 帐册、报表，必须有会计主管的签章 才能存档保管，打印凭证的大小拟采 用凭证装订封面的规格，打印帐册、 报表，拟采用标准的A4、A3纸规格。 8）存储会计资料的磁带、软盘或光盘 等要进行编号登记，清楚地标注备份 数据的时间、备份日期、次数及备份 人姓名等。为保证备份数据的安全, 备份软盘必须贴上写保护标签, 写明 背景信息。
2.会计凭证盒的格式
会计凭证盒的外形尺寸采用
275mm×155mm（长×宽），盒脊的 厚度可根据需要设置30、40、60mm。 会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制 作 适用于会计凭证的装盒
会计凭证盒正面格式
全宗号 目录号 案卷号
会计档案凭证盒
单 名 时 位 称 间 自 自 年 号至 年 月 立卷人 月共 号 册 附 件 凭证 名称 本盒装第 张 本盒内共 年 月 册 张 日止
（一）会计档案的分类
会计档案标准
会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范一、会计凭证封面、备考表、包角纸、凭证盒的规格、项目设置及填写规范㈠封面1、规格：长260mm，宽140mm。
2、项目设置与样式：见附件1。
3、填写方法：⑴上端“会计档案”前面空白处，填写产生会计档案的单位名称或通用简称，如：“内蒙古新大地建设集团”等。
填写方法根据实际情况选用下列两种方法中的一种：①如需求量较大，可由厂家直接把单位名称印制上去；②如需求量较小，由刻制大小适当的条形单位名称章加盖上去以求整齐美观。
⑵“立卷部门”项：填写本单位财务机构名称，如“财务部”、“档案室”等。
⑶“类别”项：应填写“会计凭证”，因已统一印好，不必再填。
⑷“案卷名称”项：如果本单位使用的是通用记账凭证，则后面已印好“会计凭证”字样，不必再填写；如果本单位使用的是分类的记账凭证，则根据分类在“会计凭证”字样后的括号里填写“收款”、“付款”或“转账”等字样，以示区别。
⑸“起止日期”项：填写本册会计凭证中第一张记账凭证的日期和最后一张记账凭证的日期，年、月、日均不得省略。
⑹“凭证编号”项：填写本册会计凭证第一张记账凭证的编号和最后一张记账凭证的编号，如只有一张则只在“至第号止”处填写本张编号。
⑺“保管期限”项：根据《会计档案管理办法》的规定填写“永久”或具体时间，不得写成“长期”、“短期”字样。
⑻“册数”项：填写本月会计凭证的总册数和本册会计凭证在本月的排序编号。
⑼“归档号”项：填写本册会计凭证在本年度会计凭证中的排序编号。
⑽“全宗号”项：填写有关档案馆给本单位档案确定的代号。
如未确定，暂不填写。
⑾“目录号”项：填写登记本册会计凭证的目录本的编号。
⑿“案卷号”项：填写本册会计凭证在本单位档案室内全部会计凭证或某一时间段内所有会计凭证中的排序编号。
⒀“财务主管”项：由本单位财务主管人员签字或盖章。
⒁“会计”项：由本单位会计人员签名或盖章。
⒂“装订”项：由具体装订本册会计凭证的人员签名或盖章。
会计文件材料的整理
四、拟写案卷题名
由会计核算单位、会计年度（凭证加月份）、 名称组成。如:恩施州档案局一九九八年一月至十 二月会计报表；恩施州档案局一九九八年明细账； 恩施州档案局一九九八年一月会计凭证。
五、案卷排列
六、编制档号
格式：全宗号——类别与目录号——案卷号 —— 页号。如： 064—Zkp1—026—28。一个单位有两种以上会计档案的， 在类别号后加名称第一汉字的小写声母表示。如:048— Zkph1—021—18，“h”代表核算；048—Zkpg1—011—24， “g”代表国库。在同一本目录中，案卷号为大流水号。
会计文件材料的整理
一、分类
按类别——年度——保管期限分类。将归档会计文件材 料分为：会计凭证(Zkp)、会计账簿(Zkz)、财务报告(Zkb)、 其他(Zkq)四类，再将同一类别的会计文件材料分为各年度， 然后在同一年度内划分保管期限
二、组卷装盒
如以“件”为单位整理时，盒内每件文件应加盖档号 章。用专业档案的档号章。
128 财务 恩施自治州档案局二○○八 20080101 永久 25
报告 年会计决算报表
-
20081231
会计档案卷内目录格式：
顺责文 序任 号者号
题名
日 页备 期 号注
七、填写案卷封面和脊背。
八、编制会计档案案卷目录
九、上架。
会计档案封面和脊背的填写
恩施自治州档案局
财务报告类
恩施自治州档案 局二○○八年会计决 算报表
分类与 目录号
Zkb1 案卷号 128
起止时间：自2008年1月1日至2008年12月31日
卷内共：1件25页 保管期限：永久
会计档案
全宗号 064