行政和财务管理制度

**有限公司的行政和财务管理制度

为了加强公司的管理，规范公司的行政和财务管理制度，维护公司的良好形象，特制订本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

行政管理制度

（一）公司文件管理

1.文件收发管理

（1）文件签收统一由行政前台部门负责管理，并及时交相关部门处理。

（2）各部门需要发送的文件由各部门自行负责起草，交至行政前台。

2.文档资料的管理

（1）各部门的文档资料自行归档，并在公司内部做备案

（2）财务部门的文档资料由财务部自行保管。

（3）调阅有关文档资料，例如公司各类执照需经行政部门负责人的同意，并做好相应登记签字。

（4）调阅人应保证不损坏所调阅的文档资料，不转借第三人，并且能保证按所规定时间归还所借的文档资料。

（二）办公用品管理

1.申请与采购

（1）办公用品的购买，由各部门根据需要于每月底（ 30 ）日前将办公用品申购计划提交行政前台。

（2）行政部门的负责人对各部门上报的申购计划进行审核，然后指定专人统一购置，各部门不得私自购置办公用品。如购置金额超过1000以上，需要销售总监审核批准

（3）负责采购的人员在确保质量的前提下节约办公经费，并取得合法有效的发票。

2.领用与保管

（1）采购的办公用品经验收合格后，由行政前台办好登记，并制定入库、出库领用手续

（2）耐用年数在一年以上或单价2000元以上的物品，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产，行政综合部门应填具《固定资产登记卡》，填注购置金额、耐用年限、分类编号，使用部门（或人员）等存档备查。

（3）各部门应对使用及保管的财产物资妥善保管，避免丢失，对重要物品设专管员，定期保养维护。如有损坏须及时报行政部门进行修理，对人为造成损失的，当事人须照价赔偿。

（4）员工离职时，必须将领用的办公用品退还给行政部门。

（三）办公设备管理

1.网络服务器、打印机、复印机、传真机等设备由专门人员维护管理，其余电脑由使用人员负责维护管理，并保持机器的清洁和完好。下午下班时要关掉复印机、打印机、电脑的电源。

2.员工因工作需要复印文件或资料的，复印纸张应控制、节约使用，能重复使用的纸张坚决不能浪费。

（四）员工建议及意见管理

1.员工对公司经营管理方面有好的建议和意见，可采用书面或电子邮件方式提出；此外，员工认为自身合法权益受到侵犯，或对公司经营管理措施持有不同意见，或发现违反公司管理规定的行为，皆可以进行举报。公司将为举报人保密。

（五）安全保卫管理

1.行政部门应经常对公司员工进行安全教育，提高安全观念，组织有关人员开展定期或不定期的安全检查，发现漏洞和不安全因素，要督促有关部门及时解决。

2.各部门负责人对安全保卫工作负直接的领导责任。在工作中应做到：

（1）人人有责任维护办公场所安全，做到下班人走关灯、切断电源、关闭门窗、锁大门。

（2）对本部门的文件资料，严格管理、严防丢失。

（3）不得将易燃、易爆及有毒物品带入办公场所，不得在办公室吸烟，不得焚烧废纸。（4）发现漏洞和事故隐患，立即解决或报告。（5）对于财务人员，特别注意以下的安全：

A现金保管人员必须认真执行国家规定，到银行存、取大额现金5～10万元必须有1人随行；10万元及以上必须有2人随行；随行人员在随行过程中不得以任何理由中途离开。

B现金支票和财务印章由专人保管，每天留存的备用金和主要单据，

下班前要锁入保险柜。

（六）卫生管理

1.卫生清洁工作的标准是整洁、美观，办公用品及设备摆设整齐。（1）桌面、座椅、卧柜、墙壁、窗户、大门等应干净、无灰尘、无水渍、无污渍；

（2）地面无果皮纸屑、水渍、污垢、烟头或其它丢弃物；

（3）天花板、死角等无积尘、蛛网；

（4）厕所无异味；

（5）个人仪表整洁、干净。

2.卫生工作安排

（1）办公室卫生

责任人：行政部

卫生工作安排：阿姨每周一，三，五早上到公司做清洁卫生工作（2）办公室接待区/会议室卫生

责任人：行政部

卫生工作安排：阿姨每周一，三，五早上到公司做清洁卫生工作（3）总经理办公室卫生

责任人：行政部

卫生工作安排：阿姨每周一，三，五早上到公司做清洁卫生工作（七）财务管理制度

财务部工作职责

1.参与起草、拟订本公司的财务管理制度，做好财务预测，编制财务

计划，参与财务决策，实行财务监督，严守财经纪律。

2.根据本公司的财务成本核算的要求，负责对本公司的全部经营过程进行正确、及时、全面的核算，按照会计制度的规定设置总账和分类明细账，登记好银行、现金日记账，各类明细账及总账。

3.协助销售总监做好资金的筹集、调拨和运用工作，做到积极筹集、统筹安排，合理运用，及时还贷，使有限的资金发挥最佳的作用，以减少资金占用利息，降低资金运作成本，提高经济效益。

4.严格按照现金管理的要求负责货币资金的完整与安全，根据公司的规定做好工资、奖金的发放和费用报销等与现金有关的工作。

5.负责与银行联系，做好与本公司经营有关的进口付汇、出口收汇、国内贸易结算、借、贷款等各种货币资金收支环节的转账工作。

6.及时做好委托其他外贸公司代理出口业务的审核、对账、收款及清算工作，保证每一笔收益及时、足额到账。

7.按照外汇管理的有关规定，协助贸管部做好进、出口外汇的核销工作，力争杜绝非人为因素的逾期核销。

8.负责根据业务部门和仓库提供的出库单上所列商品的名称、数量及收货单位等内销资料，开具增值税专用发票，普通发票和其他收入的发票。

9.负责编制本公司的全部财务报告，年度写好财务分析，提出合理建议，并及时上报董事长、总经理和各有关部门。

10.负责本公司的纳税申报、规费上交、退税申报等工作，及时足额地上交国家税收。