SAP采购系统使用指南

MM采购指南

序言

使用SAP采购系统：入门

采购视窗中的主记录

申请和物料计划

询价单和报价

采购订单

框架协议

采购信息记录

货源管理

优化采购处理

输入文本、打印并传送作为文电的文档

米购中的报表

欧贸统

主条件

订单认可/完成确认

与条件有关的事后（期末）结算

序言

本章提供了R/3物料管理（MM）模块中采购功能的一览，叙述了采购任务并举例说明采购部分与其它SAP系统的部分和模块的相互作用。

R/3系统中的采购

物料管理中的采购集成

物料管理中的采购

R/3系统中的采购

R/3系统包括相互之间完全集成的各种模块。这种集成允许一个公司的各个部门共享和维护相同的信息。采购是物料管理（MM）模块的一个部分。MM模块与R/3系统中的其它模块是完全集成的，它支持物料管理的各个阶段：物料计划与控制、采购、收货、库存管理和发票校验。采购处理中所有参与者之间良好的通讯是顺利运行采购所必需的。采购与R/3统中其它

模块的通讯确保了连续不断的信息。例如，它可与下列模块一起工作：

?控制（CO）

直接消耗的物料和服务的订单说明了与成本会计系统（控制）的接口。这是由于它们可直接分配给成本中心。

?财务核算（Fl）采购和核算都维护有关供应商的信息。每个供应商的信息存储在供应商主记录中，该记录包含核算和采购信息。供应商主记录代表财务核算中的供应商帐户。采购也可通过PO 帐户分配指定财务核算中借记何种G/L 帐户。

?销售与分销（SD）

在物料需求计划（MRP）框架中，销售中的客户需求可传递给采购。此外，可在创建申请时将其指定给销售订单。

物料管理中的采购集成

物料管理中的采购包括下列任务：

?物料和服务的采购

?为通过物料计划和控制系统或用户部门中直接产生的需求确定可能的供应来源

? 监督供应商的供货和付款

物料管理中的采购业务活动总循环的采购中心。典型的服务或物料采购循环包括如下过程：需求的确定

通过物料计划和控制确定物料需求。（这可以采用与MRP 相适合的和基于需求的方法进行库存控制。库存级别的定期检验，订货点方法的使用和基于过去消耗的预测都是重要的方面。

）你可亲自输入采购申请，它们也可通过物料计划和控制系统自动生成。

货源确定采购部门可基于过去订单和长期的采购协议帮助你确定潜在的供货来源。货源清单允许你维护优先选择的供应商清单。这会加速创建询价（RFQs）请求的过程，如果需要的话，可通过SAP EDl 将询价电子发送给供应商。

供应商选择为比较不同的报价，你可开发定价方案。回绝书还可以被自动发送。

采购订单处理系统从申请和报价中复制信息以帮助你创建采购订单。与生成采购申请一样，你可自己生成Po 或让系统自动生成。系统还支持供应商的供货计划及合同（总括订单/合同或期间合同的SAP 条款）。

采购订单跟踪你可以显示物料或供应商的项目供货。采购订单历史还显示将要供货的数量并提供所有采购申请、报价和采购订单的当前状态。

收货和库存管理收货人员可通过输入PO 号来简单地确认收货。买方通过指定允许的偏差可限制所订货物的供货过量和供货不足。（注意：在SAP 系统中" 库存管理术语有一个狭义定义，主要包括库存/物料移动的管理、跟踪和记录。）发票校验系统支持发票的检查和匹配。由于系统已访问了PO 和收货数据，所以会通知应付帐款的职员货物的数量和价格差异。这可加快付款发票的审计和结算速度。

使用SAP 采购系统：入门

本章讨论下列主题：

SAP系统中的企业组织

采购菜单

关于采购凭证

根据采购凭证进行工作

外部采购：一般概述

SAP系统中的企业组织

本章叙述了SAP系统中典型企业的组织。请注意在该文档中所用的术语“企业”通常表示一个集团公司。本节也用实例说明了购买是如何在企业结构中集成的。

组织层次

在SAP R/3系统中，企业结构由下列组织层次表示：

用户

组织结构中最高的或集团公司层次。

公司代码

该层次代表用户内一个独立的核算单位。每个公司代码都有它自己的资产负债表和损益表。例子：子公司，集团公司成员。

工厂

这可能是真正意义上的工厂（制造工厂）,业可能是代表公司代码中的一个分支机构或地址。

采购组织

采购组织是负责为一个或多个工厂采购物料和提供服务及与供应商协商价格和供货条款的组

织单位。（例如，为公司范围内购买维持生产的用料、修理材料、运行材料或MRO项目的单

位）。

采购组

采购组织进一步细分成采购组（买方组），负责日常的采购活动。一个采购组也可以为多采购组织工作。

组织层次的分配

在SAP系统中，工厂必须分配给一个或多个采购组织。而且工厂必须分配在一个公司代码之下。采购组织可以分配给一个或多个公司代码。

如果没有为采购组织分配公司代码，则每个采购组织可以执行每个公司代码的采购运作。这样做的前提是执行采购的工厂分配给了该采购组织。在创建采购凭证期间必须维护公司代码的分配。集中/分散采购

可以将采购功能设置为

?有一个采购组织的集中采购单位，或为

?具有不同采购组织的分散采购系统，每个组织负责不同的工厂

根据系统设置的方式，你可以保持单独的采购组织独立，或允许参考采购组织与供应商协商一个全面的合同（由于更大的采购量具有更多的便利条件），负责在单个工厂进行采购的其它采购组织也可以通过发出核准订单核准不符合合同的物料。

有关集中安排合同的信息，请参见集中议定合同这部分。

通过SAP ALE （Applicati on Link En abli ng 的缩写，应用程序链接启用）的帮助，属于

同一组但不同SAP系统的各个公司可以共同使用合同。后者在这种情况下被认为是“分散合同”。

有关分散合同的信息，请参见分销合同这一节。

你可以以这种方式设置系统，即采购组织从供应商（工厂）处为工厂采购物料，该供应商（工厂）属

于同一用户（集团公司）内的其它公司代码。这是用SD供货和开票单据进行公司内部库存转移的实例。有关公司内部库存转移的信息，请参考文档物料管理中MM特殊库存及特殊采购形式。

采购菜单

本节叙述了R/3系统中采购应用的起始点：采购菜单。

所有在本手册中叙述的任务都是以采购菜单为起点，除非另有注明。

显示采购菜单

显示采购菜单的步骤如下：

1. 登录到系统。出现系统菜单。

2. 选择后勤-＞物料管理-＞采购。出现采购菜单。

关于采购菜单

从采购菜单中你可以执行的任务是由采购凭证组织的。例如，要显示订单，从采购订单菜单中选择采购订单-＞显示。

主数据菜单包括创建和显示信息记录及供应商和采购主数据。

当你完成了采购功能后，例如创建了一个采购订单，可选择采购订单-＞退出，返回到采购

菜单。

标准的菜单功能

下列清单叙述了标准的采购凭证菜单中的选项：

创建

创建采购凭证。你必须输入所需的信息并保存凭证。凭证存储在一个唯一的编号下。

修改

修改采购凭证。为访问要修改的凭证，需要凭证号。

显示

显示采购凭证。这时，不能对凭证进行修改或添加任何信息。为显示凭证，需要凭证号。

清单显示/报表

生成分析采购凭证的报表（例如，供应商ABC的所有采购订单）。如何生成报表在采购中的报表中做

了叙述。

后继功能

可以使你执行与采购相关的（继续的形式）但不包括在采购中的任务，比如在系统中输入收

货或发票。

信息

允许你以信息的方式（例如，通过电子数据交换、传真等传送）打印或传送凭证。

关于采购凭证

本节解释了各种采购凭证的一般特点。

什么是采购凭证？

采购凭证是采购系统用来采购物料或服务的工具。

下列清单显示了在SAP系统中可用的各种采购凭证：

采购申请

定义对物料或服务的需求。

询价（RFQ）

把定义在物料或服务申请中的需求传送给可能的供应商。

报价

包含根据RFQ而提供的供应商定价和供货条款。它是选定供应所需物料或服务的供应商的依据。

采购订单（P0）

采购实体要求供应商（外部供应商）供应某些物料或提供/执行某些服务/工作，并使得使采购业务正式化的请求。它包含日期和价格方面的详细规定。

合同

在SAP采购部分中，合同是一种“框架协议”，或一种长期的采购安排。合同是一段

时间内从供应商那里采购某种物料或服务的具有约束力的约定。

计划协议

计划协议是另外一种类型的“框架协议”，给出了随后进行的供货计划，具体规定了采购数

量、供货日期、可能还要指定交货时间点。

如何将采购凭证分类？

在SAP系统中通过凭证类型来区分采购凭证。并由凭证类型来确定相应的编号范围和需

要对哪些字段进行维护。当创建采购凭证时，相关的凭证类型以默认值出现。

例如，为询价单、采购订单和合同都定义了的凭证类型。标准SAP系统已经包括了一些

凭证类型。然而，你公司也可定义自己的凭证类型。

如何将采购凭证编号？

为每个凭证分配有唯一的号码。（注意，"号码"也可能是字母数字代码）。根据企业的要求，此号码可以是

由内部或外部分配。内部分配意味着由系统来对编号进行分配。外部分配则意味着

编号必须由创建凭证的人提供。字母数字的分配只有在后一种情况下才是可能的。

如何构成采购凭证？

每个采购凭证细分为两个主要区域：标题部分和各个项目部分。每个凭证可包含一个标题，且可以包含多个项目。

标题包含与整个凭证相关的信息。项目则指定了要采购的物料或服务。例如，关于供应商的信息包含在凭证标题中，而物料简介和订购数量则在每个项目中指定。

附加数据包含项目的附加信息，并且和项目的采购数据没有直接的联系。例如，附加数据包括帐户分配数据（例如，成本中心和G/L帐户）和项目的采购订单历史，采购订单历史包含与项目有关的已记录的货物和发票方面的信息。

采购凭证中的每个项目都代表了一个特定的计划采购。采购业务（涉及申请、订购和监督）都

是需要指定具体项目的。

根据采购凭证进行工作

本节叙述了如何查找采购凭证中的信息。另外，讨论了创建采购凭证中的便利条件和帮助。

阅读本节之前，你应对R/3系统有基本的了解。为了检验一下您使用R/3的

基本技能，请参见R/3入门指南。

初始屏幕

如果你正在创建新的采购凭证，则使用初始屏幕分配负责的采购组织和采购组。如果你正在处理现存

的凭证，则在此输入一个通用数据（例如，编号），以使系统调出你感

兴趣的凭证。

在初始屏幕中输入采购凭证的通用信息（例如，凭证号）。该屏幕的内容根据是创建、更改

或显示采购凭证而定。例如，显示采购订单时，仅需输入凭证号码；创建采购订单时，则需要输入附加信息，例如采购组织和采购组。

为了减少键入数据的工作量，可在初始屏幕的默认数据区域的有关字段中进行输入。例如，

如果对于订单中的大多数或所有项目来说，都具有相同的收货工厂和存储地或供货日期，则可以在默认数据字段中进行输入。系统会将这些输入值复制到订单的所有项目中。

如果你通过参考一个现存的凭证创建新的凭证，则正在创建的凭证也采用在凭证初始屏幕上输入的数据。

该功能特别相应于合同核准订单，它们本身不包含供应工厂、存储地和供货日期（例如，根

据集中协议合同而发出的核准订单）。

如果你创建的核准订单所依据的合同已包含了数据“工厂”和“存储地”，并且已在初始屏幕上输入了默认数据，则系统忽略输入的数据而接受合同中的数据。

例如，如果你希望使用功能创建采购订单-＞参考合同创建根据集中协议合同的核准订单，并且已在初始屏幕上输入工厂和存储地，则在采购订单的项目中将采用该默认值，因为在这种合同中不存在这些数据。参考询价单时，也适用同样的过程。

项目一览

项目一览是采购凭证中标题和项目数据的汇总。项目一览屏的顶部包含了重要的标题数据。屏幕的中心部分包含了要进行订购的项目。

项目按照为凭证类型定义的项目号码的递增顺序来编号。如果你愿意，可以更改默认的项目号。

另外，可以通过选择编辑-＞修改显示，在项目一览屏的单行显示和双行显示方式之间进行切换。

选择要处理的项目

对项目进行选择的字段位于项目一览表屏左边的第一列中，在此可以选择要处理的项目。

也可以通过选择编辑-＞选择.来选择项目。照这种方法，你可以选择所有项目、项目块或取消选择。

标题数据

采购凭证的标题数据包括与供应商有关的信息。例如，它显示现金折扣政策和负责的销售代表。（采购申请是例外，因为它不包含标题数据。）

要显示标题数据，从项目一览屏幕中选择标题-＞细节。

项目细节屏幕

项目细节屏幕包含物料采购的重要数据。例如，它可以显示用于监督与日期有关的数据，显示用于对货物和发票进行控制的数据。

要显示项目的项目细节，在项目一览屏中选择相应的项目。然后选择项目-＞细节。

项目的附加数据

附加数据提供了项目的附加信息，例如，价格和条件，帐户分配，文本等等。通过选定项目一览屏幕上的项目，然后从项目菜单中选择适当的功能，就可以显示附加数据。

输入帮助

你可以参考其它采购凭证输入采购凭证项目，方法是：从初始屏或项目一览屏中，通过菜单有参照地创建来实现。

外部采购：一般概述

本节提供了MM系统中有关外部采购的概述，讨论了：

?为库存采购物料和为直接消耗采购物料之间的区别

?消耗和库存物料的帐户分配

?外部采购形式

用于库存的采购与用于消耗的采购

在MM系统中，你可以为库存进行采购，也可以为直接消耗进行采购。例如，你可以在采购订单中确定物料被采购的目的。

本节叙述了MM系统中用于库存的采购和用于直接消耗的采购之间的区别。

用于库存的采购

库存物料是存储在库存中的物料。这样的物料要在收货后存储起来。从库房或仓库收货或发货时，现有库存会随着收到或发出的数量而增加或减少。

订购库存物料时，系统不要求帐户分配。这是因为相应的库存及消耗帐户会在每次货物移动后自动被记

录。（例如，库房收到或发出物料后）。而且，在物料主记录中会更新库存物料的价值和数量。

要订购存入库存的物料，该物料必须有主记录。有关如何为采购创建物料主记录的更详细信息，请参见采购视窗中的主记录。

用于消耗的采购

当你为消耗而采购时，要通过输入帐户分配（例如，成本中心）来指定消耗目的。在收货时

，所收到的物料或服务已被计入消耗。

如果物料为直接消耗而采购，则输入收货时，会在财务核算的消耗帐户中入帐。现有的物料库存总数和总价值不受影响。

物料帐户分配

对于采购凭证中的每一个项目，你需要指定采购是用于库存还是用于消耗。在采购凭证中，可以输入带有或不带有帐户分配的项目。

如果订购的是库存物料，则订购的物料必须有物料主记录。如果你订购的是消耗的物料，则所订购的物料可以有也可以没有物料主记录。

下列采购凭证中可以有帐户分配：

?采购申请

?采购订单

?框架协议

米购形式

在向供应商进行物料或服务订购前，必须决定希望使用的采购方法。本节叙述了MM模块支持的三种基

本采购形式：

1. 使用一次性采购订单

2. 使用具有后续发出核准订单的长期合同

3. 使用长期计划协议和供货计划表

一次性采购订单

对于不定期订购的物料或服务，你可以使用一次性采购订单。

当创建一次性采购订单时，可以参考采购申请、询价单、或其它采购订单。从采购信息记录复制供应商当前的定价条件和物料供货条款。

有关创建一次性订单的更详细信息，请参见

采购订单。

合同和核准订单

对于定期订购的或订购足够数量的物料，可同供应商商议长期的定价和条件，并把它们输入到合同中。在合同中指定合同的有效期和总目标数量或总美元价值。

创建合同时，你可以参考询价单或其它的合同。合同申请（代表设置合同的请求）也可作为参考凭证来

简化数据的输入过程。

当建立相关的核准订单时，采用相应的合同中的信息。每个供货是根据核准订单而发生的，核准订单规定了确切的订购数量和供货日期。

有关本主题的更详细信息，请参见框架协议。

计划协议和供货计划表

如果物料的订购是定期并按照准确的计划进行，则可设置一个计划协议。当要求从供应商处立即发货时，

一般使用这种采购方法（例如，在汽车工业中）。

就合同来说，在计划协议中规定了物料和基本条件。一旦建立了协议，就可以创建供计划表来规定确切的数量、供货日期和延续到将来某时间内的供货次数。

有关计划协议的更详细信息，请参见框架协议。