最新档案抢救及数字化加工外包情况调研报告

档案抢救及数字化加工外包情况调研报告

档案抢救与数字处理外包调研报告近年来，档案抢救和数字化正在大力开展，处理外包是主要方式。为了贯彻国家档案局的有关规定，适应“大研究、大讨论、大研究”活动的要求，2018年6月至7月，xx 省档案局(馆)成立了研究小组，开展档案救援和数字外包研究。情况如下。一、内容和方法围绕这一主题，本研究的具体内容设计如下:一、委托的方法和程序；二是外包公司的资质、人员配备和管理水平；第三，档案服务外包公司的经验。为此，研究小组调查了外包公司，这些公司从事档案抢救和数字处理工作已有多年。在研究工作中，研究小组采用了书面研究和实地研究相结合的方法，历时近两个月，取得了良好的效果。二。基本信息目前，我国纸质档案的保护主要有两种方式。一是抢救和修复损坏的档案，使它们恢复原状，尽可能多地呈现信息。二是将文件数字化，将纸质文件转换成数字信号，便于快速查询和利用。上述两种方法对重点档案的科学保护具有重要意义。因此，档案部门大力推进纸质档案的抢救和数字化势在必行。当然，外包工作是有前提的。此方法只能用于不涉及国家机密或敏感信息的文件处理。调查发现，近年来，档案抢救和数字外包工作呈现出以下特点。(1)强有力的组织和实施。2018年，国家档案局先后发布了《纸质档案数字化规范》、《纸质档案抢救修复规范》和《数字档案服务外包规范》等。推动了档案救援和数字化外包向科学化、规范化方向发展，在档案信息化中发挥了重要作用。地方档案部门重视加工外包，加强组织领导，加强监督检查。外包公司在学习规范、接受监督、组

织实施项目、培训教育、风险防控等方面也采取了积极行动。(2)突出的主要业务。通过对外包公司业务范围的调查，发现其业务量主要集中在文件抢救和数字处理领域。有些公司从事这一领域已有十多年，并有丰富的经验。例如，省档案馆的大部分重点档案抢救和数字化都是通过外包完成的。外包公司通过参与公开招标来投标加工项目。(3)优势有其自身的特点。市场上有许多文件救援和数字外包公司，但在公司规模、技术水平和业务重点上存在差异。档案修复工作专业性很强。只有经过正式专业培训的人员才能完成《纸质档案抢救与修复标准》要求的工作。质量要求高，培训时间长，操作程序复杂。因此，只有一些公司在档案抢救和修复方面培养和拥有熟练的技术人员。然而，档案数字化具有广泛的可访问性、相对快速的人员培训以及对设备和软件系统的高要求。最初从事软件开发和信息服务的公司在这一领域有着固有的优势。因此，外包公司根据自身特点选择不同的发展方向，做大做强。也有外包公司相互合作，互相学习对方的长处，合作共赢。我在参观和研究中国第一和第二历史档案馆的过程中看到了这种例子。同时，各单位的职能和职责不同，对档案抢救和数字化的要求也不同。对于保存不良、尚未抢救的纸质档案，如中华人民共和国成立前历史悠久的档案，可以外包档案抢救和修复工作。有仅选择数字扫描、电子文件描述和链接服务、分类和编目的外包，以及安全运输和第三方评估的外包。三。存在的问题目前，全省在档案抢救和数字外包过程中没有发生重大事故。但是，在调查中，我们也发现了一些外包公司的隐患，主要表现在以下几个方面:(1)存在安全

隐患。外包公司对安全没有全面的了解，不能同等重视物理安全和信息安全。调查发现，外包公司为维护文件信息安全采取了一定的保护措施，如配备相应的文件存储和保护设备，制定文件安全管理制度，对员工进行文件安全培训等。然而，在处理工作结束时，一些公司没有遵循一系列严格的程序来登记、删除、销毁和归档数据传输方法、存储载体和设备处置，而是在没有通知另一方的情况下随意处置它们。例如，一些外包合同忽略了信息安全的相关要求，并且没有存档信息安全协议。一些外包项目档案数字化信息传递过程不严谨，备份处置不当；项目完成后，它没有主动拆除自己处理设备中的硬盘和其他存储介质。降低文件信息的访问权限会给文件信息安全带来风险。外包加工中文件实体也存在一些隐患。档案抢救和数字化的初衷是通过不同的手段保护档案，但在实际过程中对实物档案的安全构成了潜在的威胁。例如，临时存放档案的仓库管理松懈，人员可以自由进出。文件修复方法选择不当等。(2)存在对质量的隐性担忧。外包公司对文件处理规范和要求的准确和完整的理解差异很大，并且他们的实施计划不专业和没有针对性，这导致了质量问题。例如，文件修复工作中的区别和扫描工作中的宽度。甚至有些外包公司只知道外包项目中的文件数量，对文件的目录、页码、损坏、配件更换、数据连接要求等情况知之甚少。他们匆忙签订合同，导致后期资金不足，质量难以保证。四.建议档案抢救和数字化是全省档案系统现在和今后相当长一段时间的重要业务之一。上述问题的存在凸显了文件救援和数字工作外包市场的不成熟。为进一步消除安全隐患，确保档案安全，做好

外包加工工作，提出以下建议。(1)加强监管，规范外包程序。虽然档案救援和数字外包工作是通过采购服务完成的，但档案管理部门有责任和义务依法加强监督管理，提高标准，规范要求，督促和指导外包公司有针对性地完成工作。外包公司也应该成立“程序标准化”的理念以及工作方法和程序的合理调整，将进一步规范档案抢救和数字化外包。(2)改进培训，确保满足要求。目前，国家档案局已发布了《纸质档案数字化规范》、《纸质档案抢救与修复规范》、《档案数字化外包》等档案抢救与数字化外包相关规定。在具体工作的操作层面上，xx 省档案局还发布了《国家重点档案抢救安装技术要求》和《国家重点档案抢救数字化处理技术要求》。档案管理部门应改进培训内容，努力做到指导与实践相结合。今后，将要求外包公司在项目实施过程中认真理解规范要求，并按照法律法规执行，以确保工作扎实健康地进行。