基于SAP系统的采购订单的统计和进度跟踪

基于SAP系统的采购订单的统计和进度跟踪摘要：介绍SAP系统的各种模块及特点，利用SAP 系统强大的功能开发出采购订单查询表、采购订单到货计划跟踪、采购订单到货进度跟踪查询三个程序，很好地实现了对采购订单统计和进度跟踪的应用。

Abstract：The modules and characteristics of the SAP system are introduced firstly. Then by exploiting the powerful functions of the SAP system，three procedures about purchase order query sheet，cargo arrival plan tracking and cargo arrival progress tracking and querying are developed，thus，beautifully realizing the application of the statistics and progress tracking of the purchase order.关键词：ERP；SAP；采购订单查询表；采购订单到货计划跟踪；采购订单到货进度跟踪查询Key words：ERP；SAP；purchase order query sheet；cargo arrival plan tracking；cargo arrival progress tracking and querying中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2016）15-0083-040 引言随着山西天地煤机装备有限公司不断发展和壮大，信息化建设作为企业发展的一个重要支撑越来越摆在突出重要的位置。

为了提升公司的管理水平，为了扩大公司在煤机市场上的影响力，为了提高研发、生产、销售、售后相互配合协调一致的经营模式，为了更好使公司持续、健康、快速的发展，ERP信息化项目已经正式启动，SAP系统运行良好，各项业务都在有条不紊地开展。

1 ERP信息化、SAP系统简介ERP―企业资源计划（Enterprise Resource Planning），ERP 是基于“供应链”的管理思想，把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的信息集成在一起，提高企业对各种资源的运作能力。

ERP系统提供了可对供应链上所有环节进行有效管理的功能，这些环节包括采购、库存、计划、生产制造、质量控制、销售和分销、服务、财务管理、成本管理、人事管理、项目管理、设备管理等。

ERP价值模型如图1所示。

SAP―Systems Applications and Products in Data Processing，SAP公司成立于1972年，总部位于德国沃尔多夫市，是全球最大的企业管理和协同化商务解决方案供应商。

SAP是目前全世界排名第一的ERP软件，SAP系统囊括了全部所需要的业务功能并把用户与技术性应用软件相联而形成一个整体的系统，用于公司或企业战略上和运用上的管理。

SAP软件系统具有集成化、灵活性、开放性、可靠性、界面友好、模块化、国际适用化等优点。

SAP系统模块及特点如图2所示。

目前公司SAP系统实施应用到五个模块，即销售与分销模块SD（Sales & Distribution）、生产计划模块PP（Production Planning）、物资管理模块MM（Material Management）、财务管理模块FI（Financial）、管理会计模块CO（Controlling）。

2 采购订单的统计和进度跟踪原来生产系统――用友系统无法做到采购订单进度跟踪的功能，而且采购订单中计划到货时间也是在创建采购订单时输入的，往往和实际到货时间不一致，只能通过相互联系沟通才能知道准确的物料准备状况，工作比较繁琐，工作量也很大，同时，用友系统中供应链的采购管理作为采购合同管理的工具也有其局限性。

根据SAP系统具有开放性、灵活性、界面友好的运行特点，通过SAP系统后台表的关联，开发了采购订单查询表、采购订单到货计划跟踪和采购订单到货进度跟踪查询。

2.1 采购订单查询表采购订单查询表的事务代码是：ZMM_CGDDCXB。

在SAP 系统操作界面输入上面事务代码如图3所示。

进入采购订单查询表后，通过可供选择的属性对采购订单进行查询。

选择的属性有：采购订单号、采购类型、订单合同号、公司代码、采购组织、采购组、供应商编码、物料编码、采购订单创建日期、采购申请编码、发票开票日期、结算日期、业务员、工厂代码，一共14个可供选择的属性或查询范围，其中公司代码是个必填的属性，也是唯一一个单项选择的属性，其余属性都支持单项、多项选择，即“从某某到某某”。

可以看出，采购订单查询表的查询范围非常灵活和方便，操作性强，针对性好，通过不同需求的查询属性轻松地查找到需要查询的采购订单。

具体见图4所示。

通过在相应属性字段输入需要查询的内容点击执行按键或者按键盘F8就可以显示出需要查询的内容，当然如果输入查询的信息越多，查询出来的采购订单范围就越小，也就越接近你需要查询的采购订单相关信息。

采购订单查询表所显示的内容非常多、信息十分全，也都是采购人员和相关查询人员需要的内容。

采购订单查询表所显示的内容以ALV网格型式展示，所显示的内容有：序号、公司代码、采购组织、部门、采购组、订单合同号、采购订单创建日期、供应商名称、订单状态、采购凭证类型、采购申请编号、采购订单号、采购凭证的项目编号、物料编码、物料描述、单位、订单数量、收货数量、未到数量、订单交货日期、货币、税率、净价、税额、含税单价、订单单项净价合计、订单单项税额合计、订单单项价税合计、订单总净值、订单税额总合计、订单价税总合计、发票校验数量、发票校验净价、已完成发票校验总净值、未校验总净值、发票开票日期、结算日期、审批情况、业务员、审核人、工厂代码、供应商编码。

从采购订单查询表所显示的信息可以看出，采购订单查询表有如下几大优点：①采购订单查询表具备SAP系统操作性强，运行界面有好的特点。

采购订单查询表可以根据需要进行查找、排序、统计、移动、导出等操作，适应各种环境下的操作，作为数据统计功能比较强大。

采购订单查询表操作选项如图5所示。

②采购订单查询表中采购申请号与采购订单号相联系，方便查找和统计。

采购申请是指系统根据需求状况通过MRP运算后所产生的物料需求计划或采购计划。

采购申请号与采购订单号能够清楚的自动对应起来，方便查找和核对，对后续的审核和校验起到了很大的作用。

凡是经过采购申请转成采购订单的项目两者都能对应上；凡是手工创建的采购订单的项目，采购申请号值为空值。

③采购订单查询表可以实现未到货数量的统计。

采购订单查询表中有一列是“未到数量”，可以显示每一行采购订单的未到货数量，当通过物料进行排序后可以找到相同物料的未到货数量，也可以将其求和统计。

④采购订单查询表可以显示发票校验情况。

采购订单查询表中有“发票校验数量”、“发票校验净价”、“已完成发票校验总净值”、“未校验总净值”、“发票开票日期”、“结算日期”这几个属性，可以看出采购订单中已到货的物料可以和发票校验联系起来了，这是和以前用友系统中采购订单列表之间最大的区别。

这样一来，采购订单的发票报销情况一目了然，报销发票与否，还需开发票金额都十分清楚。

通过对采购订单查询表的介绍可以清楚地发现，SAP系统中采购订单查询表对于采购订单的统计和管理是一个非常有效地工具和方法。

2.2 采购订单到货计划跟踪采购订单到货计划跟踪的事务代码是：ZMM_DHJHGZ。

在SAP系统操作界面输入上面事务代码如图3所示。

采购订单到货计划跟踪是一个通过查找到相应采购订单后需要填写进度的报表。

进入采购订单到货计划跟踪后，通过可供选择的属性对采购订单进行查找。

选择的属性有：采购申请编码、MRP控制者、采购订单合同号、采购订单编码、采购组、采购员、物料编码、申请请求日期、申请批准时间、交货时间、订单签订时间、订单交货时间，一共12个可供选择的属性或查询范围，每个属性都支持单项、多项选择，即“从某某到某某”。

可以看出，采购订单到货计划跟踪的查询功能比较强大，通过针对性查找找到需要填写到货计划的采购订单。

具体见图6所示。

通过点击执行按键或者按键盘F8进入到采购订单到货计划跟踪所显示的内容上，显示界面以ALV网格型式展示，其主界面的信息有：序号、采购申请编号、采购申请行项目号、采购申请批准标识、项目类别、物料编码、物料描述、申请数量、备注、请求日期、交货日期、交货期、批准日期、采购组、MRP控制者、工厂、期望供应商、固定供应商、采购订单编号、订单状态、申请状态、订单数量、合同号、订单类型、审批情况、采购订单日期、采购员、供应商、交货时间、进度1、到货数量、合格入库数量、更改日期、更改时间。

根据前面的查询可以轻松找到需要维护进度的采购订单，用鼠标行选中要维护进度的采购订单，点击功能区的“添加进度”按键如图7所示，进入采购订单进度填写界面如图8所示，在相应的进度一栏中填写采购订单的进度情况，保存、返回回到主界面上。

在采购订单到货计划跟踪主界面上点击功能区的“保存到货进度跟踪”按键，如图7所示，刚才填写进度的那一行采购订单中的“进度1”、“更改日期”、“更改时间”就有了相应的内容了，其中“更改日期”就是当前填写进度的日期，“更改时间”就是当前填写进度的时间。

采购订单到货计划跟踪是采购部门管理采购订单的一个有效地方法，采购订单到货计划跟踪有如下几大优点：①通过采购部门定期填写采购订单进度，实现了采购员自己管理采购订单跟催的作用，将采购订单进度记录到系统中方便查询。

②使后续相关人员对采购订单进度的查询起到了基础性作用。

③为产品形象进度的统计奠定了基础数据的作用。

2.3 采购订单到货进度跟踪查询采购订单到货进度跟踪查询的事务代码是：ZMM_DHJHGZBCX。

在SAP系统操作界面输入上面事务代码如图3所示。

采购订单到货进度跟踪查询是基于采购订单到货计划跟踪的查询报表，对于在采购订单到货计划跟踪报表中填写了进度的采购订单，可以在采购订单到货进度跟踪查询程序中查找到相关信息。

采购订单到货进度跟踪查询界面和采购订单到货计划跟踪的界面是一样的，一共有12个可供选择的属性或查询范围，每个属性都支持单项、多项选择，即“从某某到某某”。

查询范围广、搜索条件全的特点可以轻松地查找到需要查找的采购订单进度的信息。

具体见图9所示。

通过点击执行按键或者按键盘F8进入到采购订单到货进度跟踪查询所显示的内容上，采购订单到货进度跟踪查询所显示的内容以ALV网格型式展示，其主界面的信息有：序号、更改日期、更改时间、采购申请编号、采购申请行项目号、采购申请批准标识、物料编码、物料描述、申请数量、备注、需求日期、交货日期、批准日期、采购组、MRP控制者、采购订单编号、采购订单项目编号、订单状态、数量、合同号、订单类型、审批情况、采购订单日期、采购员、供应商、交货时间、进度1、到货数量、合格入库数量。