商超进店操作指南

商超进店操作指南

一、进店前期准备作业：

1、了解商超的商业系统：

通过“商超总公司电脑系统作业流程图”及“商超分店电脑系统作业流程图”，了解商超相关部门之工作范围与职责：

例1：总公司采购部：厂商资料、商品采购资料及促销资料之建档或更正、总公司订单之发出（含初次订货）。

例2：分店订货部：分店续订货订单之更正。

例3：分店商管部：收货之确认、商品之检验、收货差异通知单之签发、及退货。

例4：总公司财务部：厂商发票之收受、付款之审核、进货发票差异通知单（含数量或单价）之签发、货款之支付。

例5：商超给厂商的第一张订单一律由总公司采购部发出，其后续订货之订单可分别由总公司或分店来订货。一般而言，商超总公司之采购主管会尽量将续订之工作交由分店订货部来执行，毕竟续订货并不涉及交易条件（例如：价格，促销，付款条件，包装及运送条件等）之协商。然而在下列情况，商超总公司采购主管会决定将续订货之工作交由他们自己来执行。

（1）商品之供货情况呈现紧张状态。

（2）商品有特别重大之促销活动。

（3）商超总公司采购部协理对厂商有特殊之采购承诺。

厂商如果了解以上的商超商业系统，就会很容易地知道在状况发生时，

应

向哪一个单位联系，并尽速解决问题。

2、了解商超的采购作业系统：

通过“商超采购作业流程图”了解商超的采购管理和流程，商超的采购工

作通常全交由商超总公司采购部的采购主管负责，分店订货部负责部分商品之

续订货工作，这些由分店订货部负责续订货的商品，总公司采购主管决定并输入电脑，由分店的电脑依设定之交易条件及运算公式来度算建议续订货量，主要涉及如下：品名、厂商所需准备交货天数、厂商最低订货金额、续订货日期、商超销售单位、平均日销量、电脑建议续订货数量、订货日期、交货日期等。

第一次交易手续通常比较繁琐，必需经过公司简介，参观工厂或拜访厂商，签订协议，报价，交易条件协商，厂商及商品资历料建档等工作，这些手续快则数天，慢则上月，全赖双方之需求与配合。有些情况，双方甚至必须谈及包装或规格之变更，因此时间可能拉长，此种情况，双方尚需至必须考虑到季节因素，否则，商品进货时，已近季节尾声。

3、厂商应提供给商超的文件或资料：（例）

下列文件或资料在不同之交易阶段均为必备者，请勿遗漏，以免影响厂商之交易机会或权益：

4、商超应提供给厂商的文件或资料：（例）

5、厂商应注意的其它事项：

（1）如何与商超的采购人员联系？

（2）商超的采购人员如何决定是否要采购？（3）厂商交货的程序如何？

（4）厂商请款的文件有哪些?

（5）商超付款时，会不会拖延？

（6）商超的订单是否有很多种？

（7）商超会不会随意退货？

（8）商超对厂商的市场营销有何帮助？

（9）商超是否接受一般之发票？

（10）商超可以提供哪些广告之机会？

（11）其它。

二、厂商进场作业：

厂商及新品进场作业流程（例）

1、订货作业：（例）

（1）订单类型：

采购部订单：所有商品之第一张订单。由采购部相关采购决定之特殊商品。促销商品之第一张订单。

分店订单：由分店相关部门依商品销售与库存状况所续订之订单。厂商均须按所订数量送达，不可分批交货。

（2）订货方式：

一般订单：正常销售情况的订货。以传真方式给厂商。

紧急订单：为应对特殊情况而需厂商当天送到的订单。订货人员会与厂商销售人员联系，确认供货量及到货时间。

（3）订单更改：

门店对于发出的订单具有增单、减单、删单及延单等控管职责，并在决定后通知厂商并确认。

（4）订单时效：

订单上有“交货日期”栏位，一般订单厂商须于交货日期当天准时交货，逾期电脑系统将自动作废该订单，请按订单数量送货（请勿多送或少送）。

（5）厂商应注意事项：

接到订单后，务必检视其厂商编号、厂商名称、交货日期、商品品名、包装规格、订货数量等内容，若有疑问请立即向订货人查询。

交货之商品应注意其质量、鲜度、有效期限、包装规格等要求。

若有外包装改变（条码或包装要求）需提前（要求不同）通知商超采购主管。

（6）条码标签：

条码议定原则：凡商品已具有印刷在包装面上之国际标准条码之清楚之商品名称与规格者，不须再帖任何标签。

店内码：只在获准情况下使用。

附：1、库存管理（控制）目标：（ICO）

库存管理目标的应用和分析计算公式：

——ICO（天数）=安全库存+订单间隔+送货时间。

——ICO（箱数）=ICO（天数）x实际销售/天

——订单=ICO（箱数）—期末库存—在途订单。

举例分析：

假设：订单间隔是3天，送货时间2天。一般安全库存等于送货时间，亦为2天，那么ICO（天数）=2+3+2=7（天）。

这意味着，商超仓库应有7天库存量，少于7天库存量就要订货。

假设每月销量120箱，则每天4箱，那么ICO（箱数）=7天x4=28箱。

实际运作中，ICO（天数）和ICO（箱数）都不是固定不变的。它会随着生

意的发展不断变化。

比如：订单间隔由3天减为1天，那么ICO（天数）=1+2+2=5天。

之后，每月销量增加30箱为120+30=50箱，则每天为150/30天=5箱。

ICO（箱数）=5天x5=25箱

由此可见，若提高服务水平（减少送货时间，增加订单频率），即使生意量

在增长，仍可以使商超库存水平控制在较低水平：

ICO（天数）=5天＜ICO（天数）=7天

ICO（箱数）=25箱＜ICO（箱数）=28箱

因此为准确把握库存水平，定期要根据实际情况调整ICO水平。

2、订货基本技巧：

ICO是订货的基本依据，可保证较高库存利用水平。

实际订货中还要考虑以下因素，适当调整ICO水平。

影响因素： ICO（箱数） ICO（天数）

——季节因素旺季↑不变

淡季↓不变

——促销活动有↑不变

无↓不变

——送货时间长↑不变