人事部如何做好员工的沟通工作

人事部如何做好员工的沟通工作

一、沟通的时机选择

1、员工工作职责、内容发生变化。这种情况下，需要向员工解释变化的原因，具体哪些内容发生了变化，征求员工对这种变化的看法，并对工作职责进行重新确认。

2、员工工作中出现重大问题或某个具体工作目标未完成，受到实体责任人的批评，这种情况下，我们肯定要与员工沟通，但要注意沟通时的语气，要本着帮助其发现原因或认识到错误本质的目标，不要一味的指责和批评，要注意了解出现问题的原因到底是什么，同时要向员工表明沟通的目标是解决问题和帮助其在工作上有所提高，而不是为在次追究责任，希望其能坦陈分析原因。

3、员工表现出现明显变化，如表现异常优异或非常差。对表现优异的，要对表现突出的方面及时提出表扬，并可适当了解和分析其出现变化的原因，以加强和延续其良好势头。对表现非常差的，要向其指明表现不佳的现象，询问其遇到什么问题，帮助其找出原因和制订改进措施，并在日常工作中不断给予指导和帮助。

4、员工工资、福利或其他利益发生重大变化。要说明变化的原因，不管是增加还是减少，都要解释公司这么做的依据。尤其是减少时，更要阐述清楚公司对调整的慎重态度，并表明什么时间会再次做出调整，调整的依据是什么。

5、员工提出合理化建议或看法。（建义公司设立合理化建议奖，这体现了公司对员工提出合理化建议的重视和希望），估计今后合理化建议会逐渐增加，这要求实体各级领导要按公司要求，对员工提出合理化建议要重视和鼓励，而实体的沟通与人事部的沟通就是体现鼓励和重视的重要手段。如建议被采纳，应及时告诉员工并进行奖励，并明确指出建议对公司发展的帮助，对员工提出这么好的建议表示感谢。如未采纳，也应告知未采纳的原因，表明公司和实体领导们本人对其建议的重视，肯定其对公司工作的关心和支持，希望其继续提出合理化建议。

6、员工之间出现矛盾或冲突时。要了解和分析出现矛盾的原因，进行调解，主要从双方的出发点、对方的优点、对工作的影响、矛盾的无足轻重等与双方分别进行沟通。涉及其他部门0>人员时，可以请其他部门负责人帮助一起做工作。

7、员工对自己有误会时。首先要检点自己，看自身工作有无不妥或错误，如有则列出改进方案或措施，并向员工道歉并说明自己改进的决心和措施，希望其能谅解。如因员工理解有误，需主动向员工解释理解有误的地方，帮助其重新认识，切忌指责员工或采取不理不睬的态度。

9、新员工到岗、员工离开公司时。新员工到岗，直接主管和人事部人员要与其确定工作职责和工作内容，明确工作要求和个人对他的殷切希望。通过沟通，对个人情况进行了解，帮助其制订学习和培训计划，使其尽快融入团队。员工辞职时，人事部必须进行充分沟通，对其为公司所做贡献表示感谢，了解辞职的原因和对公司的看法，便于今后更好的改进工作。对辞退的员工也要充分肯定其对公司的贡献，解释辞退的理由，并表明自己本人的态度，提供个人的建议，询问其对公司的看法。

10、员工生病或家庭发生重大变故时。作为人事部人员，应关心员工的生活，了解和体谅其生活中的困难，并提供力所能及的帮助，培养相互之间的感情，而不是单纯的工作上的关系。

二、沟通的原则

1、要认识到员工的很多优点并进行表扬，哪怕是一个很细小的举动，也要加以表扬，要记住表扬永远比批评的激励效果更好。

2、沟通应是双向的。沟通不是一个人讲一个人听，你既要讲，更要听对方讲，这样沟通才能取得实际的效果。

3、要注意积极倾听对方。光听是不够的，你还要积极的去倾听，去听清、听懂进而理解对方的意思，才能为良好的沟通打下基础。

4、维护对方的尊严。沟通过程中，双方的地位是平等的，人事专员要充分尊重员工，无论是讲话的语气、语调、行为等都要体现出对员工的尊重，才能获得良好的沟通效果。

5、沟通方式是灵活多变的。沟通的形式是不固定的，没有哪一种形式是最好的，只有相对比较适合的，这就需要人事专员根据不同员工的特点、沟通内容的不同而不断调整。

6、要真正的理解对方。每个人因自身定位、经历、环境的不同，对事情的看法不可能完全一致，我们不要光从自身出发去考虑问题，要多从员工的角度出发考虑问题，多理解对方，得出的结论就可能更符合实际。在沟通过程中，要对员工讲话的出发点、动机等研究，要进行换位思考，才能充分的理解，沟通才会进行的更加顺利。

7、有隔阂时要主动改善关系。在管理者与被管理者之间存在一些隔阂或误会是很正常的，这就更需要通过沟通来消除。作为人事专员，更应该从大局出发，表现出高姿态，主动找员工沟通以寻求改善关系。

三、沟通的两个重点：听、说

很多时候，一提起沟通，我们第一反应就是说什么，如何说服对方，其实沟通的基础是听，只有听清、听懂对方的话，才能理解对方的意思，只有充分的理解对方，才能获得对方的理解。事实上说话时，我们还注意运用一些技巧，如当众表扬背后批评、注意说话的语气和时机等，但在听别人讲话时，我们几乎一点也不注意讲究技巧。通常情况下良好的倾听需注意以下4个原则：

1、尊重别人的讲话。你尊重别人的同时，你并不会失去什么，反而会赢得尊重。你不尊重别人，当然也不能赢得别人的尊重。尊重别人的讲话需注意以下3个方面：保持目光的接触；不随意打断对方的谈话；集中注意力听，不做不相关的事情。

2、换位思考。不光是沟通过程中，在考虑到任何涉及到人的问题时，都要注意换位思考，这也是我们反复强调的一点。因为倾听不只是听谈话的表面内容，还需要从更深层次上领会其内涵，从谈话者的角度去看待问题，考虑他所要表达的观点是什么？说话者需要的是什么？他想要解决什么问题或达到什么目标？你必须换位思考，从对方的角度去考虑问题，才能真正理解别人说话的真正含义。

3、激励。在倾听过程中，要运用积极的身体语言做出反馈，激发别人讲话的兴趣，尽量使其将真实的观点表达出来。丰富的面部表情、热情的态度、积极的响应都能表达对谈话者深层的欣赏和赞同，激发其讲话的兴趣，而不是机械式的点头。

4、对别人的讲话不要急于下结论，尤其是否定性的结论。即使有不同意见，也要委婉的提出请对方思考。