档案数字化加工操作细则

档案数字化加工操作细则

为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化

加工工作流程，特制定本操作细则。

本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。

一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务

机构、监理公司三方指定管理人员完成。

（一）档案领取

1. 按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数

字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提

出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管

理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。

2. 出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、

服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确

认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。

3. 接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。

4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。

5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。

（二）档案归还

1. 同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号（全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号）和数量，并检查档案的完整性。

2. 将档案按出库时的排列顺序排列。

3. 监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。

4. 数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。

5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，办理档案归库手续。

（三）档案存放

1. 数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。

2. 每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10 分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房存放。

3. 加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。

二、数字化加工数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为：目录审核修改T档案拆装T档案扫描T图像处理T图像质检、T数据挂接T数据验收T数据备份T档案装订T档案归还。除目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作流程不允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需要，可向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。

（一）目录审核

1. 未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化

中心管理人员指导下按照《档案著录规则》（DA/T 18-1999 ）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》以及数据挂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。

2. 核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时告知现场监理和数字化中心管理人员处理。

3. 机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。

著录条目质量应达到以下标准：

①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，

文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名；文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60

个字以内。

②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第1 —4位数表

示年，第5—6 位数表示月，第7 —8 位数表示日，月、日位数不

足补“0，”无法确定的时间亦用“ 0”替代。

③年度：属于公元纪年的年度录入要规范齐全，如1994 年”，不能是“94 年”。

④文件编号：除年度用“[]”号外其余原文照录；联合发文或

档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立档单位的文件

编号必须著录。

⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的

通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录；责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用

“[等]”表示，责任者之间以“；”号相隔。

⑥档号：档号结构应为“全宗号一目录号一案卷号一文

件所在页号”，各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均

用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号

3 位、目录号3 位、案卷号

4 位、文件所在页号4 位，位数不足前补“0。”

⑦检查著录条目的正题名、档号、年度、责任者、文件

编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目

是否著录完整；残缺文字用“□”号表示。

4. 机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印；如果需要修改内容