文书档案整理方法步骤(市直)
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。
好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。
下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。
首先，文书档案整理的第一步是分类。
在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。
这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。
其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。
给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。
同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。
另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。
在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。
同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。
此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。
我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。
同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。
最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。
在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。
对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。
总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。
通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。
希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、正文与附件合为一件进行整理归档。
5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。
6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。
四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。
2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。
即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。
文书档案管理归档整理操作方法与技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧文书档案归档整理操作方法--收集装订归档判断分类排列编目装盒档案管理分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。
但整理原则是相同。
即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理x 的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
文书档案整理
是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案
卷所反映的时间顺序排列，案卷排列应基本保持前后一致。
十三、编制档号
档号主要由全宗号、目录号、案卷号、件（页） 号等要素组成。 1、全宗号 是给每个立档单位编制的代码，由四 位阿拉伯数字组成。 2、目录号 是指档案类别和保管期限的代码。由 汉字、汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的一组代码 标识。文书类档案以“W01”、“W02”、 “W03” 分别表示永久、长期、短期三种。 3、案卷号 案卷排列的顺序号。同一保管期限内 的案卷按四位阿拉伯数字排大流水编号。 4、件号 案卷内文件的顺序号。按排列顺序流水 编号。 5、页号 案卷内文件每页的顺序号。按排列顺序 流水编号。
文书档案整理
芜湖市档案局
文书档案整理工作
一、定义 文书档案整理，将机关团体、企事业单位和社 会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当 归档的文件材料，按照一定的原则和要求，进行 科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装 盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是 一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：
5
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…… ……
……
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9－16
八、拟写案卷标题
案卷标题，即案卷题名，用以概括和揭示卷内文件的内 容和成份，为查找利用提供线索，也是案卷封面和案卷目录 中最主要的项目 。拟写时符合案卷题名结构 “三要素” 要 求，即：责任者——问题——名称（文种)。 1、责任者 应写全称,以印章为准或通用简称，通用简称 应具备唯一性。联合发文时如责任者过多,则选2-3个主要责 任者，后加“等”字。立档单位是责任者必须抄录。 2、 问题 应简明扼要、用词规范，不能目录式堆砌或全面 罗列，不能漏掉主要内容，总字数控制在50个汉字以内。 3、文种 也应概括在三个以内，如：“计划、意见、要点 ”等，只标明“计划”即可。
文书档案归档整理办法
文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。
形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。
一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。
具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。
二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。
三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。
立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。
村、社区一般采用立卷归档整理方法。
(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。
立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。
一、装订《文书档案整理规则》规定:"归档文件应按件装订"，装订中有三个问题需要明确。
1.界定"件"的范围《文书档案整理规则》规定: "件"是“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。
在界定"件"的范围时应注意以下情况：（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
2. 确定装订顺序《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；（6）文件签批单在前，正文在后；（7）汉文本在前，少数民族文本在后；（8）中文本在前，外文本在后。
3. 装订方式和要求（1）去掉原文件金属物。
永久、30年的档案装订前要求去掉金属物，10年的档案不做要求.（2）装订位置要适宜。
永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全.应当注意的是，如左侧装订线内有图文,一般不再贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。
(3)对齐方式要恰当。
与以前不同的是,为简化操作,左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
(4)装订材料符合要求。
文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或浆糊粘贴（页数少的文件）。
此外，装订要结实美观,无掉页和压字等现象,。
二、分类1、确定分类方法：分类方法通常有以下3种，即：（1）年度分类法;（2）机构(问题)分类法;（3）保管期限分类法。
文书档案的整理方法和步骤
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
10年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
复式分类法
4、保管期限—年度—机构分类法
永久：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
二、鉴定
确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料
确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保
管。
立卷方法：
按公文的主要特征组卷：
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
避免出现以下情况：
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列：
卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即：
正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；
有文件处理单的，放在最前面；
方针政策性公文在前、业务性公文在后；
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
案件的结论及判决性一、确定分类方案
分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
档案整理的五个步骤
档案整理的五个步骤所谓档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。
《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。
一、组卷档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。
在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。
文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。
在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。
组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
二、分类分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。
文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。
规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。
文书档案整理操作方法
文书档案整理操作方法以下是 6 条关于文书档案整理操作方法：1. 首先啊，咱得把那些文书档案都像宝贝一样收集起来呀！就好比你整理自己心爱的邮票一样，可不能有遗漏哟。
比如说，你的工作合同、成绩单等等，都得一份份找全喽！然后给它们分分类，按照时间或者重要程度，这多简单呀，大家肯定都能做好嘛。
2. 接下来，咱得给这些档案找个合适的“家”呀！就像给你的玩具找个收纳盒一样。
你可以用文件夹、文件盒啥的，把它们整整齐齐地放进去，别乱七八糟地堆着呀！你想想，如果你找个东西半天找不到，那得多恼火呀，是不是？3. 哎呀，标签可太重要啦！这就像是给每个小“家”写上名字一样。
你得清楚地写上档案的类别呀，时间呀之类的信息，这样找起来不就方便多啦？比如说，写上“2023 年工作资料”，那不就一目了然啦，多好呀！你不会这点事儿还做不好吧？4. 然后呢，要定期去检查检查你的这些宝贝档案呀！就像你会时不时看看你的存钱罐少没少钱一样。
看看有没有放错地方的，有没有损坏的，及时处理一下。
不然等要用的时候发现坏了，那不就傻眼啦？可别不当回事儿哟！5. 还有哦，和别人一起分享档案的时候可得小心点呀！可别把重要的东西给弄丢了或者弄混了。
就好比你借别人心爱的书，肯定得小心翼翼地还回去嘛。
尤其是一些敏感信息，更得注意保管好呀，出了问题可不得了，你说呢？6. 最后呀，记住要保持一个好心情去整理档案呀！别觉得这是个苦差事。
把它当成一个有趣的游戏，整理好了会有满满的成就感哟！这样以后再找东西就轻松愉快啦！其实文书档案整理真的不难呀，大家只要用心都能做好哒！我的观点结论：文书档案整理确实需要我们认真对待，掌握好这些方法，就可以让我们的整理工作轻松又高效。
文书档案整理实操手册
档案人员岗位培训实操手册(文书档案)北京市档案干部培训中心2014年文书档案整理方法一——以“卷”为单位的整理方法★文书档案按“卷”整理流程：⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。
第一步分类分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。
1.按年度分类文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。
一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。
⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。
⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。
⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。
如主要是总结就归入总结的针对年立卷。
主要是计划就归入计划的针对年立卷。
⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。
⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。
⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。
⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。
2.按机构或问题分类分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。
3.按保管期限分类不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。
文书档案整理方法
文书档案整理方法
文书档案整理方法包括以下几个步骤：
1. 审查文件：首先要对档案进行审查，了解其内容和分类。
这样可以确定每个文件所属的类别和归档位置。
2. 分类归档：根据文件的内容和用途，将其分类归档。
可以按照部门、日期、项目或其他合适的方式进行分类。
确保所有文件都有明确的归类和标签。
3. 建立索引：为了方便查找和检索文件，建立一个索引系统。
可以使用电子文档管理系统或手写索引卡片等方式进行索引。
索引应包括文件的名称、日期、所属类别和归档位置等信息。
4. 建立文件夹和文件夹结构：为每个文件创建一个文件夹。
文件夹可以根据分类进行组织，可以使用颜色编码或标签来标识不同的类别。
5. 标注和标记：对每个文件进行标注和标记，以便于查找和整理。
可以使用标签、文件夹名、文件名等方式进行标记。
6. 整理和清理：定期清理和整理档案，删除不再需要的文件，并更新索引信息和文件夹结构。
7. 存档和备份：为了保护档案的安全，建议进行存档和备份。
可以将档案存放在安全的地方，如防火柜或备份服务器中。
总结起来，文书档案整理方法主要包括审查文件、分类归档、建立索引、建立文件夹和文件夹结构、标注和标记、整理和清理，以及存档和备份等步骤。
这样可以使档案管理更加有序和高效。
以“卷”为单位文书档案整理方法步骤
以“卷”为单位文书档案整理方法步骤：1.按年代问题进行整理方法：由远到近（2006~2011）2.步骤（1）收集：把每年材料按问题进行全方位收集（2）分类：把党务、行政分开党务：①收文部分a涉及学校人或事做为永久保存b普法性文件（重要法规性文件、政策性文件做为30年保管，领导讲话、经验交流发言、短时间需要执行做为10年保管）②本校发文部分或形成其它文字材料按重要程度分为永久、30年、10年（3）拟写案卷标题类别：党务行政类第一行：学校名称第二行：党务行政类（类别）第三行：案卷标题内容要素：①文件来源、立档单位②文件形成时间（按年）③问题a突出主题，文件标题字数不要超过60字，要简明扼要b综合性材料、三要素立档单位（X X X X X X）问题、文种（通知、介绍信、文件）第三行：第一排空两字，第二排顶格写，标点符号空一个字1.0黑签字笔，盖章居中，行距空一排（4）编写案卷内文件材料，张页号以卷为单位进行编制，页码写右上角，背面有字一张两页，空白处不编，每一本从第一页开始，一卷一顺序号（5）计算机录入文件及标题以文件内容为主题，每一份文件标题都要进行录入（6）完善案卷封面的内容起止时间：最早一份到末份保管期限：永久档案件数、页数、案卷号、目录号（7）档案装订：第一个眼居中，眼之间6公分，在里打眼（8）贴标签：抄写代券卡号，案卷标题内容填写，标签贴在卷皮黑线以上，红色代表永久，绿色代表30年，蓝色代表10年（9）填写备考表立卷人：每科室负责人检查人：X X X时间：2012.8（10）编制案卷目录。
文书档案整理方法
档案业务知识培训2013.3目录第一章什么是档案一、什么是档案二、档案的形成者是谁三、档案的本质属性四、档案的形式多种多样五、档案的作用第二章归档文件整理规则一、需要明确的几个基本概念1、什么是归档文件2、什么是归档文件整理3、什么是“件”二、文件的收集工作1、确立文件的收集（归档）工作2、归档文件的收集要求与方法三、归档文件整理需要把握的四点要素1、归档文件整理要做到四个分开四、归档文件的装订1、文件装订前对归档文件进行必要的修整2、装订要以“件”为单位3、确定装订顺序4、装订方式和要求五、归档文件的分类1、确定分类方法2、制定分类方案3、文件实体分类六、归档文件的排列七、归档文件的编号1、盖印文件归档章2、填写归档章八、归档文件的编目1、编制《文书档案归档文件目录》2、装订《文书档案归档文件目录》九、装盒1、文件装盒要求2、填写备考表、盒脊、封面3、档案盒盒脊填写要求第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则什么是档案一、什么是档案？档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录二、档案的形成者是谁？档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。
三、档案的本质属性是什么?档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。
因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。
四、档案的形式多种多样。
档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。
1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。
4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。
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例：办文件
《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》
例：办文件
例：办文件
（三）批示件
涵义：指上级领导对本地区本单位 事务进行批示，本单位领导在相关材料 上直接批示形成的材料。
注意： 1、每份领导批示为一件文书档案。 2、由其管理部门或人员负责归档。 3、批示件应全部归档；
4、机构（问题）栏统一填写“批示 件”；
2、入柜原则：从左至右，由 上至下。
3、排列方法 （1）期限—年度法 永久：2001（发、办、批、其）-2002（发、
办、批、其）-2003（发、办、批、其）-……2013（发、办、批、其）……；
30年：2001-2002-2003-……-2014……； 10年：2001-2002-2003-……-2014……。 ※（2）年度—期限法 2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）； 2002年：永久+30年+10年； 2003年：永久+30年+10年； ……
注意：
1、按照 “谁形成、谁办理、谁负责”的 原则，采取 “随办随归”的方式，办理完毕 即刻向档案室归档。或由部门初步整理后， 按年度批量向档案室归档。
2、每份／册为一件；
3、机构（问题）栏统一填“其他”；
4、同一年度归档的“其他”类文件材料， 按归档时间排列，从“1”开始顺序编制“室 编件号”。
（2）规模小的单位可以采取“年度— 保管期限”两级分类法；
3、增加归档文件组件和纸质归 档文件修整、装订、编页、排 架要求；
4、增加归档文件档号结构要求；
（1）档号：归档文件在整 理过程中，体现归档文件类别、 排列顺序的一组数字、字符的 集合
（2）文书档案档号结构宜为：
全宗号—档案门类代码·年 度—保管期限—机构（问题）代 码—件号
注意：正本在前，副本在后。
第四步 分类
根据省档案局要求分为： 发文件、办文件、批示件、其他四大类，保管期限都是永 久。即云南文书档案分类方法归结为四种： （一）规模大的单位
按“年度-机构（问题）-保管期限”分 1、“年度-发文件-永久” 2、“年度-办文件-永久”； 3、“年度-批示件-永久” 4、“年度-其 他-永久”。
上下位代码之间用“—”连接， 同一级代码之间用“·”分开。
如：Z109-WS·2011-Y-BGS0001。
5、将室编件号和馆编件号统一为件号；
6、在附录中增加归档章示例、直角装订法。
归档章式样
（全宗号） （年度） （件号）
（机构或问 题）
（保管期限）
（页数）
归档章示例1
Z109
2015
1
BGS
2、编页：以件为单位，在文 件正面右上角或背面左上角的 空白位置编写页码。
2015版《规则》归档章式样
下图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置
归档章
16×45mm
（全宗号）
（ 年度）
2×8 ＊（机构或问题） （保管期限）
（件号） (页数）
3×15
41
首页上端空白处
76
2016
1
SDF
Y
38
首页上端空白处
Y
38
长：3×15mm 宽：2×8mm
归档章示例2
Z109
2015
1
办公室
永久
38
直角装订法
7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打 印
归档文件目录
序号
档号
文号 责任者
题名
日期 密级 页数 备注
二、云南省档案局文书档案 整理新思路
文书档案统一分为四大类： 发文件、办文件、批示件和其 他，且保管期限均为永久。
昭市档发
1 起 止 件 号
28
盒号
档 案 盒 盒 脊式 样
全宗号 76
年度 2014
保管期限 永久
*机构（问题） 昭市档发
起
1
止
件
号 28
盒号
档案盒底边式样
盒内备考表填写式样
盒内文件情况说明 盒内第1件第2页原件有破损，第8件原件缺第4页
整理人：李玉芳 检查人：王丽红
年月日 年月日
第九步 入柜
1、涵义：按照档案分类方法 和目录装订方式，将已经整理好 的文书档案案卷（盒）按次序进 行装橱或上架。
例：其他
例：其他
例：其他
要注意办文件向发文件的转换以及批示件向发 文件、办文件的转换
第五步 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时 间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成 先后顺序排列。
注意：会议文件、统计报表等成套性文件可集中 排列。
1、发文件按各自的发文编号排列，发文编号就 等于流水号；归档章和档案盒脊上机构（问题）一 栏填写“发文机关代字”；
2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对 集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的 先后顺序排列。
第六步 编号（编页）
盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或 空白处盖规范的归档章并填写相关 内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。
1、编号：根据文件的排列顺 序给文件编制“室编件号”即： 从“1”开始编制流水号。
归档文件整理步骤
1、收集
2、鉴定
3、装 订
4、分类
齐全完整：平时收 集、年终收集、帐 外文件收集
利用8号或10号令制定分类 方案确定归档不归档范围， 剔出勿需归档文件
以件为单位 注意件内文件的 排列
去除金属物 对齐文件
分为发文件、办文件、批 示件、其他四类
用不锈钢订书 针装订左侧
5、排列
在分类方案的最低一级类 目内，按事由结合时间、 重要程度排列
5、同一年度的批示件按归档时间排 序，从“1”开始顺序编制“室编件 号”；
6、即使当年度批示件数量较少，也 应单独分类整理装盒。
7、如领导仅在某份文件上仅签名表 示已阅而无其他意义的，无须归档。
例：批示件
例：批示件
例：批示件
例：批示件
（国家档案局定于10月13-17日在广西南宁举办口述历史采集培训班（针对广 西档案部门），拟请我局熟悉该项工作的一位领导于10月16日下午到 培训班作一个小时的讲座，食宿由国家局负责，请派员支持，盼复。）
根据本单位制定的文件材 料归档范围和保管期限表对文 件材料进行鉴定，剔除重份和 勿需归档的文件。
第三步 装订
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法 律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文 与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与 翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名 册、图册一册（本）为一件（作为文件附件时除 外）；简报、周报等材料一期为一件；会议记要、 会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本 的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告 与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件； 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿 纸与相关文件为一件。去除易锈蚀的订书钉，厚一 点的采用三孔一线装订，稍溥一点的采用直角装订、 缝纫机压边装订或不锈钢订书钉装订起来。
归档文件目录填写式样
序 号
档号
文 号 责任者
题
名
日期
密 级
页 数
备注
1
0076WS·2015-YSDF-0001
昭市档发 〔2015〕
8号
昭通市 档案局
关于转发《省档案局关于开展档案 安全执法检查的通知》的通知
2015 0425
3
第2页 有破损
归
档
文
归档文件目录
件
目
全宗名称 昭通市档案局
录
年 度 2015
（四）其他
涵义：本单位除发文件、办文件、批示件外的其 他文件材料。
如：本单位党组会议记录和其他有价值的记录本； 本单位发出的未编号的文件、信息；本单位召开会 议、组织重大活动形成的会议（活动）指南、方案、 签到表、领导讲话、交流发言、参阅材料、席位单、 总结等文件材料；本单位重要的合同、协议、资产 管理的凭证性材料、各类介绍信、证明存根；人事、 纪检方面具有保存价值的文件材料；本单位年度收 发文登记册、用印登记册、业务统计年报；各类报 刊有关本单位的新闻报到；本单位认为有归档保存 价值的文字、表册等。
填写备考表
编制档案盒 封面及盒脊
9、入柜
年度—保管期限法、保管期限—年度法 从左至右、从上至下 放入防虫药
注意：1、昭通档案业务交流QQ群 号为：
173850591
2、请各单位档案人员自行 搜索加入本QQ群，以方便业务指 导和交流，加入时请简单注明单 位名称和姓名。
如：市××局×××
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踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.1820.11.18Wednesday, November 18, 2020
或 按“年度-保管期限-机构（问题）”分 1、“年度-永久-发文件” 2、“年度-永久-办文件”； 3、“年度-永久-批示件” 4、“年度-永久-其 他”。 （二）规模小的单位 按“年度-保管期限”分 “年度-永久”
（一）发文件
涵义：指本单位正式发文（包括 编有文号的发文、编号发出的传真 电报、有编号的简报、信息等）形 成的材料。其正本文件+发文审批单 +文稿+附件（如：拟办意见、依据 材料、背景材料、有关材料等）为 一件档案。
三、文书档案整理的方法步骤
最重要的一点：首先依据8号令 （机关、团体）或10号令（企业）制 定文书档案归档范围、保管期限表及 分类方案。
步骤：收集—鉴定—装订—分 类—排列—编号（编页）—编目—装 盒—入柜九个步骤
第一步 收集
将同一年度下本单位产生 的所有文件材料以及外单位来 文全部收集起2016