会务接待工作中注意事项和案例分析
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会务接待工作中注意事项与案例分析
会务工作
• 会务工作是任何一个会议取得成功的基础和保障。 • 会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。所以制定一个会
议的接待方案对会务的会前准备来说，是非常重要的。(会务 接待工作是围绕会议和接待活动全过程、全方位工作而开展 的一系列参谋性、协调性和事务性的服务工作，包括会务接 待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项的落实 等，具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环 节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致 会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全 面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有 效避免和减少会务接待工作中的失误。) • 会务工作可以在自己的工作范围内发挥其主动性和创新性。 （例如：天气提示、接站短信、房签问候卡……）
其他
天数 合计
数量
单价
合计
预订房间
• 依据回执订房间；交通因素--早到晚走 案例：房订1天-重新登记换房间
• 标间(到达顺序)；单间补差价 • 费用标准 • 看房间条件（味道，网络设备……）
案例1：房间无桌子网络远 案例2：搬（丽江） • 宾馆提前订--同事身份证--拿房卡写姓名 案例1：到了等房间；12点退房--7点到--提前通知老师 案例2：同事身份证保密 • 领导楼层分开 案例：隔壁 • 房签-免费的矿泉水-水果
会务工作
会前
会中
会后
承办
参会
综管办
承办
综管办
承办
综管办
协调人 回执汇总
提交回执
提交PPT 报告
报告 PPT汇总
会务协调
录像录音 车辆调配
会中协调
费用结算 送行
纪要 后续执行
费用申报
申请费用
讲座
费用报销
预订房间
设备、资料
茶歇、订餐
源自文库
讲座安排
接机接站
团队建设
接待方案
协调人
•
一、按流程环节分解任务，确保责任到位。根据会议和
回执汇总
抵达回执汇总 姓名 性别 机构 联系方式 抵达日期 航班/车次 起始地 抵达时间 备注
返程回执汇总 姓名 性别 机构 联系方式 返程日期 航班/车次 起始地 起飞时间 备注
订房、接机、订票、订餐……
费用申报
住宿费 餐费
项目 行政单间 行政标间 交通费 会务资料
茶歇 11月26日晚餐 11月27日午餐 11月27日晚餐
接待活动的规模大小确立具体负责的领导和工作人员，把标准
化流程中的各项任务具体分解到每一个人，把责任落实到每一
个人，不留死角，不留空档。
•
二、按流程要求完成任务，确保落实到位。任务分工明
确以后，责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施，防
止走样。
•
三、按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。由于标准化流
程环节较多，要求精细，各责任人和各相关部门可能出现工作
案例：众口难调－？ • 合影
54445 5444445 54442134445
1-主人 2-主宾 3-第二主宾 4-客方人员（或主客插排）5-主方人员
费用结算
• 发票抬头：广东启德教育服务有限公司 • 会议相关费用--集团；其他--学校；快餐--学校 • 费用控制：
案例1：2人讲座—快餐费 案例2：相关费用 • 会议结束当天早退房
茶歇、订餐
• 茶歇-请保留超市小票 • 提前订餐订位
案例：火车过去无早饭，宾馆吃，人均标准 • 早到晚走
中餐餐饮座次
主墙
1#
桌
主1
客1
客2
3#
桌
主2
主3
客3 主4
客
4 主5
秘书或助理
女主人
主桌
2# 桌
4# 桌
中餐桌次
②①③ ⑦⑤④⑥⑧
① ②③ ④⑤
④⑤ ②①③
⑥⑦
接机/接站
• 降落前发短信 • 接机牌—新东方标 • 接多人--等（最好不要超过半个小时） • 租车、打车 • 议程、讲座安排
会务协调
• 提前订机票，订不到--订好了，请假不去 • 提前到会场--会前必须要做的基础性工作
案例：录音、电脑－答应－无；文具
讲座
• 主持-讲座老师沟通 案例：介绍错误
• 订快餐 案例：没饭吃
• 协调车 案例：打车
• 串场--距离；讲座时间 案例：40分钟、公车
会中协调
• 各种短信 • 叫醒-提前40分钟 • 调整房间 • 点菜
脱节，对突发性事件和临时性事件缺乏应变能力和解决办法。
因此，在按标准化流程实施的过程中，必须加强协调，统筹兼
顾，协调人应督查各项流程各项细节是否到位，及时组织相关
人员相互合作、查漏补缺，对没有到位的流程事项紧急处理，
灵活安排。同时要与会议相关部门保持密切联系，及时发现和
协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。必要时要制
团队建设
• 提前踩点--订餐…… • 行程路线--司机
接待方案
• 提前发邮件 案例：讲座出发前，不知道自己是否有讲座，哪儿？受众？谁搭？
提交回执
• 按时完整提交 案例1：会开始了没到，会没结束走了 案例2：接--无信息
提交报告、PPT
如何使加了图片的OFFICE文件变小 TIPS：PPT文件过大的解决办法（适用于所有OFFICE文件）
订相关应急预案，以确保工作人员在遇到重大突发性事件和临
时性变动时能够处变不惊。
协调人
综 管 办
市场部 行政后勤 人力资源
……
承上启下、协调左右、联系内外
沟通协调能力强 协作意识好 应变能力强 认真负责、细心、耐心
案例1：协调人不见了 案例2：会务人员新人－不认识 案例3：安排有变不更新 案例4：默认了软卧
送行
• 提前换登机牌
纪要
插入
对象
由文件创建
插入 显示为图标
找到需嵌入文件
更改图标
在题注中输入想要 显示的文件名
浏览 确定
设置对象格式
右键点击图标
设备、资料
• 条幅（室内、室外） • 欢迎指示牌 • 桌签 • 会议议程、文具（一支笔几张纸即可）
案例：会务资料960元 • 录音录像设备（确保电力充足）、接线板 • 投影调试 • 会议室，桌椅摆放 ① 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，
由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排：横排法、竖排法、左右排列法。
会务接待工作中注意事项与案例分析
会务工作
• 会务工作是任何一个会议取得成功的基础和保障。 • 会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。所以制定一个会
议的接待方案对会务的会前准备来说，是非常重要的。(会务 接待工作是围绕会议和接待活动全过程、全方位工作而开展 的一系列参谋性、协调性和事务性的服务工作，包括会务接 待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项的落实 等，具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环 节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致 会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全 面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有 效避免和减少会务接待工作中的失误。) • 会务工作可以在自己的工作范围内发挥其主动性和创新性。 （例如：天气提示、接站短信、房签问候卡……）
其他
天数 合计
数量
单价
合计
预订房间
• 依据回执订房间；交通因素--早到晚走 案例：房订1天-重新登记换房间
• 标间(到达顺序)；单间补差价 • 费用标准 • 看房间条件（味道，网络设备……）
案例1：房间无桌子网络远 案例2：搬（丽江） • 宾馆提前订--同事身份证--拿房卡写姓名 案例1：到了等房间；12点退房--7点到--提前通知老师 案例2：同事身份证保密 • 领导楼层分开 案例：隔壁 • 房签-免费的矿泉水-水果
会务工作
会前
会中
会后
承办
参会
综管办
承办
综管办
承办
综管办
协调人 回执汇总
提交回执
提交PPT 报告
报告 PPT汇总
会务协调
录像录音 车辆调配
会中协调
费用结算 送行
纪要 后续执行
费用申报
申请费用
讲座
费用报销
预订房间
设备、资料
茶歇、订餐
源自文库
讲座安排
接机接站
团队建设
接待方案
协调人
•
一、按流程环节分解任务，确保责任到位。根据会议和
回执汇总
抵达回执汇总 姓名 性别 机构 联系方式 抵达日期 航班/车次 起始地 抵达时间 备注
返程回执汇总 姓名 性别 机构 联系方式 返程日期 航班/车次 起始地 起飞时间 备注
订房、接机、订票、订餐……
费用申报
住宿费 餐费
项目 行政单间 行政标间 交通费 会务资料
茶歇 11月26日晚餐 11月27日午餐 11月27日晚餐
接待活动的规模大小确立具体负责的领导和工作人员，把标准
化流程中的各项任务具体分解到每一个人，把责任落实到每一
个人，不留死角，不留空档。
•
二、按流程要求完成任务，确保落实到位。任务分工明
确以后，责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施，防
止走样。
•
三、按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。由于标准化流
程环节较多，要求精细，各责任人和各相关部门可能出现工作
案例：众口难调－？ • 合影
54445 5444445 54442134445
1-主人 2-主宾 3-第二主宾 4-客方人员（或主客插排）5-主方人员
费用结算
• 发票抬头：广东启德教育服务有限公司 • 会议相关费用--集团；其他--学校；快餐--学校 • 费用控制：
案例1：2人讲座—快餐费 案例2：相关费用 • 会议结束当天早退房
茶歇、订餐
• 茶歇-请保留超市小票 • 提前订餐订位
案例：火车过去无早饭，宾馆吃，人均标准 • 早到晚走
中餐餐饮座次
主墙
1#
桌
主1
客1
客2
3#
桌
主2
主3
客3 主4
客
4 主5
秘书或助理
女主人
主桌
2# 桌
4# 桌
中餐桌次
②①③ ⑦⑤④⑥⑧
① ②③ ④⑤
④⑤ ②①③
⑥⑦
接机/接站
• 降落前发短信 • 接机牌—新东方标 • 接多人--等（最好不要超过半个小时） • 租车、打车 • 议程、讲座安排
会务协调
• 提前订机票，订不到--订好了，请假不去 • 提前到会场--会前必须要做的基础性工作
案例：录音、电脑－答应－无；文具
讲座
• 主持-讲座老师沟通 案例：介绍错误
• 订快餐 案例：没饭吃
• 协调车 案例：打车
• 串场--距离；讲座时间 案例：40分钟、公车
会中协调
• 各种短信 • 叫醒-提前40分钟 • 调整房间 • 点菜
脱节，对突发性事件和临时性事件缺乏应变能力和解决办法。
因此，在按标准化流程实施的过程中，必须加强协调，统筹兼
顾，协调人应督查各项流程各项细节是否到位，及时组织相关
人员相互合作、查漏补缺，对没有到位的流程事项紧急处理，
灵活安排。同时要与会议相关部门保持密切联系，及时发现和
协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。必要时要制
团队建设
• 提前踩点--订餐…… • 行程路线--司机
接待方案
• 提前发邮件 案例：讲座出发前，不知道自己是否有讲座，哪儿？受众？谁搭？
提交回执
• 按时完整提交 案例1：会开始了没到，会没结束走了 案例2：接--无信息
提交报告、PPT
如何使加了图片的OFFICE文件变小 TIPS：PPT文件过大的解决办法（适用于所有OFFICE文件）
订相关应急预案，以确保工作人员在遇到重大突发性事件和临
时性变动时能够处变不惊。
协调人
综 管 办
市场部 行政后勤 人力资源
……
承上启下、协调左右、联系内外
沟通协调能力强 协作意识好 应变能力强 认真负责、细心、耐心
案例1：协调人不见了 案例2：会务人员新人－不认识 案例3：安排有变不更新 案例4：默认了软卧
送行
• 提前换登机牌
纪要
插入
对象
由文件创建
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设备、资料
• 条幅（室内、室外） • 欢迎指示牌 • 桌签 • 会议议程、文具（一支笔几张纸即可）
案例：会务资料960元 • 录音录像设备（确保电力充足）、接线板 • 投影调试 • 会议室，桌椅摆放 ① 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，
由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排：横排法、竖排法、左右排列法。