新入职秘书培训内容

秘书工作规范

秘书的位置较重要，可以称之为领导的左膀右臂，是本部门的内管家。日常工作临时性的事情多，综合性强，职能繁杂，所以秘书们应增强对工作的责任感、紧迫感，提高工作的自觉性和主动性，面对新的问题、新的情况时，要勇于思考与探索，才能不断开拓新局面。在工作中领导、同事或从打交道的这些人身上学习到他们的工作思路、工作方法、工作经验以及工作作风，这对提高自己的组织能力、公关技巧、分析判断能力都有好的帮助，对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇，同时还会获得多个方面的知识和实践经验，可以全面提高自身素质。下面是秘书人员规范操作：

一、接待礼仪

1、接待来宾、顾客、客户时，应微笑招呼、起立接待，不得有任何轻视、

怠慢及任何不文明、不礼貌的语言、表情和行为。

2、工作时间与来宾、客户交谈必须用普通话（来宾、顾客、客户先使用方

言则可用方言）。

3、一般情况下与来宾、客户交谈，需将其礼貌引入接待室，倒茶接待。

4、交接物品，一般双手递送，以“请”字当先，物品尖锐端应面向自己。

送茶水至客人位置前的茶几或桌上后，应略欠身，做“请”的手势。

5、递送或接受名片时，应面带微笑，态度恭敬，接受名片时忌不看一眼即

收起来。

6、与来宾、客户洽谈时，应态度坦诚、注意倾听，与对方平等交谈，忌态

度傲慢。

7、与客人交谈眼睛要平视对方，不可左顾右盼，上下打量。

8、与客人谈话的声音以对方能听清楚为限。语调平稳，速度适中，表达简

洁清晰。客人说话时一般不要插话。谈话内容不能涉及隐私和机密。

9、一般不以“不”字回答顾客，应以积极的态度帮助顾客解决问题。

二、接线礼仪

1、电话铃响三声前应予接听，接听电话须用普通话：“您好，通程商业公司”

（内线：“您好，××部门”）。接听过程中不可使用俚语，更不可出现粗言秽语。

2、接听私人电话不能超过3分钟。

3、对方打错电话，如找错公司，应礼貌回复；如找错部门，应主动提供正

确的应找部门电话号码或内线号码。

4、通话简明扼要，不得在电话中聊天。

5、需要传唤他人时，应握住话筒下部，避免工作情况等传输出去。

6、如对方找的人不在，应礼貌询问是否需要转告，如得到确认，应代为作

好电话记录，并传达给本人。

7、对方未挂电话前，接听者不能先挂电话。

8、确保上司被不必要的电话骚扰。

9、随时预备笔及记录簿，以作好电话留言记录。

10、记录转达留言的要点：

⑴应记录好接听日期及时间、被电访的人、对方姓名、电话号码及公

司名称、留言内容。

⑵复述以上内容，让对方知道已记下正确的内容。

⑶将留言记录放在被电访人的桌上，使其回来后能及时知道。

11、对于投诉电话，应及时将电话转交有处理权限之人；若无法交即转

交，须尽量安抚投诉者，并及时将此信息反馈至主管部门。

三、系统操作

1、汉字录入速度80字/分钟以上为达标。

2、熟练并快速使用Office办公软件进行文字和表格处理。

3、每天进入公司信息平台浏览，并及时向上级传递信息平台上反映企业文

化的相关信息。

4、熟练使用公司BQQ进行内部沟通。

5、能熟练掌握传真机、复印机、打印机的基本操作及使用方法，以及做好

机器的维护保养工作。

6、能掌握最基本、较简单的系统维护工作。

四、工作日志

1、按公司要求秘书人员工作日志本属部门档案，不是私人物品，应统一使用32K

硬抄本进行记录。

2、提前在自己的日志上也清楚标出自己当日应完成的工作。

3、记录的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，可以用不同颜色。

4、记录的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息。

5、记录的信息要准确，当日出现情况变化，应立即更新日志，并做好变更的善后工作。

6、在自己的日志上要清楚标出有关活动所做的准备，前逐项予以落实。

7、各项工作完成情况需及时在工作日志上作好标记。

五、文印工作

（一）电子文档：

1、秘书人员电脑的电子文档应分门别类做好文件夹，并将文档纳入相应的文件夹内，如店办发文、人事管理、已完成工作、待办事项等，需要查找文件时能快速、准确的查找到；

2、秘书人员、部门负责人的文件必须做到日清日理。

3、为避免因系统故障而造成文件丢失，所有的文件应存放在C盘以外的盘符，并且应每月将电子文档在信息平台FTP：//192.168.3.15中进行备份，在信息平台中备份文件应注意不要将图片等占内存的文件存入信息平台，否则将影响公司服务器的运行速度。

4、公司秘密关系到公司利益，为保护公司利益，离开办公桌前应将电子文档窗口最小化或关闭。

（二）纸文档：

1、办公桌资料应摆放整齐，电脑、打印机、复印机应做到无灰尘。

2、秘书人员、部门负责人的文件必须做到日清日理。

3、各部门发文应建立《文件编号本》，编号本统一采用32K硬抄本，格式如下：

4、对于函件应存原件（如函件纸张是热敏纸应复印并用复印伯存档），并有接收

单位的签收。

5、传达各部门来文可采用群发电子文档或打印纸文档进行传阅：群发电子文档

应同时发信息或电话确认文件是否收到，并在工作日志本上进行文件收到情况记录；纸文档进行传阅时应有传阅人签名和阅读日期记录，传阅后的纸文档应整理存档备查。

6、公司制度文件的电子文档和纸文档应独立建档。

（三）文印工作

1、文件、表格、公函在开印前必须仔细与原稿校对，避免打印错误。

2、秘书人员拟制文件后应认真校对后方可送负责人审批。

3、内部文印必须正反两面印刷，有效的利用纸张，尽量节约成本。

4、公司秘密文件的印制需经负责人或主管部门同意。

5、常用的规范表格或印量50份以上的文件应油印，不允许复印。

6、打印、复印、油印的文件、表格、公函等须按照公司规范格式印制并要求字

迹清晰，整体版面美观。

（四）日常文印工作及标准

1、复印机、传真机、油印机、打印机、电脑的基本保养工作：

⑴机器表面清洁无灰尘、及时更换打印机色带；

⑵定期检查机器的性能，如机器不能正常运转，应在最短的时间内通知维修人员。

2、收发传真：

⑴及时将传真件送至收件人，或通知收件人（收件人不详的传真稿，予以妥善保管一日），并做好登记工作；

⑵按经办人要求准确无误的发送传真；

六、文件（信息）收、发工作

（一）收文

1、公司内部通过BQQ、传真、直接电话联系、信息平台等形式进行部门之