例会流程及注意事项

关于公司例会及总结例会流程通知为使每次会议更高效、有序，现将开会有关事项通知如下，各员工须遵照执行。

一、周例会

1、时间：月中小周周六全天

2、参与人员：行销部技术部全体人员

3、主持：各参与人员轮流主持

4、会议议题：各自项目穿透会

5、会议内容：

①由各区域经理陈述整体计划指标完成情况，并由各技术人员协同汇报在执行计划过程中发现的问题，未（如未完成）完成的原因，解决方案，具体行动计划等。

②销售总监就项目中出现的情况，做出明确的项目穿透，明晰完成步骤、方法、策略。

6、会议流程

会前：

①议室清洁、整理，根据与会人员安排好座位等。

②根据需要自行制作各自汇报内容及演讲PPT文稿。

③根据需要准备好会议记录工具。

④根据需要准备好会议需用的设备（电脑，投影仪等）。

⑤至少提前一个工作日发放会议通知，并把与会人员情况反馈给

会议主持者。

⑥手机关机或调成静音状态。

⑦会议记录与主持者，需提前一分钟到达会议室。

①如有其它新的指示安排，提前告知与会人员。

会中：

①会议记录者做好会议记录。

②会议主持者根据既定的会议议程控制整个会议过程。

③与会人员积极发言，并注意自己的语气、语速、音量等。

会议内容：与会人员汇报上次会议决策执行情况及本周具体工作计划、安排。

会后：

① 整理会议记录并发放会议记录。（根据需要发放给与会人员及未

与会人员）。会议记录应准确，会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人、具体完成时间及标准。

②根据会议对执行进行监督、检查、反馈。

二、月例会

1、时间：月末小周周六

2、参与人员：行销部技术部全体人员

3、主持：行销部技术部负责人轮流主持

4、会议议题：本月工作总结及下月工作计划

5、会议流程

会前：同上

会中：同上

6、会议内容：

①由各区域经理汇报下月计划指标制定情况，并对出现的新机会点做出反馈，分析可行性，以及解决方案，具体行动计划等。②本月主要工作计划、指标完成情况做出说明。

三、会议记录者要求及注意事项

①保持高度专注，注意聆听，确保记录准确、有条理，对于不确定信息，会后确认。

②议结束后的一个工作日内发放会议记录。（会议记录可以用电子邮件或纸质发放，收到后应主动给与反馈，并认真查看，特别是与自己及团队相关的需执行内容，应做好备忘记录，并按照时间节点完成，在下次会议上最好携带之，并主动汇报执行情况）

③个人可以限定发言时间，到时间了负责提醒。（会议记录者需要反应快、写字快、记忆力强，且需要较强的组织、倾听、总结能力，会后要总结，提升）

四、会议主持者要求及注意事项

①控制会议过程，如发生与会议内容或论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到内容或议题本身。

②如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，要根据自己的理解将各种观点加以概况。

③控制会议时间，无特殊情况，不要拖延。

④每个发言结束后加以总结概况，以便形成决策或达成结论。

五、会议纪律要求：

①会前各参会人员做好准备工作，做到发言简洁、扼要。

②主要负责人务必参会，如有特殊情况不能参会的，必须向分部经理请假，且安排相关人员参会。

③会议时参会人员手机必须关机或调成静音。出现声音处以100元/次现场处罚。

④无故不参会或迟到者将处以100元/次现场处罚，并进行通报批评。

⑤会议提出的相关问题，能及时解答就及时解答，不能及时解答的，相关责任人必须给出解决的期限。