展览基础知识

（一）入门展览知识一、举办展览会的五大基本要素：1.展览会的主体及服务对象：参展厂商、客户；2.展览会的经营部门：专业展览公司、展览组织者、主办单位；3.展览会的客体：展示场所、展厅、展场；4.展览会市场宣传载体：媒体、信息、传播；5.观众：终端用户、消费者。

二、举办展览会的一般流程：1、举办展会所必要的前期准备工作:a.选题构思；b.可行性分析；c.立项策划。

2、举办展览会的具体筹备工作:a.展会品牌形象策划；b.展会实施方案策划；c. 展会相关活动策划。

3、举办展会的招展和招商：a.招展前期准备工作b.展位的营销；c.招商策划d.展位宣传推广。

4、举办展会的会务和管理工作：a.展会的服务；b.展会现场管理；c.展会组合营销与展后总结。

1、如何收集目标参展商的信息:a.通过行业企业名录收集；b.通过商会和行业协会收集；c.通过政府主管部门收集；d.通过专业报纸、杂志、网站、电话黄页收集；e.通过同类展会收集；f.通过国外驻华机构收集；g.通过公共场所、户外广告牌收集。

2、建立目标参展商数据库的原则：a.数据库要有一定的数据量；b.分类要科学合理；c.数据库里的信息要齐全、真实可靠；d.便于查找和检索；e.数据库里的信息可以及时的修改。

3、建立目标参展商数据库的办法：a.对数据库进行分类；b.确定数据库基本字段；c.选择合适的软件；d.输入目标参展商相信要避免错误。

四、展位营销1、直复营销：a.直接邮寄（或通过电子邮件）营销；b.电话、传真营销；c.展会现场推广；d.直接拜访客户；e.其他媒体直复营销。

2、合作营销：a.行业协会和商会；b.国内外著名展览主办机构；c.专业报纸、杂志、行业门户网站；d.国内外同类展会；e.外国驻华使馆、领馆和贸易代表处、办事处3、关系营销：a.财务性关系营销；b.社会性关系营销；c.系统性关系营销。

4、网络营销：a.建立展会专业网站；b.在行业专业网站上营销；c.展会网站与行业网站互联。

5、公共关系营销:a.新闻宣传；b.公共关系广告；c.社会交往;d.公益或事件赞助。

1、从展会服务的对象上看，展会服务主要包括：a.对参展商的服务（包括：通报展会筹备情况、提供行业发展信息、提供贸易或交易信息、展示策划服务、展品运输、展位搭建、展会现场服务、商旅服务以及邀请合适的参观商到会参观等）。

b.对参观商的服务（包括：通报展会展品信息、提供行业发展信息、产品供给信息、展会现场服务、商旅服务以及招揽合适的参展商等）。

c.对其他方面的服务（包括：新闻媒体、行业协会商会、行业主管部门国际组织、国外驻华使馆等）。

2、从展会筹备的不同阶段上看，展会服务主要包括：a.展前服务；b.展中服务；c.展后服务。

3、从展会服务提供的方式上看，展会服务主要包括：a.承诺服务；b.标准服务；c.个性化服务d.专业服务。

（二）商务代表、传媒工作者基本业务素养有形是技巧，无形是境界。

要礼貌：说话始终保持客气、尊重、谦逊。

“良言一句三冬暖、恶语伤人六月寒”多用问候的词如：好、早上好、下午好、晚安、再见、回见、明天见、工作好、留步、慢走；多用祝愿的话如：祝您发财、工作顺利、步步高升、事业发达、生意兴隆、财源滚滚、愉快、幸福；多用关心的话如：工作还好吗、注意身体、多保重、身体好吗、工作辛苦吗、工作忙吗；多用表示敬意的词如：您、请、请问您、劳驾、恭候、恭请；多用表示谢意的词如：谢谢、多谢、承蒙、费心、打扰、对不起、请原谅、包涵、见谅、对不住、怠慢、烦劳、别介意、失敬、失礼、失言、莫怪；多用表示谦逊的词如：敢问您、敬请您、不敢当、担当不起、过奖、冒昧、敢烦、岂敢、别客气、不客气、没关系、不谢、哪里哪里；多用赞美的、能体现出真心真情的话如：年轻有为、成功人士、知名人士、风度翩翩、一言九鼎、德高望重；要自信：用积极性的、肯定性的词语、音调、语气，传递给客户以信心始终面带笑容，要有笑声地打电话与人谈话，笑要发自内心，笑音自然、能感染他人，让人听起来舒服的笑；无论个人处于何种状态，传递给客户的始终是轻松、愉悦和信心；如“一定会有利销售的、”“肯定会…”等等要摆正好与客户的位置，要树立起“我是客户的服务者，又是带来福音者，我和客户是平等的”这样的观念，保持不卑不亢、不愠不火的心态。

要勤奋：脚勤、眼勤、手勤、口勤脚勤：电话联系与上门拜访相结合，效果更佳。

眼勤：注意留心在报纸、电视、电台等媒体上做广告的企业、注意其动向和产品资讯，捕捉有用信息（一般愿意采用其它广告方式的企业必然也愿意参加展览会）。

手勤：随时记下有用的信息，勤打电话、发传真、搜集信息、整理信息。

口勤：多做客户工作联络感情，要有耐心、要坚持。

要富于感染力在与客户交流中，声音洪亮，给客户的是积极、果断、高效的印象；言语恳切，站在客户的立场上为客户着想，必能打动对方；激情充沛，使客户对公司、对个人充满信心。

（三）商务代表业务基本流程1、熟悉邀请函的内容：①展会名称②举办日期③地点④主办单位⑤展品范围⑥收费标准、标准展位、会刊广告⑦前言⑧其他内容；2、搜集相关行业信息（即展品范围的生产、经销企业）；①通过网站搜集，专业网或一般网站②通过专业行业杂志搜集③通过行业报纸搜集④参观相关展会或公司整理的会刊搜集⑤到专业市场搜集⑥其它媒体3、整理信息；说明：在搜集信息方面，要按照①单位名称②地址、邮编③电话、传真④联系人及职务⑤网站及电子信箱⑥生产的主要产品⑦企业特点⑧其它内容4、发出信息（传真、邮寄、发E-mail、面谈）；说明：发出信息后，要在信息的旁边注明①发出时间②发出方式③发给谁④基本意向⑤再次跟踪时间等5、全部跟踪发出的信息，按意向筛选出：①准备参展的90% ②有意向参展的70% ③正在考虑的50%④没有明确表示的30% ⑤明确表示不参展的暂为0% ；（%指参展成功意向）说明：在工作的前期、中期，应将主要精力主要投放在①②③方面的企业，让这些企业尽快参展并付款；在中期要兼顾④⑤方面的企业，加强游说力度，促其参展；⑤在中、后期前几项客户资源基本联系完毕，精力有空闲的情况下，跟踪处理。

一般情况下，这些企业前期不参展有三种原因，一、不了解展会情况而拒绝二、不想尽快做出决定而拒绝三、因经济等方面的原因确实不参展的；针对一、二种情况，说出我们的优势，如：展会规模大，有几百个展位；档次高，行业的国际国内知名品牌等等来参展的；观众组织到位，印刷了多少万张门票，邀请到了那些地方（省、市）、那些行业的多少人来参观；广告宣传到位，在行业报纸、杂志、网站做了多少宣传（附上广告计划）等等，这样，有了这些优势企业会考虑的。

凡因第三种原因拒绝的企业不需要浪费精力，但可做为观众发门票邀请参观，以利于下届邀请参加。

同样，上述这些内容也适用于前面的企业。

6、瞄准客户，跟紧有意向即将参展的；7、签单定展位；说明：让参展企业写明参展的内容，如：展位费、广告费等8、催缴展位费和其它费用（可适时采用书面的形式，引起对方重视）；9、售后服务；说明：企业报名后，及时发<客户服务表> ，了解企业要求，帮助组织观众；后期发<参展商务手册>，让企业按时参展；现场服务，展后服务。

（四）电话、谈话基本技巧与要领1、操作要领A、要普遍撒网，又要有重点，资料要多更要精。

优先联系重点企业、本地企业，可采取电话、传真、特快、发函形式，找准企业展览会负责部门（一般是：市场部、企划部、销售部或办公室）、负责人及其电话、传真、地址、邮编，告之姓名要发传真。

在企业收资料后三日之内一定要跟单，了解企业反应，抢在其集体讨论或交主要领导决策之前作通展览会负责人工作，使其倾向于参展，或一定要找最高决策人直接联系。

有条件的尽量直接拜访、面谈大客户、重点客户、有意向客户的展会负责人或最高决策人。

在必要时要利用好保护企业名单作为重点客户进行挖掘。

重点或有意向企业要多跟单、多交流、多沟通，寻找共同话题，保持联系。

不使其“掉单”。

B、资料的分级（按参展的可能性分等级）一级：有明确意向的企业、有初步意向的企业、列为保护名单的企业；二级：名牌产品企业、百强企业、经常在媒体进行广告宣传的企业、大中型企业、三资企业、股份有限公司（上市、不上市）企业、集团企业、有限公司企业、乡镇集体企业、国有企业、其它一般企业；三级：通过各种途径了解到正准备开拓展览地市场的企业；四级：同类型会议会刊企业。

（按企业的地域分等级）①：展览会本地、本省、周边城市的企业；②：外省、外地计划开拓本省、本地市场的企业；③：外地在本地设有分公司、办事处、总代理、经销商的企业。

C、资料的处理（1）按一、二、三、四级企业有目标、有重点地与之联系，紧跟单、跟紧单，密切注意一、二、三、四级企业参展意愿的变化—要保持联系、经常联系、坚持联系！（2）在促其多要展位的同时，大企业、有实力企业还要推荐其做“彩页广告”、“协办”门票、汽球、拱门、展场广告，全方位宣传企业形象。

D、展位增值（1）尽可能促使企业多要展位；（2）不要展位也要邀请企业做其它方面的广告或讲座如：会刊广告、汽球、拱门等。

2、跟单的基本策略（1）开场白（对总经理、董事长、展览负责人—决策关键人）（以机床会为例）:是×总（董事长、经理）吗？您好您好！我是xxx单位（或XXX展会组委会）的我姓陈，冒昧打扰你了，（语气轻松，高兴）百忙之中占用您几分钟，还请您多多包涵啊！有这样一件重要事情，需要您拍板—就是×年×月×日在天津滨海国际会展中心（就是被大家通俗地称为“中国经济增长第三极”的滨海新区）要举行每年一届的“金属加工技术设备展览会”，这是在最具发展潜力的天津滨海新区举办的国家级展览会，这个大会是由xxx（展会主办单位名称）联合支持主办的。

我是大会组委会特派来跟您联系的，特邀请象贵公司这样雄厚实力（或极具发展潜力）的企业参加本届展览会。

（2）说服的谋略“不打算参加”——唉呀，那太遗憾了，象您这样著名的（大公司、大企业又有实力）企业，我所碰到拒绝的还很少，我想您暂时不打算参展一定有所考虑，能否请教您的高见以便我们今后能有机会更好地为您服务呢？——请问是什么原因呢？“还没定、还在考虑等领导决定”——那么×总，我想参加这样一个重要的国际性展览会，对进一步贵公司的销售，树立企业形象与知名度都是很有促进作用的，特别是对您个人来讲，组织参加这样一个大规模国际性会议，对提高您的业绩也一定会起非常重要作用的。

对于此您一定有所谋划吧，能否请您谈谈您的高见（或是给我们提提意见和建议）以便我们能更好地为您服务呢。

——贵公司在天津及环渤海这边设有办事处、分公司或代理经销商吗？——贵公司今年的计划有什么参展安排？有没有这次参展的可能性呢？——×总，依您看，如果这次贵公司确定参展的话，估计需要几个展位呢？——×总，您看贵公司什么时候可以确定下来呢？“打算参加”——促成话术+约定下次联系时间话术——×总，您看贵公司是需要A级展位还是B级展位呢？需要几个展位呢？您那儿有展位图和新的报名表吗？我这马上把最新的展位安排表和新报名表给您传真过去。