档案管理系统使用方法【模板】
档案综合信息管理系统PDE5.0操作说明书
1、Path（路径）:目录所在的实际路径；Access（属性）：存取属性；Group（组）：所属组。
2、Files/Read（读）:对文件进行“读”操作（复制、下载；不含查看）的权力。
3、Files/Write（写）：对文件进行“写”操作（上传）的权力。
4、Files/Append（附加）：对文件进行“写”操作和“附加”操作的权力。
10、Inherit（用；否则就只对当前目录起作用。
注意：单机目录版用户档案管理系统无“档案保管”、“档案统计”和“档案鉴定”以及“原文上传”功能。故说明书中第九章、第十一章、第十二章以及讲及“原文挂接”或“批量挂接”处仅适合原文版用户。
二、增加档案库模版
单击工具栏的“系统-模版管理”出现模版管理的窗体，系统提供的模版类型都在下面列出，如果系统没有提供我们需要的档案类型，我们可以通过上面的“增加”出现新建模版窗口，输入新建的模版名称，比如“科技档案”，选择模版属性，写入中文描述和英文描述，然后单击上面的“增加”，出现新建字段的窗口，在此窗口中我们输入相应的字段的名称和长度，添加完字段后，我们单击“创建”按钮即可创建档案库模版。
三、修改档案库模版
如果我们要修改档案库模版，我们就在下面选中要修改的档案库，比如说“科技档案”，我们选中后，然后单击上面的“修改”按钮，出现修改模版窗口，要修改哪个字段，就选中双击即可，然后修改保存，同时在这里我们还可以增加删除字段。
四、删除档案库模版
首先，选中要删除的档案库模版，在上面点击“删除”即可，切忌此项操作要慎重！
“文书档案”类，管理文书档案的案卷目录和文件目录，一般按年度来创建档案库。
“会计档案”管理会计账簿，会计报表和会计凭证档案库
紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 0.文档目的 0.文档范围 0.读者对象 0.术语与缩写解释 02. 系统角色 (1)3. 系统功能概述 (3).系统功能划分 (3).模块汇总表 (5)4. 业务定制流程 (11)5. 信息服务 (14).信息服务主界面 (14).普通检索 (15).全文检索 (24)6. 个人信息 (27).个人预约 (27).个人借阅 (30).个人赋权申请 (31).推送查阅 (32)7. 个人待办事项 (35).功能说明 (35).界面说明 (36).约束说明 (37).操作说明 (39)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。
1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块；颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2.模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。
具体定制层次如下表所示：上表中的设置是从上向下进行设置的顺序关系，但在每项设置内也同样存在设置的顺序关系。
档案管理指南模板(供参考)
档案管理指南模板(供参考)一、引言本指南旨在为组织提供一份档案管理的模板，以帮助他们建立和维护一个高效且安全的档案管理系统。
档案管理是组织内的重要工作，它涉及着对文件和信息的整理、保存、检索和销毁等方面。
二、档案管理目标- 建立一个统一且一致的档案管理流程，确保文件能够按照规定的标准进行分类、整理和保存。
- 提高档案检索的效率，使员工能够快速找到所需的文件和信息。
- 确保档案的安全性和保密性，防止未经授权的访问和泄露。
- 定期进行档案清理和销毁，以减少不必要的文件存储空间。
三、档案管理流程3.1 文件归档- 将文件按照一定的分类标准进行归档，如日期、部门、文件类型等。
- 为每个文件分配唯一的档案编号，以便于标识和检索。
- 在档案标识上注明文件的重要信息，如文件标题、作者、日期等。
3.2 文件整理与保存- 将归档的文件按照一定的顺序进行整理和排列，确保文件的有序性和可读性。
- 将文件存储在安全、防火和防潮的环境中，以防止文件损坏或丢失。
- 制定档案保存期限，并根据规定进行档案的存储和归档。
3.3 文件检索- 设定档案检索的标准和流程，使员工能够便捷地找到所需的文件和信息。
- 建立档案索引，方便员工根据关键词、文件编号等进行文件的检索。
- 设置权限制度，以确保只有授权人员能够访问档案和文件信息。
3.4 档案销毁- 定期对档案进行清理和审核，剔除过期、无用或冗余的文件。
- 制定档案销毁的规定和程序，确保文件的安全销毁和保密处理。
- 记录档案销毁的证据和过程，以备审计和监督。
四、档案管理的注意事项- 员工应接受档案管理相关的培训和教育，了解档案管理的重要性和流程。
- 档案管理人员应熟悉和掌握档案管理系统，及时更新和完善档案信息。
- 档案管理应严格遵守法律法规和组织内部的规定，不得随意篡改、删除或销毁档案。
- 特殊类型的档案，如涉及个人隐私或商业机密的文件，需要额外的保护和权限控制。
五、总结本档案管理指南模板旨在帮助组织建立一个高效和安全的档案管理系统。
公司员工档案管理方法与制度模版（3篇）
公司员工档案管理方法与制度模版一、员工档案管理方法1. 建立统一的档案管理系统建立一个统一的员工档案管理系统，包括员工信息录入、档案查询、档案储存和档案归档等功能。
可以借助电子化的手段来建立档案管理系统，方便员工信息的录入和查询，同时也可以确保档案的安全性和可靠性。
2. 建立档案管理制度制定一套完善的档案管理制度，明确员工档案管理的流程和要求。
包括员工信息录入的标准、档案归档的时间和方式、档案的保密措施等。
制度要简明扼要，易于实施和操作。
3. 完善员工档案资料建立员工档案的完整资料，包括基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、评价考核等内容。
同时还应有员工签订的各类合同、协议和保密承诺书等重要文件的复印件。
4. 定期更新员工档案定期跟进员工的变动情况，及时更新员工档案中的信息。
包括员工晋升、调岗、转正、离职等变动情况的记录，以及相应的档案调整和归档。
5. 档案保密措施建立档案保密制度，涉及员工个人隐私的信息要得到保护。
制定相关的保密措施和权限分级，确保档案信息的安全性。
6. 存档备份与存储建立档案备份与存储制度，确保档案的备份工作定期进行。
可以选择将档案备份存储在云端服务器上，同时也要建立实体档案存储库，确保档案的安全保存。
7. 定期审查档案质量定期开展档案质量审查工作，检查档案的准确性和完整性。
发现问题要及时进行修复和调整，确保员工档案的质量。
二、员工档案管理制度模板公司员工档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范公司员工档案管理工作，建立员工档案的完整和准确性，保护员工的合法权益，提高工作效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。
第二条适用范围本规定适用于公司全体员工档案的管理工作。
第三条定义1. 员工档案：指公司对员工个人信息、工作经历、培训记录、考核评价等进行记录的档案。
2. 员工档案管理人：指负责公司全体员工档案管理的专职人员或相关部门。
第二章档案管理的流程第四条档案录入1. 员工入职时，应按照公司要求，提交个人信息及相关材料，由人力资源部门进行档案录入。
档案管理系统标签模板横标签+竖标签
档案管理系统标签模板横标签+竖标签
概述
本文档介绍了档案管理系统标签模板的设计和使用方式，其中
包括横标签和竖标签两种类型。
这些标签的目的是为了方便标识和
分类档案文件，提高档案管理的效率和准确性。
横标签
横标签主要用于标识档案文件的基本属性，包括文件名称、文
件类型、创建日期等信息。
以下是一些常见的横标签字段及其示例：
- 文件名称：[文件名称]
- 文件类型：[文件类型]
- 创建日期：[创建日期]
- 归档日期：[归档日期]
- 负责人：[负责人]
可以根据实际需要自定义横标签的字段，以满足不同档案管理
系统的需求。
竖标签
竖标签用于表示档案文件的分类标识，通常采用颜色、图标或
文字来区分不同的档案类别或重要性级别。
以下是一些常见的竖标
签示例：
可以根据档案管理系统的要求或特定的档案分类体系设计并使
用不同的竖标签。
使用方法
使用档案管理系统标签模板时，可以按照以下步骤进行：
1. 根据具体需要，选择适当的横标签字段和竖标签样式。
2. 在档案文件上附加横标签，填写相应的信息。
3. 根据档案文件的分类，为其附加相应的竖标签。
通过合理地运用横标签和竖标签，可以实现档案管理系统的标识、归类和检索功能，提高档案管理的效率和可靠性。
以上是关于档案管理系统标签模板横标签+竖标签的简要介绍。
具体的标签设计和使用方式应根据实际情况进行调整和定制。
紫光档案管理系统使用手册.
紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 (1)1.1.文档目的 (1)1.2.文档范围 (1)1.3.读者对象 (1)1.4.术语与缩写解释 (1)2. 系统角色 (1)3. 系统功能概述 (3)3.1.系统功能划分 (3)3.2.模块汇总表 (4)4. 业务定制流程 (6)5. 信息服务 (8)5.1.信息服务主界面 (8)5.2.普通检索 (8)5.3.全文检索 (16)6. 个人信息 (18)6.1.个人预约 (18)6.2.个人借阅 (21)6.3.个人赋权申请 (22)6.4.推送查阅 (23)7. 个人待办事项 (25)7.1.功能说明 (25)7.2.界面说明 (25)7.3.约束说明 (26)7.4.操作说明 (27)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。
1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块； 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2. 模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。
档案管理操作指导手册
目录档案管理2 17.1档案管理初始化317.1.1档案馆信息维护317.1.2定义ABS码417.1.3列表框参数定义717.1.4报表设置817.2档案库及文件整理917.2.1新增档案库917.2.2档案库管理1117.2.3文件分类1417.2.4文件信息管理1617.2.5文件的查询2017.3辅助立卷和档案管理2217.3.1辅助立卷232317.3.2档案管理2517.4资料移交3317.5案卷借阅3817.5.1创建案卷借阅3817.5.2案卷借阅详情39档案管理PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。
为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。
同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。
在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。
档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。
前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。
在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。
首先跳出的是档案库的选择窗口。
图17-1 档案库选择窗口17.1 档案管理初始化17.1.1 档案馆信息维护用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。
用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。
用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。
系统将当前档案馆设置为默认档案馆。
图17-1-1 档案馆信息17.1.2 定义ABS码标准档案分类码在系统中简称ABS码。
不同行业均有自己的行业标准档案分类码。
所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。
学生档案管理系统详细设计说明书
学生档案管理系统详细设计说明书学生档案管理系统详细设计说明书一、引言随着学校规模的扩大和管理的复杂化，学生档案管理系统成为了现代化教育管理的重要工具。
本系统旨在提供一个完善的平台，实现对学生在校期间的各种信息进行统一管理，包括学生个人信息、学习成绩、借阅记录等。
通过本系统的实施，可以提高学校管理效率，为学校决策提供数据支持。
二、系统概述本学生档案管理系统采用B/S架构，使用Java语言开发，MySQL作为数据库。
系统主要包括用户管理、档案管理、借阅管理、成绩管理等功能模块。
各模块之间的数据交互通过JSON格式进行传输。
系统针对不同角色用户分配不同权限，确保数据安全和管理行为的合规性。
三、系统功能1、用户注册：学生可以在系统注册自己的账号，填写个人信息。
系统将自动生成学号作为身份识别码。
2、档案管理：学生可以查看、修改自己的档案信息，包括基本信息、家庭信息、教育经历等。
3、借阅管理：学生可以查询自己的借阅记录，包括借阅书籍、归还时间等信息。
同时，可以进行续借、归还等操作。
4、成绩管理：学生可以查看自己的各科成绩、学分等信息。
同时，可以查看课程信息，包括课程名称、授课老师等。
四、系统实现1、技术选型：采用Spring Boot框架，集成MySQL数据库。
使用Thymeleaf模板引擎实现页面渲染。
2、数据库设计：设计学生、成绩、借阅等相关表结构，通过外键关联各表之间的关系。
使用索引优化数据查询效率。
3、界面设计：采用响应式布局，兼容不同尺寸的屏幕。
使用Bootstrap 主题，确保界面的一致性和美观性。
五、系统测试1、单元测试：对各个模块进行单元测试，确保代码的正确性和健壮性。
2、集成测试：测试系统各模块之间的数据交互和业务流程的完整性。
3、性能测试：测试系统在高负载下的性能表现，确保系统的稳定性和可扩展性。
六、系统维护1、系统备份：定期备份系统数据，确保数据安全。
2、安全防护：采用防火墙、数据加密等技术手段，防止系统遭受网络攻击和数据泄露。
档案目录模板
档案目录模板一、档案目录模板。
1. 档案编号，（档案的唯一编号，便于查找和管理）。
2. 档案名称，（档案的名称或标题）。
3. 档案类别，（档案所属的类别，如人事档案、财务档案等）。
4. 档案内容简介，（对档案内容的简要描述）。
5. 存放位置，（档案存放的具体位置）。
6. 录入人，（档案录入系统的人员姓名）。
7. 录入时间，（档案录入系统的时间）。
8. 档案状态，（档案的状态，如在用、停用等）。
二、档案目录模板的使用方法。
1. 档案编号，档案编号是档案管理的重要依据，每一个档案都应有唯一的编号。
在录入档案时，要按照一定的规则进行编号，以便于管理和查找。
2. 档案名称，档案名称应简明扼要，能够准确反映档案的内容和主题。
避免使用过长或模糊的名称，以免混淆和误解。
3. 档案类别，档案类别是对档案进行分类和归档的重要依据，可以根据档案的性质和用途进行分类，便于后续的管理和检索。
4. 档案内容简介，对档案的内容进行简要描述，可以包括档案的主要内容、关键信息和特点，以便于用户快速了解档案的概况。
5. 存放位置，记录档案的具体存放位置，包括存放的柜号、抽屉号和位置等信息，以便于用户快速找到档案。
6. 录入人和录入时间，记录档案录入系统的人员姓名和时间，便于追溯和核实档案的录入过程。
7. 档案状态，记录档案的状态，包括在用、停用、归档等状态，便于管理和监控档案的使用情况。
三、档案目录模板的注意事项。
1. 档案目录模板应根据实际情况进行调整和完善，以适应不同类型和规模的档案管理需求。
2. 在录入档案时，要按照规范和标准进行操作，确保档案信息的准确和完整。
3. 在使用档案目录模板时，要严格按照规定的格式和内容进行填写，避免出现错误和混乱。
4. 档案目录模板应定期进行更新和维护，保持档案信息的及时性和准确性。
通过以上档案目录模板的使用方法和注意事项，我们可以更好地管理和整理档案，提高工作效率，确保档案信息的安全和可靠。
轩恩档案管理软件操作使用说明
方法二
2、点击此处的“新增”按钮， 添加件内文件。
1、点击进入 件内文件级 档案表。这 里点击“人 事处件内”
如果不清楚该份 文件的确切实体 分类号，可以用 大写字母来标记。
如果不清楚该 份文件的确切 档号，可以用 “大写字母-数 字”的格式来 标记，请将分 属不同文件的 件内文件的档 号区分开来。 其他著录项目与添加文件方法相同。确认信息 无误后，点击“保存并新增下一条”按钮，完 成件内文件录入。
方法二：双击需要修改的 记录的正题名，进入编辑 界面进行修改。
修改完毕，点击“保存”后，即可并关闭对话框。
◆ 插入一条记录
如果发现有一份文件漏输了，选中需要在其之前插入的 记录，点击页面上方的“插入”图标，并在弹出框中输 入要插入的文件信息，输入完毕，点击“保存”即可， 系统会自动将其后的文件往后顺延排序。
单击“档案管理 系统”，进入系 统登录界面
各单位输入相应的用 户名和密码，即可进 入系统
登录系统后，由于每个用户所赋予的权限不同，看 到的档案类别和数据表会有所不同。 这里以人事处为例。
依次单击“文书档案”和“文书归档库” 文件夹左侧的加号，展开后可以看到本 单位对应的档案表，单击表名（如人事 处），即可进入人事处的档案著录界面。
您在使用档案管理系统软件的 过程中如有任何疑问，请拨打电话 83592102与巨老师联系。 谢 谢！
◆ 添加文件级档案记录
添加文件时，点击页面上方的“新增”按钮， 系统自动弹出相应的题录信息著录界面。 在这里，系统已经自动生成了实体分类号和档 号，而且档案门类、全宗号、归档单位和归档 时间也已选定，一般情况下，各单位无需修改。 系统默认密级为“公开”，保管期限为“长 期”，用户可根据文件实际情况，对此两项进 行修改。
档案管理系统操作手册(图文介绍)
目录1、设备登陆 (2)1.1本系统浏览器登陆地址： (2)1.2输入用户名及密码： (2)2、权限与用户设置 (2)2.1权限设置： (2)2.2用户设计： (3)2.3站点设计 (3)2.4用户数量设计： (3)2.5日志设计： (3)3、界面及功能介绍 (3)3.1档案归档： (4)3.2档案检索： (5)3.3档案审批： (6)3.4有效期管理：（该操作仅超级管理员有权限） (8)3.5系统管理： (9)3.6用户管理： (10)3.7个人信息修改： (11)3.8信息提示： (12)3.9登陆户名显示： (12)3.10退出： (12)xxxxx档案管理系统操作手册1、设备登陆1.1本系统浏览器登陆地址：http://xxxxxxx:8090/FileSystem/1.2输入用户名及密码：2、权限与用户设置2.1权限设置：本系统权限角色为：超级管理员、档案管理员、部门管理员。
超级管理员可查询管理全系统。
档案管理员（站点）仅能处理和检索本站点内容。
部门档案人员仅能检索和申请本站点档案。
2.2用户设计：用户名：可修改姓名：可修改密码：可修改手机号：可修改2.3站点设计支持三个站点：成都、重庆、贵阳。
2.4用户数量设计：支持50个用户。
2.5日志设计：所有操作均有日志记录，且不可删除。
3、界面及功能介绍登陆进入系统后，网页顶部有档案归档、档案审批、档案检索、有效期管理、系统管理、用户管理、个人信息修改、消息通知图标、用户名称、退出图标。
其中，因权限设置，超级管理员与部门档案人员和管理员功能有差异。
3.1档案归档：档案基本信息：此功能应对档案基本信息填写：分别应对归档时间、保管年限、到期时间、站点名称、档案级别、档案名称、预览页数、柜号、层号、列号、盒号、部门、主题词、档案页数、档案件数、档案类型的信息（红色部分为管理员才有权限显示并填写）。
档案文件上传：此功能应对档案上传1、文档（支持上传图片、文档、PDF）2、上传文档目录3、上传备考表档案基本信息及档案文件上传步骤完成后，点击立即创建后页面会显示创建成功。
档案管理模板
档案管理模板档案管理是组织和管理各类档案的过程，它对于一个机构或组织的运作至关重要。
一个良好的档案管理系统可以确保档案的安全、可靠和易于访问，提高工作效率和信息管理能力。
本文将介绍一个档案管理模板，以帮助您建立一个高效的档案管理系统。
一、档案分类与编目档案分类是将档案按照一定的标准和规则进行分类，以便于管理和检索。
在档案管理模板中，可以设置不同的分类标准，如按部门、按文件类型、按日期等进行分类。
每个分类下可以再细分为多个子分类，以便更好地组织和管理档案。
编目是对档案进行详细描述和记录的过程。
在档案管理模板中，可以设置档案编目表，包括档案编号、档案名称、档案类型、归档日期、保管期限等信息。
编目表可以根据实际需求进行定制，以满足不同档案的管理要求。
二、档案存储与保管档案存储与保管是档案管理的核心环节。
在档案管理模板中，可以设置档案存储规则和保管措施，确保档案的安全和完整性。
例如，可以规定档案必须存放在专用的档案柜中，每个档案柜都有编号和锁，只有授权人员才能访问和操作档案。
档案存储还可以根据档案的重要性和保密性进行分级管理。
在档案管理模板中，可以设置不同级别的存储区域，如一级保密区、二级保密区等。
每个区域都有相应的安全措施，以确保档案的安全和保密。
三、档案检索与利用档案检索与利用是档案管理的重要环节。
一个高效的档案管理系统应该能够快速、准确地检索和利用档案。
在档案管理模板中，可以设置档案检索表，包括检索关键词、检索日期、检索结果等信息。
检索表可以根据实际需求进行定制，以满足不同用户的检索需求。
档案利用可以通过多种方式进行，如查阅、复制、借阅等。
在档案管理模板中，可以设置档案利用规则和流程，明确用户的权利和义务。
例如，借阅档案需要填写借阅申请表，并经过主管审核批准后方可借阅。
四、档案销毁与归档档案销毁与归档是档案管理的末端环节。
在档案管理模板中，可以设置档案销毁和归档规则，确保档案的及时销毁和归档。
例如，可以规定档案的保管期限，超过期限的档案必须进行销毁或归档处理。
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档案管理系统使用方法
一、登录系统
（一）登录档案管理系统界面
在浏览器上（推荐使用谷歌浏览器）输入网址，网址：http://10.128.18.1/archives/，也可以从学校办公室网页菜单栏进入文书档案网页找到相关链接，即“学校办公室——文书档案——数字档案管理系统”。
（二）输入用户名和密码
用户名为本部门规范性全称或简称（部门全称超过5个汉字）的首字母，初始密码abc12345，可登陆系统后修改（登录不了，可联系文书档案室）。
（三）安装插件
方法一：在档案管理系统里下载
第一步，点击菜单——我的空间——找到工具下载，如图1。
图1 查找“工具下载”
第二步，点击下载，然后安装，安装后关闭当前页，如图2。
图2 点击下载安装
方法二：在“师大档案工作群”（qq群：*********）下载
“师大档案工作群”---文件——下载档案管理系统插件。
1
说明：下载和安装该插件时，建议使用谷歌浏览器，不能用
360
浏览
器，否则会破坏插件。
二、录入及挂接原文
（一）找到著录界面
第一步，点击菜单——文件中心——全流程整理，如图3。
图3 找到著录界面
第二步，点击文书档案库——待处理库，进入待处理库界面（类似excel表格），如图4、图5。
图4 点击进入待处理库
图5 待处理库界面
2
（二）条目著录及原文挂接
第一步，如图5中，点击添加条目，弹出图6的著录界面
图6 著录界面
第二步，按照字段提示要求（在本文档最后），填入相应的信息，并点击上传原文，上传文件，如图7。
图7 按要求著录字段
3
第三步，可以上传一个或多个文件，上传文件后，要操作图8中的3个步骤，如图8，可以对文件增删处理。
图
8
上
传
文
件
第四步，如果所有文件条目著录完毕并保存后，点击“关闭”退出，如图9，跳转到待处理库界面如图10。
图9 著录保存后关闭著录界面
图10 条目显示界面
（三）核对或修改文件条目
4
例如：从OA系统接到档案系统的条目只需进行核对或修改，无需再新建条目，修改条目的方法有三种：
方法一：选中要修改的条目，然后点击任务栏的“修改条目”，如图11，进入图6的著录界面，修改后保存退出，如图9。
图11 勾选条目进行修改
方法二：点击条目前面铅笔形状的按钮，如图12，进入图6的著录界面，修改后保存退出，如图9。
图12 点击条目上的按钮进行修改
方法三：类似excel表格上数据修改，双击要修改的字段，获取光标后修改，如图13，修改后单击其它任何地方即可保存。
图13 条目上双击获取光标进行修改
三、在线移交归档审核
5
（一）打印移交清单
在确认所有文件著录完毕，并且条目无误后，打印文件移交清单，具体步骤如下：
1、归档文件条目排序
第一步，选中要归档的文件条目（所有条目显示在同个页面时可以一次性全选中），点击综合排序，如图14。
图14 选中条目排序
第二步，排序（和excel数据排序类似），把排序依据的关键词从左边移到右边框，建议使用“登记号”这个关键词（也可根据需要自由组合），点击确定，进行排序。
图15 选择排序依据
第三步，在待处理库（类似excel表格）核对一下排序结果是否符合自己设定的要求，不满足的可以重复以上排序操作。
2、打印报表
第一步，选中要归档文件的条目，点击报表编目，如图16。
6
图16 选中条目打印报表
第二步，打印“文件移交清单”，点击打印机按钮，进行打印，如图17，点击关闭按钮退回待处理库界面。
图17 打印“文件移交清单”
（二）条目提交归档审核
选中要归档条目，点击任务栏上的“提交”按钮（注意：提交前要先打印文件清单），如图18。
图18 条目提交归档审核
（二）退回数据再修改
经校办文书档案室工作人员审核后，有问题的文件条目会被退回修改，查看并修改被退回的条目步骤如下：
第一步，查看退回原因：进入待处理库（类似excel界面），点击图19中的展开按钮，找到“查看拒收”的条目，如图20。
图19 查看拒收条目
图20 查看拒收条目
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第二步，全选拒收条目，点击查看拒绝原因，图20，图21。
图20 点击查看拒绝原因
图21 查看被拒收的“处理意见”
第三步，点击关闭按钮，如图22，回到待处理库界面。
图22 退出当面“处理意见”界面
第三步，对被退回的数据进行修改，修改步骤参考前文提到的三种方法。
四、相关字段说明
1.登记号：按文件生成年度登记的流水号，一个单位一个大流水号，用8位阿拉伯数字，如********，前四位为文件形成年度，后四位为文件目录的顺序号，从0001开始。
2.年度：文件生成的年度，如2017形成的文件则填2017。
3.文号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
如师大教〔2017〕1号。
联合行文使用主办机关的发文字号。
4.文件题名：由发文机关名称、事由和文种组成。
需要注意的是，此题名在录入时，应将文件中的其他成员补充在题名后，人数较多的，至少填写6个，用括号标注。
如XX大学人事处关于同意聘用张三等３位同志为我校教学科研的通知（王五、李四）。
5.责任者：指形成文件内容并对其负有责任的团体（单位组织）或个人。
责任者应该用全称，如教务处，应写成XX大学教务处。
6.文件时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
格式为：********。
7. 分类号：选本部门对应的分类号即可。
8
8. 保管期限：根据文件的重要性和价值确定的保管时间。
9. 页数：包括正文、签发单、底稿的页数。
除了与文件内容不相关的页面外，有字的页面均应计页数。
10. 密级：包括绝密、机密、秘密等。
一般选择内部。
11. 公开属性：根据文件的公开属性填写，包括依申请公开、主动公开、不予公开。
12. 归档类型：文件类型，我校的文件类型包括：学校收文、学校发文、机关发文、学院发文、请示归档、督办归档、内部文件，除校办外，其他部门一般选择机关发文/学院发文或内部文件。
13.其它字段一般用系统默认的即可。
9。