接待参观流程

前言

[适用范围]:公司各部门

[规范目得]:为规范公司对外接待得管理程序,提高接待管理水平,做好公司对外来宾接待,展示公司礼仪好客得形象,特制定本规定。

xxx参观接待流程与指引(流程图参见附件一)

1、接待来访前期确认工作

1、1、来访时间及宾客信息确认

1、1、1预约到客人后,尽快确认宾客来访时间(年/月/日/时)。

1、1、2需要尽快确认宾客得随行人数。

1、1、3需要确认接待得地点。

1、1、4需要确认宾客信息,确认接待级别。(姓名、单位、职位、头衔等) 1、1、5需要了解客户公司经营性质。

1、2、接待活动主题以及来访情况确认

1、2、1确认宾客得来访目得以及合作诚意。

1、2、2客户预期谈判得内容。

1、2、3明确此次来访带来得深远影响。

1、2、4根据上述确认此行活动得主题。

1、3、来访安排

1、3、1制作客户接待安排表、一式三份,于客户到访前一星期呈总经理、副总经理与部门负责。

1、3、2接待安排(接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排)。

1、3、3会议安排

客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理,以确定参与洽谈得人员。如需要总裁参加,必须提前2天通知总经办,以便确认。

1、4、资料稿件准备确认

1、4、1根据每次接待得不同以及需要准备:汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。

1、4、2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。

1、4、3产品参数表、样品等,应事先与相关人员联系以确保无误。

1、4、4重要客户来访,必须制定详细得《接待方案》,呈总经理、副总经理及市场部经理。

1、5、成立接待小组(详情参见附件二)

根据每次接待情况得不同,组建接待小组。

1、5、1接待接口人:统一受理来访需求,并协调确定接待负责人,接待结束后负责接待信息归档、传递。

1、5、2接待助理:制定接待计划、进行接待准备工作,协助填写客人来访记录,可参与实施接待。

1、5、3接待负责人:对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处得协调安排,承担接待工作。

1、5、4各环节具体负责人(例如:宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部;讲解人员——技术支持部;等等。)

2、接待来访前期准备工作

2、1、吃、住、行安排(详情参见附件三)

根据实际情况安排接送(飞机、船舶、火车)。

2、2、制定参观路线

2、2、1根据来访前确认得相关信息,制定参观路线。

2、2、2根据我方希望展示得方向,制定参观路线。

2、2、3根据来宾要求制定相关参观路线。

2、2、4绘制参观路线图/参观路线流程。

2、3、公司整体布置(详情参见附表二)

2、3、1外部:

①欢迎横幅

②指示水牌(大堂、电梯出口、楼梯间等)

③花篮/植物绿化

④KT版签名墙

⑤红地毯

(以上信息可以根据每次具体来访而定)

2、3、2内部:

①红地毯(按照参观区域布置红毯)

②植物/花盆装饰

③果盘/茶水/咖啡

2、3、3特殊:

①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。

②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。

③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟(烟缸)、打火机等。

(以上信息可以根据每次具体情况而定)

2、4、采购接待所需物品(详情参见附表二)

根据每次接待活动得实际情况而定。操作流程:

①接待小组提出一定诉求;

②行政部门制作预算报价呈批;

③行政部获批后进行采购;

④根据要求进行布置/装饰。

*消耗用品(果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等)

*循环用品(套装茶具、咖啡机、装饰摆件等)

*特殊用品(机器设备等)

2、5、员工面貌整理(详情参见附件四)

统一要求全体员工职业装接待。

2、6、人员安排(详情参见附表二)

2、6、1调配人员(整体调控各项事物得顺利进行,例:总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。)

2、6、2各环节负责人

2、6、3礼仪人员

2、6、4其她人员

3、接待来访当日具体工作

3、1、车辆待命

根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表(具体方案由行政部主要策划)。

3、1、1车辆等级:

①一级——高级接待

*高级商务车(丰田三花、奔驰商务等)。

*高级轿车(奔驰、宝马等)。

②二级——中级接待

*中级商务车(别克商务、日产商务等)。

*中级轿车(雷克萨斯、大众等)。

③三级——普通接待

*普通商务车(东风商务车、江淮商务车等)。

*普通轿车/打车。

3、1、2机动车辆:安排一到二辆随即车辆,应对突发状况。

3、2、设备调试

产品设备调试:

①第一阶段:定下来访计划后,根据计划所需展示得产品,进行调动与调配。

②第二阶段:来访前一天,最终设备调试。

③第三阶段:来访当天,进行最终设备确认。

3、3、工作人员到位

①接待前一日开会,最终确认审核各项事物得安排情况。

②接待当日,所有参与接待人员提前到岗。

③最终确认每项环节得安排,防止出现纰漏。

3、4、领导会晤

①陪同人员参与会晤(接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等)。

②会晤期间,所有接待人员待命。

3、5、结束送行

①根据身份确定规格而定。

(一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等)

②送行至门口或车旁挥手致意,方可离开。

4、接待来访后期总结工作

4、1、电话回访、后期跟进

接待小组/具体项目组执行:

4、1、1接待活动结束后一个星期内,给予对方电话回访,查瞧此次接待得反响,以及客人得意见。

4、1、2对于会议上提出得相关问题进行跟进并执行。

4、2、总结会议

4、2、1接待活动结束后,所有参与此次活动得重要职能部门参与总结会议。 4、2、2总结并记录此次接待活动得利弊。

4、2、3成员们提出,对于日后接待活动得意见,并逐渐修正完成各项具体流程。

4、3、总结整理资料留档

4、3、1接待小组收集每次接待得相关资料以及图片,整理归档。

4、3、2相关部门收集整理接待相关资料以及图片,便于后期业务跟进。

5、特别注意事项(详情参见附件三)

6、保密原则特别申明

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介