商务邮件写作规范

商务电子邮件代表着公司的形象，直接影响到
客户对公司的评估。显示着公司的水平和实力 。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占 据着举足轻重的地位。
一封规范的商务电子邮件，能够体现公司的规
范化和专业性，从而留给客户良好的印象，为 以后更好的合作打下基础。
发信对象
仔细确认收件人。 确认抄送讯息的对象，确保自己的上级或其他

写作注意事项（二）
如果有附件，应该在正文处说明附件的内容
和用途。
电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人
，主题，所添加的附件等是否正确无误，正 文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等 。
随着国际商务活动的不断扩展，商务 电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子 商务的普及，往往会让写忽视商务电子邮件 应有的规范和格式，难免会出现这样或那样 的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能 反应写信人的专业及业务水平，还可以体现 写信人为人处事的态度和风格，有助于建立 良好的商务关系，最终对达成贸易、合作起 到重要的作用。因此，有必要熟悉商务电子 邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原 则。
适宜人选在列，并将人数降至最低，以免造成
不必要的打扰 。
邮件主题
主题要明确、精练。表达出对方需要了解的信
息，而且可以区分对同一事物的不同信息。做 到收件人见到它便对整个电子邮件一目了然。
信件内容（一）

正文一般包括三个部分。 第一部分是开头，需要开门见山地说明写 信的原因和目的。如果是写给不认识的人 ，还要加上一个简单的自我介绍。如果是 回信，还要说明何时收到对方关于什么内 容的信。
信件内容（二）
第二部分是信的核心和主要内容，把开头 提出的问题进行充分的说明和解释。 第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福 或者愿望来结束。


示例
注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端 不需空格。
一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等
，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文 ，结束落款/签名四点要尽量完整。 1、称呼 1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更 加友好。 2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐 、**女士 3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、** 经理、**董事长、×总、×董、×经理
4、落款/签名 目前，有不少人时常会因为自己的邮箱中堆满了 无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子 邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费 自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己 的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签 名，以示身份。
重述内容格式

称呼，正文，结束，落款/签名四点要 尽量完整。 与段之间空一行。另外称呼Fra Baidu bibliotek落款等也 都顶格写。
4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前 面,原文内容在后。
5)在收件人明白其意时,才可使用俗语或缩写 。
6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内 容和用途。
3、结束 1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。 如 : 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或 EMAIL联系我。 2)最好的结尾要着眼未来： 如：希望我们能 够达成合作 3)结尾应显示诚恳： 如：感谢您抽空洽谈。
段落的第一行都顶格写，单边行距。段
字体：宋体
大小:10

一行最大文字数：不超过30文字
示例
写作注意事项（一）

邮件的内容应简明扼要。指在不影响 完整性和礼貌性的前提下，尽量使用 简单句子和简短词语。 写作要层次清楚，用词准确。 语气专业，措词婉转、礼貌。可以通 过使用虚拟语气委婉语气等方法迂回 地表达观点，提出要求。
2、正文 正文做到主题明确，语言流畅，内容 简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以 示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。 1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写 以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写 中文的时候，只对部分以示强调的词采用加 粗等方式。 2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。 3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便 对方了解回信内容。