SAP采购系统使用指南

MM采购指南

序言

使用SAP采购系统：入门

采购视窗中的主记录

申请和物料计划

询价单和报价

采购订单

框架协议

采购信息记录

货源管理

优化采购处理

输入文本、打印并传送作为文电的文档

米购中的报表

欧贸统

主条件

订单认可/完成确认

与条件有关的事后（期末）结算

序言

本章提供了R/3物料管理（MM）模块中采购功能的一览，叙述了采购任务并举例说明采购部分与其它SAP系统的部分和模块的相互作用。

R/3系统中的采购

物料管理中的采购集成

物料管理中的采购

R/3系统中的采购

R/3系统包括相互之间完全集成的各种模块。这种集成允许一个公司的各个部门共享和维护相同的信息。采购是物料管理（MM）模块的一个部分。MM模块与R/3系统中的其它模块是完全集成的，它支持物料管理的各个阶段：物料计划与控制、采购、收货、库存管理和发票校验。采购处理中所有参与者之间良好的通讯是顺利运行采购所必需的。采购与R/3统中其它

模块的通讯确保了连续不断的信息。例如，它可与下列模块一起工作：

•控制（CO）

直接消耗的物料和服务的订单说明了与成本会计系统（控制）的接口。这是由于它们可直接分配给成本中心。

•财务核算（Fl）采购和核算都维护有关供应商的信息。每个供应商的信息存储在供应商主记录中，该记录包含核算和采购信息。供应商主记录代表财务核算中的供应商帐户。采购也可通过PO 帐户分配指定财务核算中借记何种G/L 帐户。

•销售与分销（SD）

在物料需求计划（MRP）框架中，销售中的客户需求可传递给采购。此外，可在创建申请时将其指定给销售订单。

物料管理中的采购集成

物料管理中的采购包括下列任务：

•物料和服务的采购

•为通过物料计划和控制系统或用户部门中直接产生的需求确定可能的供应来源

• 监督供应商的供货和付款

物料管理中的采购业务活动总循环的采购中心。典型的服务或物料采购循环包括如下过程：需求的确定

通过物料计划和控制确定物料需求。（这可以采用与MRP 相适合的和基于需求的方法进行库存控制。库存级别的定期检验，订货点方法的使用和基于过去消耗的预测都是重要的方面。

）你可亲自输入采购申请，它们也可通过物料计划和控制系统自动生成。

货源确定采购部门可基于过去订单和长期的采购协议帮助你确定潜在的供货来源。货源清单允许你维护优先选择的供应商清单。这会加速创建询价（RFQs）请求的过程，如果需要的话，可通过SAP EDl 将询价电子发送给供应商。

供应商选择为比较不同的报价，你可开发定价方案。回绝书还可以被自动发送。

采购订单处理系统从申请和报价中复制信息以帮助你创建采购订单。与生成采购申请一样，你可自己生成Po 或让系统自动生成。系统还支持供应商的供货计划及合同（总括订单/合同或期间合同的SAP 条款）。

采购订单跟踪你可以显示物料或供应商的项目供货。采购订单历史还显示将要供货的数量并提供所有采购申请、报价和采购订单的当前状态。

收货和库存管理收货人员可通过输入PO 号来简单地确认收货。买方通过指定允许的偏差可限制所订货物的供货过量和供货不足。（注意：在SAP 系统中" 库存管理术语有一个狭义定义，主要包括库存/物料移动的管理、跟踪和记录。）发票校验系统支持发票的检查和匹配。由于系统已访问了PO 和收货数据，所以会通知应付帐款的职员货物的数量和价格差异。这可加快付款发票的审计和结算速度。

使用SAP 采购系统：入门

本章讨论下列主题：

SAP系统中的企业组织

采购菜单

关于采购凭证

根据采购凭证进行工作

外部采购：一般概述

SAP系统中的企业组织

本章叙述了SAP系统中典型企业的组织。请注意在该文档中所用的术语“企业”通常表示一个集团公司。本节也用实例说明了购买是如何在企业结构中集成的。

组织层次

在SAP R/3系统中，企业结构由下列组织层次表示：

用户

组织结构中最高的或集团公司层次。

公司代码

该层次代表用户内一个独立的核算单位。每个公司代码都有它自己的资产负债表和损益表。例子：子公司，集团公司成员。

工厂

这可能是真正意义上的工厂（制造工厂）,业可能是代表公司代码中的一个分支机构或地址。

采购组织

采购组织是负责为一个或多个工厂采购物料和提供服务及与供应商协商价格和供货条款的组

织单位。（例如，为公司范围内购买维持生产的用料、修理材料、运行材料或MRO项目的单

位）。

采购组

采购组织进一步细分成采购组（买方组），负责日常的采购活动。一个采购组也可以为多采购组织工作。

组织层次的分配

在SAP系统中，工厂必须分配给一个或多个采购组织。而且工厂必须分配在一个公司代码之下。采购组织可以分配给一个或多个公司代码。

如果没有为采购组织分配公司代码，则每个采购组织可以执行每个公司代码的采购运作。这样做的前提是执行采购的工厂分配给了该采购组织。在创建采购凭证期间必须维护公司代码的分配。集中/分散采购

可以将采购功能设置为

•有一个采购组织的集中采购单位，或为

•具有不同采购组织的分散采购系统，每个组织负责不同的工厂

根据系统设置的方式，你可以保持单独的采购组织独立，或允许参考采购组织与供应商协商一个全面的合同（由于更大的采购量具有更多的便利条件），负责在单个工厂进行采购的其它采购组织也可以通过发出核准订单核准不符合合同的物料。

有关集中安排合同的信息，请参见集中议定合同这部分。

通过SAP ALE （Applicati on Link En abli ng 的缩写，应用程序链接启用）的帮助，属于

同一组但不同SAP系统的各个公司可以共同使用合同。后者在这种情况下被认为是“分散合同”。

有关分散合同的信息，请参见分销合同这一节。

你可以以这种方式设置系统，即采购组织从供应商（工厂）处为工厂采购物料，该供应商（工厂）属

于同一用户（集团公司）内的其它公司代码。这是用SD供货和开票单据进行公司内部库存转移的实例。有关公司内部库存转移的信息，请参考文档物料管理中MM特殊库存及特殊采购形式。

采购菜单

本节叙述了R/3系统中采购应用的起始点：采购菜单。

所有在本手册中叙述的任务都是以采购菜单为起点，除非另有注明。

显示采购菜单