广州市执行《归档文件整理规则》实施细则

广州市执行《归档文件整理规则》实施细则

【法规类别】机关工作综合规定

【发布部门】广州市档案局

【发布日期】2002.02.27

【实施日期】2002.02.27

【时效性】现行有效

【效力级别】地方规范性文件

广州市执行《归档文件整理规则》实施细则

（广州市档案局2002年2月27日发布）

1.1 为适应档案管理现代化的需要，加强我市各单位文书档案的规范管理，促进我市文书档案整理改革的顺利进行，根据《归档文件整理规则》（DA／T22--2000）和《广东省文件材料归档方法改革方案》，制定本实施细则。

1.2 归档文件整理实施的前提是要应用计算机和优秀档案管理软件管理档案。市直属单位必须使用广东省档案局《关于增加推广优秀档案管理软件的通知》（粤档发【2001】18号）文件推广的软件。我市首选l996年省档案局发文推广的《DARMS文件档案资料综合管理系统》。

归档文件整理实施细则的实施范围，包括全市各级机关、企业、事业单位和其他社会组织的文书档案的整理工作。

3.1 归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

3.2 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3.3 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则，当年请示作一件。次年有批复的，批复作一件，但要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

5.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。