OA办公系统管理办法Word版

附件七

OA办公系统管理办法

第一章总则

第一条为确保集团公司OA办公系统（A8系统，简称OA系统）高效、安全地运行，充分发挥OA系统的作用，结合本系统实际运行情况，特制定本管理办法。

第二条本系统使用范围包括：集团公司机关各处室、各矿井生产单位、地面生产单位、地面费用单位以及资源整合区域公司、矿井。

第二章系统管理机构和角色的规定

第三条集团公司信息中心负责OA办公系统的规划、管理、运维、培训和考核等工作。

第四条OA系统的管理工作由“集团公司系统管理员”和“单位系统管理员”分层协调管理。其中“集团公司系统管理员”负责OA系统的服务器、存储、数据库和应用程序软件管理，以及整个系统架构和集团各层面的管理；单位系统管理员负责单位内部的OA系统使用管理（不涉及硬件管理）。

第五条“公文收发员”负责单位或者部门公文收发的日常工作，以及文件的归档工作和归档文件的管理工作。

第三章集团公司系统管理员管理办法

第六条负责集团公司OA系统软硬件的管理和维护工作。

第七条负责管理OA系统的软、硬件升级配置等工作。

第八条负责做好OA系统数据备份工作。

第九条负责制定集团公司OA系统管理办法。

第十条负责集团公司单位与单位之间人员调动的系统操作。

第十一条征集各单位OA系统使用的意见和建议，协调解决使用过程中遇到的问题。

第十二条做好OA系统的安全技术防范工作，定期查看OA系统设备的运行状况，并建立台帐记录。

第十三条协助解决各单位系统管理员遇到疑难问题。

第十四条做好OA系统的培训管理工作。

第十五条负责制定集团公司通用的各种公文模板，协同模板，表单模板。

第十六条定期清理集团空间无需保存的过期信息。

第十七条履行集团本部单位系统管理员职责。

第四章单位系统管理员管理办法

第十八条单位系统管理员是OA系统各许可单位的系统管理员，负责整个单位OA系统的管理事务工作。

第十九条负责单位组织机构和人员信息的建立、变更等操作。

第二十条负责单位内部公文收发文模板、套红模板、应用表单、电子公章和领导签章的制作和管理工作。

第二十一条负责单位内部系统组的建立和管理工作。

第二十二条负责单位文档的管理工作，建立单位和部门归档文件夹并分配相应权限等工作。

第二十三条负责单位内部公共信息的管理工作。

第二十四条负责解决OA系统用户的日常使用问题。

第二十五条负责做好本单位OA系统的培训工作。

第二十六条负责与“集团公司系统管理员“协调完成OA系统的管理工作。

第五章公文收发员管理办法

第二十七条及时处理收文事项，认真做好收文的签收、登记和发送等节点工作。

第二十八条做好发文事项的编号、用印和发送等工作，同时做好正文格式和内容的审核工作。

第二十九条做好单位电子公章的安全使用工作，并定期更改使用密码。

第三十条做好文档信息的归档工作。

第三十一条负责本部门文档的管理工作，包括归档文件夹的建立、维护和授权等工作。

第三十二条负责与本单位系统管理员协调沟通，处理日常事务。

第六章用户使用管理办法

第三十三条各单位根据办公需要，将确需开通OA账号的员工统一由部门公文员办理申请手续，由单位系统管理员负责开通。

第三十四条OA使用人员应及时更改系统默认密码，保证账号的安全使用。如因不更改默认密码造成账号被恶意登录使用，后果由本人负责。

第三十五条OA使用人员应及时处理“待办事项”，做好归档工作，并定期清除无用信息。

第三十六条使用OA系统时，应做到认真、仔细，尽量减少人为因素造成的错误。

第三十七条严禁发布和传播不利于国家和企业的信息，禁止发布和传播与工作毫无关系的信息。

第三十八条退休人员离职前应处理完待办事项，并下载保存个人重要数据。半年后由单位管理员删除该退休人员账号。

第七章公共信息管理办法

第三十九条系统公共信息的发布实行实名制，发布内容由发布人负责。

第四十条通知类信息应采用公告形式发送，不宜使用协同的方式。

第四十一条公共信息的使用由单位系统管理员负责授权和管理。

附录：

OA系统独立单位列表

说明：凡未列出的单位都在“集团本部”中。