针对档案管理系统需求分析说明书
档案管理系统需求分析报告
档案管理系统需求分析报告摘要：本文对档案管理系统的需求进行了详细分析和总结。
首先，介绍了档案管理系统的背景和目标，接着分析了用户需求和功能需求，并提出了相应的解决方案。
最后，给出了系统的实施计划和评估指标，以期为档案管理系统的设计和开发提供参考。
1. 引言随着信息技术的快速发展，档案管理系统在各个领域得到了广泛应用。
然而，当前一些档案管理系统存在着功能不完善、使用复杂、安全性差等问题，因此需要进行需求分析，为设计和开发优秀的档案管理系统提供指导。
2. 背景和目标2.1 背景档案管理是组织和机构管理和保管档案的重要活动，而对于大规模、复杂的档案进行管理，传统的纸质档案已经无法满足需求。
2.2 目标本档案管理系统的目标是提供一个高效、安全、便捷的电子化档案管理解决方案，实现档案的数字化存储、检索和共享，提高档案管理的效率和质量。
3. 用户需求3.1 档案管理系统应该具备对档案进行电子化录入、检索、存储、传输和销毁等基本操作的能力，同时支持批量导入和导出档案，方便用户进行批量管理操作。
3.2 权限管理系统应该具备用户管理、角色管理和权限管理等功能，确保档案的安全性和合规性。
不同角色的用户有不同的操作权限，有效控制档案的访问权限。
3.3 检索与查询系统应该提供多种查询和检索方式，包括关键字检索、时间检索、类别检索等，方便用户快速准确地找到所需的档案。
3.4 共享与协作系统应该具备档案共享和协作功能，支持多用户同时对同一份档案进行操作和编辑，确保团队成员之间的信息共享和协同工作。
3.5 数据安全系统应该具备数据备份和恢复功能，提供数据的安全保护措施，确保档案数据的完整性和可靠性。
4. 功能需求4.1 档案录入用户可以通过上传电子文件或者扫描纸质文件的方式将档案导入系统，系统自动提取档案的基本信息，并进行存储和索引。
4.2 档案检索用户可以按照档案的关键字、时间、类别等进行检索，并查看档案的详细信息。
系统应该支持高效的检索算法，并提供搜索建议和自动补全功能。
档案管理系统需求分析说明书实例
档案管理系统需求分析说明书1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。
本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。
而且近年来，由于竞争的激烈程度不断的加深，档案的管理不当会严重到导致公司的面临着亏损甚至破产的局面。
于是人们不断地在探索希望能找到解决的方法。
为了解决以上的问题，让企事业单位能够有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理的信息化、规范化和集成化，本人多方听取意见、追加和完善大量实用功能，进而了解文件管理的流程，同时结合各部门、各行业与企业文件管理的方法，开发出一套适合于档案多而复杂的管理系统。
1.3定义、缩写词和符号需求：用户解决问题或达到目标所需的条件或功能；系统或系统部件要满足合同、标准，规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。
1.4参考资料鲁荣江、王立丰：《Visual Basic 项目案例导航》，科学出版社，2002年6月版陈明：《软件工程》，中央广播电视大学出版社，2002年6月版段兴：《Visual Basic 6.0 控件实用程序设计100例》，人民邮电出版社，2002年12月杜春雷、孙会莲：《如何使用Visual basic 6.0中文版》，机械出版社，2000年1月张曜、张青、李丁：《Visual Basic 函数实用手册》，治金工业出版社，2002年12月范国平、陈晓鹏：《Access 2000 数据库系统开发实例导航》，人民邮电出版社，2002年12月版闪四清：《SQL Server 实用简明教程》，清华大学出版社，2003年1月版2.任务概述2.1目标2.1.1开发目标在当今世界电脑普及的时刻，人们已经习惯用电脑办公，结果自然会产生大量的电子文件，这些文件有宝贵的历史价值，但我们如果将更多的时间花费在寻找这些文件上，即费时又费力。
档案管理系统的需求分析(doc 7页)
档案管理系统的需求分析(doc 7页)档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB 发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
档案处理流程图：单位信息 浏览查询 借阅决策、评估 档案详细信息档案分类1．1建立单位信息 登记员 1． 2建立目录分类 2． 1 录入档案2．2 综合分析处理 内部职工 社会公众 档案局目录信息下面分析各个子系统的功能需求：1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。
档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。
[3]档案录入整理：将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。
[3]借阅管理：借阅的登记查询与核销。
[4]报表生成和打印：把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。
[5]上报和发布把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。
档案管理系统需求分析
档案管理系统需求分析档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，利用ASP将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：输入案卷信息之后可以接着输入此案卷下的文件信息，案卷信息中相应的字段带入文件信息输入界面，而且不可更改。
2.数据维护本模块需要具有“数据维护”的权限的用户可以操作。
数据维护模块对已经“删除”（只是做删除标记）的档案文件做最后判定，判断该文件是否需要删除。
此模块涉及两种操作:恢复和彻底删除。
3.数据查询按用户输入的条件查询相应的档案文件信息。
查询结果以列表目录形式显示，也可以卡片形式显示。
具体档案处理权限的用户可以对查询的结果编辑并保存，也可以“删除”(做删除标记)档案文件记录。
4.数据修改本模块主要实现批量修改数据的功能，可以由用户指定条件，将数据库中所有符合条件的文件或案卷记录按要求修改某个字段的值。
例如可以指定将所有文件年份为“2002”的文件记录的保管期限改为“长期”。
档案管理系统软件功能需求分析
档案管理系统软件功能需求分析一、引言档案管理系统软件是一种在今天的信息化社会中应运而生的重要工具，它可以帮助企业、机构和个人方便地记录、管理和检索各种类型的档案。
而这个系统软件的使用对于提高管理效率，保障档案安全以及规范管理十分重要。
因此，本文将从用户的角度出发，对档案管理系统软件进行功能需求分析。
二、系统概述档案管理系统软件是为机构、单位等提供档案管理功能的一种应用软件。
该系统需要建立一套完整的档案管理模式，对存放在机构、单位内部的各类档案进行全面管理，包括档案分类、存储、检索、借阅、销毁等环节。
简单来说，该系统需要将文档、表格、图片等多种文件格式整合在一个平台上，方便对其进行不同方面的管理。
三、应用场景本文所述的档案管理系统软件主要应用于政府机构、医院、银行、大型企业、学校等机构或单位。
在这些机构和单位中，档案数量非常大，且种类不断增加。
这就需要一套完善、规范的档案管理体系，以便将档案进行分类、储存、检索、借阅、销毁等统一管理。
四、功能需求分析4.1 登录注册功能为了让不同的人员使用该系统，需要实现登录注册的功能。
不同层次的权限可以对应不同的功能，以保证数据的安全性。
管理员可以对注册用户进行权限的分配和管理，同时可以添加、删除用户账号等操作。
4.2 档案信息管理功能系统需要提供针对档案信息的管理界面，方便管理员或用户对已录入的档案进行查看、编辑和删除的操作。
同时，也应实现添加档案信息的功能，包括档案名称、所属部门、保管责任人、档案编号、档案分类等信息。
4.3 档案分类和查询功能系统应具备对档案进行分类的功能。
管理员可以自定义各类档案的分类方式并在系统中进行管理。
同时，系统需要提供检索档案的功能，支持模糊搜索等操作。
尤其对于大型机构、单位的档案管理，档案分类和查询功能至关重要。
4.4 档案借阅和归还功能可以通过该系统，用户可以申请档案借阅。
管理员可以审核并处理借阅申请。
一些敏感档案可能需要审核部门或单位的相关人员后才能进行借阅操作。
《档案管理系统》软件需求说明书
用户类型
普通用户
01
需要查看档案信息，进行简单的档案检索和借阅操作。
管理员
02
负责管理档案信息，包括档案的录入、修改、删除等操作，以
及用户权限的管理。
系统管理员
03
负责整个档案管理系统的维护和管理，包括系统的配置、安全
性和性能等方面的管理。
功能需求
档案检索
支持多种检索方式 ，如关键字、日期 、档案类型等。
数据交换接口
系统需要提供数据交换接口，与其他系统进行数据交换和共享。
硬件接口
1 2
打印机接口
系统需要支持与打印机的连接和通信，实现打印 功能。
扫描仪接口
系统需要支持与扫描仪的连接和通信，实现扫描 功能。
3
存储设备接口
系统需要支持与各种存储设备的连接和通信，实 现数据存储和备份功能。
06
性能需求
数据处理速度
总结词
大容量存储
详细描述
系统应具备足够的存储空间，能够容 纳大量的档案数据，包括文本、图片 、视频等多种格式，以满足用户对档 案数据长期保存的需求。
07
测试需求
单元测试
单元测试是对软件中的最小 可测试单元进行检查和验证 。
单元测试通常由开发人员编 写，用于验证代码的正确性 和可靠性。
单元测试的目的是确保每个 模块的功能正常工作，并且 满足设计要求。
08
部署与维护
部署方案
01
02
03
04
硬件需求
确定系统所需的服务器、 存储设备、网络设备等硬 件配置，确保系统性能和 稳定性。
软件环境
确定操作系统、数据库、 中间件等软件环境，确保 系统正常运行和数据安全 。
人事档案管理系统需求说明书
人事档案管理系统需求说明书人事档案管理系统可行性分析1．引言1.1编写目的可行性分析报告是为“人事档案管理系统”开发的可行性、必要性提供论据，为开发人员进行系统总体规划设计及具体实施开发工程提供必要的参考资料，在系统开发完成后期为系统的测试、验收提供帮助。
预期读者是从事“人事档案管理系统”开发的相关人员。
1.2项目背景本项目名称为“人事档案管理系统”。
系统功能主要包括：根据对系统主要业务流程的分析可知，新系统需要满足人事变动管理(人事信息的增、删、查、改、打)、人事信息查询检索、报表统计(分类汇总)等基本业务需求。
在使用计算机管理之后，带来了新的要求，如：用户登录、操作人员的管理、基础数据维护(如单位下属部门数据的维护)、由数据安全f生产生的数据备份与恢复等。
项目的任务提出者是××企业，开发者是××信息管理学院，用户是××企业人事及相关部门1.3定义数据字典：关于数据的信息的集合，也即是对数据流图中包含的元素的定义的集合。
VB：Visual Basic。
1.4参考文献(1)××企业的人事档案管理系统开发合同。
(2)引用资料[1] 张海藩．软件工程导论．北京：清华大学出版社，．[2] 石柱．软件工程标准手册．北京：中国标准出版社，．2 项目概述2.1.1 功能人事档案管理系统的目的的是对单位内的人事信息进行全面的管理，以便于人力资源的日常管理、开发和利用。
2.1.2 可靠性和安全性需求由于人事档案管理系统的数据量非常大，因此在对这些数据导入和查询时要保证速度。
在档案处理过程中又要保证事务的完整性。
对于整个系统，需求完整的权限控制，防止某些人恶意地攻击系统，修改原始积累，同时对于数据库中的数据需要定时备份，防止系统数据丢失。
3 可行性分析3.1 技术可行性3.2 经济可行性分析项目支出收益投资回收期3.3 社会可行性分析3.4 开发环境可行性分析人事档案管理系统需求说明书1 引言需求规格说明书是需求分析的产物，它是软件系统生存期中软件定义阶段的最后一个步骤。
档案管理系统需求规格说明书
档案管理系统需求规格说明书09. 18【重案组】人事档案管理系统—需求规格说明书人事档案管理系统需求规格说明书拟制人: 陈全峰日期: 2009-9-15 批准人: 王子敬日期: 用户方: 日期: 日期:日期:09. 18【重案组】人事档案管理系统—需求规格说明书第 1 章引言1.1 背景当今社会，科学技术迅猛发展，科技真正成为第一生产力，计算机已经成为人们生产生活中不可或缺的帮手。
在这样的社会背景下，各种企事业单位，无论规模大小在其人员及产品的管理上力求信息化，快捷化。
以前企业里的纸质档案也逐步换成如今的电子档案。
企业员工的人事档案管理是企业员工管理的一个重要内容。
由于人事档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的人事档案管理技术与管理制度。
近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。
虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，人事档案管理信息化还存在大量未解决的难题。
因此，处理好人事档案管理信息化中的管理创新和原有人事档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。
原有人事档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。
同时，由于人事档案管理现状向网络化方向的发展，导致了人事档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。
人事档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。
由于科技的不断创新，现有的人事档案管理系统有的已经不能够满足一些企事业单位的需求，比如系统能否为人事部门提供员工的能力考核模块，能否为个人提供一个横向纵向对比的平台，基于以上问题我们这个具有独特功能的人事管理系统变应运而生，该系统不但可以完成其他档案管理系统的人员信息管理还能够进行人事信息管理，即可为企业及个人提供选拔人才和衡量自己各方面实力的平台，不但实现了新的功能而且人员信息管理更加便捷，提高了企业的办事效率。
1.2范围本系统涉及的用户:档案录入员、领导。
企业档案管理系统需求分析说明书
企业档案管理系统需求分析说明书企业档案管理系统需求分析说明书1：引言本章节介绍了本文档的编写目的、背景和范围，以及相关术语和缩写的定义。
1.1 目的本文档旨在对企业档案管理系统进行需求分析，明确系统的功能、性能和接口要求，以便于后续的系统设计和开发工作。
1.2 背景随着企业规模的扩大和信息化水平的提高，对档案管理的需求也变得越来越迫切。
传统的手工管理方式已难以满足企业的需求，因此需要引入自动化的档案管理系统来提高效率和准确性。
1.3 范围本文档将对企业档案管理系统的功能模块、数据管理、用户角色、性能要求和接口要求进行详细描述。
1.4 术语和缩写在本文档中使用的术语和缩写的定义如下：- 档案管理系统（EAMS）：Enterprise Archive Management System的缩写，指用于管理企业档案的信息系统。
- 用户角色：指不同用户在系统中的权限和职责。
- 数据管理：指对档案的存储、检索、更新和删除等操作。
- 性能要求：指系统在处理档案管理操作时的响应时间、并发数、容量和稳定性等要求。
- 接口要求：指系统需要与其他系统进行数据交互或接口调用的要求。
2：功能模块本章节详细描述了企业档案管理系统的功能模块，并对每个功能模块进行了功能描述和详细说明。
2.1 用户管理模块2.1.1 功能描述用户管理模块用于对系统中的用户进行注册、认证、权限分配和用户信息管理等操作。
2.1.2 详细说明- 用户注册：允许用户通过提供有效的个人信息来注册系统账号。
- 用户认证：对用户的身份进行验证，确保只有合法用户才能使用系统。
- 权限分配：根据用户的角色和职责，分配相应的功能权限和数据权限。
- 用户信息管理：允许用户修改个人信息，如密码、联系方式等。
2.2 档案分类管理模块2.2.1 功能描述档案分类管理模块用于对档案进行分类管理，包括创建、编辑、删除和查询分类。
2.2.2 详细说明- 创建分类：允许管理员创建新的档案分类，并指定分类的名称、描述和父分类。
企业档案管理系统需求分析说明书概要
企业档案管理系统需求分析说明书概要企业档案管理系统需求分析说明书概要1、引言1.1 目的描述企业档案管理系统的目标和目的，概述本文档的主要内容和组织结构。
1.2 背景介绍企业档案管理系统的发展背景，以及为什么需要实施该系统的原因。
2、系统概述2.1 系统介绍描述企业档案管理系统的基本功能和运行机制，包括系统的用户界面、数据统计分析和协同工作等方面。
2.2 用户特点详细描述企业档案管理系统的预期用户，包括不同部门和岗位的人员，以及他们对系统的使用需要和期望。
3、系统需求3.1 功能需求并细化企业档案管理系统的核心功能需求，包括档案录入、检索和编辑等功能。
3.2 性能需求描述企业档案管理系统的性能要求，包括数据处理速度、并发性能和可扩展性等方面。
3.3 可用性需求说明企业档案管理系统的可用性要求，包括用户友好性、系统稳定性和易学性等方面。
3.4 安全需求描述企业档案管理系统的安全性要求，包括数据保密性、权限管理和系统备份等方面。
4、系统架构4.1 系统组成描述企业档案管理系统的主要模块和组件，每个模块的功能和相互之间的关系。
4.2 技术架构说明企业档案管理系统的技术架构，包括数据库、前端界面和后台处理等方面。
5、数据需求5.1 数据库设计描述企业档案管理系统的数据库结构和数据模型，包括各个字段的定义和关系。
5.2 数据导入导出说明企业档案管理系统的数据导入导出功能，包括支持的文件格式和处理方式。
6、系统界面设计6.1 用户界面描述企业档案管理系统的用户界面设计要求，包括界面风格、布局和交互方式等方面。
6.2 方式端界面说明企业档案管理系统的方式端界面设计要求，包括适配性和用户体验等方面。
7、系统测试7.1 单元测试描述企业档案管理系统的单元测试策略和测试用例设计要求。
7.2 集成测试说明企业档案管理系统的集成测试策略和测试计划，包括测试环境和测试数据的准备。
8、运维支持8.1 系统部署说明企业档案管理系统的部署方式和部署步骤，包括硬件和软件环境的准备。
学生档案管理系统需求规格说明书
学生档案管理系统需求规格说明书学生档案管理系统需求规格说明书一、引言随着教育行业的不断发展，学生数量不断增加，学生档案管理面临着越来越大的挑战。
为了提高学校管理学生信息的效率和准确性，本文旨在编写一份学生档案管理系统需求规格说明书，明确系统的功能需求、非功能需求、技术要求和安全要求等。
二、需求概述学生档案管理系统是一个用于学校管理学生信息的系统，旨在提供一个集学生基本信息、学习成绩、考勤信息、奖惩信息等于一体的管理平台。
该系统应具备以下特点：1、易用性：系统界面应简洁明了，操作应简单易懂，以便用户快速上手使用。
2、灵活性：系统应具备灵活的数据查询、统计和分析功能，满足用户不同的需求。
3、可扩展性：系统应具备良好的扩展性，方便用户根据需要进行功能扩展和升级。
4、安全性：系统应采取严格的安全措施，确保学生信息的安全性和隐私保护。
三、用户需求学生档案管理系统的用户主要包括学校管理员、教师和学生。
以下是对用户的需求分析：1、学校管理员：管理员需要对学生信息进行全面的管理，包括添加、修改、删除学生信息，查询和统计学生信息等。
2、教师：教师需要能够查看和更新学生的基本信息、成绩、考勤和奖惩情况等。
3、学生：学生需要能够查看自己的基本信息、成绩、考勤和奖惩情况等。
四、功能特性学生档案管理系统应具备以下功能特性：1、学生信息管理：包括学生基本信息、学习成绩、考勤信息、奖惩信息等的录入、查询、修改和删除等操作。
2、报表统计：系统应能够根据用户需求生成各类报表，如学生人数统计、成绩分布统计等。
3、数据查询：系统应提供灵活的数据查询功能，支持按条件查询、组合查询和模糊查询等。
4、系统管理：包括用户管理、权限管理、数据备份和恢复等功能。
5、用户界面：系统应提供友好的用户界面，以便用户进行操作和使用。
五、技术实现学生档案管理系统应采用以下技术实现：1、系统架构：采用B/S或C/S架构，根据具体情况进行选择。
2、开发语言：建议使用Java、C#等主流编程语言进行开发。
档案管理系统的需求分析
资料范本本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载档案管理系统的需求分析地点：__________________时间：__________________说明：本资料适用于约定双方经过谈判，协商而共同承认，共同遵守的责任与义务，仅供参考，文档可直接下载或修改，不需要的部分可直接删除，使用时请详细阅读内容档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
2．2综合分析处理档案处理流程图：内部职工单位信息浏览查询1．1建立单位信息登记员社会公众借阅决策、评估档案局档案详细信息档案分类2建立目录分类1录入档案目录信息下面分析各个子系统的功能需求：1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。
档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。
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目录第一章引言。
[5]1. 编写目的。
[5]2.项目背景。
[5]3.定义。
[5]4.参考资料。
[5]第二章任务概述。
[6]1. 目标。
[6]2.运行环境。
[7]3.条件与限制。
[7]第三章数据描述。
[9]1. 静态数据。
[9]2.动态数据。
[11]3.数据库描述。
[14]4.数据词典。
[5]第四章功能要求。
[15]1. 功能划分。
[15]2.功能描述。
[15]第五章性能需求。
[16] 1。
数据精确性。
[15]2. 时间特性。
[15]〕3. 适应性。
[15]第五章运行需求。
[16] 1。
用户界面。
[15]2. 硬件接口。
[15]3.软件接口。
[15]4.故障处理。
[15]第五章其他要求。
[16]1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。
本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。
而且近年来，由于竞争的激烈程度不断的加深，档案的管理不当会严重到导致公司的面临着亏损甚至破产的局面。
于是人们不断地在探索希望能找到解决的方法。
为了解决以上的问题，让企事业单位能够有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理的信息化、规X化和集成化，本人多方听取意见、追加和完善大量实用功能，进而了解文件管理的流程，同时结合各部门、各行业与企业文件管理的方法，开发出一套适合于档案多而复杂的管理系统。
1.3定义、缩写词和符号需求：用户解决问题或达到目标所需的条件或功能；系统或系统部件要满足合同、标准，规X或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。
1.4参考资料鲁荣江、王立丰：《Visual Basic 项目案例导航》，科学，2002年6月版陈明：《软件工程》，中央广播电视大学，2002年6月版段兴：《Visual Basic 6.0 控件实用程序设计100例》，人民邮电，2002年12月杜春雷、孙会莲：《如何使用Visual basic 6.0中文版》，机械，2000年1月X曜、X青、李丁：《Visual Basic 函数实用手册》，治金工业，2002年12月X国平、陈晓鹏：《Access 2000 数据库系统开发实例导航》，人民邮电，2002年12月版闪四清：《SQL Server 实用简明教程》，清华大学，2003年1月版2.任务概述2.1目标2.1.1开发目标在当今世界电脑普及的时刻，人们已经习惯用电脑办公，结果自然会产生大量的电子文件，这些文件有宝贵的历史价值，但我们如果将更多的时间花费在寻找这些文件上，即费时又费力。
本软件根据此需求进行开发的。
2.1.2应用目标让企事业单位能够有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理的信息化、规X化和集成化，实现计算机的智能化管理，以提高工作效率和经济效益。
2.2运行环境2.2.1硬件环境A．一台586 以上的微机及兼容B．内存16MB（最好32MB内存）C．VGA 彩显一台2.2.2软件环境A.windows 98 以上的操作系统B．Microsoft Visual Basic 6.0.中文版数据库管理系统C．Office 2000应用软件2.3条件与限制本档案管理系统软件是应用于中小企业的。
在功能上还可进一步实现安全防X、与和因特网集成起来，成为网络档案管理系统软件。
3. 数据描述3.1静态数据下面列出了六个表的具体静态数据：1)档案目录表2)3)4)5)6)3.2输入数据：菜单选项，查找关键字，新建记录项。
输出数据：由查询关键字确定的数据库记录集合。
内部生成的数据：中间查询结果。
3.3数据库描述本软件采用ACCESS 数据库。
3.4数据流图《档案管理系统》软件的数据流图是比较清晰的，对各功能模块来说都比较有规律。
但完整的图比较繁琐，各个功能模块的数据流图如下。
2.档案管理3.档案查询3.系统配置4.系统维护5.3.5数据字典这里给出一个数据元素的字典卡片与具体数据卡片的含义：名称：档案类型信息描述：产生文件档案类型送交档案目录表定义：档案类型信息＝档案类型＋安全级别4. 功能要求4.1功能划分本系统有以下功能模块：1）档案管理模块2）查询管理模块3）系统配置模块4）系统维护模块5）打印报表模块6）帮助模块4.2功能描述下面详细描述一下各个功能模块：1）档案管理(1)档案目录管理:只限于一般用户和管理员操作。
而且不同的用户级别所操作的档案类型是有限制的。
用户可以向里面添加、修改和删除档案类型。
也可设置档案类型的级别，以加强它们的XX性。
(2) 档案仓库:限于全体操作员工。
一般浏览者只能查看档案，不能对档案做任何的修改。
而且不同的用户级别所看到的档案是有限制的。
一般用户可向里面添加、修改和删除档案。
也可设置档案级别，以加强它们的XX性。
2）查询管理(1)查询单条档案记录：主要是适合于全体操作员工的。
在窗体上，先可以选择查询的条件，再输入关键字名。
按查询即可。
如果你不熟悉该档案也可以在窗体上选择模糊搜索。
查到记录后，也可双击记录即可显示详细信息。
(2)查询全部档案：是给管理员用的，是为了方便管理员查找档案，也有关键字搜索和模糊搜索。
查到记录后，也可双击记录即可显示详细信息。
(3)查询操作员工：是给管理员用的，因为操作员工的信息是XX的，所以只限管理员使用。
也有多种查询方法。
查到记录后，也可双击记录即可显示详细信息。
3）系统配置(1)配置公司信息:只限管理员配置，主要是配置公司的基本信息。
一般用户和浏览者均可查看。
(2)配置系统桌面：用户可以配置自己喜欢的桌面图形。
只要在窗体上单击选择图片，再选择所喜欢的图片即可。
(3)数据库保存路径：仅限管理员使用。
用于打开数据库。
4）系统维护(1)数据备份：用户可以通过选择保存的路径把数据库保存在硬盘中，也可保存在软盘中。
(2)数据恢复：用户可以通过选择路径把数据恢复。
(3)操作员工管理：仅限管理员。
其中可以添加、修改、删除操作员工，设置他们的权限、级别及密码。
(4)系统整理信息：显示距离管理员整理系统的时间。
5）打印报表(1)打印单条档案记录:主要适用于一般浏览者和一般用户。
他们只能打印在他们的权限和级别X围内所能查看的档案。
(2)打印全部档案:是为管理员设置的，管理员可以根据需要设置打印。
也可以让档案以报表的形式生成文本文件或HTML文件输出。
打印操作人员的信息只限管理员使用。
6）帮助(1) 帮助信息：显示系统的详细帮助信息。
(2) 关于系统：主要是显示系统的一些信息。
5．性能需求5.1数据精确度A．要按照严格的数据格式输入，否则系统不给予响应进行处理。
B．查询时要保证查全率，所有相应域包含查询关键字的记录都应能查到。
因为通常有文件的记录会很多，所以本系统采用了两种方法进行查询：直接查询和模糊查询。
5.2时间特性一般操作的响应时间应在1~2秒内，对软磁盘和打印机的操作也应在可接受的时间内完成。
5.3适应性满足企事业单位使用的需求（记录量控制在1000项内）。
对前面提到的运行环境要求不应存在困难。
6. 运行需求6.1用户界面超越VB的界面，全新感觉，操作简便，一目了然，视图优美等特点。
并且采用菜单界面驱动方式，给操作用户带来了极大的便利，对用户友好。
对鼠标和键盘单独支持。
6.2硬件接口本软件不需要特定的硬件或硬件接口进行支撑。
486以上PC机均可运行此软件。
6.3软件接口运行于Windows95及更高版本具有WIN32 API的操作系统之上。
6.4故障处理正常使用时不应出错，若运行时遇到不可恢复的系统错误，也必须保证数据库完好无损。
调试中遇到的问题及解决的方案：1)遇到跳出“数据库已经关闭“提示信息阻止程序运行时可以查看一下进行此项操作时，操作的表是否已经被关闭了或者是在没有关闭此表的情况下又一次运用打开语句打开此表。
2)关于空记录带来的麻烦有些空记录往往会使程序无法运行。
此时你可用“if not isnull”语句先判断一下是否为空记录，再操作。
3）有些运行错误也可用如下语句排除On Error GoTo ErropointErropoint :Msgbox Err.DescriptonExit sub或用On Error resume Ｎext 等语句进行处理。
7．其它要求1)系统的功能实现情况: 用户可在本系统下实现各种用户要求的功能2)系统的安全性: 对于系统的重要数据都有密码保护，具有一定的安全性3)系统的容错性: 用户输错数据都有提示信息，具有较好的容错性能。
4)系统的封闭性: 用户的封闭性较好，用户基本上在提示信息下输数据。