文件管理的职责及其重要性

文件管理的职责及其重要性

摘要：本文主要论述了文件管理的种类、鉴定、制度，维护文件管理的真实性、完整性。先进的管理理念、管理技术的支持是关键，严格的管理和完善的制度是保障，二者必须协调发展，缺一不可。

关键词：文件、种类、鉴定、制度

文件管理是一个公司管理的重要联系枢纽。不论公司规模大小，都需要有一套完善的文件管理体系，才能更好地为公司业务的发展服务。公司的规章制度、业务往来都离开文件管理。文件管理分许多种类，本文结合作者多年从事文件管理的经验，主要探讨一下文件管理的职责及其重要性。

种类

1．按性质类别分为：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。一般，公司会分派相关人员对这些文件进行分类管理。

2..按文件内容分为:中文类和英文类。随着公司的业务范围不段扩大，已经不单单仅限于国内市场，公司开始迈步走上国际市场的竞争与发展，与国外公司的业务往来与日俱增。英文，作为国际交流的基本语言，发挥着重要作用，英文文件的往来也越来越多。

3. 按存档类别分为：纸版文件和电子文件。做为传统的文件管理方法来说，纸版文件的存档与管理是极其重要的，纸版一般以存留原版文件为原则，通常是指盖有公司印章的具有效力的文件。纸版文件存档的优点是留有原版纸版文件，一旦有合同冲突时，更具有说服力。缺点是容量较大，保存麻烦，查阅复杂，需要一页页过目。随着计算机信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文件大量涌出，并有取代纸版文件的发展趋势。为了保护好这些电子文件，维护其完整性、真实性和长期可读性，使社会记忆得以传承，国内外众多的档案学者对如何管理好电子文件进行了全方位的研究，取得了可惜的研究成果。电子文件的出现，给传统的档案管理理念带来了冲击和挑战，这种冲击和挑战促使档案管理理念的革新以及思维方式的转变。与传统档案相比，电子文件具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息与载体的易分离性、信息的易更改性等特点，要确保其真实性、完整性和长期可读性，传统文档的管理技术与手段都已无法满足其需求。这不仅需要对传统的档案管理理念进行变革，而且要在管理手段和技术进行全方位的提升，实现电子文件的管理现代化、科学化。

鉴定

随着办公自动化的普及，电子文件日益增多，为了能长期保存、利用有价值的电子文件，文件管理者和档案工作人员不得不正视由于电子文件本身的特殊性及管理手段的变迁给鉴定工作带来的巨大挑战。电子文件不同于纸版文件的属性、特征，决定了电子文件鉴定有别与纸版文件鉴定。

纸版文件鉴定：纸版文件鉴定时间一般都是在文件形成之后。由于电子文件中的“微观数据”有时候并不是独立存在的，在动态数据库中，最新的数据不断地覆盖刚刚过时的数据，分散的数据不断地汇入结论性的数据中。因此，为了保证电子文件的原始性，鉴定工作被提前到文件管理系统的设计阶段，鉴定在时间上的变化要求档案工作者介入文件的管理。

电子文件鉴定：电子文件的鉴定包括文件内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸版文件的鉴定基本相似，就是采用“直接鉴定法”，对电子文件的信息内容进行鉴定，确定电子文件的保管期限。技术鉴定是指从技术角度对电子文件的状况进行全面检查，技术鉴定主要包括电子文件完整性、真实性、可续性、可读性、记录方式、载体情况。电子文件的技术鉴定是一个新内容，包括硬件鉴定和软件鉴定两个方面。硬件方面鉴定主要是对电子文件的载体和网络连接等状态进行检测。软件方面的鉴定包括可读性鉴定、完整性鉴定、真实有效性鉴定、无病毒性鉴定、介质状况检测等。从某种程度上来说，电子文件的技术鉴定要比内容鉴定更为重要。一方面，技术鉴定确保了电子文件的可用性、可读性。另一方面，电子文件的原始性认证也是通过技术鉴定来实现的。技术鉴定为电子文件的原始性提供的必要的凭证，保障时要自觉主动地想到为年中归档做准备。档案意识不仅仅表现在对档案工作的了解和重视上，还要懂得档案管理学等有关知识，熟悉掌握档案工作业务环节基本技能。只有文件管理人员有较高的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为立卷归档工作打下坚实的基础。在文件处理时，要时刻想到档案工作，实现文书档案工作一体化。这就要求文件管理人员把好文件材料的质量关，诸如纸张大小、文体、格式要规范、标准，要求文件处理及时、准确，收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。搞好平时归卷工作，为年中立卷归档做好准备。

三．制度

目前，影响电子文件真实性、完整性的另一个重要因素就是电子文件的法律地位还没有确立。这种状态下电子文件难以和纸版文件一样发挥参考和凭证作用，人们认识不到电子文件的价值。大多数单位依赖于纸版档案，把电子文件作为日常工作的一种辅助工具或纸版文件的副本，不重视电子文件的管理。我们要深化对电子文件真实性和完整性的认识。一方面要借助先进技术和吸取国外有益的经验，另一方面必须加强电子文件的法律法规建设，明确电子档案的法律地位，使电子档案与纸版档案享受同等的法律地位。在电子文件管理中贯彻执行各项法律制度，对玩忽职守造成电子文件信息失真的单位和个人给以严厉的惩罚，并追究相关的法律责任，从立法的角度维护电子文件的真实性、完整性。

总之，文件管理工作是一项集于细心、责任、意识、理念、法规一体的管理工作，说其简单，却不乏要求较高的仔细态度和责任意识。但只要文件管理人员增强档案意识、掌握丰富的档案、文书知识，就一定能处理好文书与档案关系，做出成绩。

参考文献：

李淑华，《电子文件管理的要素》

孙文静，《电子文件与纸质文件的鉴定》