《秘书实务与案例分析》课件 更多资讯中心 外语教学与研究出版社

志。
（三）用新标准要求自己
二、尽快成为标准的
早晨上班时对上司和同事说声“早上好”，下班 时说声“再见”。他们能感受到你的教养和工作热情， 感受到你对上级和同事的尊重和友好。 （三）朝气蓬勃
刚上班时，一定要带着微笑和热情。 （四）精神自立
所谓精神自立，就是当面对工作与生活中的问题时， 会理智地作出判断，想出解决问题的办法，并且自己 着手去解决问题。
二、工作体面又稳定
办公环境更舒适和优雅；与贵宾们接触的机 会多；工作规范，收入也相对稳定。
三、职业发展空间大
秘书职业的吸引力还在于秘书业务范围涉及面广， 工作富于变化。根据具体情况处理业务，能充分发挥自 己的主观能动性 。
第四节 助理、秘书与文员的区别
❖ 助理＝ a ＋ b ❖ 秘书＝ b ＋ c ❖ 文员＝ c ＋ d
秘书至少应对国内外政治、经济动向具有 敏锐的洞察力，具备与外国人打交道时必要的 知识和语言能力。
第二章 秘书工作基本要求
第一节 作好成为白领的精神准备
一、迎接新的生活方式 （一）树立责任感
自觉地意识到自己已经成为所在公司的一员。 （二）增强时间观念
无论是早上起床，还是在上班期间，都要 抓紧时间。可以说，树立起“时间就是效益” 的观念，是一个人由学生转变为白领的重要标
❖ 良好的硬环境，就是指领导人的办公室要整洁、 舒适，这就需要秘书为他们整理办公室、接转 电话、招待客人甚至处理一些私人事务。
❖ 所谓良好的软环境，就是指领导人在决策过程 中，要有充分、及时而又准确的决策信息，这 就需要秘书为他们收集和整理各种信息。
第二节 秘书工作的起源
一、我国古代秘书的起源
从秘书的职责是辅助领导的工作这个意义上来 说，早在原始部落时代，秘书就已经诞生了。可以 说，秘书是我们人类历史上最古老的职业之一。
（Management Information System） 决策支持系统 DSS （Decision Support System）
三、秘书工作的国际化
（一）全球化的时代 海外投资迅速增长，如今中国的工业产品
遍布全球，已成为“世界工厂”。 （二）提高外语水平
企业收接外文的传真、电子邮件、电话和 接待外国客商来访需要秘书在平时就要注意学 习外语，特别是学习英语。 （三）加强国际文化素养
❖ 由于性别特点，男女秘书在工作中各自具备优势： 男性秘书在知识结构、组织能力等方面占有一定 优势，并且还有方便陪同上司出差和应酬等优势； 女性秘书有工作细心、善于沟通等优势，这常常 让上司的工作受益匪浅。
第三节 秘书的职位优势
一、“打杂”含金量高
在现代职场上，白领要想在职业上实现加速发展， 有两种资源必不可少：一是信息，二是人脉。
二、现代意义秘书的诞生
❖ 作为一种正式的社会职业，现代意义上的秘书是在 打字机发明（1808 年由意大利人佩莱里尼·图里发 明）之后才正式形成的。
❖ 长期以来，速记和打字是秘书的两大基本技能。
❖ 欧美国家的女性秘书真正引起社会关注是在第一次 世界大战期间。
三、秘书的性别
❖ 在发达国家，女秘书的比例一般在 90％以上， 我国女秘书的比例也越来越高，这一点在快速成 长的民营企业中尤为明显。
第二节 作好从事秘书工作的准备
一、树立秘书工作的使命感
职业秘书的使命就是竭尽全力辅助上司的工作，不管 是遭到上司的责骂还是受到了同事的刁难，都要尽心尽力地 完成自己的本职工作。
二、学会使用职场语言
（一）改变学生腔 （二）避免使用流行语
三、注意工作时间
（一）及时请假 （二）不逃避加班
四、管理情绪
（一）心情舒畅 ❖ 在工作过程中放松神经，做到心平如镜、从容不迫。 （二）释放压力 ❖ 释放工作压力的最好方法是集中精力去做一些自己喜欢的事
三、经验丰富
一个有经验的秘书，在工作中会有以下特征： 先决定工作的优先顺序，再着手开始工作； 做好必要的准备工作后再开始工作；恰到好 处地整理好办公环境，以减少疲劳；文件存 放从不将就，按规定存放，一步到位，这样 查找文件时非常方便；在不是特别强调优先 顺序的情况下，工作从难到易；对于那些特 别花费时间的工作，在处理过程中向上司反 映，听取上司的指示。
四、身心健康
只有保持身心健康，才能在工作中具有 相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工 作，这是秘书最基本的条件。
第六节 秘书工作的发展趋势
一、秘书工作的综合化
由于企业经营活动日趋复杂和多样，上司对秘 书工作有了许多新要求，秘书工作开始呈现综合化 的趋势。
二、秘书工作的信息化
信息化进程的加快要求使用这些硬件的秘书本 身的“软件”也升级配套，即秘书一方面要有更好 的组织协调能力，另一方面要有更好的表达能力， 包括口头的和书面的。 知识补充：经营管理信息系统 MIS
秘书实务与案例分析
谭一平 编著 外语教学与研究出版社
第一章 秘书工作概述
第一节 秘书的定义及作用
一、秘书的定义
秘书是上司的助手？ 秘书是上司时间的管理者 ？ 秘书是上司的传声筒 ？ 秘书到底是什么？
秘书应该是为领导人创造最佳决策环境的 人。
二、秘书的作用
❖ 领导人所需的决策环境可分为硬环境和软环境， 或者可称之为有形环境和无形环境。
秘书工作“钻石图” 日本著名学者田中笃子 《秘书的理论与实践》
第五节 领导人选择秘书的标准
一、容貌端庄
主要是要求衣着打扮和言谈举止都非常得体， 有较好的气质。在第一印象中，除了容貌之外，还 包括说话的重音、音调和口齿是否清楚。
二、为人稳重
秘书经常会直接或间接地接触一些公司重大决 策的信息，甚至有可能参与对这些信息的处理，因 此，让上司感到放心是十分重要的。
情，从而解除疲劳，将烦心的事情完全遗忘。每个秘书都应 该有自己的业余爱好，比如运动、音乐等。 （三）调控情绪
说明：a 部分工作是指参与 企业经营决策、协调各方面 的关系和秘书部门管理等工 作；b 部分工作包括上司办 公室的管理、文件起草、信 息收集、日程安排、上司出 差准备等工作；c 部分工作 包括接打电话、接待客人、 收发邮件等工作；d 部分工 作主要是负责办公用品管理、 安检、卫生等行政后勤工作。
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